Sekretaris
Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:
1. Membuat proposal dan TOR kegiatan;
2. Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;
3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang
berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat
perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
4. Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada);
5. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
Bendahara
1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;
Koordinator Seksi
1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masing–masing;
2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;
3. Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan
menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia
Sie Kesekretariatan
1. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka
acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu,
Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb;
2. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
4. Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
5. Menyiapkan sertifikat untuk panitia;
6. Membuat tanda kepanitiaan (name tag);
7. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
Sie Acara
Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;
1. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
personil in charge, perlengkapan dan tempat)
2. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
4. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
5. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan
pihak-pihak lain yang terkait
Sie HPD (Humas, Publikasi, Dokumentasi)
Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan
dokumentasi kegiatan
1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet,
brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;
2. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto,
film dsb.;
3. menjadi contact person kegiatan;
4. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen
yang diperlukan dalam kegiatan
Sie Perlengkapan dan Transportasi
Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi yang diperlukan
kegiatan
1. Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan
kegiatan;
2. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;
3. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
4. Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi
Sie Konsumsi
Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;
1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi acara;
3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
4. Mengurus biaya konsumsi
Sie Keamanan
Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;
1. Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;
2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan
setempat