JOB DESCRIPTION PANITIA PELANTIKAN PENGURUS UKDM

Steering Committee (SC)

1. Membuat konsepan bersama dengan ketua pelaksana dan divisi acara
2. Mengarahkan dan memberi pertimbangan kepada panitia pelaksana dalam kegiatan
pelantikan dengan tujuan yang telah di tetapkan.
3. Memantau perjalanan kerja sesuai pembagian kerja divisi
4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;
5. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada penanggung jawab.
6. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
7. Bertanggungjawab kepada Ketua umum UKDM (penanggung jawab)
8. Bertugas sebagai pemantau kinerja panitia pelaksana

Ketua Pelaksana

1. Membuat konsepan acara bersama SC dan divisi Acara

2. Mengkoordinasikan panitia;
3. Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan
kepada SC dan Penanggung Jawab.
4. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita
yang bersangkutan;
5. Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan;
6. Berkoordinasi dengan SC;
7. Bertanggungjawab kepada SC;
8. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan oleh panitia;
9. Meminta laporan kepada koordinator divisi;
10. Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan;
11. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:

1. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang dibutuhkan;

2. Menyiapkan, mengedarkan, dan bertanggung jawab terhadap presensi;
Daftar hadir rapat
Daftar hadir pelaksanaan (panitia, tamu undangan, dan peserta)
3. Berkomunikasi dengan divisi terkait sesuai kebutuhan persuratan
4. Membuat surat →Sesuai SOP LDK UKDM;
seperti : Permohonan Izin Kegiatan/Rekomendasi, Undangan & Surat peminjaman
tempat dan barang
5. Membuat proposal kegiatan atau TOR lembaga
6. Membuat LPJ kegiatan
7. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang
berkaitan dengan kepanitiaan
Seperti : Dokumentasi, kuitansi, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
8. Menyiapkan sertifikat untuk panitia (bekerjasama dengan divisi PDD)
9. Membuat notulensi rapat
10. Membuat jadwal dan agenda rapat bersama Ketua Pelaksana dan Divisi Acara.

Bendahara

1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh divisi;

2. Menyusun rencana anggaran belanja (RAB) untuk memenuhi kebutuhan event
3. Membuat pembukuan perdanaan secara rinci dan jelas;
4. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
Divisi Acara
Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;

1. Bersama ketua pelaksana menyusun dan melaksanakan konsep kegiatan yang telah
disepakati PJ, SC, dan Ketua pelaksana.
2. Membuat susunan acara (round down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
personil in charge, dan peran setiap divisi)
3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan
4. Mensosialisasikan susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-
pihak lain yang terkait
5. Membuat RAB
6. Menentukan tema
7. Membuat pewara pelantikan
8. Menentukan Dresscode kegiatan yang disetujui bersama
9. Menjadi pemandu acara

Divisi Humas

1. Membantu divisi kesekretariatan dalam mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan

dalam kegiatan
2. Membuat RAB
3. Menginfomasikan agenda rapat panitia dan menginfomasikan kegiatan pelantikan
pengurus
4. Berkoordinasi dengan acara terkait jadwal pelantikan
5. Melaksanakan serangkain tugas adminitrasi (pengajuan proposal, penandatangan proposal,
penyampaian berbagai macam persuratan, pemasukan surat izin kegiatan, pemberitahuan
ke lembaga)
6. Menghubungi tamu undangan dari lembaga dan demisioner.
Divisi PDD

1. Mempublikasikan kegiatan pelantikan dalam media terkait pamflet, countdown, dan

informasi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan. (Grup panitia, Pengurus serta Instagram
UKDM)
2. Membantu divisi kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen
yang diperlukan dalam kegiatan
3. Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara
4. Membuat RAB
5. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (baik media cetak (bila diperlukan)
maupun media digital).
6. Mempublikasikan kegiatan secara langsung di ig UKDM
7. Membuat design sertifikat
8. Membuat desain cover proposal atau tor

Divisi Logistik
1. Bertanggung jawab atas peralatan makanan yang digunakan selama kegiatan berlangsung
2. Menyiapkan ruangan kegiatan
3. Menyiapkan kebutuhan peralatan kegitan
-Meja
-Sound System
-Proyektor dan Layarnya
-Musik religi untuk pengkondisian peserta
-Dll, menyesuaikan kebutuhan konsep kegiatan
4. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung