SOP KESEKRETARIATAN ADIGUNA UI

SOP Surat-Menyurat ADIGUNA 1. Pembakuan No. Surat : Nomor surat / Divisi / ADG-UI / Bulan (romawi) / Tahun (2 digit terakhir) Contoh : 01/DHI/ADG-UI/XII/11 Divisi Humas Informasi Divisi SDM Divisi Sosmas Divisi Danus Ketua Umum Sekretaris Umum Bendahara Umum : DHI : DSM : DSS : DDU : KU : SU : BU

2. Surat Menyurat dalam kepanitian, penomoran mengikuti divisi terkait dengan diikuti penomoran standar baku surat ADIGUNA : Nomor Surat / Nama kepanitiaan / Divisi / ADG-UI / Bulan (romawi) / Tahun (2 digit terakhir) 3. Jenis surat meliputi : PH PB KS U UC P D SK ST : untuk surat yang sifatnya Permohonan : untuk surat yang sifatnya Pemberitahuan : untuk surat yang sifatnya Kerjasama : untuk surat yang sifatnya Undangan : untuk surat yang sifatnya Ucapan : untuk surat yang sifatnya Pernyataan : untuk surat yang sifatnya Pendelegasian : Surat Keterangan : Surat Tugas

4. Yang dapat mengeluarkan surat :

Ketua Umum, Sekretaris Umum, Ketua Divisi Humas Informasi, dan staf Humas Informasi. Sekretaris Divisi Kepanitiaan dibuat oleh kesekretaritan kepanitian

5. Dalam pembuatan surat keluar oleh divisi Humas Informasi, masing-masing sekretaris divisi dan pihak yang membutuhkan harap menghubungi divisi Humas Informasi baik Ketua Divisi maupun staf nya 7 hari sebelum hari H, jika kurang dari hari tersebut harap langsung meminta pembuatan surat oleh sekretaris bidang masing-masing. 6. Nomor surat wajib diketik 7. Surat permohonan ijin berisi :Tgl Surat, No.surat, Lamp, Perihal surat, Ditujukan kepada, Badan Surat, Tanda Tangan: Sekretaris pelaksana (kanan) Ketua pelaksana (kiri) dan mengetahui Ketua Umum ADIGUNA UI (tengah). 8. Surat dibuat dalam 3 rangkap, 1 arsip untuk Sekretaris Umum, 1 arsip untuk Divisi HI dan 1 untuk jalan 9. Sebelum surat permohonan ijin dibuat, panitia kegiatan mengkoordinasikan rencana pemakaian fasilitas, seperti penggunaan ruangan, sarana prasarana lain baik diluar maupun didalam lingkungan kampus UI 10. Pengecapan diletakkan di sebelah kiri tanda tangan jabatan tertinggi dalam surat tersebut. 11. Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk softcopy dan menyertakan fotokopi surat yang dikeluarkan SOP Proposal Kegiatan Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal : 1. Halaman cover 2. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan 3. Tujuan, menjelaskan tujuan yang akan diadakan 4. Nama kegiatan dan tema kegiatan 5. Sasaran kegiatan 6. Waktu dan Tempat pelaksanaan

7. Deskripsi acara 8. Susunan Acara 9. Anggaran dana (menjelaskan rencana pengeluaran dan perkiraan pendapatan) 10. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan panitia inti) 11. Penutup 12. Lembar Pengesahan 13. Kontraprestasi (khusus untuk proposal penawaran kerjasama) 14. Lampiran SOP LPJ Kegiatan 1. LPJ Kegiatan merupakan sebuah mekanisme pertanggungjawaban oleh kepanitiaan yang menjalankan Proker ADIGUNA UI yang berisi evaluasi pelaksanaan dan keuangan Kegiatan Proker setelah kegiatan Proker yang bersangkutan selesai dilaksanakan 2. LPJ Kegiatan terdiri dari : LPJ Pelaksanaan Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan Proker 3. Laporan pertanggungjawaban harus berisi point-point : o Pendahuluan o Deskripsi kegiatan o Tujuan Kegiatan o Persiapan kegiatan o Pelaksanaan kegiatan o Indikator Keberhasilan o Pencapaian kegiatan o Evaluasi kegiatan (Analisis SWOT) o Kesimpulan dan saran 4. LPJ Kegiatan Proker dibuat pada kertas berkop ADIGUNA UI. 5. LPJ Pelaksanaan kegiatan Proker diserahkan paling lambat 1 bulan setelah pelaksanaan Kegiatan Proker berakhir. 6. LPJ keuangan kegiatan proker paling lambat 3 minggu diserahkan, terhitung sejak berakhirnya acara.

7. Laporan keuangan proker dibuat sebagai bentuk salinan sebelum LPJ keuangan proker dirapihkan. Laporan keuangan sementara diserahkan ke Bendahara Umum selambatlambatnya 5 hari setelah acara.

Jakarta Selatan, 5 Maret 2011 Mengetahui, Ketua Umum Sekretaris Umum

ARGO BASKORO

NINDYA K PERTIWI