JOB DESCRIPTION PANITIA PKKMB

DIII KEPERAWATAN
Fakultas Kedokteran
Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
2021

● Steering Committee:
1. Mencari dan membentuk kepanitiaan OC
2. Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC
3. Memantau perjalanan kerja OC
4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan
5. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan

● Organizing Committee:
A. Seluruh panitia
1. Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan.
2. Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan kegiatan dan memberikan bantuan
lintas divisi
3. Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat/pertemuan kepanitiaan;
4. Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum
dilaksanakan kepada koordinator divisi dan/atau ketua pelaksana.
5. Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi
kepanitiaan

B. Ketua panitia

1. Memberi dan menjaga motivasi seluruh panitia

2. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi kepada seluruh komponen
3. Berkonsultasi dan berkoordinasi aktif dengan SC
4. Mengkoordinasi seluruh panitia
5. Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan
6. Bertanggungjawab kepada SC
7. Bersama sekretaris dan bendahara membuat proposal dan LPJ kegiatan

C. Sekretaris panitia

1. Membuat proposal, dan LPJ kegiatan bersama dengan ketua dan bendahara
2. Membuat, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal-hal yang berkaitan
dengan kepanitiaan seperti surat perjanjian, surat masuk/keluar, dll selama
kepanitiaan
3. Berkoordinasi dengan divisi kesekretariatan

D. Bendahara panitia

1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie

2. Membuat RAB dan laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada
sekretaris

E. Divisi Acara :

1. Membuat tema dan rundown acara

2. Menyiapkan TOR untuk pembicara
3. Menyiapkan CV pembicara dan moderator.
4. Membuat tata tertib bagi peserta dan panitia bersama Divisi Keamanan
5. Menentukan MC dan moderator
6. Memastikan acara yang berlangsung sesuai dengan rundown acara
7. Mempersiapkan dan mengoperasikan Zoom Meeting
8. Menentukan dresscode untuk panitia dan peserta

F. Divisi Kesekretariatan

1. Membuat dan merekap formulir pendaftaran peserta

2. Membagi kelompok mentoring peserta
3. Membuat dan merekap presensi panitia dan peserta
4. Berkoordinasi dengan divisi PDD terkait sertifikat panitia dan peserta

G. Divisi PDD (Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi)

1. Mendokumentasikan seluruh kegiatan (video maupun foto)

2. Mengoperasikan/mengelola sosial media
3. Melakukan live report melalui sosial media
4. Merekam jalannya kegiatan
5. Membuat desain sertifikat untuk seluruh komponen kegiatan
6. Membuat desain Logo, Poster, Twibbon, dan Virtual Background Zoom meeting
7. Berkoordinasi dengan divisi humas untuk penyebaran informasi terkait kegiatan

H. Divisi Humas

1. Mengantarkan dan memastikan disposisi surat undangan, TOR Pembicara

2. Menghubungi dan mengkonfirmasi pembicara dan tamu undangan
3. Sebagai narahubung untuk peserta
4. Menyebarkan link presensi
5. Menyebarkan broadcast informasi kepada peserta
6. Berkoordinasi dengan divisi PDD untuk penyebaran informasi terkait kegiatan

I. Divisi Peralatan dan Konsumsi

1. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan selama kegiatan
2. Menyediakan konsumsi untuk panitia
J. Divisi Mentor

1. Membuat dan menyampaikan materi mentoring

2. Mendampingi dan memberikan arahan kepada peserta terkait acara, tidak
diperkenankan meninggalkan peserta tanpa alasan yang jelas
3. Memastikan peserta untuk senantiasa tertib dalam rangkaian acara
4. Memantau perkembangan peserta dan mengarahkannya sampai pada Follow up
kegiatan.
5. Menjadi fasilitator diskusi peserta
6. Menjadi mediator informasi
7. Memberikan motivasi dan keteladan yang baik bagi peserta
8. Selalu hadir dalam setiap pembekalan
9. Berkoordinasi dengan divisi acara terkait dengan segala hal yang berhubungan
dengan peserta

K. Divisi Operator :

1. Membuat Room, menginfokan meeting number (link) dan password

2. Mengaprove/admit peserta, setiap peserta harus menunggu persetujuan host/co-host
untuk bisa masuk ke dalam ruang pertemuan.
3. Membuka acara vicon, setelah kegiatan video conference dirasa siap di mulai, host
membuka dengan memberi salam, menjelaskan topik, peraturan yang ada kemudian
menyerahkan kendali pertemuan kepada moderator.
4. Mengatur tampilan shoting camera, Ketika acara sudah berlangsung host menjaga
posisi kamere kepada pemateri, memberi pemateri status co-host untuk mengatur
hanya pemateri yang bisa share screen.
5. Meamastikan microfon peserta dalam kondisi off ketika acara berlangsung dengan
selalu mematikan/mute microphone peserta dan menghidupkan ketika peserta ingin
bertanya
6. Merekam/mendokumentasikan kegiatan video conference.