Job Description Panitia

KADERISASI 2014


Steering Committee (SC) Dari BEM (PSDM)

1. Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;
2. Mengkonsep dan mendistribusikan tugastugas kepanitiaan kepada panita yang
bersangkutan
3. Memberikan pengarahan dan konsultasi yang diperlukan kepada OC;
4. Memantau perjalanan kerja OC;
5. Mampu bekerjasama dan berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait kegiatan kaderisasi,
terutama KM FK Unjani (BEM, DPM, dan MPM) serta Dekanat FK Unjani sehingga
pelaksanaan dan pelaporan kegiatan berjalan baik.
6. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;
7. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua Departemen PSDM dan/atau
ketua BEM;
8. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
9. Bertanggungjawab kepada Ketua BEM atas pelaksanaan kegiatan.
10. Berkoordinasi semua seksi dalam melaksanakan job descripition masing-masing
11. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja OC
12. Memiliki kewenangan untuk meminta klarifikasi, menegur, memberikan sanksi apabila
terdapat hal-hal yang tidak sesuai dengan ketetapan.
13. Mengadakan koordinasi dengan elemen panitia lainnya.
14. Mengadakan dan membuat kebijakan dan keputusan yang dianggap perlu terkait
pelaksanaan kegiatan jika ada yang tidak sesuai dengan ketetapan di lapangan.
15. Mensosialisasikan kebijakan dan keputusan yang telah di tetapkan kepada panitia pelaksana
(Angkatan).
16. Melaksanakan jobdesc.

Organizing Committee (OC) Dari PSDM dan SC
Seluruh personil OC:
Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;
Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas divisi
Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada
koordinator bidang/divisi dan/atau ketua pelaksana;
Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;
Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.
Menjadi role model yang baik bagi mahasiwa baru
Ketua Pelaksana
1. Mengkoordinasikan panitia;
2. Membantu SC dalam mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas kepanitiaan
kepada panita yang bersangkutan;
3. Menjadi role model yang baik
4. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
5. Berkoordinasi dengan SC;
6. Bertanggungjawab kepada SC;
7. Meminta laporan kepada coordinator tiap seksi;
8. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
9. Melaksanakan Jobdesc
Wakil Ketua Pelaksana
1. Membantu Mengkoordinasikan panitia;
2. Membantu SC dan Ketua Pelaksana dalam mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas
tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
3. Membantu Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
4. Membantu Ketua Pelaksana Berkoordinasi dengan SC;
5. Menjadi role model yang baik
6. Membantu Ketua Pelaksana Bertanggungjawab kepada SC;
7. Membantu Ketua Pelaksana Meminta laporan kepada coordinator tiap seksi;
8. Membantu Ketua Pelaksana. bersama sekretaris membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
9. Melaksanakan Jobdesc

Sekretaris
1. Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:
2. Membuat proposal kegiatan;
3. Membuat LPJ kegiatan;
4. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan halhal yang berkaitan
dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, fotokopian kuitansi, surat perjanjian,
surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
5. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
6. Melaksanakan Jobdesc


Bendahara
1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;
4. Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan panitia pelaksana lainnya
5. Menerima dan menyimpan dana yang diperlukan untuk kegiatan
6. Menerima list kebutuhan dana dari tiap koordinator seksi
7. Meminta, menerima, merekap dan menyimpan tanda-tanda bukti pengeluaran berupa kuitansi asli.
8. Melaksanakan jobdesc
Koordinator Seksi
1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masingmasing;
2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;
3. Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya kepeda
sekretaris panitia;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia
Sie Kesekretariatan
1. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
2. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
3. Menyiapkan segala sertifikat dan plakat untuk panitia dan pengisi acara;
4. Membuat tanda kepanitiaan (name tag);
5. Menyediakan lembar laporan untuk para koordinator seksi.
6. Menyediakan segala macam atribut untuk peserta dan panitia.
7. Melaksanakan Jobdesc
Sie Acara
1. Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;
2. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in
charge, perlengkapan dan tempat)
3. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
4. Mengkonsep orang-orang ahli (staff dan pengisi acara) yang dibutuhkan dalam kegiatan;
5. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
6. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain
yang terkait
7. Berkoordinasi dengan koor lain dalam menentukan jalannya acara
8. Melaporkan ke SC dan Ketua Pelaksana tentang konsep yang akan dibuat
9. Berkoordinasi dengan bidang lain seperti kesekretariatan (konsep acara yang akan ditulis diproposal),
Perlap & TransKam (menanyakan tempat acara dan menyetting acara sesuai kondisi tempat)
10. Melakukan Jobdesc
Sie Humas :
1. Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
2. Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi artis
3. Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara
4. Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.
5. Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi artis dan pendampingan artis
6. Berkoordinasi dengann pihak keamanan terkait ijin kepolisian
7. Mengatur surat-menyurat perihal peminjaman sebuah fasilitas ke otoritas
8. Mengantar dan bernegosiasi dalam masalah perizinan
9. Melaksanakan jobdesc
Sie Publikasi :
1. Menentukan kemungkinan media publikasi yang ada misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu media on
site dan meida out site. Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada
acara berlangsung.
2. Berkoordinasilah dengan seksi dana usaha mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi
peletakan, dsb
3. Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite
4. Memberikan daftar itu ke tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan
kontraprestasi dari sponsor.
5. Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
6. Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke sekolah-
sekolah, dll
7. Buatlah surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian sekolah, tempat-tempat
berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.
8. Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket
9. Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang
disediakan pihak sponsor.
10. Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana
usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
11. Memasang seluruh media publikasi
12. Membuat logo acara MK.
13. Melaksanakan jobdesc
Sie Usda :
1. Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
2. Mencari pendanaan untuk kegiatan
3. Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
4. Melakukan berbagai usaha untuk mendapatkan keuntungan
5. Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
6. Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak
sponsor berkait, kontraprestasi.
7. Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk
promosi di atas panggung, dll.
8. Berkoordinasi dengan humas mengenai proposal sponsorship.
9. Setiap minggu evaluasi untuk meminimalisir kesalahan.

Sie Keamanan :
1. Menentukan area parkiran.
2. Berkoordinasi dengan pihak terkait misalnya ketua RT, Satpam, dll.
3. Membuat izin parkir. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.
4. Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
5. Berkoordinasi dengan sie lain untuk masalah keamanan
6. Melaksanakan jobdesc
Sie Dokumentasi
1. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
2. Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
3. Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video (bisa berkoordinasi
dengan tim kreatif untuk editing)
4. Mendokumentasikan kontrapresatsi sponsor. Ini penting karena akan digunakan sebagai bukti
komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang akan dibuat nantinya
5. Melaksanakan jobdesc
Sie Konsumsi
1. Membuat rancangan konsumsi bagi peserta, panitia, dan undangan
2. Bertanggung jawab terhadap rancangan konsumsi yang telah ditetapkan
3. Berkoordinasi dengan sie lainnya terkait konsumsi setiap kegiatan.
4. Bertanggung jawab terhadap pendistribusian konsumsi kepada peserta dan panitia
5. Menentukan catering mana yang akan menjadi partner
6. Berkoordinasi dengan bidang lain seperti Logistik & Transport (alat yang dibutuhkan konsumsi)
7. Menghandle segala macam urusan stand makanan, minuman kalau hal itu diadalakan.
8. Berkoordinasi dengan sponsor makanan (kalo ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan
merencanakan konsumsi untuk pengisi acara misalnya artis.
9. Melaksanakan jobdesc

Sie Dekorasi
1. Menentukan dekorasi panggung
2. Menentukan dekorasi acara
3. Membuat rancangan pengeluaran ke bendahara
4. Melaporkan hasil pengeluaran ke bendahara
5. Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.
6. Melaksanakan jobdesc

Sie Logistik :
1. Berkoordianasi dengan seksi acara untuk jadwal bintang tamu seputar panggung, alat, dll
2. Berkoordinasi dengan persewaan panggung, tenda, alat musik, dan segala barang-barang kebutuhan
acara
3. Menerima list barang yang akan dibutuhkan oleh bidang lain
4. Melist barang yang akan dibeli
5. Membeli barang-barang yang dibutuhkan.
6. Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman
7. Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan dengan
kontrak di area
8. Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.
9. Meminta uang dari bendahara dan menyerahkan tanda bukti pembelian benda yang dibeli/disewa
10. Melaksanakan jobdesc

Sie Transportasi
1. Menyediakan kendaraan-kendaran untuk keperluan acara
2. Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi artis dan pendampingan artis dan
seksi-seksi yang lain.
3. Mengantarkan artis/pembicara ke tempat tujuan
4. Melaksanakan jobdesc