SOP KESEKRETARIATAN

HMPD DAN LSO

FKK UMJ

NERVUS CABINET
PERIODE 2018-2019


DESKRIPSI
KERJA

Di bawah ini merupakan deskripsi kerja Kesekretariatan:

I. Administrasi
1. Menginventaris dan mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar.
2. Membuat surat-surat keluar.
Catatan: Untuk surat keluar dibuat oleh sekretaris umum dan departemen
masing-masing.
3. Mendokumentasikan laporan dan notulensi setiap rapat.

II. Kerumahtanggaan
1. Mengatur jadwal pemakaian ruangan.
2. Membantu memfasilitasi setiap rapat.
3. Mengatur jadwal acara/konfirmasi ketua.
4. Mendaftar tamu.
5. Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru
yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan.

III. Perlengkapan
1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan.
2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan.
3. Memantau perlengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut.
4. Memantau kebutuhan kesekretariatan tiap departemen.


DESKRIPSI KERJA RUTIN KESEKRETARIATAN

A. MENGELOLA ARSIP
Mengelola arsip merupakan tugas rutin kesekretarian. Arsip dibutuhkan oleh setiap
pengurus dalam suatu organisasi, termasuk ketua. Ketua sangat membutuhkan arsip
untuk kepentingan manajemen organisasi, termasuk didalamnya untuk bahan
pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Salah satu wujud arsip adalah
surat. Berdasarkan asalnya, surat dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Surat Masuk
Sebelum surat masuk disimpan, kesekretariatan mencatat surat masuk dan
menyimpannya. Di akhir kepengurusan, seluruh catatan surat masuk direkap
kedalam file pengarsipan.
Format buku surat masuk:

No. Nomor Surat Tanggal Pengirim Perihal

2. Surat Keluar
Surat keluar biasa dibuat dengan berbagai macam cara, antara lain:
a. Berdasarkan dikte dari ketua.
b. Ketua membuat dan sekretaris menulis sendiri konsep surat.
c. Pokok surat ditentukan oleh ketua dan sekretaris yang membuat konsep surat
kemudian ketua mengkoreksi hasil konsep surat surat tersebut.
d. Surat yang dikeluarkan oleh ketua baik SK dilampirkan dalam LPJ Tahunan.
e. Surat yang dikeluarkan oleh tiap kegiatan/departemen, dilampirkan dalam LPJ
Kegiatan.
f. Nomor surat yang dikeluarkan oleh sekpel mengikuti nomor surat yang
dikeluarkan oleh sekretaris umum di departemen yang melaksanakan kegiatan
tersebut (tidak mengulang dari nol).
Format buku surat keluar:


No. Nomor Surat Tanggal Tujuan Perihal

B. FORMAT TABEL EKSPEDISI

Salah satu bentuk tanda terima untuk alur masuk proposal dan LPJ kegiatan ke fakultas,
buku eksepedisi ini dibawa pada saat menyerahkan proposal yaitu dengan catatan
waktu h-2 bulan sebelum kegiatan dengan waktu konsultasi 2 minggu, jadi waktu
memasukan administrasi proposal yaitu 2 bulan 2 minggu dan untuk LPJ kegiatan
dikeluarkan h+2 minggu dari kegiatan yang telah berlangsung dan diwajibkan
memberi softcopy LPJ beserta bon pengeluaran yang sudah di scan kepada
sekretaris umum HMPD dan sekretaris umum departemen yang bersangkutan.
Tanggal Penanggung Tanda
No. Program Kerja Destinasi
Masuk Jawab Tangan

C. ALUR MASUK PROPOSAL

1. Menyerahkan proposal kepada Wakil Dekan 3.
2. Setelah selesai diserahkan dan ditandatangani oleh Wakil Dekan 3 proposal harap
diserahkan ke bagian umum/TU Fakultas.
3. Setelah diserahkan ke bagian umum/TU Fakultas dan diterima oleh bagian
umum/TU fakultas, proposal akan ditindak lanjut kebagian sekretaris Dekan untuk
ditandatangani oleh Dekan.
4. Proposal akan dialihkan lagi ke bagian umum/TU Fakultas dan akan diserahkan ke
bagian keuangan fakultas.
5. Diharapkan lembaga yang bersangkutan/panitia memfollowup atau mengikuti dan
mengawal alur masuknya proposal hingga dana berhasil turun. Dana yang turun
dari pihak keuangan, akan diambil oleh bendahara umum HMPD untuk
diserahkan kepada departemen yang bersangkutan.


D. MENGELOLA RAPAT
Salah satu tugas kesekretariatan adalah memfasilitasi penyelenggaraan rapat yang telah
dijadwalkan, yang merupakan instruksi dari ketua, kepala departemen atau ketua
panitia penyelenggara. Adapun tugasnya antaralain:
1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam rapat.
2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan melalui
telepon/sms yang berisi: hari/tanggal, waktu dan tempat, acara rapat, serta agenda
rapat.
3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti: ruangan,
white board, kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidon, dll.
4. Membuat notulensi rapat.

E. MEMBUAT PROPOSAL DAN LAPORAN

Kesekretariatan membuat proposal laporan kerja departemen berdasarkan kumpulan
laporan-laporan dari ketua umum dan departemen.
a. Format proposal:
COVER
BAB I. PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
b. Tujuan Kegiatan
i) Tujuan Umum
ii) Tujuan Khusus
c. Bentuk Kegiatan
BAB II. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN
BAB III. SASARAN KEGIATAN
BAB IV. SUSUAN KEPANITIAAN (dilampirkan)
BAB V. DATA PESERTA (dilampirkan)
BAB VI. SUSUNAN ACARA (dilampirkan)
BAB VII. ANGGARAN BIAYA (dilampirkan)
BAB VIII. PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL
LEMBAR PENGESAHAN KEUANGAN
Lampiran


b. Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan/program kerja:

COVER
BAB I. PENDAHULUAN
BAB II. BENTUK KEGIATAN
BAB III. TUJUAN KEGIATAN
i) Tujuan Umum
ii) Tujuan Khusus
BAB IV. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
BAB V. LAMPIRAN
- Susunan Panitia
- Susunan Acara
- Laporan Keuangan
- Surat Keluar
- Peserta
- Dokumentasi Kegiatan dan Bukti Pembayaran
BAB VI. EVALUASI
BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN
LEMBAR PENGESAHAN LPJ
Lampiran

Keterangan:
• Untuk LPJ sebelum diserahkan kepada KETUA HMPD untuk
ditandatangani, DIWAJIBKAN memberikan softcopy LPJ terlebih
dahulu kepada SEKRETARIS UMUM HMPD dan SEKRETARIS
DEPARTEMEN (sudah termasuk dokumentasi bukti keuangan yang
jelas).
• Pada LPJ hardcopy, lampiran bukti pembayaran yang diberikan kepada
kampus menggunakan bon asli.
• Pada LPJ hardcopy, pada lampiran bukti pembayaran diberikan nomor
sesuai dengan nomor pada tabel keuangan.
• Pada LPJ softcopy, bukti pembayaran yang diberikan kepada HMPD
menggunakan bon yang telah di scan.


• Untuk bon yang dilampirkan di LPJ TIDAK BOLEH menutupi bon yang
lainnya dan harus terlihat jelas.

c. Format Laporan Pertanggungjawaban Tahunan

1. COVER
2. KATA PENGANTAR
3. DAFTAR ISI
4. LEMBAR PENGESAHAN
5. PENDAHULUAN (profil organisasi)
a) LATAR BELAKANG TERBENTUKNYA ORGANISASI
b) TUJUAN TERBENTUKNYA ORGANISASI
c) VISI MISI ORGANISASI
d) SUSUNAN KEPENGURUSAN
e) GBHO
f) DLL
6. LAPORAN KETUA
a) PENDAHULUAN
b) KONDISI OBJEKTIF
c) VISI MISI
d) STRUKTUR (jika ada)
e) DESKRIPSI KERJA
f) DINAMIKA PERSONIL (analisis SWOT)
g) LAPORAN KEUANGAN (jika ada)
h) REKOMENDASI
i) PENUTUP
j) LEMBAR PENGESAHAN
k) LAMPIRAN (jika ada)
7. LAPORAN WAKIL KETUA (jika ada)
a) PENDAHULUAN
b) KONDISI OBJEKTIF
c) VISI MISI
d) STRUKTUR (jika ada)
e) DESKRIPSI KERJA
f) DINAMIKA PERSONIL (analisis SWOT)


g) LAPORAN KEUANGAN (jika ada)

h) REKOMENDASI
i) PENUTUP
j) LEMBAR PENGESAHAN
k) LAMPIRAN (jika ada)
8. LAPORAN DEPARTEMEN
a) PENDAHULUAN
b) KONDISI OBJEKTIF
c) VISI MISI
d) STRUKTUR (jika ada)
e) DESKRIPSI KERJA
f) DINAMIKA PERSONIL (analisis SWOT)
g) LAPORAN KEUANGAN (jika ada)
h) REKOMENDASI
i) PENUTUP
j) LEMBAR PENGESAHAN
k) LAMPIRAN (jika ada)


MEKANISME SURAT

Petunjuk teknis mekanisme administrasi kesekretariatan:

1. Surat Masuk
SURAT → PENCATATAN → SOSIALISASI → PENGARSIPAN
2. Surat Keluar
PEMBUATAN → PENCATATAN → PENGIRIMAN

SURAT

A. Definisi Surat
Merupakan sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tulis tentang
pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan, dan atau hal-hal lain yang
disampaikan kepada pihak yang dituju.

B. Fungsi Surat
1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pertanyaan, pemberitahuan, permintaan atau
permohonan, buah pikiran atau gagasan.
2. Bukti tertulis.
3. Alat untuk mengingat (arsip).
4. Bukti histrosi (mandate, SK, rekomendasi, dsb).
5. Pedoman kerja (SK dan SP).

C. Rambu-rambu Pembuatan Surat

1. Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.
2. Gunakan diksi/kalimat yang disingkat dan jelas, tanpa menghilangkan dan menyalahi
pola kalimat.
3. Harus ada kohorensi.
4. Gunakan pungutasi (ejaan dan tanda baca) sesuai dengan EYD.


KODE SURAT

Kode Organisasi/Departemen

NO. NAMA ORGANISASI/DEPARTEMEN KODE SURAT

1 BPH HMPD A
2 M2RC B
3 MERIDIEN C
4 Hubungan Eksternal D
5 Sosial dan Syifa E
6 Seni dan Olahraga F
7 PSDM G
8 Pendidikan dan Profesi H
9 Kajian dan Strategi I
10 Informasi dan Komunikasi J
11 Dewan Dakwah dan Syariah K
12 Dana dan Usaha L
Kode Jenis Surat:

NO JENIS SURAT KODE SURAT

Undangan (rapat, pembicara, audiensi,

1 U
dll)
2 Permohonan Izin PI
Surat Peminjaman (peminjaman tempat,
3 SP
barang, dll)
4 Surat Tugas ST
5 Surat Keputusan SK
6 Surat Rekomendasi SR
7 Pengumuman P
8 Pemberitahuan (kunjungan, dll) B
9 Permohonan Delegasi PD
10 Sertifikat S
11 Surat Pengantar (proposal, LPJ) SPP


PENOMORAN SURAT

Kode surat dan nomor/perihal/HMPDFKKUMJ/bulan (romawi) /tahun

atau
Kode surat dan nomor/perihal/M2RC-Departemen/bulan (romawi)/tahun
atau
Kode surat dan nomor/perihal/MERIDIEN-Departemen/bulan (romawi)/tahun

Contoh:
A001/U/HMPDFKKUMJ/VIII/2018 (surat undangan pertama atas nama BPH bulan agustus)
B001/U/M2RC-CORD/VIII/2018 (surat undangan pertama atas nama CORD bulan agustus)
C001/MERIDIEN-DIKLAT/VIII/2018 (surat undangan pertama atas nama Departemen Diklat
Meridien bulan agustus)


TANDA TANGAN

1. Lembar Pengesahan Proposal Kegiatan



2. Lembar Pengesahan Keuangan Proposal Kegiatan



3. Lembar Pertanggungjawaban Kegiatan



LAMPIRAN TEMBUSAN UNTUK SURAT

PEMINJAMAN RUANGAN

A. Ruangan Aula
1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd
3. Akademik PSKd
4. Petugas Keamanan Gedung Fakultas
5. Petugas Kebersihan Gedung Aula / lt. 4

B. Ruang Teater I, II, III

1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd
3. Akademik PSKd
4. Petugas Keamanan Gedung Fakultas
5. Petugas Kebersihan Gedung lt. 3

C. Loby Fakultas
1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd
3. Petugas Keamanan Gedung Fakultas
4. Petugas Kebersihan Gedung lt. 3

D. Ruang CSL, PBL

1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd
3. Ka. ur. CSL/PBL
4. Petugas Keamanan Gedung
5. Petugas Kebersihan

E. Ruang Laboratorium / Anatomi

1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd
3. Akademik PSKd
4. Laboran Laboratorium / Anatomi
5. Petugas Keamanan
6. Petugas Kebersihan

F. Lapangan Parkir Depan Fakultas

1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd


3. Petugas Keamanan Gedung Fakultas

4. Petugas Kebersihan Taman Fakultas

G. Peminjaman Perlengkapan/Peralatan
1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd
3. Koordinator Perlengkapan

H. Peminjaman Alat Laboratorium / Anatomi

1. Kabag TU Fakultas
2. Kasubag TU PSKd
3. Akademik PSKd
4. Laboran Laboratorium / Anatomi

Apabila ada ruangan atau tempat tertentu dan tembusan belum terlampir, harap disesuaikan
dan dikondisikan dengan ruangan yang akan dipakai.