Job Description Panitia Kegiatan pelatikan

DESKRIPSI KERJA PANITIA

Steering Committee (SC)

1. Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;

2. Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC;
3. Memantau perjalanan kerja OC;
4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin
ditemukan;
5. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua
departemen yang berkaitan dan/atau ketua umum Organisasi;
6. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan
kegiatan;
7. Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Organisasi atas
pelaksanaan kegiatan

Organizing Committee (OC)

Seluruh personil OC:

Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya

dalam kepanitiaan;
Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan
memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi;
Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-
rapat/pertemuan kepanitiaan;
Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan
belum dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi
dan/atau ketua pelaksana;
Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan
komunikasi (jarkom) kepanitiaan;
Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada
bendahara kegiatan.

Ketua Panitia

1. Mengkoordinasikan panitia;
2. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas
kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
4. Berkoordinasi dengan SC;
5. Bertanggungjawab kepada SC;
6. Meminta laporan kepada coordinator sie;
 7. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Sekretaris
Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan
dan administrasi:

1. Membuat proposal dan TOR kegiatan;

2. Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;
3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-
berkas dan halhal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti
biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat
masuk/keluar selama kepanitiaan;
4. Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada);
5. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Bendahara

1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;

2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan
kepada sekretaris;
3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Koordinator Seksi

1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masingmasing;

2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;
3. Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara
tertulis dan menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie Kesekretariatan

1. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator,

Permohonan membuka acara, Permohonan dana, Permohonan
kerjasama kepada instansi tertentu, Peminjaman gedung dan
peralatan, Undangan, dsb;
2. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir
panitia;
4. Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
5. Menyiapkan sertifikat untuk panitia;
6. Membuat tanda kepanitiaan (name tag);
7. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
Sie Acara
Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;

1. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik

(memuat waktu, acara, personil in charge, perlengkapan dan
tempat)
2. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya;
3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
4. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal
teknis di lapangan;
5. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik
kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait

Sie HPD (Humas, Publikasi, Dokumentasi)

Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran
informasi, dan dokumentasi kegiatan

1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam

bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait;
2. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan
dalam bentuk foto, film dsb.;
3. menjadi contact person kegiatan;
4. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola
dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
5. Menyediakan camera, rancang bendera hippemas
6. Buat plakat materi (5)

Sie Perlengkapan dan Transportasi

Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi
yang diperlukan kegiatan

1. Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang

dibutuhkan kegiatan;
2. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;
3. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan( infocus,
kursi, sounds)
4. Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi
Sie Konsumsi
Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi
acara;

1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat)

termasuk penjadwalannya
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan)
serta menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi acara;
3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang
dibutuhkan;
4. Mengurus biaya konsumsi

Sie Keamanan
Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;

1. Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat

jalannya acara;
2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan
pengamanan setempat

MUHAMMAD FAUZI HARAHAP