SURAT KEPUTUSAN

No. 009/C/P/UKMF FOSSI/FT/UL/VIII/2014

Tentang
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ADMINISTRASI
FORUM SILATURAHIM DAN STUDY ISLAM
UNIVERSITAS LAMPUNG
2014-2015
Memperhatikan

: Adanya penyamaan aturan administrasi yang disesuaikan dengan aturan

administrasi LDK Unila.

Menimbang

: Perlu adanya pembakuan Administrasi FOSSI FT Unila yang tertulis agar

kinerja FOSSI FT Unila lebih teratur dan rapi.

Mengingat

: Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga FOSSI FT Unila.

Menetapkan

: 1. Aturan Administrasi FOSSI FT Unila periode 2013-2014 (Terlampir).

2. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
3. Apabila terjadi kesalahan dalam surat keputusan ini, maka akan
dilakukan perbaikan seperlunya.

Ditetapkan di : Bandar Lampung

Pada Tanggal : 23 Agustus 2014
Mengetahui,
Ketua FOSSI FT Unila

Rivaldi Risman
NPM. 1215051047

Lampiran Surat Keputusan

No. 009/C/P/UKMF FOSSI/FT/UL/VIII/2014
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ADMINISTRASI
FORUM SILATURAHIM DAN STUDY ISLAM
UNIVERSITAS LAMPUNG
2014-2015

I . Surat Masuk
1) Penerimaan surat
Surat yang diterima oleh pengurus dimasukkan ke dalam kotak surat atau diserahkan
langsung kepada Ketua/Sekum/Pengurus FOSSI FT Unila yang bisa menyerahkan surat
kepada yang dituju kemudian disortir oleh Sekretaris Umum berdasarkan tanggal masuk.
2) Pencatatan
Surat yang telah diterima dan disortir, dicatat dalam buku kendali surat masuk. Pencatatan
berkaitan tentang hal-hal :
a)
Nomor urut
b)
Tanggal masuk
c)
Jenis Surat
d)
Nama dan alamat pengirim
e)
Nomor surat
f)
Perihal/isi surat singkat
g)
Lampiran
h)
Keterangan Tambahan
3) Penyampaian Surat
Setelah pencatatan, surat diparaf oleh Sekretaris Umum sebagai disposisi yang kemudian
disampaikan pada pihak yang dituju.
4) Penindaklanjutan Surat
Surat balasan dapat dibuat oleh Sekretaris Umum atau bidang/biro/staf yang bersangkutan
dengan tetap berkoordinasi dengan Sekretaris Umum.
5) Pengarsipan
Setelah semua dilakukan,berkas surat disimpan oleh Sekretaris Umum sebagai arsip baik
dalam bentuk fotocopy maupun surat asli.

Alur Surat Masuk

Pengirim Kotak Surat Papan Informasi (Penyampaian kpd yg dituju) Arsip
Pencatatan tanggal surat
Acc

(Sekretaris Umum)

II. Surat keluar

1) Format Surat Keluar
a)
Kop Surat
Kop surat yang dipakai pada surat dan amplop yang dikeluarkan oleh FOSSI FT
Unila adalah yang ditetapkan oleh Presidium FOSSI FT Unila dan bersifat tetap.

b) Penomoran Surat
Contoh : 001/A/Pan-Pel/UKMF FOSSI/FT/UL/VI/2013
1 2
3
4
5 6
7
8
Keterangan :
Bagian 1 :
Nomor surat yang dikeluarkan ditentukan oleh Sekretaris Umum FOSSI FT Unila.
Bagian 2 :

Jenis surat yang ada di FOSSI FT Unila, terdapat tiga jenis surat yaitu :
1. Jenis Surat A; surat yang ditujukan untuk lingkup Universitas Lampung.
2. Jenis Surat B; surat yang ditujukan untuk lingkup luar Universitas Lampung.
3. Jenis Surat C; surat yang bertujuan khusus, seperti : surat keputusan, surat tugas,
surat rekomendasi , surat mandat, surat peringatan dll.
Bagian 3 :
Pihak yang berkepentingan atas keluarnya surat tersebut. Untuk hal ini terdapat
sebelas kategori pihak yang berkepentingan yang terdapat di FOSSI FT Unila, yaitu :
1. P
: Presidium
2. KS
: Dep. Kaderisasi
3. KSI
: Dep. Kajian dan Syiar Islam
4. AK
: Dep. Akademik
5. KR
: Dep. Keputrian
6. MI
: Dep. Media Informasi
7. MK
: Dep. Musholla dan Kesekretariatan
8. HMS
: Dep. Hubungan Masyarakat
9. BUM
: Biro Usaha Mandiri
10. BK BBQ : Biro Khusus BBQ
11. DP
: Dewan Pembina
12. Pan-Pel : Panitia Pelaksana Kegiatan
Catatan:
1. Surat keluar yang dikeluarkan oleh Presidium, Departemen/Biro dan kepanitian,
nomor surat diatur oleh Sekertaris Umum FOSSI FT Unila.
2. Untuk penomoran dengan kode A, B, dan C masing-masing dimulai no. 001.
3. Untuk Surat Dengan Kode C hanya dikeluarkan oleh Presidium.
Bagian 4 :
UKMF FOSSI: Unit Kegiatan Mahasiswa Fakultas Forum Silaturahmi dan Studi
Islam
Bagian 5 :
FT: Fakultas Teknik
Bagian 6 :
UL: Universitas Lampung
Bagian 7 :
VI: Bulan ketika surat dikeluarkan dalam angka romawi.
Bagian 8 :
2013 Tahun dikeluarkannya surat.

Catatan: setiap bagian dipisahkan oleh garis miring (/) tanpa spasi dengan format
huruf kapital.
c) Lampiran.
Lampiran diisikan sesuai dengan apa yang dilampirkan. (lembar, berkas, proposal,
eksemplar, dsb). Jika lampiran tersebut tidak ada maka lampiran diisi dengan tanda
strip (-).
d) Perihal
Perihal diisikan sesuai dengan maksud surat keluar tersebut (misal: undangan,
permohonan kerjasama, dll) dalam format underline dan diketik satu spasi dari
lampiran.
e) Alamat Surat
Diletakkan tepat di bawah huruf pertama dari isian kata perihal dan berjarak satu
spasi, dengan nama yang dituju berformat bold dan underline.
Jika alamat yang dituju jelas maka dituliskan dengan lengkap
Misal
Kepada Yth.
Kepala Departemen Agama
Di
Jalan Antasari No.10 Bandar Lampung

Jika alamat yang dituju tidak diketahui maka cukup menuliskan nama daerah
surat yang akan dituju
Misal

Kepada Yth.
Kepala Departemen Agama
Di
Bandar Lampung

f)

Salam Pembuka
Terletak satu garis dengan alamat surat yang di tuju dan berjarak dua spasi dari alamat
tujuan. Salam pembuka bagi tujuan yang jelas kemuslimannya menggunakan
Assalamualaikum Wr.Wb dengan format penulisan italic. Dan apabila tidak
diketahui maka cukup dengan kata Dengan Hormat dengan format tulisan bold.

g) Isi Surat
Berjarak satu spasi dari salam pembuka. Isi surat harus jelas, singkat, padat,
komunikatif serta dimulai dengan tahmid dan shalawat yang masing-masing berjarak
satu spasi.
h) Salam Penutup
Berjarak satu spasi dari isi surat. Untuk muslim adalah Wassalamualaikum Wr. Wb
dengan format tulisan italic, sedangkan untuk nonmuslim cukup Hormat Kami
dengan format tulisan bold.
i)

Kota dan Tanggal Surat

Berjarak satu spasi dari salam penutup dan satu spasi dengan pihak yang
mengeluarkan surat. Nama kota diletakkan pada sisi kanan bawah surat dilanjutkan
dengan tanggal surat yang dibatasi koma (,).

j) Pengesahan
Untuk seluruh surat keluar jenis A dan B yang menandatangani adalah Ketua dan
Sekretaris FOSSI FT Unila, yaitu:
Ketua FOSSI FT Unila adalah Rivaldi Risman, NPM.12150351047.
Sekretaris FOSSI FT Unila adalah Ajito Surancoyo, NPM.1215021010.
Untuk seluruh surat keluar jenis C yang menandatangani adalah ketua FOSSI FT
Unila.
Jika yang berkepentingan adalah Departemen/Biro maka yang menandatangani
adalah Kepala Departemen/Biro dan Sekretaris Departemen/Biro yang diketahui
oleh Ketua FOSSI FT Unila.
Untuk surat kegiatan yang meggunakan kepanitiaan, yang menandatangani adalah
Ketua dan Sekretaris Pelaksana yang diketahui oleh Ketua FOSSI FT Unila.
Jarak antara amanah dengan nama adalah tiga spasi. Nama orang berformat bold
dan underline.

k) Stempel FOSSI FT
Untuk Surat yang dikeluarkan secara umum oleh FOSSI FT Unila, stempel
UKMF FOSSI FT Unila diletakkan pada Sekretaris Umum FOSSI FT Unila dan
mengenai sebagian nama, tanda tangan, dan amanah.
Bandar Lampung, 06 Juli 2012
UKMF FOSSI FT Unila
Mengetahui,
Ketua FOSSI FT Unila

Sekretaris Umum
STEMPE
L FOSSIAjito Surancoyo
FT

Rivaldi Risman
NPM.1215051047

NPM.1215021010

STEMPE
L FOSSI
FT

Untuk surat yang dikeluarkan Departemen/Biro, stempel UKMF FOSSI FT Unila

diletakkan pada Ketua FOSSI FT
Bandar Lampung, 06 Juli 2012
Departemen/Biro XXX
UKMF FOSSI FT Unila

Kepala Departemen/Biro

Sekertaris Departemen/Biro

Fulan
NPM.XXXXXXX

Fulanah
NPM.XXXXXXX
Menyetujui,
Ketua UKMF FOSSI FT
Universitas Lampung
STEMPE
L FOSSI
FT

Rivaldi Risman
NPM.1215051047

STEMPE
L FOSSI
FT

Untuk surat yang dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana kegiatan, stempel Panitia
Pelaksana Kegiatan diletakkan pada Sekretaris Pelaksana.
Bandar Lampung, 06 Juli 2012
Panitia Pelaksana XXX

Ketua Pelaksana

Sekertaris Pelaksana
STEMPEL
PANITIA
PELAKSANA

Fulan
NPM.XXXXXXX

Fulanah
NPM.XXXXXXX

Menyetujui,
Ketua UKMF FOSSI FT
Universitas Lampung
STEMPE
L FOSSI
FT

Rivaldi Risman
NPM.1215051047
l)

2)

STEMPE
L FOSSI
FT

Footer
Kaki surat yang dipakai pada surat yang dikeluarkan oleh FOSSI FT Unila adalah
yang ditetapkan oleh Presidium FOSSI FT Unila dan bersifat tetap.

Format Surat Keluar

Surat keluar FOSSI FT dengan format rata kiri, margin kiri 2, kanan 2, atas 2, dan
bawah 2. Surat dibuat dengan huruf tipe Times New Roman dan berukuran 12 pt.

3) Pencatatan Surat Keluar

Setiap surat keluar harus dicatat terlebih dahulu ke dalam buku kendali surat sebelum
dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan. Hal-hal yang dicatat mencakup :
a)
Nomor urut
b)
Tanggal keluar
c)
Nama dan alamat yang dituju
d)
Nomor surat
e)
Perihal
f)
Lampiran
g)
Keterangan tambahan
4) Pengarsipan Surat Keluar
Semua jenis surat yang dikelurkan oleh FOSSI FT Unila harus digandakan terlebih
dahulu sebelum disampaikan kepada pihak yang dituju sebanyak satu rangkap (print
out) dan/atau soft copy surat tersebut sebagai arsip.

Alur Surat Keluar

Pembuatan Penggandaan Pengarsipan (soft dan/atau hard)
hard)copy)

Sekum.
Sekdep/Sekbir.
Sekplak.

Sekum

III. Proposal
1) Halaman Judul
Halaman muka proposal harus terdiri dari :
Lambang Unila.
Lambang kegiatan atau lambang FOSSI FT Unila.
Nama Kegiatan.
Tema Kegiatan.
Tanggal dan tempat pelaksanaan.
Alamat sekretariat pelaksana atau FOSSI FT Unila dan mencantumkan CP (Contac
Person).

Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan halaman judul dari proposal adalah sifat
keilmiahan dan menarik tanpa melanggar syari.
2) Sistematika Proposal
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang (masalah)
1.2 Tujuan Kegiatan
1.3 Dasar Kegiatan (Al Quran, Hadits Rasul atau dasar hukum lainnya)
II
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

PELAKSANAAN KEGIATAN
Nama Kegiatan
Tema Kegiatan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Peserta
Susunan Kepanitiaan (nama dan NPM)
Susunan Acara (memuat persiapan dan uraian setiap tahap rencana kegiatan,
sumber daya (fasilitas) yang dibutuhkan, serta waktu pelaksanaan)

III
3.1
3.2

ESTIMASI ANGGARAN DANA

Pengeluaran
Sumber Dana (internal dan eksternal kampus(sponsor atau donatur))

IV

KEBERLANJUTAN

PENUTUP

LEMBAR PENGESAHAN
Pada lembar pengesahan yang menandatangani adalah :
a) Ketua Pelaksana.
b) Sekretaris Pelaksana.
c) Mengetahui Ketua FOSSI FT Unila.
d) Menyetujui a.n. Dekan,Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Unila.
e) Menyetujui, a.n Rektor Universitas Lampung,Pembantu Rektor III Universitas
Lampung (jika proposal akan ditujukan ke luar Universitas Lampung).
LAMPIRAN, terdiri atas Lembar Sponsorship.
IV. LPJ KEGIATAN
1) Halaman Judul
Halaman muka proposal harus terdiri dari :

Lambang Unila.
Lambang kegiatan atau lambang FOSSI FT Unila.
Nama Kegiatan..
Tema Kegiatan.
Tanggal dan tempat pelaksanaan.
Alamat sekretariat pelaksana atau FOSSI FT Unila dan mencantumkan CP (Contac
Person).
Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan halaman judul dari proposal adalah sifat keil
miahan dan menarik tanpa melanggar syari.
2) Sistematika Proposal
I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang (masalah)
1.2 Tujuan Kegiatan
1.3 Dasar Kegiatan (Al Quran, Hadits Rasul atau dasar hukum lainnya)
II PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Nama Kegiatan
2.2 Tema Kegiatan
2.3 Waktu dan Tempat Kegiatan
2.4 Peserta
2.5 Susunan Kepanitian (nama dan NPM)
2.6 Susunan Acara (memuat jadwal, deskripsi, tercapainya indikator kegiatan,
hambatan dan solusi kegiatan, seta harapan/dampak kegiatan).
III ANGGARAN DANA
3.1 Rencana Anggaran Dana
3.1.1 Pengeluaran
3.1.2 Sumber Dana (internal dan eksternal kampus(sponsor atau donatur))
3.2 Realisasi Anggaran Dana
3.2.1 Sumber Dana (internal dan eksternal kampus(sponsor atau donatur))
3.2.2 Pengeluaran
IV HASIL DAN EVALUASI KEGIATAN
4.1 Deskripsi Kegiatan
4.2 Evaluasi Kegiatan
4.3 Rekomendasi
V PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN

Pada lembar pengesahan yang menandatangani adalah :

a) Ketua Pelaksana.
b) Sekretaris Pelaksana.
c) Mengetahui Ketua FOSSI FT Unila.
d) Menyetujui a.n. Dekan,Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Unila.
e) Menyetujui, a.n Rektor Universitas Lampung,Pembantu Rektor III Universitas
Lampung (jika proposal yang telah dajukan ditujukan ke luar Universitas
Lampung).
LAMPIRAN, terdiri atas presensi peserta, nota pembayaran, dokumentasi, dll.
Catatan
LPJ kegiatan harus sudah diserahkan paling lambat dua minggu setelah kegiatan berlangsung,
apabila dalam jangka waktu tersebut belum dapat terpenuhi maka harus ada konfirmasi dari
pihak pelaksana (departemen/biro/panitia pelaksana) kepada pihak Sekertaris Umum FOSSI FT
Unila tiga hari sebelum jatuh tempo. LPJ kegiatan diserahkan bersamaan dengan arsip surat
keluar dari pelaksana kegiatan dan dokumentasi kegiatan. Dan jika itu tidak dilaksanakan juga
maka Kepala Departemen/Biro/Ketua Pelaksana yang bersangkutan akan dikenakan sanksi atau
iqob dari pihak Presedium.
LPJ kegiatan dibuat minimal lima rangkap dengan rincian tiga untuk Dekanat,satu untuk DPM
FT dan satu untuk arsip FOSSI F T Unila.
Ketentuan LPJ kegiatan tanpa proposal dan bersifat berkala harus selalu ada laporan yang
berkala pula kepada pihak Sekretaris Umum FOSSI FT Unila dengan laporan tertulis dan
diketahui oleh Kepala dan Sekretaris Departemen/Biro yang membawahi acara tersebut.

V. KETENTUAN KERTAS DAN PEMBUATAN

1)
2)
3)
4)
5)

Surat Keluar
Menggunakan kertas A4 HVS Putih 70 80 gram.
Proposal dan LPJ Kegiatan
Menggunakan kertas A4 HVS Putih 70 80 gram dengan format huruf Time New
Roman, ukuran 12 pt, spasi 1,5, margin atas 3, bawah 3, kanan 3 dan kiri 4.
Header Proposal
Mencantumkan nama kegiatan, waktu dan tempat
Footer Proposal
Mencantumkan tema dan cp.
Bentuk Pengarsipan
Surat Keluar, Proposal, dan LPJ diarsipkan dalam bentuk dokumen tertulis
(hardcopy)dan softcopy.

VI.

LPJ Akhir Tahun

Susunan LPJ akhir tahun sebagai berikut:

Cover
Muqadimah
Daftar Isi
I. Pendahuluan
A. Visi dan Misi FOSSI FT
B. Parameter Keberhasilan
C. Rekomendasi Strategis
D. Struktur Organisasi
II. Kondisi Umu
A. Kondisi Internal
B. Kondisi Eksternal
III. Laporan Kerja
A. Sekretaris Umum
a. Kondisi Umum
b. List Surat Keluar
c. List Surat Masuk
B. Bendahara Umum
a. Kondisi Umu
b. Data Keuangan perbulan
c. Data Pemasukan
d. Data Pengeluaran
e. Administrasi keuangan
C. Departemen KSI
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT
c. Realisasi Program Kerja
D. Departemen Kaderisasi
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT
c. Realisasi Program Kerja
E. Departemen Humas
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT

c. Realisasi Program kerja

F. Departemen Media Informasi
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT
c. Realisasi Program Kerja
G. Departemen MK
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT
c. Realisasi Program Kerja
H. Departemen Akademik
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT
c. Realisasi Program Kerja
I. Departemen Keputrian
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT
c. Realisasi Program Kerja
J. Biro Usaha Mandiri
a. Kondisi Umum
b. Analisis SWOT
c. Realisasi Program Kerja
Dengan Format Laporan Setiap Departemen/Biro sebagai berikut:
d. KOP LPJ tiap departemen/biro

e.

Kondisi Umum
Berisi tentang Kondisi internal dari setiap departemen dan biro, mulai dari jumlah staf
aktif, jumlah syuro yang telah dilakukan.

f. Analisis SWOT
Berisi tentang analisis mulai dari strength (kekuatan), weakness (Kelemahan),
opportunity (Peluang) dan treatment (Masalah) yang dilakukan pada saat pelakasanaan
kegiatan dan pembuatan LPJ.

g.

Realisasi Program Kerja

Ditulis dalam format seperti dibawah ini:
Nama Kegiatan (Contoh: Perisai)
Peserta

Deskripsi

Target

Terlaksana

Freskuensi
Target

Terlaksana

Waktu & Tempat

Target

Terlaksana

Pemasukan
Sumber Dana

Jumlah

Pengeluaran

contoh
- Dana
kemahasiswaan

-Rp.
1.000.000

-Dana registrasi

-Rp.
500.000

Kendala :
Solusi:

Deskripsi : Berkenaan dengan penjelasan singkat tentang kegiatan.

Ketercapaian target : sesuai dengan lokakarya dan terlaksanya dilapangan.
Laporan keuangan

Pemasukan
Sumber dana : Berupa dana kemahasiswaan, dana registrasi, dana dari donator
(ex: pada tabel).
Jumlah : Jumlah dari tiap sumber dana yang didapatkan (ex: pada tabel).
Pengeluaran : Berupa jumlah keseluruhan pengeluaran dana yang lebih rincinya ada
dalam lampiran.
- Kendala dan Solusi : Berisi kendala dalam pelaksanaan kegiatan dan solusi dari
kendala yang dialami
h. Tempat, tanggal pembuatan dan tanda tangan
Bandarlampung,
Mengetahui,

Kepala Departemen/Biro

Sekretaris Departemen/Biro

(CONTOH)
Rivaldi Risman
Ajito Surancoyo
NPM. 1215051047
NPM. 1215021010
1. Format Penulisan LPJ akhir tahun
a. KOP : Menggunakan font Time New Roman ukuran 14pt dengan spasi 1.0 tanpa ada
before after.
b. Kondisi umum, analisis SWOT : Menggunakan font Time New Roman ukuran 12pt
dengan spasi 1.0 tanpa ada before after.
c. Realisasi program kerja : Menggunakan font Time New Roman ukuran 12pt dengan spasi
1.0 tanpa ada before after.
d. Pada penulisan dari judul bab (A) ke paragraf dan dari paragraf bab (A) ke judul bab (B)
dilakukan 2 kali enter dengan spasi 1.0 tanpa ada before after.
e. Tempat, tanggal pembuatan dan tanda tangan : Menggunakan font Time New Roman
ukuran 12pt dengan spasi 1.0 tanpa ada before after.