Nb :
Sekretaris departemen harus selalu mengarsipkan surat keluar dan surat masuk di departemennya yang
kemudian diserahkan kepada sekretaris BMDTP.
Nb :
1. Nomor surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-masing sekretaris
departemen, kemudian dilaporkan kepada sekretaris BMDTP.
2. Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat Kepanitiaan selalu dimulai kembali dengan no urut 1.