DESKRIPSI KERJA PANITIA

Seluruh personil Organization Committe:

1. Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;
2. Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan kegiatan dan memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi;
3. Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
4. Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi
dan/atau ketua pelaksana;
5. Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;
6. Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

Ketua Panitia
1. Mengkoordinasikan panitia;
2. Berkoordinasi dengan RS AWAL BROS BAGAN BATU
3. Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan;
4. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
5. Memantau perkembangan seluruh seksi;
6. Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut;
7. Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain;
8. Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan);
9. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
10. Meminta laporan kepada masing-masing koordinator seksi;
11. Bersama sekretaris panitia membuat Laporan Pertanggung Jawaban keseluruhan kegiatan.

Wakil Ketua
1. Melaksanakan tugas ketua bila ketua berhalangan hadir;
2. Mendampingi atau membantu mengatasi pekerjaan ketua;
3. Menjalankan instruksi dari ketua panitia;
4. Memantau kinerja setiap seksi.

Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:

1. Membuat proposal dan TOR kegiatan;

2. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dan Surat Perintah Jalan (SPJ) kegiatan;
3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti
dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
4. Membuat surat seperti: Permohonan pemberian sambutan, MC, Permohonan membuka acara, Permohonan dana, Permohonan
kerjasama kepada instansi tertentu,  Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb;
5. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
6. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
7. Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
8. Menyiapkan sertifikat untuk panitia;
9. Membuat tanda kepanitiaan (name tag);
10. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan,
11. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia.

Bendahara

1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;

2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Koordinator Seksi

1. Mengkoordinasikan seluruh anggotan di masing–masing seksi;

2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;
3. Bersama anggota seksi membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie Acara

Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;

1. Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge, perlengkapan dan
tempat)
2. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
 3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
4. Menentukan job description seksi secara lebih rinci;
5. Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi;
6. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut pengisi acara;
7. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
8. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait.
9. Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara terperinci akan muncul di sini.

Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang ada terus dituju dan dimengerti oleh semua
seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang keluar jalur dari job description.

Sie Humas

1. Menjadi contact person kegiatan;

2. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan;
3. Mendampingi pengisi acara/event
4. Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian
5. Berkoordinasi dengan sie tranportasi berkait dengan transportasi pengisi acara;
6. Berkoordinasi dengan sie publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll;
7. Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara;
8. Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
9. Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi pengisi acara

Sie Publikasi dan Dokumentasi

Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan dokumentasi kegiatan

1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait;
2. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
3. Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket, dll) termasuk publikasi melalui media sosial
(facebook, twitter)
4. Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
5. Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota)
6. Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertent.
7. Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket
8. Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.
9. Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi humas sebelum dan setelah rangkaian
kegiatan Grand Opening dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
10. Memasang seluruh media publikasi;
11. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
12. Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
13. Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video

Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak mendokumentasikan kontraprestasi sponsor. Ini penting karena akan digunakan sebagai
bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang akan dibuat nantinya

Sie Perlengkapan

Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan yang diperlukan kegiatan

1. Mengupayakan adanya perlengkapan, dan tempat yang dibutuhkan kegiatan;

2. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;
3. Menentukan dekorasi panggung
4. Menentukan dekorasi acara
5. Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.
6. Mengurus seluruh biaya perlengkapan;
7. Berkoordianasi dengan seksi acara untuk jadwal acara dan peralatan yang dibutuhkan
8. Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman

Sie Sponsorship
1. Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
2. Membuat presentasi dan menentukan jenis sponsorship (utama, pendamping)
3. Membuat daftar list dan target calon sponsor;
4. Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan;
5. Melakukan follow up hasil kesepakatan dengan pihak sponsor;
6. Berkoordinasi dengan ketua dan bendahara terkait kesepakatan antara sponsor dengan panitia
7. Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak
8. Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mungkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung,
dll.
Sie Transportasi

Bertanggung jawab atas segala bentuk transportasi yang diperlukan kegiatan

1. Mengupayakan adanya alat transportasi yang dibutuhkan dalam kegiatan;

2. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
3. Mengurus seluruh biaya transportasi

 Sie Konsumsi

Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;

1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi
acara;
3. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
4. Mengurus biaya konsumsi;
5. Berkoordinasi dengan sponsor makanan (jika ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan pengisi acara;
6. Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga
7. Menghandle segala macam urusan stand makanan dan minuman kalau hal itu diadakan.
8.

Sie Keamanan

Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;

1. Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;

2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat;
3. Menentukan area parkiran
4. Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
5. Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas untuk membuat ijin parkir dan untuk menghadirkan pihak polisi.