SURAT KEPUTUSAN

Nomor : 001/C/KTTP/HIMATEMIA/FT/UL/VIII/2020

Tentang

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ADMINISTRASI

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS LAMPUNG
PERIODE 2020

MENIMBANG : Belum adanya aturan yang bersifat tetap dalam hal Administrasi
dalam aktivitas Organisasi Himatemia FT Unila Periode 2020

MENGINGAT : 1. Konstitusi KBM Unila Tahun 2016

2. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Himatemia
FT Unila
3. Surat Keputusan Nomor :
002/C/KTTP/HIMATEMIA/FT/UL/IV/2019
4. Surat Keputusan Nomor :
001/C/KPTS/Presiden/BEM- U/KBM/UL/I/2020

MEMPERHATIKAN : Hasil Diskusi Ketua dan Wakil Ketua Himatemia FT Unila

Periode 2020 pada tanggal 3 Agustus 2020
 MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : 1. Aturan Administrasi Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia

Fakultas Teknik Universitas Lampung Periode 2020
(Terlampir).
2. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan berakhir
ketika adanya aturan administrasi yang baru pada periode
selanjutnya.
3. Apabila terjadi kesalahan dalam surat keputusan ini, maka
akan dilakukan perbaikan seperlunya.

Ditetapkan di : Bandarlampung
Tanggal : 7 Agustus 2020

Ketua Himatemia FT Unila

Puspito Wijayanto
NPM. 1815041022
 LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 001/C/KTTP/HIMATEMIA/FT/UL/VIII/2020

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ADMINISTRASI

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS LAMPUNG
PERIODE 2020

I. Surat Menyurat
Berdasarkan sifatnya, surat dibagi atas surat masuk dan surat keluar
I.1 Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang berasal dari orang/lembaga/instansi lain baik dari eksternal
maupun internal kampus yang ditujukan ke Himatemia FT Unila.
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh pengurus dimasukkan ke dalam kotak surat atau diserahkan
langsung kepada Ketua/Sekretaris Umum/Pengurus Himatemia FT Unila yang bisa
menyerahkan surat kepada pihak yang dituju, kemudian disortir oleh Sekretaris Umum
berdasarkan tanggal masuknya surat.

2) Pencatatan
Surat yang telah masuk dan disortir, dicatat dalam Buku Kendali Surat Masuk
Pencatatan surat meliputi:
a. Nomor Urut
b. Tanggal Masuk Surat
c. Nomor dan Tanggal Surat
d. Hari, Tanggal Kegiatan
e. Perihal
f. Acara
g. Instansi yang Mengirim
h. Keterangan
Berikut format pencatatan surat masuk :

Nomor dan Tanggal Surat Hari, Instansi

Tanggal Nomor Tanggal
No Tanggal Perihal Acara yang Ket
Masuk Surat Surat Kegiatan Mengirim

3) Penyampaian
Setelah pencatatan oleh Sekretaris Umum kemudian surat disampaikan kepada pihak
yang dituju.

4) Penindaklanjutan Surat
 Surat balasan dapat dibuat oleh Sekretaris Umum/Departemen/Divisi/Staff yang
bersangkutan dengan tetap berkoordinasi dengan Sekretaris Umum dan Sekretaris
Departemen yang bersangkutan serta disetujui oleh Ketua Himatemia FT Unila.

5) Pengarsipan
Setelah semua dilakukan, berkas surat disimpan oleh Sekretaris Umum sebagai arsip
dalam bentuk surat asli dan fotocopy sebagai arsip Departemen Kesekretariatan.

6) Alur Surat Masuk

Ketua/Sekretaris Pncatatan Tanggal
Penerima Umum/Pengurus Surat oleh
Sekretaris Umum
Kotak Surat

Penyampaian
kepada Pihak Arsip
yang dituju

1.2 Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh Himatemia FT Unila.yang ditujukan kepada
orang/lembaga/instansi diluar Himatemia FT Unila.
A. Sistematika Format Surat Keluar
Pembuatan surat adalah wewenang Sekretaris Umum/Departemen/ Divisi/Pelaksana
Kegiatan yang berkepentingan dan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Sekretaris
Umum Himatemia FT Unila untuk mendapatkan nomor surat. Berikut ini adalah
format surat keluar, yaitu :
1) Kop Surat
Kop surat yang dipakai pada surat dan amplop yang dikeluarkan oleh Himatemia
FT Unila periode 2020 adalah yang ditetapkan oleh Presidium Himatemia FT
Unila periode 2020 dan bersifat tetap.

2) Penomoran Surat
Penomoran surat berjarak satu enter dari kop surat.
Contoh : 001/A/P/HIMATEMIA/FT/UL/VIII/2020

1 2 3 4 5 6 7 8

Keterangan :
  Bagian 1 :
Nomor surat
 Bagian 2 :
Terdapat tiga jenis surat yang ada di Himatemia FT Unila, yaitu:
1. Jenis Surat A :Surat yang ditujukan untuk lingkup Universitas Lampung.
2. Jenis Surat B :Surat yang ditujukan untuk lingkup luar Universitas
Lampung.
3. Jenis Surat C :Surat yang bertujuan khusus, seperti: surat keputusan, surat
tugas, surat rekomendasi, surat mandat, surat peringatan,
dan surat keterangan.
 Bagian 3 :
Pihak yang berkepentingan atas keluarnya surat tersebut, yaitu:
1. P : yang berkepentingan adalah Presidium Himatemia FT
Unila.
2. KD : yang berkepentingan adalah Departemen Kaderisasi.
3. KR : yang berkepentingan adalah Departemen Kerohanian.
4. RS : yang berkepentingan adalah Departemen Riset.
5. ED : yang berkepentingan adalah Departemen Edukasi.
6. HL : yang berkepentingan adalah Departemen Hubungan Luar.
7. MB : yang berkepentingan adalah Departemen Minat dan Bakat.
8. MI : yang berkepentingan adalah Departemen Media Informasi.
9. DU : yang berkepentingan adalah Departemen Dana dan Usaha.
10. KS : yang berkepentingan adalah Departemen Kesekretariatan.
11. Pan-PEL : yang berkepentingan adalah Panitia Pelaksana Kegiatan.
12. KTTP : yang bertujuan khusus, seperti : surat keputusan, surat
tugas, surat rekomendasi, surat mandat, surat peringatan,
dan surat keterangan.
 Bagian 4 :
HIMATEMIA : Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia.
 Bagian 5 :
FT :Fakultas Teknik.
 Bagian 6 :
UL : Universitas Lampung.
 Bagian 7 :
Bulan ketika surat dikeluarkan dalam format angka romawi.
 Bagian 8 :
Tahun dikeluarkannya surat.

3) Lampiran
Lampiran diisikan sesuai dengan apa yang dilampirkan bersama surat keluar
(lembar, berkas, proposal, eksemplar, dsb.). Namun, jika surat yang dikeluarkan
tidak menyertakan lampiran, maka lampiran diisi dengan tanda strip (-). Lampiran
diisi dengan 1 Berkas apabila terdapat lebih dari 1 jenis lampiran yang menyertai 1
surat keluar.
4) Perihal
Perihal diisikan sesuai dengan maksud surat keluar tersebut (Misal : Undangan,
Permohonan Kerjasama, Permohonan Peminjaman, dsb.). Perihal ditulis dengan
format tulisan Bold. Perihal diletakan persis dibawah lampiran tanpa ada jarak.
Contoh perihal :
Nomor : 001/A/P/HIMATEMIA/FT/UL/VIII/2020
Lampiran :-
Perihal : Pengajuan Permohonan Bantuan Dana Kemahasiswaan

5) Alamat Tujuan
Terletak satu garis dengan perihal dan berjarak dua enter dari perihal, diawali
dengan kata “Yth.” serta diikuti oleh pihak yang dituju dari surat tersebut.
Contoh:
Yth.
Ketua Jurusan Teknik Kimia
Di
Tempat

6) Salam Pembuka
Terletak satu garis dengan alamat tujuan dan berjarak dua enter dari alamat tujuan.
Salam Pembuka menggunakan Assalamu’alaikum Wr. Wb. untuk yang jelas
kemuslimannya dengan format tulisan Italic dan Bold. Apabila tidak diketahui
kemuslimannya, maka cukup dengan kata Dengan Hormat, dengan format tulisan
Bold.

7) Isi Surat
Berjarak satu enter dari salam pembuka. Isi surat harus jelas, singkat, padat, dan
komunikatif serta dimulai dengan Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dan
sholawat. Isi surat berformat rata kanan-kiri.

8) Salam Penutup
Berjarak satu enter dari isi surat. Untuk muslim adalah Wassalamu’alaikum Wr.
Wb. dengan format tulisan Italic dan Bold, sedangkan untuk non muslim cukup
Hormat Kami dengan format tulisan Bold.

9) Kota dan Tanggal Surat

Berjarak satu enter dari salam penutup. Nama kota diletakkan pada sisi kanan
bawah surat, dilanjutkan dengan tanggal surat yang dibatasi tanda koma (,).
Setelah Kota dan Tanggal Surat, kemudian diberi jarak 1 enter untuk jabatan.

10) Tanda Tangan

a. Jenis surat A dan B
• Jika yang berkepentingan adalah Presidium, maka yang menandatangani
surat tersebut adalah Ketua Himatemia FT Unila dan Sekretaris Umum.
 Ketua Himatemia FT Unila adalah Puspito Wijayanto (NPM.1815041022)
dan Sekretaris Umum adalah Alifa Pritian Nurtiara (NPM.1815041030).
- Jabatan beserta nama dan NPM Ketua Himatemia FT Unila/
Departemen/Divisi/Panitia ditulis sebaris dengan salam penutup.
- Jabatan beserta nama dan NPM Sekretaris Umum/
Departemen/Divisi/Panitia ditulis sejajar dengan nama kota dengan jarak 1
enter dari nama kota.
• Jika yang berkepentingan adalah Departemen/Divisi/Panitia Pelaksana, maka
yang menandatangani surat tersebut adalah Kepala Departemen/
Divisi/Pelaksana, Sekretaris Departemen/Divisi/Pelaksana, dan Ketua
Himatemia FT Unila.
- Jabatan beserta nama dan NPM Kepala Departemen/Divisi atau Ketua
Pelaksana ditulis sebaris dengan salam penutup.
- Jabatan beserta nama dan NPM Sekretaris Departemen/ Divisi/Pelaksana
ditulis sejajar dengan nama kota dengan jarak 1 enter dari nama kota.
- Menyetujui, jabatan, nama dan NPM Ketua Himatemia FT Unila ditulis
dengan jarak 1 enter dari NPM Kepala/Sekretaris
Departemen/Divisi/Pelaksana dan format paragrafnya rata tengah
(center).
b. Surat keluar jenis C yang menandatangani adalah Ketua Himatemia FT Unila.
Jabatan beserta nama dan NPM ditulis sejajar dengan nama kota dengan jarak 1
enter dari nama kota.
c. Jarak antara jabatan dengan nama adalah 3 enter. Nama orang berformat Bold
serta digaris bawahi ( Underline ).
d. Alur untuk permintaan tanda tangan Ketua Himatemia FT Unila adalah dengan
pemeriksaan surat atau berkas terlebih dahulu oleh Sekretaris Umum
Himatemia FT Unila.
e. Tanda tangan tidak boleh berdiri sendiri pada lembar surat dan lembar kegiatan.
Pada lembar surat minimal terdapat kalimat penutup dan salam penutup
sebelum tanda tangan.
 Contoh :

f. Jika jabatan, tanda tangan, nama, dan NPM terletak pada bagian tengah surat,
maka format surat dibuat Center atau rata tengah.

Catatan :
1. Nomor surat keluar yang dikeluarkan oleh Presidium, Departemen, Divisi
maupun Panitia Pelaksana diatur oleh Sekretaris Umum.
2. Penomoran surat jenis A, B, C, masing-masing dimulai dari No. 001.
3. Semua jenis surat C dikeluarkan oleh Presidium.
4. Surat dengan jenis dan perihal yang sama dan dikeluarkan pada tanggal yang sama
namun tujuan surat berbeda, maka penomorannya sama. Akan tetapi, jika
dikeluarkan pada tanggal yang berbeda, maka penomorannya akan berbeda juga
5. Setiap bagian dipisahkan oleh garis miring ( / ) tanpa spasi dengan format huruf
kapital.
6. Tanda tangan dapat diwakilkan atas nama pihak yang ditunjuk oleh yang
bersangkutan apabila yang bersangkutan sedang berhalangan, dengan format
sebagai berikut:

a.n. Ketua Himatemia FT Unila

Wakil Ketua Himatemia FT Unila

Yoan Yuda Veronica

NPM. 1815041004

11) Stempel Kegiatan dan Himatemia

Surat dapat di stempel atau diberi cap basah jika sudah ditandatangani terlebih
dahulu oleh penandatangan. Alurnya yaitu dilakukan pemeriksaan surat dan berkas
terlebih dahulu oleh Sekretaris Umum Himatemia FT Unila. Kemudian, Sekretaris
Umum/Departemen/Divisi/Pelaksana (tergantung kegiatan) menandatangani surat
lalu meminta tanda tangan Kepala Departemen/Divisi atau Ketua Pelaksana yang
dilanjutkan dengan meminta tanda tangan Ketua Himatemia FT Unila atau yang
mewakili. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan kembali oleh Sekretaris Umum
Himatemia FT Unila sebelum dilakukan pengecapan oleh Sekretaris Umum.

Untuk Stempel kegiatan, diletakkan pada sekretaris pelaksana kegiatan yang telah
disetujui oleh Ketua Himatemia FT Unila dan mengenai sebagian nama, sebagian
tanda tangan, dan sebagian jabatan pada sisi sebelah kiri. Untuk Stempel
Himatemia, diletakkan pada Ketua Himatemia FT Unila, dan mengenai sebagian
nama, sebagian tanda tangan, serta sebagian nama jabatan pada sisi sebelah kiri.

Alur dalam pengecapan surat:

Pembuatan surat oleh Sekretaris Umum/Departemen/Divisi/Pelaksana

Pemeriksaan surat oleh Sekretaris Umum

Penandatanganan surat oleh Sekretaris yang bersangkutan

Penandatanganan surat oleh Kepala Departemen/Divisi atau

KetuaPelaksana yang bersangkutan

Penandatanganan surat oleh Ketua Himatemia FT Unila atau pihak yang

mewakili

Pemeriksaan kembali surat oleh Sekretaris Umum

Pengecapan surat oleh Sekretaris Umum

Contoh Penempatan Stempel kegiatan:

Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana

STEMPEL PANITIA
PELAKSANA
Nama
Nama
NPM.
NPM.

Menyetujui,
Ketua Himatemia FT Unila

STEMPEL
HIMATEMIA
Nama
NPM.

12) Stempel Himatemia

Surat yang dikeluarkan oleh Presidium, ditandatangani oleh Ketua Himatemia FT
Unila dan Sekretaris Umum. Stempel diletakkan pada Ketua Himatemia FT Unila
dengan mengenai sebagian nama, sebagian tanda tangan, dan sebagian jabatan
pada sisi sebelah kiri
.
Contoh Penempatan Stempel Himatemia:

Ketua Himatemia FT Unila Sekretaris Umum

STEMPEL
HIMATEMIA
A
Nama
Nama
NPM.
NPM.

Surat yang dikeluarkan oleh Departemen/Divisi ditandatangani oleh Kepala

Departemen/Divisi dan Sekretaris Departemen/Divisi dan disetujui oleh Ketua
Himatemia FT Unila. Stempel diletakkan pada Ketua Himatemia FT Unila yang
mengenai sebagian nama, jabatan, dan tandatangan pada sisi sebelah kiri.
 Contoh :

Ketua Departemen/Divisi Sekretaris Departemen/Divisi

Nama Nama
NPM. NPM.

Menyetujui,
Ketua Himatemia FT Unila

Nama
NPM.

13) Kaki Surat

Kaki surat yang dipakai pada surat yang dikeluarkan oleh Himatemia FT Unila
periode 2020 adalah yang ditetapkan oleh Presidium Himatemia FT Unila periode
2020 dan bersifat tetap.

B. Pencatatan Surat Keluar

Setiap surat keluar harus dicatat terlebih dahulu di buku kendali surat keluar sebelum
dikirim kepada pihak yang dituju. Pencatatan meliputi:
a. Nomor Urut
b. Tanggal Keluar
c. Nomor dan Tanggal Surat
d. Hari, Tanggal Kegiatan
e. Pihak yang Berkepentingan Atas Surat Tersebut
f. Tujuan Surat
g. Perihal
h. Keterangan
Berikut ini format pencatatan surat keluar :
N Nomor dan Tanggal Hari, Pihak yang
o Tanggal Surat Tanggal Berkepentingan Tujuan Perihal Ket
Keluar Nomor Tanggal Kegiata Atas Surat Surat
Surat Surat n Tersebut    
             

C. Pengarsipan Surat Keluar

 Semua jenis surat yang akan dikeluarkan oleh Himatemia FT Unila, terlebih dahulu
ditandatangani kemudian distempel basah lalu disampaikan kepada pihak yang dituju.
Sebelum disampaikan kepada pihak yang dituju, surat di fotocopy sebanyak dua buah
(satu buah sebagai arsip Sekretaris Umum dan satu buah sebagai arsip Departemen
Kesekretariatan) dan softcopy surat tersebut sebagai arsip.

D. Alur Surat Keluar

Pembuatan Penggandaan Pengarsipan (softcopy dan hard
fotocopy)

Sekum dan Sekum dan

Departemen Departemen
Kesekretariatan Kesekretariatan

I.2 Surat Kegiatan

a. Kop Surat
Kop surat yang dipakai pada surat yang dikeluarkan oleh Himatemia FT Unila periode
2020 adalah yang ditetapkan oleh Presidium Himatemia FT Unila periode 2020 dan
bersifat tetap.

b. Penomoran Surat
Contoh : 001/A/Pan-EXCESS/HIMATEMIA/FT/UL/IX/2020

1 2 3 4 5 6 7 8
Keterangan:
 Bagian 1 :
Nomor surat.
 Bagian 2 :
Terdapat tiga jenis surat yang ada di Himatemia FT Unila, yaitu:
Jenis Surat A : Surat yang ditujukan untuk lingkup Universitas Lampung.
Jenis Surat B :Surat yang ditujukan untuk lingkup luar Universitas Lampung.
Jenis Surat C : Surat yang bertujuan khusus, seperti: surat keputusan, surat tugas,
surat rekomendasi, surat peringatan, surat keterangan.
 Bagian 3 :
Disepakati oleh pihak pelaksana dengan format Pan-nama kegiatan atau singkatan
nama kegiatan (dengan huruf kapital).
 Bagian 4 :
HIMATEMIA : Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia.
 Bagian 5 :
FT : Fakultas Teknik.
  Bagian 6 :
UL : Universitas Lampung.
 Bagian 7 :
Bulan dikeluarkannya surat dalam format angka romawi.
 Bagian 8 :
Tahun dikeluarkannya surat.

c. Lampiran, Perihal, Alamat Tujuan, Salam Pembuka, Isi Surat, Salam Penutup,
Kota, dan Tanggal Surat (cukup jelas).

d. Tanda Tangan
Surat keluar dari sebuah surat kegiatan yang menandatangani adalah Ketua dan
Sekretaris Pelaksana yang disetujui oleh Ketua Himatemia FT Unila.

e. Stempel Kegiatan
Diletakkan pada Sekretaris Pelaksana, dan mengenai sebagian nama, sebagian tanda
tangan, dan sebagian jabatan pada sisi sebelah kiri.

f. Stempel Himatemia
Diletakkan pada Ketua Himatemia FT Unila dan mengenai sebagian nama, sebagian
tanda tangan, dan sebagian jabatan pada sisi sebelah kiri.

g. Kaki Surat
Kaki surat yang dipakai pada surat yang dikeluarkan oleh Himatemia FT Unila periode
2020 adalah yang ditetapkan oleh Presidium Himatemia FT Unila periode 2020 dan
bersifat tetap.

II. Tabel
Tabel dapat berupa rincian dari jadwal kegiatan, rangkaian acara, dana, peserta, alat,
kegiatan, dsb. Fungsinya yaitu untuk memudahkan dalam penulisan sehingga lebih
dimengerti oleh pihak yang dituju atau pembaca. Judul tabel dibuat dengan format penulisan
rata tengah (center). Jika tabel tidak memungkinkan ditulis dalam 1 halaman, maka dapat
dilanjutkan ke halaman selanjutnya dengan tetap menulis judul tabel diatasnya.

III.Piagam Penghargaan
1) Tanda Tangan
Yang berhak menandatangani piagam penghargaan adalah Ketua Pelaksana, Ketua
Himatemia FT Unila, Ketua Jurusan Teknik Kimia, dan Petinggi Birokrat Universitas
(Pihak yang menandatangani disesuaikan dengan kebutuhan piagam penghargaan
tersebut dan dikonsultasikan dulu dengan pihak dekanat).

2) Stempel Himatemia
 Diletakkan pada Ketua Himatemia FT Unila dan mengenai sebagian nama, sebagian
tanda tangan, serta sebagian jabatan pada sisi sebelah kiri.

IV. Proposal
Sistematika proposal yang harus dipenuhi yaitu sebagai berikut:
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang (hal yang melatarbelakangi diadakannya kegiatan dan hal-hal yang
mendukung kegiatan tersebut)
1.2 Tujuan Kegiatan
1.3 Dasar Kegiatan (muatan yuridis)
1.4 Hasil Kegiatan
II. PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Nama Kegiatan
2.2 Tema Kegiatan
2.3 Waktu dan Tempat Kegiatan
2.4 Peserta (Sasaran Kegiatan)
2.5Susunan Kepanitiaan
2.6 Rancangan (agenda) Kegiatan yang memuat hari, tanggal, waktu, dan kegiatan yang
sedang berlangsung pada keterangan waktu tersebut
III. ESTIMASI ANGGARAN DANA
3.1 Alokasi Dana (Rencana/Estimasi Pengeluaran dari masing-masing seksi
kepanitiaan)
3.2 Rekapitulasi Pengeluaran Dana
3.3 Estimasi Pemasukan Dana :
 Sumber Internal Kampus
 Sumber Eksternal Kampus (Partisipannya siapa dan berapa besar kebutuhan,
Surat Pengantar diketahui Penanggung Jawab Kegiatan)
IV. PENUTUP
4.1 Uraian Penutup
4.2 Lampiran
Terdiri atas lembar Sponsorship

Catatan:
1. Halaman judul harus terdiri dari judul (PROPOSAL), nama kegiatan, lambang (Unila,
LK dan kegiatan (jika ada)), nama LK, tanggal kegiatan, alamat sekretariat pelaksana
atau Himatemia FT Unila, dan mencantumkan CP (contact person).
2. Proposal minimal dibuat rangkap dua, yaitu sebagai arsip Departemen dan keperluan
panitia.
3. Pada lembar pengesahan yang menandatangani adalah :
a. Ketua Pelaksana
b. Sekretaris Pelaksana
c. Menyetujui, Ketua Himatemia FT Unila
d. Menyetujui, Ketua Jurusan Teknik Kimia Universitas Lampung
 e. Mengetahui, a.n Dekan Fakultas Teknik Universitas Lampung, Wakil Dekan Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni
e. Mengetahui, a.n Rektor Universitas Lampung, Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan
dan Alumni Universitas Lampung (jika proposal akan ditujukan keluar Universitas
Lampung)
4. Keterangan Mengetahui/Menyetujui ataupun yang menandatangani proposal pada lembar
pengesahan proposal dapat diubah sesuai dengan urgensi ataupun kepentingan proposal.

V. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Sistematika Laporan Pertanggungjawaban yaitu:
HALAMAN JUDUL (COVER) LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
LEMBAR PENGESAHAN (Tanda Tangan Pihak Terkait)
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
1.2. Tujuan Kegiatan.
1.3. Dasar Kegiatan (tinjauan yuridis).
1.4. Hasil Kegiatan.
2. MEKANISME DAN RANCANGAN KEGIATAN
2.1. Nama Kegiatan
2.2. Tema Kegiatan
2.3. Waktu dan Tempat Kegiatan
2.4. Sasaran Kegiatan (siapa dan berapa jumlahnya)
2.5. Susunan Kepanitiaan
2.6. Pelaksanaan Kegiatan
2.7. Hasil Pelaksanaan Output
a. Capaian Indikator Kegiatan (capaian tujuan kegiatan)
b. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
c. Estimasi/harapan Dampak Kegiatan.
2.8. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan.
3. REALISASI ANGGARAN DANA
3.1 Realisasi Pemasukan Dana
3.2 Realisasi Pengeluaran Dana
4. PENUTUP
5. LAMPIRAN
5.1 Lampiran 1 berupa foto-foto kegiatan.
5.2 Lampiran 2 berisi presensi
5.3 Lampiran 3 berisi nota/kwitansi pembayaran.
6. KELENGKAPAN
6.1 Surat Tugas
6.2 Kwitansi pendapatan dan kemahasiswaan/dana penelitian sebanyak 5 rangkap.
6.3 Softcopy berupa CD, berisi LPJ bentuk PDF, untuk lampiran berupa nota dan
kwitansi di scan dan dijadikan bentuk JPEG. Untuk scan nota dan kwitansi discan1
file 1 nota.
 Catatan:
 Halaman judul harus terdiri dari judul (LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN),
nama kegiatan, lambang (Unila, LK dan kegiatan (jika ada)), nama LK, tanggal kegiatan,
alamat sekretariat pelaksana atau Himatemia FT Unila dan mencantumkan CP (contact
person).
 LPJ Kegiatan harus sudah diserahkan paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan
berlangsung. Apabila dalam jangka waktu tersebut belum dapat terpenuhi, maka harus
ada konfirmasi dari pihak panitia pelaksana kepada Sekretaris Umum Himatemia FT
Unila tiga hari sebelum jatuh tempo.
 LPJ kegiatan diserahkan bersamaan dengan arsip surat keluar dari panitia
kegiatan,presensi kegiatan, dan dokumentasi kegiatan. Jika hal tersebut tidak
dilaksanakan juga, maka Kepala Departemen/Divisi yang bersangkutan akan dikenakan
sanksi dari pihak Presidium. LPJ Kegiatan dibuat minimal 4 rangkap dengan rincian
1 untuk Rektorat, 1 untuk Dekanat, 1 untuk jurusan Teknik Kimia dan 1 untuk
arsip Himatemia FT Unila.
 Ketentuan LPJ Kegiatan tanpa proposal dan bersifat berkala yaitu harus selalu ada
laporan yang berkala pula kepada pihak Sekretaris Umum Himatemia FT Unila dengan
laporan tertulis dan diketahui oleh Kepala Departemen/Divisi dan Sekretaris
Departemen/Divisi yang membawahi acara tersebut.

VI. Laporan Kegiatan

Sistematika Laporan Kegiatan, yaitu:
HALAMAN MUKA (COVER) LAPORAN KEGIATAN
Mencakup Judul (Laporan Kegiatan), Lambang Himatemia FT Unila, Nama
Departemen/Divisi, dan Nama Kegiatan.
I. PELAKSANAAN KEGIATAN
1.1. Nama Kegiatan
1.2. Tema Kegiatan
1.3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
1.4. Peserta
1.5. Susunan Kepanitiaan
1.6. Acara (Berisi rundown acara dalam bentuk tabel)
1.7. Kendala Kegiatan
1.8. Solusi

II. RINCIAN DANA

a. Pemasukan
No Uraian Jumlah
1.
Total

b. Pengeluaran
No Uraian Jumlah Harga Satuan Jumlah
1.
2.
 Total
Saldo
III. PENUTUP
 Berisi uraian penutup disertai tanda tangan. Pihak yang menandatangani adalah Kepala
Departemen/Divisi atau Ketua Pelaksana serta Sekretaris Departemen/Divisi/Pelaksana
lalu kemudian di cap basah oleh Sekretaris Umum yang mengenai sebagian nama,
sebagian tanda tangan, dan sebagian jabatan pada sisi sebelah kiri.
 Lampiran
Berisi foto kegiatan, presensi dalam bentuk scan-an yang telah ditandangani dan dicap
basah oleh Ketua Himatemia FT Unila, dan nota.

Catatan :
Pengumpulan Laporan Kegitan paling lambat 10 hari setelah kegiatan berlangsung.
Apabila dalam jangka waktu tersebut belum dapat terpenuhi, maka harus ada konfirmasi
dari pihak Departemen/Divisi/Panitia Pelaksana kepada Sekretaris Umum Himatemia FT
Unila tiga hari sebelum jatuh tempo. Pengumpulan Laporan Kegiatan yang asli
diserahkan kepada Sekretaris Umum Himatemia FT Unila dan fotocopy sebagai arsip
Departemen terkait.

VII. Presensi
Ketentuan presensi, yaitu berisi:
1. Nama Kegiatan
2. Hari, tanggal
3. Pukul
4. Tempat
Catatan :
Setiap lembar akhir presensi ditandangani oleh Ketua Himatemia FT Unila kemudian di
cap oleh Sekretaris Umum. Presensi berupa print asli atau fotocopy.

VIII. Ketentuan Kertas

1) Surat Keluar Umum
Menggunakan Kertas F4 HVS Putih 70 gram.
2) Surat Kegiatan
Menggunakan Kertas F4 HVS Putih 70 gram.
3) Piagam Penghargaan
Menggunakan kertas concord, art paper, art carton, ivory, dupleks, samson kraft, fancy
paper, corugoated ukuran A4
4) Proposal Kegiatan
Menggunakan Kertas A4 Putih 70 – 80 gram.
5) LPJ Kegiatan
Menggunakan Kertas A4 Putih 70 gram.
6) Laporan Kegiatan
Menggunakan Kertas A4 Putih 70 gram
7) Presensi
Menggunakan Kertas A4 Putih 70 gram.
IX. Ketentuan Margin dan Spasi
Surat Keluar, Proposal, LPJ, Laporan Kegiatan, dan presensidibuat dengan Format
Normal yaitu:
 Kanan : 2,54 cm
 Kiri : 2,54 cm
 Atas : 2,54 cm
 Bawah : 2,54 cm
 Spasi antar baris dan paragraf : 1,15

X. Ketentuan Font
Surat Keluar, Proposal, LPJ, Laporan Kegiatan, dan presensidibuat dengan Format :
Font Huruf : Times New Roman
Font Size : 12

XI. Arsip
Guna ketertiban dan administrasi maka diperlukan adanya pengarsipan surat menyurat.
Setiap surat keluar yang dibuat oleh pihak Departemen/Divisi/Panitia Pelaksana maka
surat tersebut harus di fotocopy sebanyak dua rangkap untuk setiap nomor dengan
pembagian, satu lembar untuk Sekretaris Umum dan satu lembar untuk Departemen
Kesekretariatan sebagai arsip Sekretariat Himatemia FT Unila.

XII. Stempel
• Stempel Himatemia dan stempel Panitia Pelaksana dibawa oleh Ketua Himatemia FT
Unila atau Sekretaris Umum Himatemia FT Unila dan tidak diperkenankan untuk
dibawa orang lain kecuali atas izin Ketua Himatemia FT Unila.
• Untuk draft lokakarya, laporan kegiatan, dan laporan pertanggungjawaban, stempel
Himatemia FT Unila diletakkan pada Sekretaris Umum, Sekretaris Departemen, dan
Sekretaris Divisi yang mengenai sebagian nama, sebagian tanda tangan serta sebagian
jabatan pada sisi sebelah kiri. Untuk laporan kegiatan, stempel Panitia Pelaksana
diletakkan pada Sekretaris Pelaksana dengan mengenai sebagian nama, sebagian tanda
tangan serta sebagian jabatan pada sisi sebelah kiri.

Demikian Sistem Pengendalian Internal Administrasi ini dibuat untuk dipahami dan dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya sehingga tercipta sistem keadministrasi Himatemia FT
Unila 2020 yang sistematis dan lebih baik lagi. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan
akan diatur dikemudian hari sebagaimana mestinya. Sistem Pengendalian Internal Administrasi
ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dapat diubah sewaktu-waktu atas izin Ketua
Himatemia FT Unila periode 2020.