MUKER

By dr. Syaiful Nur Hamzah

(penasehat dan anggota luar biasa TBM Vertex FK UNEJ angkatan I)
Disampaikan dalam muker 2016-2017 sebagai bahan pertimbangan
dalam menyusun sebuah organisasi terstruktur dan sistematis demi
kemajuan organisasi TBM Vertex FK UNEJ

UNSUR UNSUR MUKER

SDM
Pimpinan : KETUA TBM
peserta musyawarah: anggota TBM
Dalam memimpin musyawarah ketua dibantu notulen

SARANA PRASARANA
LCD dan layar
Printer
Mikrophone 3 buah
Meja pimpinan dan kursi
Kursi peserta
White board
Spidol whiteboard 2 warna

DOKUMEN DOKUMEN
Hasil mubes
LPJ TAHUN SEBELUMNYA BESERTA LAMPIRAN
SPO YANG SUDAH DISAHKAN
JUKNIS YANG SUDAH DISAHKAN
PEDOMAN/PANDUAN YANG SUDAH DISAHKAN

(DILETAKKAN DI MEJA DEPAN MUKER)

AGENDA MUKER
MEMBAHAS
1. STRUKTUR ORGANISASI
2. PEDOMAN PENGORGANISASIAN
3. TATA NASKAH ORGANISASI
4. PERATURAN INTERNAL ORGANISASI
5. PANDUAN KEGIATAN PER-PHO
6. SPO SPO
7. PROGRAM KERJA BY TOR
8. SINKRONISASI JADWAL
9. SINKRONISASI ANGGARAN
10. APBO

PENJELASAN
Untuk memulai suatu rencana kegiatan tentunya membutuhkan
banyak data pendukung dan pedoman saat melakukannya
For example
Saat anda mau melakukan kegiatan
MEMASAK
MAKA
Anda harus tau dimana alat alat memasaknya, tempat memasak,
anda juga harus memilih bahan bahan yang mau diolah untuk
dimasak, anda juga harus tau resep makanannya dan bagaimana
proses proses memasaknya waktunya dan kapan sudah masak,
rasanya seperti apa setelah selesai anda harus menyajikannya di
alat dan dimakan, setelah itu masih harus di bersihkan semua alat
alat yang dipakai sampai semua alat kembali ketempat semula
Itulah salah satu contoh sebuah kegiatan. Tidak bisa disepelakn salah
satunya, karena jika terlewatkan salah satu maka hasilnya tidak
akan sesuai seperti yang diharapkan

Begitu juga dengan sebuah organisasi

TBM sudah di berikan sebuah tools untuk
mengatur secara umum organisasinya
melalui AD/ART , GBHO dan rekomendasi,
tetapi hanya dengan ini semua kegiatan
masih belum bisa dilaksanakn selama
tools / alat alat organisasinya tidak dibuat
Yang harus dilakukan tentunya
mempersiapkan SDM nya dengan tatacara
dan tatalaksana saat melakukan kegiatan
kegiatan keorganisasian

Langkah pertama adalah harus membentuk pembantu pembantu

ketua dalam menjalankan roda organisasi, tentunya saat
membentuk pun harus disertai dengan struktur ,uraian jabatan,
tugas rutinnya, wewenangnya sehingga masing masing
pembantu tersebut mengerti tugas keseharian seperti apa dan
tidak akan overlapping, untuk mempermudah evaluasi dan
monitoring perlu dipastikan apa yang harus dievaluasi oleh
ketua, tentunya yang dapat di ukur dan akuntable. Setelah
struktur organisasi ini terbentuk perlu di SK kan sebagai bagian
dari legalitas sebuah organisasi (SK ini bersifat SK perorang
karena bersifat penugasan)
Kemudian secara organisasi perlu ada koordinasi, konsolidasi,
komando dalam menjalankan roda organisasi, maka perlu dibuat
sebuah pedoman pengorganisasian sebagai acuan organisasi
dalam menjalankan fungsi struktural di organisasi. Pedoman
pengorganisasian ini di sk kan oleh ketua TBM

Bagian bagian pedoman pengorganisasian

1. Pendahuluan
2. Gambaran umum organisasi
3. Visi misi sumpah dan motto
4. Struktur organisasi
5. Uraian jabatan
6. Pertemuan/rapat organisasi
7. laporan

Setelah pedoman pengorganisasian sudah di sk

kan, tentunya akan banyak sekali dokumen
dokumen lain yang dibutuhkan oleh organisasi.
Hal ini tentunya harus diseragamkan tata cara
penulisannya, sehingga tidak terjadi kerancuan
dokumen, pelaporan dan lain sebagainya.
Maka organisasi harus memiliki sebuah tata
naskah sebagai tools dalam urusan tulis menulis
Pedoman tata naskah inipun harus dinamis dan di
berlakukan secara sah melalui sebuah SK

Dalam tata naskah, akan dijelaskan secara

rinci semua urusan tulis menulis,
formatnya, model pelaporannya dan
siapa aja yang berhak menulis maupun
menandatangani

AD/ART juga sudah mengatur beberpa aturan2 dasar

organisasi, tetapi kebanyakan dalam hal formal. Untuk
mempermudah monitoring dan evaluasi perlu dibuat
sebuah pertauran internal, sehingg pimpinan memilik
tools/alat untuk mengevaluasi kinerja anggotanya. Tanpa
perturan internal ini , ketua tidak bisa menilai apakah
anggota sudah melanggar atau belum sebuah tindakan.
Peraturan internal ini haruslah dibuat sebelum membahas
dokumen dokumen lain, karena adakalanya dokumen akan
merujuk ke peraturan internal saat membahas sesuatu
ataupun SPO.
Peraturan internal, selama tidak melanggar hasil hasil mubes
masih dibolehkan, dan untuk memberlakukan peraturan ini
harus disahkan oleh ketua melalui SK peraturan

Tadi sudah dijelaskan tentang pedoman pengorganisasian,

lantas kenapa masih harus ada Panduan kegiatan
masing2 PHO
Hal itu dikarenakan pedoman pengorganisasian hanya
membicarakan hal hal pokok struktural dan tata
hubungan kerjanya, sedangkan panduan kegiatan PHO
berisi lebih detail apa apa yang menjadi panduan PHO
saat mereka melaksanakan kegiatannya baik yang
bersifat keorganisaian TBM secara umum maupun di
internal masing masing PHO . Panduan kegiatanpun
menjadi acuan PHO saat nantinya membuat sebuah
program kerja, tanpa adanya panduan kegiatan, maka
PHO akan kesulitan merinci uraian jabatannya menjadi
sebuah program kerja .

Bagan panduan kegiatan PHO

1. Pendahuluan
1.1 latar belakang
1.2 tujuan
1.3 ruang lingkup kegiatan
1.4 batasan operasioanl
2. Sumber daya manusia
3. Standar fasilitas
4. Tata laksana kegiatan
5. Pengendalian mutu
6. penutup

Panduan kegiatan ini merupakan uraian

deskripsi kegiatn di masing masing PHO
sehingga secara operasional PHO
memiliki acuan. Panduan ini haruis
disahkan oleh ketua melalui sebuah SK
peraturan
Untuk mempermudah alur alur tata laksana
sesuai batasan operasionalnya,
dibutukan sebuah tool , yaitu SPO

SPO merupakan sebuah tool yang berisi laur alur sebuah

proses kegiatan. Masing masing panduan akan memiliki
spo beragam dengan jumlah sesuai kebutuhan. Dan spo
ini harus memiliki no dokumen untuk mempermudah
pengarsipan. Serta untuk memberlakukannya
membutuhkan SK dari ketua, pemberlakuan SPO bisa
secara perfile ataupun beberapa SPO dijadikan satu SK
pemberlakuan
Sebagai contoh dibutuhkannya SPO :
Sekretaris , salah satu tugasnya menerima surat dari luar
maupun internal sesuai panduan, tetapi dalam panduan
dijelaskan secara deskripsi karena itu membutuhkan
SPO untuk mempermudah, yaitu SPO SURAT MASUK.

Contoh isi panduan

kegiatan

Contoh SPO berdasar panduan

Contoh, tugas PHO salah satunya membuat

SPO dan dalam hal ini litbang juga
memiliki tugas membuat atau merevisi,
bagaimana cara membuat SPO nya ,
maka harus juga di buat SPO PEMBUATAN
SPO

Setelah semua dokumen utama organisasi

dalam hal menjalankan roda organisasi
sudah ada dan dipahami oleh seluruh
anggota , maka berikutnya baru masuk
ke pembahasan PROGRAM KERJA
Program KERJA disini harus dibentuk dalam
bentuk kerangka acuan atau TOR (Term
of Refference)

TOR bisa dibuat per PHO atau bisa juga ditambahkan

TOR perkegiatan, tergantung efektifitas dan
efisiensi dan kebutuhan dengan Pihak lain
Jika pihak lain (BEM /DEKANAT) menginginkan TOR per
kegiatan maka TOR per PHO hanya mengurai
secara garis besar isinya, tetapi sudah merupaka
kesatuan tidak terpisahkan dengan anggran,
walaupun anggran disini menjadi lebih singkat, baru
di TOR perkegiatannya lebih detail.
Jika pihak lain tidak mempermasalahkan TOR per PHO
maka hal ini bisa mempersingkat pembuatannya,
tetapi esensinya lebih detail di TOR per PHO nya.

Dengan adanya pembahasan TOR disini maka kegiatan

kegiatan TBM akan bersifat akuntable dan auditable
Setelah TOR dibahas maka akan ada permasalahan saat
semua TOR disatukan untuk melihat sinkronisasi
waktu kegiatan antara internal TBM, TBM dengan
ormawa lain, sehingga pembahasan berikutnya
adalah sinkronisasi waktu sebelum TOR disahkan,
setelah waktu sudah disepakati , hal berikutnya
adalah RAPBO, RAPBO merupaka langkah akhir dari
sebuah kegiatan karena peletakan waktu
mempengaruhi arus kas dan anggaran.
Setelah RAPBO disetujui maka akan menjadi APBO dan
disini, TOR disetujui dan di SK kan termasuk APBO nya

SEMOGA BERMANFAAT
SEKIAN