Lampiran III

PEDOMAN TATA LAKSANA KEPANITIAAN

A. PENDAHULUAN

Sebagai wujud nyata eksistensi UKM Sanggar Blitz dalam rangka apresiasi seni di buktikan melalui
berbagai kegiatan pagelaran, pementasan dan kegiatan seni lainnya yang diadakan oleh UKM Sanggar
Blitz. Dalam membuat gelaran acara tersebut tentu melibatkan sumbar daya manusia sebagai penggagas,

pelaksana dan penanggungjawab yang kemudian disebut sebagai Panitia Acara. Panitia merupakan

kelompok yang dibentuk dalam upaya melaksanakan suatu program tertentu dan bertanggungjawab
secara penuh terhadap apa yang telah diputuskan dalam kepanitiaan tersebut.

Penyelenggaraan suatu kepanitiaan selain bertujuan untuk mensukseskan suatu acara, tetapi juga

memiliki beberapa tujuan lain, yakni sebagai berikut :

Melaksanakan fungsi manajemen kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengelolaan/pelaksanaan,

monitoring dan evaluasi seluruh tahapan penyelenggaraan kegiatan
Meningkatkan koordinasi dan komunikasi semua pihak yang terlibat dalam kegiatan

Memperdalam pengetahuan dan pengalaman tentang manajemen suatu kegiatan

Sebagai upaya mempersiapkan regenerasi penerus Sanggar Blitz dengan terlebih dahulu dilatih
berorganisasi dalam kepanitiaan.

B. HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA

Hak-hak panitia yakni sebagai berikut :

Perlindungan, Pengarahan dan nasihat dari pengurus UKM Sanggar Blitz

Berbicara, mengeluarkan pendapat, sanggahan, usul dan saran baik secara lisan maupun tulisan

Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai kebutuhan.

Adapun kewajiban panitia adalah :
Menjalankan tugas dengan jujur dan sebaik-baiknya sesuai dengan uraian tugas yang telah ditentukan

untuk masing-masing panitia

Menaati dan menjalankan segala kebijakan yang diputuskan dalam kepanitiaan.

Melaporkan setiap pencapaian pelaksanaan tugas baik secara lisan maupun tertulis sesuai ketentuan.

C. URAIAN TUGAN

Secara umum, kepanitiian kegiatan UKM Sanggar Blitz terdiri dari dua badan panitia, yakni Streering

Committee dan Organizing Committee. Kedua badan panitia diatas memiliki tugas dan wewenang masing-
masing yang dijelaskan sebagai berikut :

1. Steering Committee

Badan panitia ini memiliki tugas utama sebagai pengarah, penasihat dan pengawas proses berjalannya
kepanitiaan dari awal hingga akhir kegiatan. Badan ini terbentuk dari beberapa orang yang memiliki

pengalaman dan pengetahuan terhadap suatu kegiatan, yang mana biasanya badan ini beranggotakan

beberapa orang yang sebelumnya pernah menjabat sebagai panitia pada kegiatan-kegiatan terdahulu.
Tugas steering committee, yakni :
1. Bersama pengurus membuat dan menentukan landasan, tujuan serta sasaran kegiatan yang

tuangkan dalam Kerangka Acuan Kegiatan (TOR)

2. Merumuskan bentuk kegiatan secara garis besar

 3. Menentukan dan membentuk badan panitia organizing committee.

4. Memberi alternatif solusi dan nasihat jika terdapat kendala dalam penyelenggaraan kepanitiaan.
5. Mengawal dan memberi masukan kepada OC dalam rapat panitia.

6. Memantau dan melakukan evaluasi kinerja panitia organizing committee.

2. Organizing Committee
Organizing Committee atau yang biasa disebut dengan panitia pelaksana adalah badan panitia yang

bertugas sebagai pelaksanaan kegiatan. Badan ini menyelenggarakan kegiatan berdasarkan Kerangka

Acuan Kegiatan yang telah disusun.

Organizing Committee memiliki tanggung jawab yang besar terhadap kalancaran teknis di lapangan,

mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga pasca kegiatan. Secara umum, OC dalam kepanitiaan terdiri

dari beberapa bidang, yang mana dapat berubah sesuai kebutuhan dan jenis kegiatan yang

dilaksanakan :
1) Ketua Pelaksana
Secara umum ketua pelaksana adalah koordinator badan panitia organizing committee dan

sekaligus berhak atas pengambilan keputusan selama kepanitiaan berlangsung. Adapun tugas dan
wewenang ketua pelaksana yakni :
Mengkoordinir, mengarahkan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh rangkaian

kegiatan kepanitiaan.

Pengambil keputusan tertinggi dalam kepanitiaan

Membuat daftar tugas (Jobdis) masing-masing panitia OC

Bersama SC mengontrol dan mengevaluasi progress kerja panitia

Bersama presidium panitia menyusun Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban Panitia dan

dilaporkan kepada pengurus

2) Sekretaris Pelaksana
Bertanggung jawab atas pengelenggaraan administrasi kepanitiaan. Adapun tugas dan wewenang

sekretaris pelaksana yakni :

Bersama presidium inti panitia mebuat proposal dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban
Panitia serta dilaporkan kepada pengurus
Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan (berkoordinasi dengan sie

kesekretariatan jika ada) berkas-berkas atau dokumen-dokumen kepanitiaan.

Mengadakan dan bertanggung jawab atas rapat koordinasi panitia.

Membuat dan mengarsipkan surat masuk dan keluar kepanitiaan.

Membuat dan menyampaikan secara lisan dan tertulis laporan kemajuan (progress report)

dalam rapat koordinasi panitia

3) Bendahara Pelaksana
Bertanggung jawab atas sirkulasi keuangan kepanitiaan. Tugas dan wewenang bendahara

pelaksana yakni sebagai berikut :

Merencanakan (berkoordinasi dengan seluruh panitia OC) anggaran biaya kepanitiaan secara
rinci (sumber pemasukan dan daftar pengeluaran)
Mengatur dan mengontrol sirkulasi keuangan panitia

Membuat laporan keuangan secara tertulis dan dilaporkan pada seluruh panitia dalam setiap

rapat koordinasi panitia.

 Membuat laporan akhir keuangan panitia dan diserahkan kepada sekretaris pelaksana untuk

dimasukan dalam LPJ panitia

4) Sie Acara

Bidang ini bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan jalannya acara dalam

kepanitiaan. Adapun tugas sie acara yakni :

Merencanakan susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (termasuk didalamnya
memuat waktu, urutan acara, tempat, personil yang terlibat, sasaran dan perlengkapan yang

dibutuhkan)

Untuk acara pementasan, sie acara bertugas menentukan dan mengkoordinir penanggung
jawab-penanggung jawab pentas (MC, state manager, manager artis, operator pendukung,

dan lain-lain) serta mengkoordinir talent (penampil) saat geladi resih hingga acara

berlangusng.

Untuk acara non pementasan, sia acara bertugas menentukan dan mengkoordinir
penanggung jawab-penanggung jawab lapangan dan mengkoordinir peserta saat berjalannya
kegiatan.

Membuat dan menyampaikan secara lisan dan tertulis laporan kemajuan (progress report)
dalam rapat koordinasi panitia
Membuat laporan akhir sie acara yang akan diserahkan kepada sekretaris pelaksana untuk

dimasukan dalam LPJ panitia

5) Sie Kesekretariatan

6) Sie Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi

Bidang ini bertanggung jawab atas segala bentuk kegiatan publikasi,dekoasi dan dokumentasi

jalannya acara. Adapun tugas sie publikasi, dekorasi dan dokumentasi yakni :
Membuat desain dan mencetak berbagai bentuk media publikasi kegiatan (misalkan pamphlet,
leaflet, brosur, poster, banner, spanduk, baliho, dan lain-lain sesuai kebutuhan kegiatan)

Menyebar luaskan publikasi kegiatan baik melalui media cetak maupun elektronik.

Membuat rancangan dekorasi tempat acara beserta daftar perlengkapan yang dibutuhkan.
Mengkoordinir kegiatan dekorasi tempat acara sebelum hari pelaksanaan acara.
Mendokumentasikan seluruh rangkaian kepanitiaan, dari persiapan pelaksanaan hingga akhir

pelaksanaan kegiatan.

Membuat dan menyampaikan secara lisan dan tertulis laporan kemajuan (progress report)

dalam rapat koordinasi panitia

Membuat laporan akhir sie publikasi, dekorasi dan dokumentasi yang akan diserahkan kepada

sekretaris pelaksana untuk dimasukan dalam LPJ panitia

7) Sie Perlengkapan
Bidang ini bertanggung jawab atas pengadaan perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan.

Adapun tugas sie perlengkapan yakni :

Menyusun daftar perlengkapan yang diperlukan dalam kepanitiaan dengan sebelumnya

mengadakan koordinasi dengan seluruh panitia
Mengupayakan, mengkoordinir pengadaan dan pendistribusian perlengkapan dibutuhkan

dalam kepanitiaan
 Mengadakan hubungan/kontrak perjanjian dengan pihak penyewa dalam hal

peminjaman/penyewaan perlengkapan
Mengkoordinir pengembalian perlengkapan yang dipinjam, setelah pelaksanaan acara

Membuat dan menyampaikan secara lisan dan tertulis laporan kemajuan (progress report)

dalam rapat koordinasi panitia

Membuat laporan akhir sie perlengkapan yang akan diserahkan kepada sekretaris pelaksana
untuk dimasukan dalam LPJ panitia

8) Sie Hubungan Masyarakat

Bertanggung jawab atas segala bentuk pengadaan relasi panitia dengan pihak-pihak terkait.
Adapun tugas sie humas, yakni :

Menghubungi pihak-pihak terkait (diluar panitia) yang berhubungan dan dibutuhkan dalam

pelaksanaan kegiatan.

Bertanggung jawab atas tempat pelaksanaan acara, yakni dengan menghubungi dan membuat
perjanjian peminjaman tempat pelaksanaan acara.
Bertanggung jawab atas pendistribusian surat.

Membuat dan menyampaikan secara lisan dan tertulis laporan kemajuan (progress report)
dalam rapat koordinasi panitia
Membuat laporan akhir sie hubungan masyarakat yang akan diserahkan kepada sekretaris

pelaksana untuk dimasukan dalam LPJ panitia

9) Sie Konsumsi
Bidang ini bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi selama kegiatan berlangsung. Adapun

tugas sie konsumsi, yakni :

Merencanakan menu konsumsi beserta daftar harga dan perlengkapan yang dibutuhkan.

Membuat penjadwalan konsumsi dengan sebelumnya berkoordinasi dengan sie acara

Mempersiapkan dan menyediakan konsumsi saat pelaksanaan acara
Membuat dan menyampaikan secara lisan dan tertulis laporan kemajuan (progress report)

dalam rapat koordinasi panitia

Membuat laporan akhir sie konsumsi yang akan diserahkan kepada sekretaris pelaksana untuk
dimasukan dalam LPJ panitia
 FORMAT PENULISAN DOKUMEN KEPANITIAN
1) Format Jobdis Panitia Keseluruhan

BIDANG & NAMA TANGGAL TANGGAL KETUNTASAN

NO TUGAS KETERANGAN
PANITIA PELAKSANAAN BERAKHIR TUGAS
1 Sekretaris 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

3. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya

2 Bendahara 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

3. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya

3 Sie ____________________ 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

3. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya

4 Sie ____________________ 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

3. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya

5 Sie ____________________ 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas
6 Sie ____________________ 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

3. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya

7 Sie ____________________ 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

3. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya

8 Sie ____________________ 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

3. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas

dan seterusnya

(Tempat dan tanggal)

Ketua Pelaksana

Panitia ..

..

NA. SB ..
2) Jobdis Masing-Masing Unit Panitia

NO NAMA PANITIA TUGAS TANGGAL TANGGAL KETERANGAN EVALUASI (DIISI SETELAH

PELAKSANAAN BERAKHIR TGGL BERAKHIR)
1 Koordinator 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 1_______________________________

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 2_______________________________

dan seterusnya tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 3_______________________________

2 Anggota 1 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 1_______________________________

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 2_______________________________

dan seterusnya tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 3_______________________________

3 Anggota 2 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 1_______________________________

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 2_______________________________

dan seterusnya tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 3_______________________________

4 Anggota 3 1. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 1_______________________________

(Nama) 2. ____________________________________________________________ tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 2_______________________________

dan seterusnya tggl bln-tahun tggl bln-tahun Tuntas / tdk Tuntas Tugas 3_______________________________

5 dan seterusnya

(Tempat dan Tanggal)

Koordinator Sie Ketua Pelaksana

Panitia .. Panitia ..

.. ..

NA. SB .. NA. SB ..
3) Daftar Surat Masuk

NO TANGGAL MASUK NOMOR SURAT PENGIRIM PERIHAL LAMPIRAN

dan seterusnya ..

4) Daftar Surat Keluar

NO TANGGAL NOMOR PERIHAL TUJUAN LAMPIRAN

dan seterusnya ..
5) Notula Rapat

Tanggal : ..
Pukul : ..
Tempat : ..
Pimpinan Rapat : ..
Notulis : ..
Uraian :
1. Sie .
Evaluasi Progres
Tugas 1 .
Tugas 2 .
Tugas 3 .
dan seterusnya...
Rencana kedepan



..
2. Sie .
Evaluasi Progres
Tugas 1 .
Tugas 2 .
Tugas 3 .
dan seterusnya
Rencana kedepan



..
3. Sie .
Evaluasi Progres
Tugas 1 .
Tugas 2 .
Tugas 3 .
dan seterusnya
Rencana kedepan



..
4. Sie .
Evaluasi Progres
Tugas 1 .
Tugas 2 .
Tugas 3 .
dan seterusnya
Rencana kedepan



..
5. Bendahara
Evaluasi Progres
Tugas 1 .
Tugas 2 .
Tugas 3 .
dan seterusnya
Rencana kedepan



..
6. Sekretaris
Evaluasi Progres
Tugas 1 .
Tugas 2 .
Tugas 3 .
dan seterusnya
Rencana kedepan



..

Malang, .
Pimpinan Rapat Notulis

6) Format Absensi Rapat Koordinasi Panitia

Paraf
No Jabatan Nama
(Tggl Rapat 1) (Tggl Rapat 2) (Tggl Rapat 3) (Tggl Rapat 4) (Tggl Rapat )
Streering Committee
Ketua Pelaksana
Bendahara Pelaksana
Co. Sie .
Anggota Sie .
Anggota Sie .
Co. Sie .
Anggota Sie .
Anggota Sie .
Co. Sie .
Anggota Sie .
Anggota Sie .
Co. Sie .
Anggota Sie .
Anggota Sie .
Co. Sie .
Anggota Sie .
Anggota Sie .
7) Format Rekapan Pendaftaran

KELENGKAPAN PENDAFTARAN
TGGL TGGL
(diisi saat tanggal pengembalian) No Nota
NO NO. FORMULIR NAMA AMBIL KEMBALI KETERANGAN
Centang yang sudah dilengkapi PEMBAYARAN
FORM FORM
Formulir Pembayaran Berkas 1 Berkas 2
8) Susunan Acara (+ lembar detail acara)
TOLERANSI
HARI, PUKUL
TERLAMBAT ACARA PERSONIL SASARAN TEMPAT PERLENGKAPAN KETERANGAN
TGGL (WIB)
.... MENIT
..... MC : . . . .. ( buah) .
. - . . - . . Petugas 1: .. . . .. ( buah) .
. Petugas 2 : . . . .. ( buah) .
..... MC : . . . .. ( buah) .
. - . . - . . Petugas 1: .. . . .. ( buah) .
. Petugas 2 : . . . .. ( buah) .
..... MC : . . . .. ( buah) .
. - . . - . . Petugas 1: .. . . .. ( buah) .
. Petugas 2 : . . . .. ( buah) .
..... MC : . . . .. ( buah) .
. - . . - . . Petugas 1: .. . . .. ( buah) .
. Petugas 2 : . . . .. ( buah) .
..... MC : . . . .. ( buah) .
. - . . - . . Petugas 1: .. . . .. ( buah) .
. Petugas 2 : . . . .. ( buah) .
..... MC : . . . .. ( buah) .
. - . . - . . Petugas 1: .. . . .. ( buah) .
. Petugas 2 : . . . .. ( buah) .
9) Format Daftar Perlengkapan

KEBUTUHAN TANGGAL TANGGAL

NO NAMA BARANG JUMLAH BIAYA (RP.) KETERANGAN
BIDANG PEMINJAMAN KEMBALI
10) Format Daftar Kontak
KOMUNITAS/UKM CONTACT TGGL
NO NAMA TANGGAPAN
/INSTITUSI PERSON DIHUBUNGI
11) Format Pengirim Surat

NO TGGL PENGIRIMAN NAMA PENERIMA CONTACT PERSON

12) Daftar pubilkasi

LOKASI
NO TANGGAL PUBLIKASI MEDIA PUBLIKASI
(Khusus Media Cetak)
13) Daftar Konsumsi

KONSUMSI
NO SUSUNAN ACARA PUKUL (WIB) SASARAN PERLENGKAPAN
Jumlah Nama konsumsi