JOBDESK DETAIL PER DIVISI

Ketua Panitia
1. Mengkonsep gambaran acara (secara detail) dan mendistribusikan tugas-tugas
kepanitiaan kepada divisi yang bersangkutan
2. Berkoordinasi terhadap semua divisi dan PB IMTLI 2016/2017 (melalui Departemen
Penpro)
3. Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan
4. Meminta laporan kepada setiap divisi melalui wakil serta sekretaris dan bendahara
mengenai progress dari tugas yang diberikan
5. Bersama sekretaris membuat LPJ
6. Membuat timetable/barchart target yang harus dicapai hingga hari H

Wakil Ketua Panitia

1. Membantu ketua panitia
2. Mewakili ketua panitia jika berhalangan
3. Membantu memantau kinerja setiap divisi

Sekretaris
Bertanggungjawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi
1. Membuat proposal dan TOR kegiatan
2. Membuat LPJ dan SPJ kegiatan
3. Notulensi rapat
4. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal-hal yang
berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat
perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan
5. Berkoordinasi dengan divisi perizinan untuk administrasi surat-menyurat perijinan
6. Memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia
7. Membuat surat permohonan pembicara, moderator, permohonan membuka acara,
permohonan dana, permohonan kerjasama kepada instansi-intansi tertentu,
peminjaman gedung dan peralatan, undangan dan sebagainya.
8. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya
9. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir penitia
10. Menyiapkan lembar kesan dan pesan (kondisional)
 11. Menyiapkan sertifikat untuk panitia dan peserta berkoordinasi dengan PUBDEKDOK
untuk desain
12. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
13. Bertanggungjawab kepada ketua panitia

Bendahara
1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh divisi
2. Membuat RAB acara keseluruhan
3. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan berkala serta menyerahkan kepada
sekretaris
4. Bertanggungjawab kepada ketua panitia
5. Memegang seluruh keuangan acara
6. Memegang seluruh bukti pengeluaran
7. Berkoordinasi dengan divisi dana usaha dan sponsorship

Divisi Perizinan dan Keamanan

1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
2. Mengupayakan adanya tempat dan penginapan untuk kegiatan acara
3. Berkordinasi dengan sekretaris untuk surat perizinan kegiatan acara
4. Membuat dan memantau format atau SOP perizinan untuk setiap divisi yang berkaitan
dengan acara IEESS
5. Memproses perizinan untuk segala kegiatan terkait dengan acara yang membutuhkan
perizinan khusus
6. Mengkondisikan jalannya acara agar berlangsung lancar dan aman
7. Memberikan laporan secara berkala kepada wakil ketua panitia

Divisi Sponsorship dan Dana Usaha

1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
2. Berkordinasi dengan bendahara mengenai RAB (termasuk pemasukan) acara IEESS
3. Mendata link sponsor dan donator dari tiap anggota panitia dan sponsor di IMTLI
4. Menghubungi pihak sponsor untuk bekerjasama
5. Memikirkan kegiatan alternatif pemasukan keuangan seperti kegiatan dana usaha
6. Berkordinasi dengan sekretaris mengenai surat proposal sponsorship
7. Memberikan laporan secara berkala kepada wakil ketua panitia
Divisi Humas
1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia
2. Berkordinasi dengan sekretaris dalam mengelola dokumen yang diperlukan dalam
kegiatan
3. Menjadi Contact Person kegiatan dan saat registrasi
4. Membuat daftar universitas yang ikut serta dalam acara IEESS (wajib menghubungi)
5. Menjadi wakil (untuk menghubungi) untuk setiap universitas (peserta) dari mulai
PRA acara hingga akhir acara (Liaison Officer)
6. Menghubungi dan mendampingi setiap narasumber yang diundang (didampingi acara)
7. Berkordinasi dengan divisi logistik mengenai transportasi peserta dan pengisi acara
8. Berkordinasi dengan divisi publikasi mengenai strategi publikasi acara (aku mau ieess
tahun ini bisa on air di radio untuk publikasi)
9. Berkordinasi dengan sekretaris berkaitan dengan permohonan surat izin pengisi acara
serta undangan peserta
10. Berkordinasi dengan divisi konsumsi mengenai jumlah peserta dan pengisi acara
11. Berkordinasi dengan divisi acara mengenai jalannya acara
12. Melaporkan secara berkala kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
Berkordinasi dengan seluruh divisi, humas harus mengerti bagaimana dan seperti apa
jalannya acara

Divisi Logistik
1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
2. Mengupayakan adanya perlengkapan acara dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan
3. Menjadi operator alat ketika kegiatan langsung
4. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan
5. Mengurus segala biaya transportasi dan perlengkapan
6. Melakukan survey lokasi acara (dibantu sama PERIZINAN)
7. Membuat denah ruangan atau lokasi acara untuk kebutuhan penempatan peralatan dan
kebutuhan mobilisasi
8. Berkordinasi dengan divisi acara untuk jadwal pengisi acara seputar peralatan teknis
saat acara
9. Memberikan SOP permintaan peralatan segala kebutuhan untuk tiap divisi (berlaku
deadline untuk tiap divisi memberikan list peralatan yang dibutuhkan untuk acara)
10. Memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
Divisi Acara
1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
2. Menentukan pengisi atau narasumber acara seminar (3 lembaga pemerintah,
maksimal)
3. Menghubungi dan mengurusi segala hal yang berkaitan dengan pembicara acara dan
selama acara (TOR, Materi narasumber, dkk)
4. Menyusun rundown dan konsep acara serta juklak juknis acara
5. Berkordinasi dengan humas mengenai pembicara acara dan memberikan konsep acara
6. Berkordinasi dengan sekretaris mengenai surat undangan, dsb.
7. Memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
mengenai progress
8. Bertanggung jawab dengan jalannya acara

Divisi FGD&TOP Development

1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
2. Berkordinasi dengan humas mengenai peserta dari tiap universitas
3. Membuat teknis dan konsep FGD yang berkaitan dengan tema IEESS
4. Bertanggung jawab saat FGD berlangsung
5. Memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
mengenai progress

Divisi Pubdekdok
1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
2. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan dalam bentuk pamflet,
leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb) dan menyebarkan kepada pihak-pihak
terkait
3. Membuat strategi publikasi PRA acara (teaser, poster, info mini pedia tentang
materi IEESS atau acara IEESS)
4. Membuat timetable/barchart PUBLIKASI PRA ACARA
 5. Membuat item publikasi yang perlu dipasang saat dan sebelum acara (poster,
banner, x banner, id card panitia, id card peserta, souvenir untuk narasumber,
merchandise peserta, sertifikat panitia dan peserta dkk)
6. Membuat logo publikasi dan acara
7. Berkordinasi dengan divisi acara dan logistik mengenai peletakkan media onsite
8. Berkordinasi dengan sekretaris membuat surat izin pemasangan apabila
diperlukan
9. Berkoordinasi dengan sekretaris mengenai sertifikat panitia dan peserta
(pubdekdok bertanggung jawab dengan desainnya)
10. Berkordinasi dengan keamanan mengenai keamanan media onsite terutama yang
disediakan
11. Memasang publikasi pada seluruh media publikasi (radio/media cetak/media
elektronik)
12. DOKUMENTASI
13. Mempersiapkan segala kebutuhan dokumentasi
14. Mendokumentasikan seluruh kegiatan acara
15. Mendokumentasikan spot-spot sponsor
16. Mengedit dan merealisasikan dokumentasi dalam bentuk foto atau video pasca
acara (berlaku deadline)
17. Memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia

Divisi Konsumsi dan Medis

1. Bertanggungjawab kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
2. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya
3. Mengupayakan adanya konsumsi serta menyuguhkannya kepada panitia, pengisi
dan peserta
4. Menyiapkan dan membereskan peralatan konsumsi yang dibutuhkan
5. Mengurus biaya konsumsi
6. Berkordinasi dengan sponsor makanan (jika ada)
7. Menghandle segala macam urusan stand makanan dan minuman (jika ada)
8. Memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia dan wakil ketua panitia
mengenai progress
9. MEDIS
10. Menyiapkan segala peralatan medis dasar
11. Berkordinasi dengan logistik jika membutuhkan alat medis yang lebih
12. Stand by 24 jam saat acara