Pengetikan Bisnis 1 - Shinta Dan Ellyn

MODUL AJAR
PENGETIKAN BISNIS 1
Oleh:
Shinta Maharani Trivena, S.AB, M.AB
Ellyn Eka Wahyu, S.Sos., M.AB
PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2020
1
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan YME, sehingga dapat tersusun Modul Ajar
Pengetikan Bisnis 1 ini. Modul ini disusun sebagai acuan dalam pembelajaran
Mata Kuliah Pengetikan Bisnis-1 pada Semester II Program Studi Administrasi
Bisnis Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Malang.
Isi dari modul ajar ini terdiri dari lima (5) bab. Bab 1 berisi tentang
Petunjuk Penggunaan Modul, Bab 2 berisi tentang Pengembangan Kecepatan dan
Ketepatan Mengetik, Bab 3 berisi tentang Display pada Tabel, Bab 4 berisi
tentang Manucript, Bab 5 berisi tentang Aneka Surat Sekretaris.
Modul ini disusun dengan sebagai materi pokok pada mata kuliah
Pengetikan Bisnis-1 bagi mahasiswa semester 2 Program Studi D3 Administrasi
Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Malang.
Malang, November 2020

Tim Penyusun,
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................i

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ..................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................vi
BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ..................................................1
1.1. Pentingnya Mata Kuliah Praktik Pengetikan Bisnis 1 ....................................1
1.2. Tujuan .............................................................................................................1
1.3. Hasil yang Diharapkan ...................................................................................2
1.4. Cara Memahami Modul ..................................................................................2
1.5. Manfaat Modul Praktik Pengetikan Bisnis .....................................................2
BAB II PENGEMBANGAN KECEPATAN DAN KETEPATAN
MENGETIK ...........................................................................................................3
2.1. Teknik Mengetik.............................................................................................4
2.2. Alat dan Bahan yang Digunakan ....................................................................6
BAB III PENGETIKAN DISPLAY ...................................................................11
3.1. Pengertian Display .......................................................................................11
3.2. Teknik Display .............................................................................................11
BAB IV MANUSCRIPT ......................................................................................24
4.1. Pengertian .....................................................................................................24
4.3.1. Manuscript ....................................................................................................24
4.3.2. Tanda-Tanda Koreksi ...................................................................................24
4.3.3. Pemenggalan Kata ........................................................................................24
4.2. Tanda-Tanda Koreksi ...................................................................................25
4.3. Pemenggalan Kata ........................................................................................28
4.3.1. Pemenggalan Kata Dalam Bahasa Indonesia ...............................................28
4.3.2. Pemenggalan Kata Dalam Bahasa Inggris ....................................................32
BAB V ANEKA SURAT SEKRETARIS ...........................................................65
5.1. Surat ..............................................................................................................65
5.1.1. Pengertian Surat ............................................................................................65
iii
5.1.2. Guna Surat ....................................................................................................65
5.1.3. Syarat Surat Yang Baik ................................................................................66
5.1.4. Penggolongan Surat ......................................................................................67
5.1.5. Bentuk Surat .................................................................................................68
5.1.6. Bahasa Surat .................................................................................................70
5.1.7. Aneka Surat Sekretaris .................................................................................80
SOAL LATIHAN ...............................................................................................128
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................138
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Pengetikan Tertutup .............................................................................14
Tabel 4. 1 Tanda – Tanda Koreksi .........................................................................26
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Teknik Pengetikan 10 Jari .......................................................................3

Gambar 2 Contoh Surat Pemberitahuan (1). ..........................................................83
Gambar 3 Contoh Surat Pemberitahuan (2). ..........................................................84
Gambar 4. Contoh Surat Undangan Berjudul. .......................................................87
Gambar 5. Contoh Surat Berperihal (1). ................................................................88
Gambar 6. Contoh Surat Berperihal (2). ................................................................89
Gambar 7. Contoh Surat Kuasa (1). ......................................................................92
Gambar 8. Contoh Surat Kuasa (2). .......................................................................93
Gambar 9. Contoh Surat Keterangan (1)................................................................97
Gambar 10. Contoh Surat Keterangan (2)..............................................................98
Gambar 11. Contoh Surat Keterangan (3) atau Surat Referensi Bank. ..................99
Gambar 12. Contoh Surat Pernyataan. .................................................................100
Gambar 13. Contoh Memo. ..................................................................................102
Gambar 14. Contoh Nota Dinas. ..........................................................................103
Gambar 15. Contoh Pengumuman yang ditulis dalam koran/majalah. ................106
Gambar 16. Contoh Surat Edaran kepada masyarakat umum..............................107
Gambar 17. Contoh Surat Pengantar (1). .............................................................109
Gambar 18. Contoh Surat Pengantar (2). .............................................................110
Gambar 19. Contoh Surat Permohonan Janji Temu. ...........................................112
Gambar 20. Contoh Balasan Surat Janji Temu. ...................................................113
Gambar 21. Contoh Surat Tempahan Ruangan....................................................115
Gambar 22. Contoh Surat Tempahan Kamar Hotel. ............................................116
Gambar 23. Contoh Surat Penugasan (1). ............................................................118
Gambar 24. Contoh Surat Penugasan (2). ............................................................119
Gambar 25. Contoh Surat Ucapan Selamat (1). ...................................................121
Gambar 26. Contoh Surat Ucapan Selamat (2). ...................................................122
Gambar 27. Contoh Surat Ucapan Terimakasih. .................................................123
Gambar 28. Contoh Surat Ucapan Duka Cita. .....................................................124
Gambar 29. Contoh Surat Permohonan (1). .........................................................126
Gambar 30. Contoh Surat Permohonan (2). .........................................................127
vi
BAB I
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
1.1. Pentingnya Mata Kuliah Praktik Pengetikan Bisnis 1

Mata Kuliah Pengetikan Bisnis 1 merupakan mata kuliah praktik dan
merupakan lanjutan dari mata kuliah Keyboarding Skill. Penyelenggaraan
kegiatan perkuliahan pada mata kuliah Pengetikan Bisnis 1 dilakukan di
laboratorium.
Mata kuliah Pengetikan Bisnis 1 mengajarkan keterampilan penting bagi
mahasiswa. Semakin nyaman mengetik, semakin fokus pula pada apa yang sedang
dikerjakan. Latihan adalah kunci untuk meningkatkan keterampilan mengetik.
Semakin sering melakukan latihan mengetik, maka akan semakin cepat dalam
mengetik.
Modul ini mencakup terdapat topik-topik yang relevan dalam menghadapi
dunia kerja, yakni : pengembangan kecepatan dan ketepatan mengetik, display,
manuscript, dan aneka surat sekretaris. Topik-topik tersebut adalah sebagai bekal
kompetensi bagi mahasiswa D3 Administrasi Bisnis yang merupakan calon
pegawai perkantoran dalam menghadapi dunia kerja.
1.2. Tujuan
Tujuan dari mata kuliah Praktik Pengetikan Bisnis 1 ini adalah untuk
meningkatkan kecepatan dan ketepatan mengetik mahasiswa dengan
menggunakan sepuluh jari (ten fingers), tanpa melihat tuts (membuta), dan
berirama. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan teknik display yang tepat
dalam mengetik sebuah dokumen, mampu mengkoreksi naskah pada saat
menyusun konsep naskah dengan memperhatikan tanda-tanda koreksi yang
terdapat pada naskah tersebut, serta dapat menyusun aneka surat sekretaris.
Setelah mendapatkan mata kuliah Praktik Pengetikan Bisnis 1 ini
diharapkan mahasiswa dapat meningkatkan kemampuan mengetiknya dan dapat
menyusun dokumen perkantoran dengan memperhatikan pengaturan display dan
tanda-tanda koreksi didalamnya, serta dapat menyusun dokumen berupa aneka
1
surat sekretaris yang dipakai dalam dunia bisnis dan perkantoran
1.3. Hasil yang Diharapkan

Hasil yang nantinya diharapkan setelah mahasiswa mendapatkan mata
kuliah Pengetikan Bisnis 1 adalah:
1) Dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam mengetik dengan cara
10 jari (ten fingers), membuta (blind system), dan berirama.
2) Dapat menyusun dokumen dengan menggunakan teknik display yang tepat
dan menarik untuk dibaca.
3) Dapat mengkoreksi naskah, dan menyusunnya kembali dalam format yang
tepat berdasarkan hasil tanda koreksi.
4) Dapat menyusun dokumen perkantoran yakni aneka surat sekretaris yang
seringkali dipakai dalam dunia bisnis dan perkantoran.
1.4. Cara Memahami Modul

Modul ini telah disusun dari topik-topik relevan yang dibutuhkan dalam
dunia kerja. Isi dari topik-topik tersebut telah disusun secara sistematis sesuai
dengan hasil yang diharapkan. Baca dan pahamilah terlebih dahulu penjelasan
singkat dari setiap topik yang akan dibahas. Selanjutnya ikuti petunjuk atau
langkah kerja yang ada di dalamnya.
Praktik mengetik akan dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Word, sehingga diperlukan penguasaan ketrampilan dalam hal penggunaan
aplikasi Microsoft Word.
1.5. Manfaat Modul Praktik Pengetikan Bisnis

Adanya Modul Praktik Pengetikan Bisnis diharapkan memberi
manfaat, yaitu :
1) Panduan dalam proses kegiatan belajar mengajar pada mata kuliah
Pengetikan Bisnis 1
2) Mempermudah pengajar dalam menyampaikan materi
3) Mempermudah mahasiswa dalam memahami materi dan mempraktekkan
instruksi atau langkah kerja
2
BAB II
PENGEMBANGAN KECEPATAN DAN KETEPATAN MENGETIK
Gambar 1
Teknik Mengetik 10 Jari
Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini :
1. Bagaimana teknik mengetik yang benar sesuai dengan kecepatan dan

ketepatan yang telah ditentukan ?
2. Bagaimana mengetik paragraf lengkap (kombinasi huruf, ngka dan tanda
baca sesuai dengan kecepatan dan ketepatan yang telah ditentukan ?
3. Bagaimana posisi ergonomis (tangan, punggung, dan kaki) yang benar
dalam aktifitas mengetik ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mengerti teknik mengetik yang benar dengan menggunakan
seluruh sumber daya yang ada
2. Mahasiswa mahir mengetik paragraf lengkap secara membuta dengan teknik
keyboarding yang baik dan benar
3. Mahasiswa menggunakan posisi ergonomis dalam setiap aktifitas mengetik
yang dilakukan.
3
2.1. Teknik Mengetik
Metode 10 jari adalah teknik yang tepat untuk mengetik menggunakan
keyboard komputer secara efisien. Dengan memposisikan jari-jari yang benar
pada tempatnya, maka akan dapat mengetik tanpa melihat tuts. Kemampuan
mengetik dengan cara membuata ini secara signifikan dapat menurunkan tingkat
kesalahan dalam mengetik dan meningkatkan kecepatan mengetik pada saat yang
bersamaan. Selain itu, dengan mengetik dengan teknik yang tepat maka akan
menurunkan risiko kelelahan dan gangguan kesehatan yang disebabkan oleh
kesalahan postur tubuh saat mengetik
Mengetik adalah keterampilan penting bagi siapa pun yang menggunakan
komputer. Semakin nyaman mengetik, maka semakin fokus pada apa yang sedang
dikerjakan. Latihan adalah kunci untuk meningkatkan keterampilan mengetik.
Semakin sering melakukan latihan mengetik, semakin cepat pula kemampuan
dalam mengetik. Untuk mengukur kemajuan dalam hal mengetik, maka dapat
mendaftar setiap skor tes pengetikan yang telah dikerjakan.
Meskipun kedua keterampilan tersebut merupakan bagian penting untuk
menjadi juru ketik sentuh yang mahir, bagi pemula, tidak ada yang lebih penting
daripada akurasi. Kecepatan akan datang dengan latihan dan pengulangan, tetapi
jika siswa menginternalisasi kebiasaan buruk dengan mengorbankan akurasi untuk
kecepatan sejak dini, kebiasaan ini mungkin sulit untuk dilupakan.
Bayangkan ada seorang pemain baseball yang bisa melempar bola dengan
kecepatan 150 mil per jam, memecahkan rekor dunia. Dalam sebuah permainan,
dia hanya melakukan satu pukulan dari setiap sepuluh lemparan. Di sisi lain, ada
pelempar lain yang melempar dengan kecepatan 90 mil per jam, yang cepat tetapi
tidak memecahkan rekor. Pelempar mana yang lebih baik di mata seorang pelatih?
Jelas pelempar dengan akurasi lebih baik.
Kecepatan itu penting, tetapi akurasi lebih penting. Pernyataan ini bukan
hanya berlaku untuk kegiatan melempar bagi pemain baseball, tetapi juga berlaku
pada kegiatan mengetik. Meskipun kecepatan merupakan bagian penting bagi
seorang juru ketik, akan tetapi akurasi juga tidak kalah pentingnya.
Kecepatan akan datang dengan sendirinya apabila mahasiswa sering
4
melakukan latihan dan pengulangan, akan tetapi jika mahasiswa memiliki
kebiasaan buruk dengan tidak memperhatikan akurasi sejak dini, maka
selanjutnya tingkat kesalahan dalam mengetik juga akan smakin tinggi. Oleh
karena itu, harus terlebih dahulu diperhatikan tingkat akurasi dalam mengetik,
maka kemudian seiring waktu yang berjalan kecepatan dalam mengetik akan
datang dengan sendirinya.
Berdasarkan hasil survei intensif yang telah dilakukan oleh Setiawardani,
dkk (2016), diketahui bahwa kecepatan mengetik para karyawan dari berbagai
industri, yaitu: 35 kata/menit. Oleh karena itu, untuk memenangkan persaingan di
dunia kerja, diharapkan mahasiswa dapat mencapai target kecepatan yang lebih
tinggi dibandingkan dunia industri yakni 40 kata/menit. Akan tetapi, untuk
mencapai 40 kata/menit juga membutuhkan latihan yang panjang, sehingga acuan
yang digunakan tetap hasil survei pada industri, yakni 35 kata per menit untuk
naskah Bahasa Indonesia dan 25 kata per menit untuk naskah Bahasa Inggris.
Untuk menghitung Kecepatan Mengetik ada dua rumus yang digunakan.
Pertama adalah rumus didasarkan pada penghitungan karakter dan yang kedua
adalah diterapkan secara langsung pada jumlah kata. Gross WPM adalah
kecepatan mengetik dalam satu menit yang diperoleh dengan jumlah tombol
Stroke (Depresi tombol) dibagi 5 (Satu kata = 5 karakter) dan kemudian dibagi
dengan menit total untuk mendapatkan kecepatan kata per menit.
Kecepatan Karakter Per Menit:
Character with space
Kecepatan (CPM) = --------------------------------
Time (Minutes)
Kecepatan Kata Per Menit:

(Character with space: 5)
Kecepatan (WPM) = ----------------------------------------
Time (Minutes)
Ketepatan:
Jumlah Kata - Kesalahan Kata
Ketepatan (5 menit) = ------------------------------------------------- X 100%
Jumlah Kata
Apabila terdapat kesalahan yakni ketidaksamaan antara kata atau karakter yang
diketik dengan teks maka tetap dihitung sebagai satu kesalahan.
5
2.2. Alat dan Bahan yang Digunakan
Terdapat beberapa alat dan bahan yang digunakan dalam praktik ini antara
lain:
1. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka
2. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka dan tanda baca
3. Naskah teks dalam Bahasa Indonesia
4. Naskah teks dalam Bahasa Inggris
5. Penghitung Waktu (stop watch)
Latihan 1
Cara untuk mengukur kecepatan mengetik dengan cara menghitung jumlah
kata per menit yang dihasilkan. Ini adalah perhitungan seberapa cepat kemampuan
seseorang dalam mengetik sebuah naskah. Yang maksud dengan kata terdiri dari 5
karakter termasuk spasi.
(35 kata/ 1 menit)
Latihan 2
Departemen Sumber Daya Manusia (SDM), saat ini sedang mencari
Asisten Administratif dengan kualifikasi serendah-rendahnya SMA atau SMK dan
memiliki pengalaman satu hingga tiga tahun sebagai tenaga administratif untuk
perusahaan. Pengalaman HR atau penggajian lebih disukai oleh perusahaan.
Asisten Administratif bertugas untuk menjawab panggilan telepon, meneruskan
pesan, dan membuat draf email mingguan yang dikirim dari tim SDM. Peran ini
diharapkan dapat mendukung tim yang terdiri dari lima spesialis SDM dan
Direktur SDM dalam mengoordinasikan wawancara serta pelatihan dan
dokumentasi karyawan yang baru. Tanggung jawab harian lainnya ditetapkan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kandidat yang ideal setidaknya memiliki
kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan minat dalam proses SDM.
(105kata/3 menit)
6
Latihan 3
Baik administrator kantor dan calon administrator kantor dapat
memanfaatkan program sertifikasi. Misalnya, sertifikasi Spesialis Microsoft Office
melatih orang-orang dalam menggunakan produk Microsoft Office yang berbeda,
seperti Word, Excel, Outlook dan OneNote. Program sertifikasi mencakup
keterampilan seperti mengelola catatan, komunikasi tertulis, penjadwalan, sumber
Daya Manusia, dan prosedur kantor umum.
Administrator kantor biasanya bekerja secara full time atau penuh waktu di
lingkungan kantor, meskipun beberapa mungkin bekerja secara part time atau
paruh waktu. Mereka bekerja di berbagai industri, seperti pendidikan, perawatan
kesehatan, dan bisnis. Administrator kantor akan menghabiskan sebagian besar
waktunya menggunakan peralatan perusahaan, seperti komputer, mesin foto kopi,
faximile, telepon, printer, dan peralatan kantor yang lainnya.
(105 kata/3 menit)
Latihan 4
Asisten Administrasi adalah bagian yang sangat penting dan harus
dimiliki oleh sebuah perusahaan dalam skala apapun.Asisten administrasi tingkat
pemula harus memiliki setidaknya ijazah SMA atau sertifikat Pengembangan
Pendidikan Umum selain sertifikasi keterampilan. Beberapa posisi lebih memilih
minimal gelar diploma, dan beberapa perusahaan bahkan mungkin memerlukan
gelar sarjana.
Banyak perusahaan akan mempekerjakan pelamar dengan gelar di bidang
apa saja. Namun, pengusaha dan industri tertentu mungkin lebih memilih lulusan
dari universitas dalam disiplin ilmu tertentu sebagai persyaratan khusus. Mereka
yang tidak memiliki gelar, juga dapat mencari kursus yang dapat memberikan
keterampilan yang mereka butuhkan untuk posisi asisten administrasi, termasuk
persuratan, pengarsipan dan organisasi, pemrosesan data dan pembukuan.
(105 kata/3 menit)
Latihan 5
Kemampuan mengetik menggunakan 10 jari dikenal dengan keterampilan
mengetik 10 jari (ten fingers). Penggunaan metode 10 jari ini diajarkan kepada
7
juru ketik untuk membantu mengetik dengan cepat. Secara bertahap, ketika sudah
bisa mengetik dengan cepat tanpa perlu melihat tuts atau dengan cara membuta
dan berirama, mereka dikatakan telah dapat mengembangkan keterampilan
mengetik dengan sentuhan dua tangan dengan menggunakan kesepuluh jarinya
melalui memori otot mereka.
Semua orang pada dasarnya dapat mengetik dengan cepat menggunakan
10 jari tanpa melihat keyboard sama sekali, hanya saja membutuhkan latihan agar
kemampuan tersebut tercapai. Keterampilan mengetik dengan menggunakan 10
jari adalah kebutuhan mutlak di dunia industri saat ini. Selain itu, dengan
ketrampilan mengetik, maka calon karyawan atau karyawan terlihat profesional
bagi atasan atau calon atasan. Dengan sering melakukan latihan mengetik, maka
keterampilan mengetik 10 jari akan terus meningkat, sehingga terlihat dan jari-jari
seperti terasa otomatis mengetik. Keterampilan mengetik sepuluh jari diminta oleh
semua pemberi kerja untuk hampir setiap pekerjaan kantor. Hal ini dikarenakan
dengan mengetik sepuluh jari maka, dapat membantu karyawan menjadi lebih
produktif dalam bekerja dengan peningkatan fokus pada pekerjaan.
(175 kata/5 menit)
Latihan 6
When you are comfortable at work, then you will be able to work optimally
and produce high quality work and not be overwhelmed at work.
(25 kata/1 menit)
Latihan 7
Office administration is a set of day-to-day activities that are related to
financial planning, record keeping & billing, personnel, physical distribution and
logistics, within an organization. An employee that undertakes these activities is
commonly called an office administrator or office manager, and plays a key role
in any organizations infrastructure, regardless of the scale. Many administrative
positions require the candidate to have an advanced skill set in the software
applications Microsoft Word, Excel and Access.
(75 kata/3 menit)
8
Latihan 8
The task of administration is the responsibility of an office administrator
or manager. Depending on the general operating structure of the organization,
and the complexity of tasks associated with the operation in general, the
responsibilities of the manager or administrator may focus on a few core tasks,
or involve the management of a wide range of functions. One of the core tasks
associated with office administration is the management of the employees
associated with the office. Typically, office administrators are responsible for
supervising the office staff, making sure that each employee has resources
necessary to competently carry out his or her assigned duties. Administrators
also function as troubleshooters, providing support and assistance to employees
when unusual situations arise during the completion of an assigned task.
(125 Kata/5 Menit)
Latihan 9
Secretary is an increasingly important profession in the business world. A
secretary is not only able to type fast, write well, and be able to communicate in
English, but must have various skills that support the implementation of work,
such as having a good attitude, knowledge, and a broad understanding of the
work he will do.
A global-oriented secretary must present the company's image. Because
the secretary is the right hand of the leadership, the secretary must also display a
good company image. In addition, a secretary must be friendly, kind and
responsible for all of his duties, as well as good relations and colleagues. Not only
that, the secretary is expected to always be up to date on technological advances,
such as information technology.
(125 kata/5 menit)
Latihan 10
Employees are the most valuable asset for a company because they
determine the success of the company's business. However, in line with the global
economic situation, recruiting the right employees has become quite a challenge.
9
Research shows that more than 50% of job application letters contain data that
does not match the truth so that companies are no longer able to rely entirely on
the information provided in the application letter.
There are several risks faced by companies when recruiting employees
who lie on their application letters. The most obvious risk is the various resources
that will be wasted such as recruitment costs, employee replacement, lost
productivity, time, etc. In a company, employees who have negative behavior will
greatly affect other employees and create a work environment that is not
conducive. Hiring the wrong employees also puts the company far more at high
risk of serious problems such as corruption.
(125 kata/5 menit)
10
BAB III
PENGETIKAN DISPLAY
Tabel dapat berdiri sendiri sebagai sumber data atau dokumen, dapat pula
melengkapi data pada paragraf. Display pada tabel menjadi penting karena
selain benar, setiap tabel harus terlihat menarik, seimbang dan selaras
antara jarak, pilihan huruf, dan hal lain yang harus diperhatikan.
Panduan pertanyaan dalam mengerjakan bab ini :

1. Seberapa penting penerapan display pada tabel yang dihasilkan ?
2. Teknik displaypada tabel seperti apa yang diterapkan, sehingga dokumen yang
dihasilkan benar, menarik dan serasi ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa dapat membedakan berbagai macam teknik display dan
menggunakannya pada saat membuat tabel
2. Mahasiswa dapat memilih teknik display yang benar dan sesuai pada saat
membuat tabel
3. Mahasiswa dapat membuat tabel secara baik, benar dan serasi dengan
menggunakan teknik display yang sesuai
3.1. Pengertian Display

Pengertian display (tata letak) adalah penyusunan naskah yang akan
diketik secara efektif dengan tampilan yang menarik sehingga mudah untuk
dibaca dan dipahami.hal ini dimaksudkan untuk memperjelas agar mudah dibaca,
selain untuk keseimbangan dan keundahan agar hasil pekerjaan menarik.
3.2. Teknik Display

Terdapat beberapa macam teknik dalam pengetikan display. Teknik yang
paling dasar dan yang paling banyak digunakan adalah:
1. Naskah Diketik Horizontal Centering (Naskah Diketik Di Tengah-Tengah
Kertas Secara Horizontal).
Contoh:
11
Segenap Civitas Akademika
Politeknik Negeri Malang
Mengucapkan
Selamat Hari Raya Idul Fitri
1438 H.
Minal Aidin Wal Faidzin
2. Dibuat Ditengah-Tengah Secara (Centering Work Vertically/Vertical

Center).
Segenap Civitas Akademika

Mengucapkan
Selamat Hari Raya Idul Fitri
1438 H.
Minal Aidin Wal Faidzin
3. Dibuat Di Tengah-Tengah Secara Vertikal Horizontal Centering, yakni

jarak antara atas dan bawah serta kiri dan kanan sama.
Contoh:
12
4. Naskah Dibuat Dalam Bentuk Tabel
Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Terbuka
Ceplok Piring Bakung Desember

Pinang Merah Lili Tulip
Kantil Sepatu Dewandaru
Gladiol Andong Sri Rejeki
Kamboja Sedap Malam Pacar Air
Raflesia Nusa Indah Pancawarna
13
Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Tertutup
Contoh:
Tabel 3. 1 Pengetikan Tertutup
No Nama Peserta Jurusan IPK

1 Abdul Qodir Djaelani Teknik Kimia 3,77
2 Adi Baskara Akuntansi 3,21
3 Bella Fitria Teknik Mesin 3,80
4 Cindy Margaretha Teknik Elektro 3,43
5 Dian Ariani Administrasi Niaga 3,63
6 Evi Sondang Teknologi Informasi 3,78
7 Fitalia Novitasari Teknik Telekomunikasi 3,21
8 Gigih Laksamana Teknik Sipil 3,56
5. Naskah Diketik Dengan Diberi Cetakan Khusus (Special Print) misalnya

bold (huruf besar), underline (digarisbawahi), naskah dicetak miring, naskah
diberi garis bawah ganda dan sebagainya.
Contoh:
Kearsipan
Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan
untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Pada dasarnya, arsip dapat
dibedakan kedalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi.
Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen
pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur diatur
secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip
referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat,
akte - akte perusahaan dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi
memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.
Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem

indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis yaitu
Sistem Indeks Kamus (Dictionary Index), Sistem Indeks Subjek (Subject
Index), dan Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index).
14
6. Naskah Diketik dengan Berbagai Macam Bentuk Paragraf
1). Paragraf Lurus
Contoh:
Customer Service secara Etimologis
Pelayanan (service) secara etimologis, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Dahlan,
dkk.,) menyatakan pelayanan ialah ”usaha melayani kebutuhan orang lain”.
Secara etimologis, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Dahlan, dkk.,) menyatakan
pelayanan ialah ”usaha melayani kebutuhan orang lain”. Pelayanan pada dasarnya
adalah kegiatan yang ditawarkan kepada konsumen atau pelanggan yang dilayani,
yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki.
Haksever et al (2000) menyatakan bahwa jasa atau pelayanan (services)

didefinisikan sebagai kegiatan ekonomi yang menghasilkan waktu, tempat, bentuk
dan kegunaan psikologis. Menurut Edvardsson et al (2005) jasa atau pelayanan
juga merupakan kegiatan, proses dan interaksi serta merupakan perubahan dalam
kondisi orang atau sesuatu dalam kepemilikan pelanggan.
Pelanggan (customer) secara etimologis, menurut Institute of Customer adalah ”A

customer is somebody who receives customer service from a service deliverer.”
15
2). Paragraf Lekuk
Customer Service Officer
Banyak bank ingin selalu dianggap baik oleh nasabah karena nasabah akan
menjadi pelanggan setia terhadap produk atau jasa yang ditawarkan. Disamping
itu, bank juga berharap dari pelayanan baik yang diberikan, nasabah dapat ikut
mempromosikan bank kepada nasabah lain. Hal ini merupakan keuntungan
tersendiri bagi bank. Dalam memberikan pelayanan yang baik, bank telah
menetapkan standar yang didukung dengan sarana dan prasarana yang ada
sehingga kepuasan nasabah dapat terpenuhi.
Selain itu, pelayanan yang baik memiliki ciri-ciri tersendiri. Dalam hal ini,
bank menggunakan kriteria untuk membentuk ciri-ciri pelayanan yang baik yang
didorong oleh beberapa faktor pendukung yang berpengaruh langsung terhadap
mutu pelayanan yang diberikan.
Yang pertama adalah faktor manusia yang memberikan pelayanan

tersebut. Manusia (Customer Service Officer) yang melayani nasabah harus
memiliki kemampuan melayani pelanggan secara tepat dan cepat. Disamping itu,
Customer Service Officer harus memiliki kemampuan dalam berkomunikasi,
sopan santun, ramah, dan bertanggung jawab penuh terhadap nasabahnya.
Yang kedua adalah faktor tersedianya sarana dan prasarana yang

mendukung kecepatan, ketepatan, dan keakuratan pekerjaan. Sarana dan prasarana
yang dimiliki harus dilengkapi oleh kemajuan teknologi terkini. Pada akhirnya,
sarana dan prasarana ini dioperasikan oleh manusia yang berkualitas. Sehingga,
kedua faktor pendukung di atas, saling menunjang satu sama lainnya.
16
3) Paragraf Menggantung
Peran Customer Service di Perusahaan
Customer Service adalah divisi yang memainkan peranan penting dalam proses
pertahanan sebuah perusahaan yang berhubungan langsung dengan
customer. Meski sering dianggap sepele, sebenarnya Customer Service
merupakan pekerjaan yang memiliki banyak fungsi dan peran di dalam
perusahaan.
Setidaknya terdapat dua fungsi utama seorang Customer Service. Fungsi utama
yang pertama adalah menjadi humas terdepan, dan yang kedua adalah
menciptakan kultur perusahaan yang positif.
Semakin lengkap, berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dan beberapa fungsi dari
Customer Service. Peranan Customer Service dalam perusahaan cukup
penting menimbang dari deskripsi pekerjaan yang dilakukannya.
Divisi Customer Service sebagian besar berperan sebagai media untuk

membangun dan memperkuat hubungan perusahaan dengan pihak
eksternal. Customer Service dapat dikatakan mewakilkan perusahaan
sebagai jalur kontak utama dari pihak eksternal.
Perusahaan yang memiliki pelayanan Customer Service yang baik akan memiliki
citra yang baik pula di mata eksternal. Bahkan, jika pelayanannya sangat
bagus, Customer Service dapat membantu kelanggengan hubungan
perusahaan dengan pelanggan atau klien agar dapat terus berulang.
17
7. Naskah diketik dengan menggunakan leader dots (titik-titik)
Contoh:
NO JUDUL BUKU ................................................................................. HARGA

1 Metodologi Penelitian Kualitatif ...................................................Rp 79.800,-
2 Customer Relationship Management.............................................Rp 92.500,-
3 Administrasi Perkantoran Modern.................................................Rp 87.900,-
4 Intermediate Accounting................................................................Rp 98.000,-
5 Public Relations (Pendekatan dan Praktek)...................................Rp 67.200,-
6 Manajemen Sumber Daya Manusia ...............................................Rp 88.100,-
7 Manajemen Kinerja Pegawai .........................................................Rp 71.900,-
8 Administrasi Sumber Daya Manusia .............................................Rp 89.000,-
9 Teori Organisasi dan Administrasi ................................................Rp 71.000,-
18
Latihan 1
Instruksi: Ketiklah naskah di bawah ini dengan menggunakan teknik display
horizontal centering yang menarik sehingga naskah mudah dibaca!
Selamat dan Sukses atas diraihnya

Peringkat Akreditasi “A”
Program Studi D3 Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
Latihan 2
vertical dan horizontal centering sehingga naskah mudah dibaca dan dipahami!
KURSUS MENGEMUDI “LANCAR JAYA”

Segera daftarkan diri Anda
Bebas pilih jadwal, armada, dan instruktur
Khusus pelajar/mahasiswa dapatkan spesial diskon up to 50%
Jl. Bondowoso No 171 Malang
Telp. (0341) 432422
Latihan 3
horizontal dan vertical centering yang menarik sehingga naskah mudah dibaca
dan dipahami!
Kami Pindah Lokasi

“Toko Jaya Sampoerna Spare Mobil Dan Motor”
Mulai Bulan Desember 2020
Alamat Baru:
Gedung Harco Glodok Lantai 3 Blok G1
19
Jakarta Barat
(021) 232 4242
Latihan 4
tabel terbuka yang menarik sehingga naskah mudah dibaca dan dipahami!
Universitas Brawijaya Universitas Budi Utomo Universitas Sriwijaya

Universitas Indonesia Universitas Bunda Mulia Universitas Indonusa
Universitas Pamulang Universitas Padjajaran Universitas Terbuka
Universitas Merdeka Universitas Diponegoro Universitas Kahuripan
Universitas Kanjuruan Universitas Surabaya Universitas Kadiri
Universitas Widyagama Universitas Telkom Universitas dr. Sutomo
Latihan 4
tabel terbuka yang menarik sehingga naskah mudah dibaca dan dipahami!
20
Latihan 5
yang menarik dengan menggunakan bentuk paragraf menggantung!
Peran Customer Service
Ada beberapa peran strategis yang dimiliki oleh CS.
Pertama, CS membantu perusahaan untuk dapat mempertahankan pelanggan
mereka. Pilihan yang banyak tersedia mem-buat pelanggan mudah berpindah ke
penyedia layanan lain. Industri kartu seluler adalah contoh bagaimana kebocoran
pelang-gan ( churn ) banyak terjadi akibat persaingan. Demikian pula dengan
industri-industri lain seperti perbankan, penerbangan, otomotif, dan lain-lain.
Peran CS akibatnya sangat strategis dalam menanggulangi migrasi pelanggan.
Bagi industri barang konsumsi seperti makanan, minuman dan rokok, peran CS
memang tidak banyak berpengaruh. Untuk industri semacam ini, kualitas produk
memegang porsi terbesar dalam upaya mempertahankan pembeli. Akan tetapi
bagi industri yang memiliki komponen pelayanan besar seperti perbankan,
asuransi, teleko-munikasi, dan lain-lain, peran CS jelas berpengaruh. Pada industri
ini pula, interaksi CS dengan pelanggan memiliki frekuensi dan intensitas yang
tinggi, yang membuat risiko ketidakpuasan pun semakin besar.
Kedua, CS membantu perusahaan dalam membentuk image yang baik di mata
pelanggan. Seorang CS harus men-cer-minkan nilai-nilai yang ingin ditampilkan
oleh peru-sahaan. Seorang CS pada perusahaan IT misalnya, harus ter-lihat
sebagai seorang yang pintar dan me-ngua-sai teknologi. Se-orang CS pada sebuah
bank harus dapat men-ciptakan perasaan a-man bagi seorang na-sa-bah. Jadi, tidak
ha-nya rapi dan menarik, seorang CS harus mam-pu mengko-mu-nikasikan secara
non verbal, nilai-nilai yang ingin ditanamkan ke-pada pelanggan.
Perusahaan seperti Singapore Airlines melihat faktor kedua ini sebagai salah satu
faktor yang penting. Itulah sebabnya perusahaan penerbangan ini begitu
ter-kenalnya dengan pramugari-pramugarinya yang ramah.
Dengan peran yang teramat strategis ini, tentu saja perusahaan harus dapat
mem-bentuk pasukan CS-nya dengan lebih baik. Ada tiga tingkatan CS yang
harus dinilai oleh perusahaan: Bad Customer Service, Fine Customer Service dan
Caring Customer Service Bad Customer Service adalah CS yang selalu membuat
21
pelanggan pergi. CS dengan ciri-ciri ini selalu melayani dengan setengah hati,
tidak berempati dan tidak melihat pelanggan sebagai aset yang berharga.
Tingkatan kedua adalah Fine Customer Service. CS pada tingkatan ini selalu
mem-berikan pelayanan dalam bentuk standar dan hanya berupaya mencapai titik
minimum dari standar pelayanan. CS ini hanya mampu mem-berikan kepuasan
sesaat kepada pelanggan dan sebenarnya masih memiliki peluang untuk terjadinya
eksodus pelanggan.
Yang paling baik tentu saja adalah Caring Customer Sevice . CS pada tingkatan
ini selalu memberikan pelayanan melebihi apa yang diharapkan pelanggan.
Mereka ini adalah CS yang berempati kepada pe-langgan.
Agar dapat menjadi perusahaan yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan,
perusahaan harus memiliki CS yang berada pada tingkatan tiga atau Caring
Customer Service. Dalam hal ini, pengetahuan akan produk saja tidak cukup,
tetapi mereka perlu memiliki keterampilan ( skills ) dan sikap ( attitude ) yang
positif pula.
Latihan 6
leader dots (titik-titik) yang menarik sehingga naskah mudah dibaca dan
dipahami!
Latihan 7
leader dots (titik-titik) yang menarik sehingga naskah mudah dibaca dan
dipahami!
22
23
BAB IV
MANUSCRIPT
4.1. Pengertian
4.3.1. Manuscript
Definisi Manuscript menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
adalah naskah, baik tulisan tangan (dengan pena, pensil) maupun ketikan (bukan
cetakan). Dalam pengertian yang luas, Manuscript (naskah) merupakan jenis
karangan yang ditulis tangan, baik dengan pena, pensil, maupun diketik (bukan
cetakan).
Seorang Sekretaris harus mampu untuk mengetik naskah yang ditulis
tangan dan biasanya tidak semua naskah dapat dibaca dengan jelas. Sering pula
dalam naskah tersebut terdapat perubahan-perubahan yang dinyatakan dengan
kode / simbol tertentu, atau pemenggalan kata yang harus dilakukan agar
pengetikan menjadi rapi.
4.3.2. Tanda-Tanda Koreksi
Tanda-tanda koreksi yaitu tanda untuk memperlihatkan perlunya
pembetulan dan menunjukkan bagian-bagian yang perlu dibetulkan.
Sebelum menyerahkan naskah, setiap naskah harus dibaca kembali untuk
mengetahui apakah tidak terdapat kesalahan dalam hal ejaan, tata bahasa atau
pengetikan ; agar tidak membuang waktu, maka dilakukan koreksi langsung pada
bagian-bagian yang salah tersebut. Bila terdapat terlalu banyak salah pengetikan
dan sebagainya, maka lebih baik halaman tersebut diketik kembali. Untuk
memperbaiki kesalahan-kesalahan itu, lazim dipergunakan tanda-tanda koreksi
tertentu.
4.3.3. Pemenggalan Kata
Pemenggalan kata merupakan pemisahan huruf atau kelompok huruf dari
kata. Suku kata merupakan bagian kata, cara mudah menentukan suku kata yaitu
dengan memperhatikan pengucapan. Pemenggalan kata dasar baik kata Indonesia
maupun kata serapan, dilakukan dengan prinsip Otografis.
Seorang Sekretaris harus mengenali kode / simbol-simbol tersebut dan
juga mengerti aturan pemenggalan kata, khususnya dalam bahasa Indonesia.
24
Untuk itu pada topik ini, akan mempelajari tentang tanda-tanda koreksi yang biasa
digunakan dan aturan pemenggalan kata dalam bahasa Indonesia maupun bahasa
Inggris.
4.2. Tanda-Tanda Koreksi

Seperti telah dijelaskan diatas bahwa perubahan pada draft atau
manuscript sering dinyatakan dengan kode / simbol tertentu, baik yang
ditempatkan pada batas margin ataupun langsung pada badan draft / konsepnya.
Kode atau simbol tersebut dikenal dengan istilah tanda-tanda koreksi atau
„manuscript sign‟.
Berikut dibawah ini pada Tabel 4.1 adalah Tanda-Tanda Koreksi yang
sering digunakan oleh Sekretaris dan atau dibidang Perkantoran.
25
Tabel 4. 1 Tanda – Tanda Koreksi
26
Lanjutan Tabel 4.1 Tanda – Tanda Koreksi
27
Lanjutan Tabel 4.1. Tanda – Tanda Koreksi
4.3. Pemenggalan Kata

Dalam mengetik suatu naskah, kita senantiasa berusaha agar pengetikan
terlihat indah, rapi. Salah satu usahanya adalah dengan merapikan ketikan agar
berakhir dibatas margin kanan yang sama tanpa harus merenggangkan jarak spasi
antara kata-katanya ; untuk itu, hal yang dapat dilakukan adalah dengan
melakukan pemenggalan kata. Ketentuan-ketentuan untuk pemenggalan kata ini
berbeda antara bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
4.3.1. Pemenggalan Kata Dalam Bahasa Indonesia
4.3.1.1.Pemenggalan kata pada kata dasar dilakukan sebagai berikut :
1) Jika ditengah kata terdapat huruf vokal yang berurutan, pemenggalannya
dilakukan diantara kedua huruf vokal itu.
Misalnya :
bu-ah
ma-in
ni-at
sa-at
2) Huruf diftong ai, au, ei, dan oi tidak dipenggal.
Misalnya :
pan-dai
28
au-la
sau-da-ra
sur-vei
am-boi
3) Jika ditengah kata terdapat huruf konsonan (termasuk gabungan huruf
konsonan) diantara dua huruf vokal, pemenggalannya dilakukan sebelum
huruf konsonan itu.
Misalnya :
ba-pak
la-wan
de-ngan
ke-nyang
mu-ta-khir
mu-sya-wa-rah
4) Jika ditengah kata dasar terdapat dua huruf konsonan yang berurutan,
pemenggalannya dilakukan diantara kedua huruf konsonan itu.
Misalnya :
Ap-ril
cap-lok
makh-luk
man-di
sang-gup
som-bong
swas-ta
5) Jika ditengah kata dasar terdapat tiga huruf konsinan atau lebih yang masing-
masing melambangkan satu bunyi, pemenggalannya dilakukan diantara
huruf konsonan yang pertama dan huruf konsonan yang kedua.
Misalnya :
ul-tra
in-fra
ben-trok
in-stru-men
29
Catatan :
Gabungan huruf konsonan yang melambnangkan satu bunyi tidak
dipenggal.
Misalnya :
 bang-krut
 bang-sa
 ba-nyak
 ikh-las
 kong-res
 makh-luk
 masy-hur
 sang-gup
4.3.1.2. Pemenggalan kata turunan sedapat-dapatnya dilakukan diantara
bentuk dasar dan unsur pembentuknya.
Misalnya :
ber-jalan mem-pertanggungjawabkan
mem-bantu memper-tanggungjawabkan
di-ambil mempertanggung-jawabkan
ter-bawa mempertanggungjawab-kan
per-buat me-rasakan
makan-an merasa-kan
letak-kan per-buatan
pergi-lah perbuat-an
apa-kah ke-kuatan
kekuat-an
Catatan :
 Pemenggalan kata berimbuhan yang bentuk dasarnya mengalami
perubahan dilakukan pada kata dasar.
Misalnya :
me-nu-tup
me-ma-kai
30
me-nya-pu
me-nge-cat
pe-mi-kir
pe-no-long
pe-nga-rang
pe-nge-tik
pe-nye-but
 Pemenggalan kata bersisipan dilakukan sepeerti pada kata dasar.

Misalnya :
ge-lem-bung
ge-mu-ruh
ge-ri-gi
si-nam-bung
te-lun-juk
 Pemenggalan kata yang menyebabkan munculnya satu huruf diawal

atau akhir baris tidak dilakukan.
Misalnya :
Beberapa pendapat mengenai masalah itu telah disampaikan ...
Walaupun cuma-cuma, mereka tidak mau mengambil makanan itu.
4.3.1.3.Jika sebuah kata terdiri atas dua unsur atau lebih dan salah satu
unsurnya itu dapat bergabung dengan unsur lain, pemenggalannya
dilakukan diantara unsur-unsur itu. Tiap unsur gabungan itu
dipenggal seperti pada kata dasar.
Misalnya :
biografi bio-grafi bi-o-gra-fi
biodata bio-data bi-o-da-ta
fotografi foto-grafi fo-to-gra-fi
introspeksi intro-speksi in-tro-spek-si
introjeksi intro-jeksi in-tro-jek-si
31
kilogram kilo-gram ki-lo-gram
kilometer kilo-meter ki-lo-me-ter
pascapanen pasca-panen pas-ca-pa-nen
4.3.1.4. Nama orangnya yang terdiri atas dua unsur atau lebih pada akhir
baris dipenggal unsur-unsurnya.
Misalnya :
Lagu „Indonesia Raya‟ digubah oleh Wage Rudolf Supratman.
Buku Layar Terkembang dikarang oleh Sutn Takdir Alisjahbana.
4.3.1.5. Singkatan nama diri dan gelar yang terdiri atas dua huruf atau lebih
tidak dipenggal.
Misalnya :
Ia bekerja di DLLAJR.
Pujangga terakkhir Keraton Surakarta bergelar R. Ng. Rangga Warsita.
Catatan :
Penulisan berikut dihindari.
Ia bekerja di DLL – AJR
Pujangga terakhir Keraton Surakarta bergelar R. Ng. Rangga Warsita.
4.3.2. Pemenggalan Kata Dalam Bahasa Inggris

Dalam hal peletakan tanda hubung atau memotong kata dalam bahasa
Inggris, juga terdapat ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
Yang tidak boleh dilakukan adalah :
4.3.2.1. Memotong Satu Suku Kata

Contoh :
heard he-ard
blame menjadi bla-me
stopped stop-ped
4.3.2.2. Memotong Angka

Tidak dibenarkan untuk memotong angka. Apabila dalam pengetikan telah
sampai pada akhir baris dan harus mengetik sederet angka yang panjang dimana
32
tempatnya sudah tidak cukup, maka lebih baik angka tersebut diketik pada baris
berikutnya.
Contoh :
$62.50 $6-2.50
$5.000.000 menjadi $5.00-000
$3.458 $3.4-58
4.3.2.3. Memotong Singkatan.

Contoh :
NSW N-SW
menjadi
RAAF RA-AF
4.3.2.4. Memotong nama, organisasi, toko, dan lain-lain yang sejenis.

Contoh :
Mr. J. Jones Mr. J.-Jones
menjadi
Smith & Co. Ltd. Smith & - Co. Ltd.
4.3.2.5. Meninggalkan satu atau dua huruf pada awal atau akhir kata.
Contoh :
a-board pian-o
u-sual comment-ed
le-gal satis-fy
4.3.2.6. Memotong kata berdasarkan penekanan katanya.

Contoh :
Chil-dren
Cor-res-pon-dence
Hun-dred
4.3.2.7. Memotong kata antara dua huruf mati.

Contoh :
33
Neces-sary
Win-dow
Cur-tain
4.3.2.8. Memotong kata antara dua huruf hidup.

Contoh :
Situ-ation
Fru-ition
Pursu-ant
4.3.2.9. Memotong kata sebelum akhiran dan apabila terdapat dua huruf
yang sama sebelum akhiran.
Contoh :
manage-ment begin-ning
posi-tion excel-lent
careless-ness mat-ting
4.3.2.10. Memotong kata untuk awalan.

Contoh :
intro-duce
tri-cycle
con-ductive
4.3.2.11. Memotong kata majemuk.

Contoh :
self-control
cold-blooded
widely-held
Latihan 1.
Instruksi :
1. Koreksilah kesalahan-kesalahan konsep dibawah ini, kemudian ketiklah
konsep tersebut dengan benar.
34
2. Ketik dengan format margin atas 3 cm, kiri 3 cm, bawah 3 cm, kanan 3
cm. Tipe huruf : Times New Roman. Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5.
Latihan 2.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Calibri (Light). Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5.
35
Latihan 3.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Times New Roman. Ukuran huruf : 12. Spasi : 2.
36
Latihan 4.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Calibri (Body). Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5.
37
Latihan 5.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Arial. Ukuran huruf : 12. Spasi : 2.
38
Latihan 6.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Arial. Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5.
39
Latihan 7.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Arial. Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5. Letakkan tanda
pemenggalan kata pada tempat yang tepat.
3. Ketik dikertas ukuran A4.
40
Latihan 8.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Arial. Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5. Letakkan tanda
41
Latihan 9.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Arial. Ukuran huruf : 12. Spasi : 2. Letakkan tanda
42
Latihan 10
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Polatino Linotype. Ukuran huruf : 12. Spasi : 2. Letakkan
tanda pemenggalan kata pada tempat yang tepat.
43
Latihan 11.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Polatino Linotype. Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5.
Letakkan tanda pemenggalan kata pada tempat yang tepat. Bentuk
paragraf : Lekuk.
44
Latihan 12.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Cambria. Ukuran huruf : 12. Spasi : 1,5. Letakkan tanda
pemenggalan kata pada tempat yang tepat. Bentuk paragraf : Full Block
Style
45
Latihan 13.
Instruksi :
cm. Tipe huruf : Cambria. Ukuran huruf : 12. Spasi : 2. Letakkan tanda
Style.
46
Latihan 14.
Instruksi :
pemenggalan kata pada tempat yang tepat. Bentuk paragraf : Semi Block
Style.
47
Latihan 15.
Instruksi :
Style.
48
Latihan 16.
Instruksi :
paragraf : Block Style.
49
Latihan 17.
Instruksi :
paragraf : Full Block Style.
50
Latihan 18.
Instruksi :
Bentuk paragraf : Lurus Penuh dengan menggunakan „open punctuation‟.
paragraf : Semi Block Style.
51
Latihan 19.
Instruksi :
Bentuk paragraf : Lurus Penuh. Letakkan tanda pemenggalan kata pada
tempat yang tepat. Bentuk paragraf : Semi Block Style.
52
Latihan 20.
Instruksi :
tempat yang tepat. Bentuk paragraf : Full Block Style.
53
Latihan 21.
Instruksi :
54
Latihan 22.
Instruksi :
55
Latihan 23.
Instruksi :
56
Latihan 24.
Instruksi :
1. Koreksilah kesalahan-kesalahan konsep dibawah ini, kemudian
ketiklah konsep tersebut dengan benar.
Bentuk paragraf : Lurus Penuh. Letakkan tanda pemenggalan kata
pada tempat yang tepat. Bentuk paragraf : Full Block Style.
57
Latihan 25.
Instruksi :
1. Koreksilah kesalahan-kesalahan konsep dibawah ini, kemudian
ketiklah konsep tersebut dengan benar.
Bentuk paragraf : Lurus Penuh. Letakkan tanda pemenggalan kata
pada tempat yang tepat. Bentuk paragraf : Semi Block Style.
58
Latihan 26.
Instruksi :
tempat yang tepat. Bentuk paragraf : Block Style.
59
Latihan 27.
Instruksi :
60
Latihan 28.
Instruksi :
61
Latihan 29.
Instruksi :
62
Latihan 30.
Instruktur :
63
64
BAB V
ANEKA SURAT SEKRETARIS
5.1. Surat
5.1.1. Pengertian Surat
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Batasan tersebut mengandung
pengertian yang sangat luas karena banyak sekali maksud yang dapat dituangkan
secara tertulis, misalnya karangan berupa artikel, makalah, skripsi dan buku. Oleh
karena itu perlu diperjelas lagi dengan penekanan bahwa maksud yang
disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pertanyaan,
pertimbangan,lamaran, penolakan dan sebagainya.
Dalam pengertian sehari-hari, surat pada umumnya hanya dikenal sebagai
alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah
pengertian sempit akibat dari anggapan bahwa surat hanya merupakan alat untuk
mengirim kabar atau berita, padahal surat mengandung aspek yang jauh lebih luas
mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan
persyaratan tertentu.
Yang dimaksud dengan informasi tertulis dalam hal ini adalah informasi
berupa kabar atau berita yang sudah umum dikenal, misalnya penawaran, pesanan,
panggilan, permohonan ; sedangkan informasi berupa rekaman berita secara
tertulis misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta dan kontrak.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat
adalah informasi yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang
dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku.
5.1.2. Guna Surat
Komunikasi tulis mutlak diperlukan dalam masyarakat modern. Sukar
membayangkan akibatnya bila dalam kehidupan modern tidak ada komunikasi
tertulis. Kegiatan berkomunikasi akan lengkap jika disamping komunikasi lisan
juga ada komunikasi tertulis.
Walaupun memerlukan proses yang lambat, surat masih tetap diperlukan
sebagai alat komunikasi ditengah alat komunikasi modern yang sangat canggih
65
dewasa ini. Surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan komunikasi lisan yang
cepat itu. Surat memiliki bukti otentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak
dimiliki alat komunikasi lisan. Itulah sebabnya kedudukan surat dalam bidang
komunikasi tak tergoyahkan.
Secara terinci guna surat bagi perseorangan dan organisasi dapat
dirumuskan sebagai :
a. alat komunikasi tulis;
b. bukti tertulis otentik;
c. alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan (arsip);
d. alat untuk mewakili perseorangan dan mewakili organisasi (duta
organisasi);
e. pedoman dasar untuk bertindak;
f. keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktifitas tertentu;dan
g. bukti historis dari suatu kegiatan sehingga surat dapat dipergunakan
sebagai riset bagi yang memerlukannya.
Disamping kegunaan tersebut diatas, surat pun memiliki keunggulan lain.
Surat lebih hemat dari segi biaya jika dibandingkan dengan pembicaraan
telepon jarak jauh.
Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal dibandingkan
dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam
komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa didalam surat
karena antara pengirim dan penerima surat tidak saling bertatap pandang.
Sikap dan perilaku seseorang seperti pemalu, gugup, atau cara berbicara yang
gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat.
5.1.3. Syarat Surat Yang Baik
Prinsip penulisan sebuah surat sama dengan prinsip komunikasi. Dalam
berkomunikasi paling tidak terdapa tiga unsur :
a. pengirim berita;
b. pesan yang akan disampaikan;
c. penerima berita.
Komunikasi akan dikatakan efektif bila pengirim berita dapat merumuskan pesan
yang disampaikanny secara tepat. Dengan bantuan alat atau media tertentu
66
tersebut dikirim atau ditransfer kepada penerima, diharapkan penerima akan
menanggapi pesan itu persis sama dengan maksud pengirimnya.
Sebagai kriteria umum, sebuah surat resmi yang baik haruslah memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
a. menggunakan kertas yang tepat dalam hal ukuran, jenis, dan warna, serta
harus disesuaikan dengan jenis surat yang akan ditulis;
b. menggunakan bahasa Indonesia yang baku;
c. menggunakan bahasa yang lugas (concise);
d. mengguakan bahasa yang jelas (clear);
e. menggunakan bahasa yang sopan dan hormat (cortious);
f. menyajikan fakta yang benar dan lengkap (correct and complete);
g. tidak menggunakan singkatan yang belum lazim, bahkan isi surat sedapat
mungkin bebas dari singkatan.
h. Tidak menggunakan kata-kata yang sulit dan istilah yang belum umum.
5.1.4. Penggolongan Surat
Sebagai alat komunikasi tulis, surat sangat beraneka ragam wujud, jenis,
nama, dan sifatnya. Surat dapat dipakai sebagai untuk berbagai keperluan dan
ruang geraknya menyangkut aspek yang luas. Agar lebih jelas, dibawah ini surat
digolongkan menurut wujudnya, menurut pemakaiannya, menurut kegiatannya,
menurut banyaknya sasaran yang dituju, menurut isinya, menurut sifatnya, dan
menurut urgensi penyelesaiannya.
5.1.4.1. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
a. Surat Bersampul
b. Kartu Pos
c. Warkat Pos
d. Telegram dan Telex
e. Memo dan Nota
f. Surat Tanda Bukti
5.1.4.2. Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya
a. Surat Pribadi, terdiri dari 2 macam :
- Surat pribadi yang isinya bersifat prive
- Surat pribadi yang isinya bersifat resmi
67
b. Surat Pemerintah
c. Surat Niaga
d. Surat Sosial
5.1.4.3. Penggolongan Surat Menurut Kegiatannya
a. Surat Intern
b. Surat Ekstern
5.1.4.4. Penggolongan Surat Menurut Banyaknya Sasaran Yang Dituju
a. Surat Biasa
b. Surat Edaran dan Surat Pengumuman
5.1.4.5 Penggolongan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
a. Surat Pemberitahuan
b. Surat Peringatan
c. Surat Pengaduan
d. Surat Penawaran
5.1.4.5. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya
a. Surat Biasa
b. Surat Konfidensial
c. Surat Rahasia
5.1.4.6. Penggolongan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
a. Surat Biasa
b. Surat Segera / Ekspress
c. Surat Kilat
5.1.5. Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola atau patrun sebuah surat yang ditentukan oleh
tata letak (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada
posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula.
Bentuk surat yang ideal hendaknya mempertimbangkan teknis pengetikan
dan penampilan surat secara keseluruhan. Bentuk surat yang idela seyogyanya
sederhana, praktis serta mudah diketik. Mudah diketik, sudah barang tentu
pembuatan surat lebih cepat selesai. Perencanaan bentuk surat juga harus
memperhatikan segi keindahan (estetis). Surat yang indah dipandang akan
68
membawa pengaruh positif bagi pembacanya.
Apabila berbicara tentang bentuk surat, terlebih dahulu harus dibedakan
antara bentuk surat yang memakai perihal atau surat berperihal dan bentuk surat
yang mamakai judul atau surat berjudul. Bentuk surat berperihal yang banyak
digunakan adalah bentuk resmi Indonesia dan bentuk lurus dengan variannya.
Bentuk resmi Indonesia digunakan oleh instansi pemerintah dan masyarakat
umum, sedangkan bentuk lurus digunakan terutama oleh perusahaan.
Diatas juga telah disebutkan selain menggunakan perihal, surat boleh juga
menggunakan judul. Bentuk surat berjudul sebenarnya sudah lebih dahulu akrab
dengan masyarakat Indonesia. Kita dapat mengenal misalnya Surat Perjanjian,
Surat Keputusan, Surat Pengumuman, dan Surat Perintah sebagai surat yang
ditulis memakai judul, bukan menggunakan perihal.
Berbeda dari surat berperihal yang variasinya terdiri atas beberapa macam,
masing-masing dengan nama model sendiri (official, block, dan identeed), surat
berjudul tidak mempunyai variasi yang demikian. Namun, bentuk surat berjudul
yang satu akan berbeda dari bentuk surat berjudul lainnya, walaupun sama-sama
memakai judul. Surat Keputusan, misalnya, tidak akan sama bentuknya dengan
Surat Perjanjian, dengan surat Pengumumam , atau dengan surat berjudul yang
lain.
Jenis surat yang dapat dibuat degan sisitem judul sangat banyak
jumlahnya. Surat berjudul juga sangat kompleks. Ada yang singkat, umpamanya
Surat Keterangan, Surat Kuasa, Surat Pernyataan ; ada pula yang sangat panjang,
seperti Surat Perjanjian, Akta Notaris, dan beberapa jenis laporan.
Dari segi penyusunannya surat berjudul yang sederhana terkadang lebih
praktis jika dibandingkan dengan surat berperihal. Hal itu disebabkan oleh
penempatan bagian-bagian surat pada surat berjudul relatif lebih strategis daripada
surat berperihal. Karena bagian surat yang lebih strategis itulah maka surat
berjudul dapat disiapkan dalam bentuk formulir sehingga pengetikannya lebih
cepat selesai.
Jika berbicara tentang formulir harus diingat bahwa formulir yang belum
diisi belum dapat disebut atau digolongkan sebagai surat. Formulir yang belum
diisi, sama kedudukannya dengan blangko surat yang juga belum dapat
69
digolongkan sebagai surat. Keduanya baru digolongkan sebagai surat jika sudah
diisi secara lengkap serta ditandatangani.
Kiranya perlu juga disinggung perbedaan antara formulir dan blangko
surat. Ruang isian pada formulir umumnya lebih terbatas daripada ruang isian
pada blangko. Mengisi formulir biasanya dengan cara menuliskan data pada tanda
titik-titik, atau dengan memberi tanda cek/tanda silang pada kotak yang
disediakan, sedangkan mengisi blangko dilakukan dengan cara menuliskan data
didalam kolom-kolom yang disediakan. Adanya kolom-kolom pada blangko juga
menjadi ciri pembeda antara keduanya karena pada dasarnya formulir tidak
didominasi oleh kolom-kolom. Sebaliknya, blangko tidak didominasi oleh tanda
titik-titik atau kotak-kotak.
Banyaknya formulir dan blangko surat yang tersedia pada kantor-kantor
menunjukkan bahwa wujud surat berjudul tidak kalah banyak dan pentingnya dari
surat berperihal. Bahkan untuk keperluan pembuatan surat berperihal seringkali
diawali dengan cara mengisi data pada formulir dan blangko yang pada prinsipnya
juga merupakan salah satu wujud surat berjudul.
5.1.6. Bahasa Surat
Pada bagian awal telah disebutkan bahwa surat merupakan salah satu
produk komunikasi tulis yang penting. Pesan-pesan praktis berupa kabar atau
berita tertulis umumnya disampaikan oleh orang melalui surat. Kiranya
keunggulan surat yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan yaitu adanya alat
bukti berupa tulisan “hitam diatas putih”, mengakibatkan orang harus memakai
surat sebagai alat komunikasi.
Adanya bukti berupa tulisan bukanlah terutama dimaksudkan untuk
melihat apakah tulisan atau ketikan seseorang rapi atau tidak, tetapi lebih dari itu ;
apakah isi atau pesan yang disampaikan oleh pengirimnya efektif atau tidak.
Dalam hal ini memegang peranan tentulah bahasa karena melalui bahasalah pesan
pengirim ditransfer kepada penerima atau pembaca surat.
Agar pesan yang ditransfer itu komunikatif hendaknya penulis surat
menggunakan bahasa yang benar, yang sesuai dengan kaidah bahasa secara umum
dan kaidah bahasa secara khusus (kaidah bahasa surat). Sebagai suatu karangan,
surat juga harus tunduk pada kaidah komposisi atau kaidah karang mengarang
70
pada umumnya.
Suatu karangan formal, terutama karangan non fiksi seperti surat,
bahasanya harus jelas, lugas dan umum (memasyarakat). Selain ketiga syarat
utama itu, penulis surat hendaknya juga memperhatikan pemakaian kata-kata yang
baku, pemakaian ungkapan tetap, dan pemakaian ejaan yang tepat sesuai Pedoman
Umum Ejaan Bahasa Indonesia secara benar.
5.1.6.1. Bahasa yang Jelas
Yang dimaksudkan dengan bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak
memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika
dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud.
Hakikat penafsiran yang sama bukanlah asal mengerti saja tetapi memahami suatu
maksud secara mendalam dan tuntas. Hanya dengan bahasa yang jelaslah,
gagasan penulis dapat dialihkan secara tepat dan akurat kepada pembaca.
Aspek yang perlu dicermati untuk menciptakan bahasa tulis yang jelas di
dalam surat adalah pemilihan kata, penyusunan kalimat, penyusunan alinea, dan
pemakaian tanda baca. Disamping itu, tentu saja format dan struktur surat sebagai
karangan harus dikuasai terlebih dahulu oleh setiap penulis surat.
5.1.6.2. Bahasa yang Lugas
Lugas diartikan sederhana, bersahaja (simple), langsung pada
permasalahan (straight to the point). Dalam bahasa Inggris ada juga ungkapan lain
yang maksudnya dapat disejajarkan dengan lugas, yaitu businesslike. Seperti
diketahui, dalam dunia bisnis orang menginginkan segala sesuatu serba cepat dan
serba praktis. Makna itulah yang dihimpun kedalam satu kata, yaitu lugas.
Konsep yang diungkapkan kata lugas yang tergambar diatas jika
diterapkan kedalam penulisan kalimat – sebagai unsur bahasa yang penting dalam
pengungkapan gagasan – berarti langsung menunjukkan permasalahan dan tidak
bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian
bahasa yang padat dan hemat (ekonomis) namun tetap mengandung makna yang
lengkap dan jelas. Lengkap berarti tidak ada unsur yang terlupakan, Jelas berarti
tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.
71
Contoh :
Berlebihan Lugas
adalah merupakan adalah
merupakan
agar supaya agar
supaya
5.1.6.3. Bahasa yang Umum
Yang dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah
„bahasa resmi yang memasyarakat ; bahasa baku dipakai yang dipakai didepan
umum ; bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat‟. Selain
strukturnya yang baku, ciri bahasa umum adalah pilihan katanya harus
mengutamakan selera masyarakat umum, bukan selera sekelompok orang, apalagi
selera pribadi. Bahasa umum adalah bahasa standar. Bahasa standar harus bebas
dari dialek, slang, dan bahasa prokem.
Contoh :
bersama ini
dengan hormat
untuk beliau (ub)
5.1.6.4. Kata yang Baku
Yang dimaksud dengan kata yang baku atau standar adalah kata yang
dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya. Seperti
diketahui, kata-kata bahasa Indonesia berasal dari berbagai bahasa daerah dan
bahasa asing. Karena itu, demi keseragaman, keseluruhan kata itu perlu dibakukan
terlebih dahulu. Kata yang dibakukan dianggap sepenuhnya menjadi kata bahasa
Inonesia. Kata-kata itu tidak lagi terikat pada bentuk asalnya sehingga ketentuan
tentang tata bunyi (fonologis), tata bentuk (morfologis), dan tata makna (semantis)
sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia.
72
Contoh :
Baku Tidak Baku
Agustus Augustus
a.n. (atas nama) a/n
bertanda tangan bertandatangan
CV C.V.
jadwal jadual
5.1.6.5. Ungkapan Tetap

Ungkapan tetap (stamp) atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik
adalah ungkapan yang unsurnya terdiri dari atas dua kata atau lebih yang berpola
tetap. Susunan baku dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan,
ditambah, atau dikurangi.
Ungkapan tetap didalam komposisi umumnya dipakai pada awal alinea
transisi. Karena itu, ungkapan tetap disebut juga frase transisi sebab konstruksinya
memang berbentuk frase. Fungsi ungkapan tetap adalah sebagai pengait dalam
peralihan alinea agar karangan menjadi padu.
Contoh :
berbicara tentang
berdiskusi tentang
terdiri atas
terjadi dari
5.1.6.6. Pemakaian Ejaan yang Disempurnakan

Kemahiran berbahasa, lebih-lebih bahasa tulis, hanya dapat diperoleh jika
seseorang memahami sistem sejaan suatu bahasa. Pengertian ejaan tidak sama
dengan mengeja (misalnya mengeja huruf atau suku kata). Ejaan adalah
seperangkat kaidah yang mengatur bagaimana melambangkan bunyi ujaran dan
bagaiamana memisahkan dan menggabungkan lambang itu dalam suatu bahasa.
Ejaan yang berlaku di Indonesia adalah Ejaan Yang Disempurnakan
(EYD). Ketentuan pemakaian ejaan ini terdapat dalam buku tersendiri ; Pedoman
Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Adapun ruang lingkupnya
73
meliputi :
a. pemakaian huruf
b. pemakaian huruf kapital dan huruf miring
c. pemakaia kata
d. pemakaian unsur serapan
e. pemakaian tanda baca
5.1.6.7. Penulisan Huruf
Masalah terpenting yang menyangkut penulisan huruf adalah penulisan
huruf kapital dan penulisan huruf miring.
a. Huruf kapital atau huruf besar dipakai dalam penulisan hal berikut :
- sebagai huruf pertama nama gelar (kehormatan, keturunan, agama),
jabatan, dan pangkat yang diikuti nama orang ; atau penyebutan tanpa
nama, tetapi nyata mengacu pada orangnya.
Contoh :
Surat ini ditujukan kepada Manager Pemasaran PT Medan Jaya
- sebagai huruf pertama nama bangsa, suku, bahasa
Contoh :
Tenaga asing pada perusahaan kami berkebangsaan Korea.
- sebagai huruf pertama nama tahun, bulan, hari, hari raya dan peristiwa
sejarah
Contoh :
Pada hari Minggu toko kami tetap buka.
- huruf kapital dipakai dalam simgkatan nama gelar dan sapaan, kecuali
gelar dokter
Contoh :
Rombongan itu dipimpin oleh Ir. Kusnan Nuryadi.
b. Huruf miring dalam cetakan (termasuk surat) dipakai untuk menuliskan
nama buku, majalah, dan surat kabar dikutip dalam surat/karangan. Selain
itu, huruf miring juga dipakai untuk menuliskan ungkapan bahasa asing
atau bahasa daerah, kecuali yang disesuaikan ejaannya.
c. Contoh :
74
Kami sarankan agar Anda menggunakan kata penataran sebagai pengganti
up grading.
5.1.6.8. Penulisan Kata
Bahasa Indonesia mengenal bentuk kata dasar, kata berimbuhan, kata
ulang,dan gabungan kata. Perhatikann ketentuan penulisan uraian berikut ini :
- Kata dasar selalu dituliskan sebagai suatu kesatuan yang berdiri
sendiri.
Contoh :
surat, nomor, tanggal, kirim, kemarin.
Kata-kata tersebut tidak dapat lagi dipecahkan menjadi beberapa satuan
pembeda arti (morfem).
- Kata berimbun (terdiri atas kata dasar dan imbuhan) juga dituliskan
serangkai.
Contoh :
bermain (kata dasar + awalan)
- Kalau gabungan kata hanya mendapat awalan atau akhiran,

penulisannya tetap terpisah sebab awalan atau akhiran hanya akan
melekat pada salah satu kata.
Contoh :
beri tahukan
berterima kasih
- Kalau gabungan kata diapit oleh awalan dan akhiran, penulisan seluruh
kata menjadi satu (serangkai).
Contoh :
pemberitahuan
menyebarluaskan
- Penulisan kata majemuk tetap terpisah sebagai dua kata atau lebih.
Kalau salah satu unsurnya tidak dapat berdiri sendiri, baru ditulis
75
serangkai dengan unsur lainnya. Kalau gabungan kata sudah dianggap
sebagai satu kata, penulisannya dirangkaikan.
Contoh :
loka karya
subbagian
apabila
- Kata depan di, ke, dan dari ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya
(fungsi kata depan adalah menunjuk tempat atau arah).
Contoh :
Kami tidak menerima karyawan yang berdomisili di luar kota.
Jika Saudara tertarik pada produk kami, silakan datang ke ruang pamer
kami di ...
- Partikel pun dipisahkan penulisannya dari kata yang mendahuluinya

kecuali ungkapan tetap : walaupun, meskipun, dan lain-lain.
Contoh :
Selain memproduksi besi lembaran, kami pun memproduksi besi
batangan.
- Partikel per yang berarti „tiap, mulai, dan demi‟ ditulis terpisah dari
bagian kalimat yang mengikutinya.
Contoh :
Harga kabel NYM Rp 800,00 per meter
- Penulisan kata bilangan tingkat dapat dilakukan dengan tiga cara

berikut :
Contoh :
Pihak I bertindak sebagai penjual dan Pihak II sebagai pembeli.
Pihak Ke-1 bertindak sebagai penjual dan Pihak Ke-2 sebagai pembeli.
Pihak Kesatu bertindak sebagai penjual dan Pihak Kedua sebagai
pembeli.
76
5.1.6.9. Penulisan Unsur Serapan
Kata-kata bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa daerah tidak
menimbulkan pemasalahan dalam penyerapannya. Kata-kata itu sebagian besar
diserap secara utuh. Tidak demikian halnya dengan kata-kata yang berasal dari
bahasa asing. Penyerapan dari bahasa asing diatur dalam beberapa ketentuan.
Contoh :
Kata Asing Penyerapan yang Benar Penyerapan yang
Salah
activity aktif, aktivitas aktip, aktifitas
analysis analisis analisa
apotheek apotek apotik
carier karier karir
5.1.6.10. Pemakaian Tanda Baca

Berikut dibahas tanda baca yang terpenting, yang banyak digunakan dalam
penulisan surat.
a. Tanda Titik
Tanda titik dipakai pada akhir singkatan dengan ketentuan dan
pengecualian sebagai berikut.
- Setiap menyingkat satu kata dipakai satu titik.
Contoh :
nomor disingkat no.
lampiran disingkat lamp.
lembar disingkat lbr.
jalan disingkat jln.
- Setiap menyingkat dua kata dipakai dua tanda titik.

Contoh :
sarjana hukum disingkat S.H
sarjana ekonomi disingkat S.E.
77
Tetapi, singkatan nama yang mengambil huruf awal kata yang disingkat, ditulis
tanpa titik.
Contoh :
Perseroan Terbatas disingkat PT
Perusahaan Dagang disingkat PD
- Setiap menyingkat tiga kata atau lebih, pada akhir singkatannya

dipakai satu tanda titik.
Contoh :
dan kawan-kawan disingkat dkk.
yang akan datang disingkat yad.
dan lain-lain disingkat dll.
atas nama beliau disingkat anb.
Tetapi, singkatan nama yang mengambil huruf awal kata yang disingkat, ditulis
tanpa titik.
Contoh :
BUMN (Badan Usaha Milik Negara)
DKI (Daerah Khusus Ibukota)
BPS (Biro Pusat Statistik)
- Penulisan akronim, yaitu singkatan yang mengambil huruf awal kata

atau suku kata dan dapat dibaca seperti kata, ditulis tanpa titik.
Contoh :
ASMI (Akademi Ilmu Sekretari dan Manajemen Indonesia)
Humas (hubungan masyarakat)
Kadin (kamar dagang dan industri)
- Singkatan nama unsur kimia, satuan ukuran, takaran, timbangan, dan

mata uang, ditulis tanpa titik.
Contoh :
Singkatan Mg adalah lambang kimia Magnesium.
Kecepatan mobil ini mencapai 160 km per jam.
78
b. Tanda Koma
- Tanda koma dipakai diantara unsur-unsur rincian yang jumlahnya
lebih dari dua.
Contoh :
Setiap pembelian yang mencapai Rp 100.000,00 kami memberikan hadiah
langsung berupa payung, kaos eksklusif, dan boneka Gufi.
Tetapi, jika rincian hanya dua unsur, tanda koma tidak dipakai.
Contoh :
Setiap pembelian yang mencapai Rp 100.000,00 kami berikan hadiah langsung
berupa payung dan kaos eksklusif.
- Tanda koma dipakai untuk memisahkan dua kalimat setara jika kalimat
yang kedua didahului oleh kata melainkan, tetapi, dan sedangkan.
Contoh :
Anton bukan karyawan PT Sanjaya, melainkan karyawan PT Sunan Jaya.
- Tanda koma dipakai dibelakang ungkapan penghubung antar kalimat.

Contoh :
Oleh sebab itu, kami terpaksa menolak permohonan Anda.
- Tanda koma dipakai diantara unsur-unsur dalam penulisan alamat,

nama tempat yang ditulis berurutan.
Contoh :
Alamat kantor kami yang baru adalah Jalan Merdeka No. 10, Kuningan,
Jakarta Selatan.
c. Tanda Titik Dua
- Tanda titik dua dipakai pada akhir suatu pernyataan lengkap bila
diikuti perincian.
Contoh :
Manajer Pabrikmembawahi tiga bagian : Bagian Produksi, Bagian
79
Perakitan, dan Bagian Pengepakan.
- Tanda titik dua tidak dipakai jika perincian merupakan pelengkap yang
mengakhiri pernyataan.
Contoh :
Manajer Pabrik membawahi Bagian Produksi, Bagian Perakitan, dan
Bagian Pengepakan.
- Tanda titik dua tidak dipakai dalam perincian jika sebelum rincian
dipakai kata adalah, yaitu, dan sebagai berikut.
Contoh :
Manajer Pabrik membawahi tiga bagian, yaitu bagian Produksi, bagian
Perakitan, dan bagian Pengepakan.
5.1.7. Aneka Surat Sekretaris

5.1.7.1. Pengertian
Yang dimaksud dengan surat sekretaris (secretarial correspondence)
adalah sekelompok surat yang pada umumnya dibuat oleh sekretaris tanpa
memandang pada lembaga apa mereka bekerja. Artinya, jenis surat-surat tertentu
pasti dibuat oleh para sekretaris yang bekerja pada kantor pemerintah, perusahaan
niaga, atau lembaga sosial.
Jika kita perhatikan surat sekretaris yang ditampilkan didalam buku ini
akan tampak bahwa surat-surat itu tergolong sebagai surat yang „ringan‟. Oleh
sebab itu, para sekretaris diharapkan dapat mengonsepnya. Tidak demikian halnya
dengan surat yang tergolong „berat‟ yaitu surat statuter. Pembuatan surat statuter
harus didasarkan pada statuta (peraturan atau undang-undang yang sudah ada).
Gunanya agar surat itu nantinya mempunyai kekuatan hukum.
Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Instruksi, dan Surat Perjanjian
adalah contoh surat statuter. Surat tersebut hampir pasti pernah dibuat oleh suatu
organisasi. Penanganan surat statuter biasanya diserahkan kepada para manajer.
Surat Sekretaris dapat disebut surat praktis. Pembuatan suratnya m emang
80
lebih praktis jika dibandingkan dengan jenis surat yang lain. Surat-surat yang
digolongkan sebagai surat sekretaris ini begitu praktisnya sehingga sebagian
besar dapat dibuat berbentuk formulir uang siap diisi. Surat sekretaris yang
dimaksud adalah :
a. Surat Pemberitahuan
b. Surat Undangan
c. Surat Kuasa
d. Surat Keterangan
e. Surat Memo dan Nota
f. Surat Edaran dan Pengumuman
g. Surat Pengantar
h. Surat Janji Temu
i. Surat Tempahan atau Bukingan (pesanan jasa)
j. Surat Ucapan (sukacita, dukacita, dan terimakasih)
k. Surat Penugasan
l. Surat Permohonan
5.1.7.2. Surat Pemberitahuan
Salah satu cara yang efektif dan formal untuk memberitahu sesuatu hal
dari perseorangan atau organisasi adalah dengan cara mengirim surat. Surat yang
isinya memberitahukan tentang sesuatu hal disebut surat pemberitahuan.
Semua surat pada dasarnya berisi informasi atau menginformasikan
sesuatu. Informasi yang disampaikan melalui surat masih dapat dibedakan atas
dua macam :
a. Informasi yang mengabarkan, terdiri dari :
- Surat Pemberitahuan
- Surat Penawaran
- Surat Pesanan
- Surat Permohonan
- Surat Lamaran
- dan lain-lain
b. Informasi yang tidak sepenuhnya bersigat mengabarkan, melainkan lebih
bersifat rekaman berita, terdiri dari :
81
- Surat-surat Akta
- Surat Kontrak
- Surat Rekomendasi
- Surat Keputusan
- Dan surat-surat tanda bukti yang pada dasarnya berisi rekaman berita
suatu aktivitas.
Ciri yang membedakan surat pemberitahuan dari surat-surat lain yang
sifatnya mengabarkan adalah pada sifat pengabarannya. Surat pemnberitahuan
semata-mata bersifat mengirim kabar atau berita (news), sedangkan surat lainnya
tidak semata-mata mengirim kabar. Selain mengabarkan, surat-surat yang lain
mengandung maksud khusus yang tergambar pada nama suratnya, yaitu
menawarkan, memesan, memohon, melamar, dan sebagainya.
Surat pemberitahuan dapat digunakan untuk memberitahukan sesuatu,
misalnya perubahan nomor telepon, pindah alamat, pembukaan kantor cabang
baru, perubahan harga, dan keperluan lain yang bersifat mengabarkan.
Keanekaragaman pemakaian tersebut diatas menunjukkan betapa luasnya ruang
gerak surat pemberitahuan. Bagi suatu organisasi, surat pemberitahuan dapat
dipakai untuk sasaran intern dan sasaran ekstern.
Dari segi modelnya, surat pemberitahuan dapat dibuat berjudul dan dapat
pula berperihal. Surat pemberitahuan yang berjudul kadang-kadang digunakan
sebagai pengumuman dengan cara menempelkannya pada papan pengumuman.
Jika ditinjau dari sifat berita yang disampaikan, isi surat pemberitahuan
dapat dibedakan atas dua macam :
a. Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengirim surat.
b. Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan untuk
surat yang diterima sebelumnya pleh pengirim berita.
Struktur isi surat pemberitahuan pada umumnya sebagai berikut :
a. Bagian Pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi
masalah pokok surat.
b. Bagian Isi, bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan atau
penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
82
c. Bagian Penutup, yaitu bagian yang umumnya berisi harapan agar pihak
yang dituju memaklumi hal yang disampaikan. Bila perlu, dalam
bagian ini pengirim surat dapat meminta tanggapan atau reaksi
penerima surat terhadap pemberitahuan yang diterimanya.
Berikut dibawah ini pada Gambar 2 dan Gambar 3 adalah Contoh
Surat Pemberitahuan :
Gambar 1
Gambar 2 Contoh Surat Pemberitahuan (1).
83
Gambar 3 Contoh Surat Pemberitahuan (2).
5.1.7.3. Surat Undangan

Undangan adalah suatu pernyataan yang mengharap kehadiran seseorang
atau lebih dalam suatu acara atau kegiatan tertentu (rapat, seminar, diskusi, atau
pertemuan formal lainnya). Masyarakat modern lebih suka diundang secara
84
tertulis. Dengan cara tertulis, orang yang diundang akan merasa lebih dihargai,
dan dari segi administrasi hal itu lebih dapat dipertanggungjawabkan.
Pada umumnya undangan dapat digunakan untuk keperluan resmi,
keperluan setengah resmi, dan untuk keperluan tidak resmi. Oleh karena itu,
berdasarkan derajad kepentingannya, undangan dapat digolongkan atas tiga
macam :
a. Undangan resmi
Undangan resmi digunakan untuk keperluan resmi, misalnya undangan
rapat organisasi, undangan untuk mengikutin upacara kenegaraan, undangan
pelantikan pejabat, dan lain-lain. Undangan resmi dikeluarkan oleh badan atau
organisasi resmi, sehingga pengundang harus menyebut pihaknya dengan kata
kami.
Undangan resmi memiliki empat ciri, yaitu :
- menggunakan kepala surat (kop surat);
- menggunakan model atau bentuk surat yang standar;
- menggunakan ragam bahasa resmi; dan
- menggunakan kertas yang dikhususkan untuk surat-menyurat.
b. Undangan setengah resmi.
Undangan setengah resmi digunakan untuk keperluan setengah resmi.
Undangan setengah resmi biasanya dikeluarkan oleh keluarga, perkumpulan
keluarga,. Perkumpulan arisan, dan lain-lain. Contoh undangan setengah resmi
antara lain undangan pesta perkawinan, undangan rapat keluarga, dan undangan
syukuran. Undangan setengah resmi juga mewakili kelompok sehingga
pengundang harus menyebut pihaknya dengan kata kami atau kata ganti jamak
lainnya.
Ciri undangan setengah resmi yaitu :
- tidak menggunakan kepala surat;
- model atau bentuk suratnya boleh tidak standar;
- boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi
seluruhnya); dan
- menggunakan kertas yang lazim digunakan dalam surat-menyurat.
c. Undangan tidak resmi.
85
Undangan tidak resmi atau undangan pribadi adalah undangan yang dibuat oleh
perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri. Contoh undangan tidak resmi
antara lain undangan makan dan undangan pesta ulang tahun. Karena undangan
pribadi mewakili satu orang saja, maka di dalam undangan pribadi harus
menyebut dirinya dengan kata saya.
Berikut ini diberikan contoh penutup undangan yang benar :
- Kami sangat mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
- Kehadiran Anda merupakan kebahagiaan bagi kami.
- Kami menunggu kedatangan Anda.
- Atas perhatian Anda, kami mengucapkan terimakasih.
Berikut dibawah ini pada Gambar 4, Gambar 5, dan Gambar 6 adalah
Contoh Surat Undangan Berjudul dan Contoh Surat Undangan Berperihal :
86
Gambar 4. Contoh Surat Undangan Berjudul.
87
Gambar 5. Contoh Surat Berperihal (1).
88
Gambar 6. Contoh Surat Berperihal (2).
5.1.7.4. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang
atau pejabat kepada orang atau pejabat lain sehingga pihak yang diberi wewenang
dapat bertindak mewakili pihak yang memberi wewenang/kekuasaan.
Didalam surat kuasa, selalu ada dua pihak yang berkepentingan yaitu
pihak yang memberi kuasa dan pihak yang diberi kuasa. Pihak yang memberi
89
kuasa harus menyebutkan jenis pelimpahan kekuasaan, apakah atas nama pribadi
atau atas nama organisasi.
Surat kuasa yang dibuat atas nama pribadi tergolong sebagai surat pribadi
dan surat kuasa yang dibuat untuk mewakili seorang pejabat didalam suatu
organisasi denga sendirinya termasuk surat organisasi.
Penggunaan surat kuasa didalam suatu organisasi dapat dibedakan sebagai
berikut :
a. Surat kuasa untuk keperluan intern organisasi.
Surat kuasa yang dipakai dilingkungan suatu organisasi pada
dasarnya lebih merupakan formalitas saja. Karena itu dalam
surat kuasa yang bersifat intern, data pribadi kedua belah pihak
tidak perlu dicantumkan secara rinci.
b. Surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi.
Didalam surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi harus
dicantumkan secara jelas dan rinci hal berikut ini :
- Data Pribadi pihak yang memberi kuasa.
- Data pribadi pihak yang diberi kuasa.
- Bentuk kekuasaan yang diberikan lengkap dengan batas-batasnya.
Bila menyangkut aspek hukum atau unag yang bernilai mulai lima ratus
ribu rupiah, surat kuasanya harus dibubuhi meterai. Surat Kuasa tidak perlu
dibubihi meterai jika ditulis diatas kertas segel.
Rincian data pribadi, baik tentang pihak yang memberi kuasa maupun
tentang pihak yang diberi kuasa umumnya sebagai berikut :
- Surat kuasa yang bersifat kedinasan, rincian data pribadi terdiri atas :
nama, NIP/NRP, pangkat / golongan, pekerjaan / jabatan.
- Surat kuasa yang bersifat pribadi, rincian data pribadi terdiri atas :
nama, nomor kartu jatidiri / identitas, pekerjaan, dan alamat.
Surat kuasa baru dikatakan sah jika telah ditandatangani oleh kedua belah
pihak. Proses penandatanganan hendaknya sebagai berikut :
- Yang mula-mula membubuhkan tanda tangan adalah pihak yang diberi
kuasa.
- Setelah itu, barulah pemberi kuasa membubuhkan tanda tangannya.
90
- Sangatlah salah apabila surat kuasa hanya ditanda-tangani oleh
pemberi kuasa, lalu diserahkan begitu saja kepada penerima kuasa
karena percaya, tanpa tanda tangan penerima kuasa. Tindakan itu
keliru karena pemberi kuasa telah memberi peluang kepada orang yang
diberi kuasa untuk memanipulasi surat kuasa tersebut.
Berikut dibawah ini pada Gambar 7 dan Gambar 8 adalah Contoh Surat
Kuasa :
91
Gambar 7. Contoh Surat Kuasa (1).
92
Gambar 8. Contoh Surat Kuasa (2).
5.1.7.5. Surat Keterangan

Surat Keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau
sesuatu hal. Surat keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling banyak
dibuat karena isi surat keterangan umumnya menyangkut aktifitas manusia.
Ragam surat keterangan juga sangat banyak dan ruang lingkupnya sangat luas.
93
Karena itu, batas antara surat keterangan dengan yang bukan keterangan sering
tidak jelas.
Setiap surat memang seharusnya sudah menginformasikan atau
menerangkan sesuatu. Tetapi, hal itu tidak harus membuat semua judul surat
keterangan menjadi surat keterangan ini atau surat keterangan itu. Surat
Keterangan Pindah, Surat Keterangan Tanda Lapor Diri (SKTLD), Surat
Keterangan Kematian, misalnya ; sebenarnya dapat dinamakan surat pindah, surat
tanda lapor diri, dan surat kematian saja.
Atas dasar tersebut, muncul nama-nama baru yang dari segi isinya
tergolong sebagai surat keterangan, tetapi dari segi namanya surat-surat itu „telah
memisahkan diri dari induknya‟. Surat-surat itu adalah surat referensi, surat
rekomendasi, dan surat pernyataan. Seharusnya, surat keterangan pindah, surat
keterangan tanda lapor diri, dan surat keterangan kematian, ikut menanggalkan
keterangan dari „tubuhnya‟ sehingga tercipta nama baru.Tetapi, sampai saat ini
pembaharuan nama pada kelompok surat keterangan masih berproses seiring
dengan kemajuan teknologi dan kebahasaan.
Dipihak lain ada keterangan yang justru tidak dapat dihilangkan dari judul
surat. Jika keterangan itu dihilangkan, akan timbul makna baru, makna yang lain
sama sekali. Nama surat keterangan bank tidak sama dengan surat bank ; surat
keterangan rekanan tidak sama dengan surat rekanan ; dan surat keterangan
dokter tidak sama dengan surat dokter. Memang dalam ragam lisan, kata
keterangan pada ketiga judul surat yang disebut tadi dapat dihilangkan atau
dilesapkan. Tetapi, dalam ragam tulis hal itu tidak boleh dilakukan karana dapat
menimbulkan tafsiran ganda (ambigu).
Jika ditinjau dari segi isi dan derajad kepentingannya, surat keterangan
dapat dibedakan atas empat macam :
- Surat Keterangan Biasa ;
- Surat Referensi ;
- Surat Rekomendasi ; dan
- Surat Pernyataan.
5.1.7.6. Surat Keterangan Biasa
Surat Keterangan biasa adalah surat keterangan yang diberikan kepada
94
seseorang dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat ditengah-tengah
kesibukan sehari-hari, misalnya keterangan sebagai mahasiswa, keterangan
sebagai anggota organisasi, biasa, keterangan sebagai karyawan atau instansi.
Di dalam surat keterangan biasa, umumnya pejabat yang menerangkan
tidak perlu mencantumkan data pribadinya. Pejabat yang menerangkan dapat
langsung menuliskan jabatannya. Tetapi, jika dirasa perlu, pejabat yang
menerangkan dapat juga mencantumkan data pribadinya paling tidak harus
mencakup : nama, pangkat / golongan, pekerjaan / jabatan.
Pada dasarnya isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut,
- Data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan.
- Data pribadi pihak yang diterangkan.
- Isi keterangan (menerangkan apa).
- Tujuan keterangan dibuat (untuk keperluan apa keterangan itu
dikeluarkan).
- Pentutup, umumnya berisi imbauan atau harapan agar pihak ketiga
maklum.
5.1.7.7. Surat Referensi
Yang dimaksud dengan referensi adalah keterangan yang bersifat rahasia
dari pihak ketiga tentang pihak kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas,
perilaku, dan kualifikasi pihak kesatu untuk kepentingan pihak kedua (yang
meminta referensi tersebut). Dalam pemberian referensi ini, pihak ketiga tidak
turut bertanggung jawab jika dibelakang hari timbul persoalan antara pihak kedua
dan pihak kesatu.
Surat referensi biasanya diperlukan untuk keperluan niaga dan melamar
pekerjaan. Dalam perkembangannya, referensi dapat dibedakan atas tiga macam,
yaitu :
- Referensi Dagang.
- Referensi Bank.
- Referensi Pribadi.
5.1.7.8. Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi adalah surat keterangan yang diberikan kepada
seseorang atau perusahaan berdasarkan data-data otentik yang ada. Rekomendasi
95
dapat diberikan oleh pimpinan perusahaan berdasarkan catatan pembukaan
perusahaannya. Rekomendasi dapat juga diberikan oleh perseorangan terutama
untuk keperluan melamar pekerjaan.
Perbedaan referensi dan rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan
rekomendasi. Jika referensi diperoleh dengan menunjuk seseorang, maka
rekomendasi diperoleh dengan meminta surat langsung dari pemberi rekomendasi.
5.1.7.9. Surat Pernyataan
Surat Pernyataan adalah surat keterangan berupa pernyataan yang
diberikan oleh seseorang atau instansi mengenai keadaan orang atau hal tertentu
untuk keperluan khusus. Surat pernyataan yang menyangkut aspek hukum harus
ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai sesuai dengan
peraturan yang berlaku. Hal itu juga berarti bahwa surat pernyataan yang
menyangkut aspek hukum hanya dapat dibuat oleh seseorang yang telah dewasa.
Berikut dibawah ini pada Gambar 9, Gambar 10, Gambar 11 dan Gambar
12 adalah Contoh Surat Keterangan, Contoh Surat Referensi Bank, dan Contoh
Surat Pernyataan :
96
Gambar 9. Contoh Surat Keterangan (1).
97
Gambar 10. Contoh Surat Keterangan (2).
98
Gambar 11. Contoh Surat Keterangan (3) atau Surat Referensi Bank.
99
Gambar 12. Contoh Surat Pernyataan.
5.1.7.10. Memo dan Nota

Memo dan Nota adalah surat khusus yang digunakan antar pejabat di
dalam lingkungan suatu organisasi. Memo dan Nota tidak boleh dikirim ke luar
lingkungan suatu organisasi. Penggunaan tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal
100
orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi tersebut.
Mengingat Memo dan Nota dipergunakan untuk keperluan intern
organisasi, maka di dalam kop sebuah memo tidak perlu dicantumkan identitas
organisasi secara lengkap seperti alamat kantor, nomor telepon, dan bidang usaha,
melainkan cukup nama organisasi atau unit organisasi saja. Walaupun memo dan
nota memiliki persamaan, yaitu sama-sama digunakan untuk keperluan intern
organisasi, tetapi pemakaian dan pengedarannya mempunyai perbedaan.
Memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal dari kata
memory ( Inggris) yang berarti ingatan. Itulah sebabnya isi memo terutama
menyangkut informasi yang bersifat mengingatkan. Karena isi yang demikian itu,
peredaran memo didalam suatu organisasi boleh secara horizontal, boleh secara
vertikal ke atas dan ke bawah, dan boleh pula secara diagonal.
Istilah Nota berasal dari kata note (Inggris) yang berarti catatan.
Mengingat isi nota terutama bersifat catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan,
maka peredaran nota umumnya vertikal ke bawah. Tetapi ada juga nota secara
horizontal yang isinya tidak bersifat memberi perintah.
Nota yang vertikal ke bawah berisi perintah dan bahkan penugasan.
Dengan nota dinas, seorang pegawai dapat menjalankan fungsi tertentu yang
ditugaskan oleh atasannya walaupun pegawai itu belum memilih surat
pengangkatan resmi sebagai pejabat yang mempunyai wewenang penuh untuk
menjalankan fungsi tersebut. Fungsi lain nota dinas adalah untuk menjabarkan
secara rinci isi surat keputusan, surat instruksi, surat perintah, dan surat-surat
lainnya yang dianggap perlu untuk ditindak lanjuti dengan nota.
Memo dan Contoh Nota :
101
Gambar 13. Contoh Memo.
102
Gambar 14. Contoh Nota Dinas.
5.1.7.11. Surat Edaran dan Pengumuman

Surat Edaran adalah surat denga alamat tujuan kolektif yang beredar dari
satu tangan ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua
orang yang dituju (sirkuler), atau semua orang yang dituju mendapat surat yang
sama isinya. Perhatikan contoh alamat tujuan surat edaran dibawah ini :
103
Yth. Seluruh Karyawan Yang terhormat
PT Bangun Cipta Sarana Para Nasabah BRI
Jakarta Timur Jakarta
Yang terhormat Yth. Para Wajib Pajak

Pemilik Toko Buku Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
di Seluruh Indonesia Jakarta
Contoh diatas menunjukkan adanya perbedaan antara alamat tujuan surat edaran
dan alamat tujuan surat yang bukan edaran. Perbedaan itu terletak pada
kolektivitas pihak yang dituju. Namun, disamping alamat kolektif seperti yang
dicontohkan itu, alamat edaran juga dapat dibuat seperti alamat tujuan surat biasa.
Misalnya edarana kepada 100 orang atau 100 organisasi, alamatnya diketik satu
per satu, sedangkan isi bagian surat yang lain, selain alamat tujuan itu, persis sama
bunyinya.
Jika dintinjau dari banyaknya sasaran yang dituju, surat edaran dapat
dibedakan atas dua macam :
a. Edaran kepada orang banyak yang jumlahnya terbatas (dapat dihitung
dengan pasti) ; misalnya edaran dari sebuah bank kepada para nasabahnya
; dari pimpinan organisasi kepada para anggota organisasi yang
dipimpinnya ; dan dari pimpinan perusahaan kepada karyawannya.
b. Edaran kepada orang banyak yang tidak terbatas jumlahnya atau edaran
kepada masyarakat umum. Contoh edaran kepada masyarakat umum
adalah surat edaran yang bersifat promosi dan edaran penawaran barang
atau jasa.
Surat edaran kepada sasaran yang terbatas dapat dibuat seperti surat biasa.
Suratnya dapat dibuat dengan sistem perihal atau sistem judul. Bagian-bagian
suratnya pun masih lengkap (seperti bagian-bagian surat biasa). Edaran kepada
masyarakat umum juga dapat dibuat dengan sistem judul atau sistem perihal,
tetapi bagian-bagian suratnya boleh tidak lengkap. Surat edaran untuk masyarakat
umum boleh tanpa nomor, tanpa alamat tujuan, tanpa tanggal, dan tanpa nama
penanggung jawab.
104
Kalau ditinjau dari segi isinya, antara edaran dan pengumuman terdapat
persamaan yaitu sama-sama menyampaikan informasi kepada orang banyak, dan
oleh karena itu sama-sama tidak bersifat rahasia. Tetapi, jika diamati secara
seksama, antara keduanya terdapat perbedaan dalam cara penyebaran dan
jangkauan informasinya.
Cara penyebaran pengumuman dapat dilakukan dengan memasangnya
dipapan pengumuman atau di koran / majalah sebagai iklan sehingga jumlah
penerima informasi dengan cara ini tidak dapat diketahui dengan pasti. Sementara
untuk edaran, penyebaran informasi dapat dilakukan dengan cara berpindah
tangan (sirkuler) sehingga penerima informasi dapat diperkirakan jumlahnya.
Pengumuman yang ditulis dalam koran/majalah dan Contoh Surat Edaran kepada
masyarakat :
105
Gambar 15. Contoh Pengumuman yang ditulis dalam koran/majalah.
106
Gambar 16. Contoh Surat Edaran kepada masyarakat umum.
5.1.7.12. Surat Pengantar

Surat Pengantar dimaksudkan untuk mengantarkan sesuatu. Pada Surat
Pengantar selalu ada dua aspek yang terikat erat, yaitu :
107
a. Sesuatu yang diantar
b. Surat untuk mengantar sesuatu
Jika kedua aspek tersebut diibaratkan seperti orang yang berjalan beriringan, surat
pengantar berada di depan dan sesuatu yang diantarkan mengikutinya dari
belakang.
Surat Pengantar dapat berfungsi sebagai :
a. Pengantar orang, misalnya memperkenalkan seseorang melalui
surat (yang dibawa oleh orang itu sendiri) untuk meghadap orang yang dituju.
b. Pengantar berkas atau dokumen, misalnya berkas usulan kenaikan
pengkat para pegawai dari satu unit untuk diproses lebih lanjut pada unit tertentu ;
dan
c. Pengantar barang, misalnya barang yang diperjual belikan (dari
penjual kepada pembeli) atau mengantarkan paket kiriman dan barang lainnya.
Ada dua macam Surat Pengantar, yaitu :
a. Surat Pengantar berperihal, biasanya difungsikan untuk pengantar
orang. Pengantar berperihal dapat juga difungsikan untuk pengantar dokumen,
misalnya berkas usulan kenaikan pangkat disertai penjelasan yang agak panjang
tentang segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan dokumen yang akan
diantarkan.
b. Surat Pengantar berjudul, bentuknya berbeda dari surat berjudul
pada umumnya. Surat Pengantar berjudul dapat dibuat berbentuk blangko. Kolom-
kolom dalam blangko itu dapat dibuat seperti contoh pada gambar dibawah ini :
Nomor Uraian Jumlah Catatan
Selain sebagai pengantar dokumen atau barang, surat pengantar

berbentuk blanko juga sekaligus dapat berfungsi sebagai tanda terima. Pada
bagian akhir surat yaitu pada bagian kiri bawah kertas surat tersedia tempat tanda
tangan bagi orang yang menerima dokumen atau barang. Oleh sebab itu, surat
pengantar model ini dibuat minimal rangkap 2. Satu copy akan dikembalikan
kepada pengirimnya sebagai tanda bukti barang sudah diterima, dan hal itu
ditandai oleh adanya tanda tangan pihak penerima.
108
Surat Pengantar :
Gambar 17. Contoh Surat Pengantar (1).
109
Gambar 18. Contoh Surat Pengantar (2).
5.1.7.13. Surat Janji Temu

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan atasan / bos dengan
para relasi. Tugas ini berkaitan dengan tugas lain dari seorang sekretaris, yaitu
membuat jadwal perjalanan pimpinan / bos. Dalam melakukan perjalanan
dinasnya, pimpinan biasanya menemui orang-orang tertentu, mungkin rekan
bisnisnya atau mungkin pejabat pemerintah guna membicarakan berbagai
masalah. Untuk semua itulah para sekretaris harus membuat janji temu terlebih
dahulu dengan pejabat yang akan ditemui. Janji temu diatur bersama oleh kedua
sekretaris dari pejabat yang akan bertemu. Tentu saja waktunya harus diatur oleh
sekretaris dengan bos masing-masing.
110
Pertemuan dengan para pemimpin, tokoh masyarakat, tokoh politik,
pejabat tinggi negara yang sereing dilakukan oleh perseorangan atau kelompok
disebut juga audiensi. Untuk keperluan tersebut harus juga dibuat sebuah surat
yang dinamakan surat permohonan audiensi. Surat tersebut juga tergolong sebagai
surat janji temu.
Janji temu dapat juga diadakan melalui telepon jika cara itu dianggap
sudah memadai. Namun, seringkali diperlukan bukti otentik dan penyampaian
secara formal sehingga janji temu perlu juga dibuat dengan perantaraan surat.
Mengingat para eksekutif organisasi umumnya orang-orang yang sibuk
sehingga waktu menjadi demikian, maka dalam permintaan janji temu perlu
diperhitungkan waktu yang paling cocok dan tempat yang representatif. Waktu
dan tempat pertemuan itulah yang perlu dicantumkan secara jelas dalam surat janji
temu dan di dalam balasannya.
Permohonan Janji Temu dan Contoh Balasan Surat Janji Temu :
111
Gambar 19. Contoh Surat Permohonan Janji Temu.
112
Gambar 20. Contoh Balasan Surat Janji Temu.
5.1.7.14. Surat Tempahan (Pesanan Jasa)

Istilah tempahan dimaksudkan untuk membedakannya dari istilah
pesanan, , walaupun keduanya mempunyai arti yang sama. Berdasarkan
pengamatan, kini sudah waktunya untuk memisahkan antara pesanan barang
(material) dan pesanan jasa (non material).
Dalam perkembangan dewasa ini, terutama dalam percakapan lisan, untuk
113
semua pesanan berupa barang maupun jasa dipergunakan istilah pesanan, seperti
pesan tiket, pesan kamar hotel, atau pesan ruang sidang. Sampai sejauh ini, istilah
pesanan untuk barang dan jasa penggunaannya masih dapat diterima atau tidak
menimbulkan masalah. Tetapi, sebenarnya penggunaan istilah pesanan untuk
kedua maksud tersebut kurang tepat. Cepat atau lambat intensitas penggunaan
istilah tersebut akan sampai pada titik memilih.
Untuk pesanan barang sudah dipergunakan istilah yang tepat yaitu
memesan (order atau request) dari kata dasar pesan. Untuk pesanan jasa
dipergunakan istilah to book atau to reserve yang artinya menempah dari kata
dasar tempah. Istilah booking atau reservation juga sebenarnya tidak tepat, karena
kedua kata tersebut adalah kata bahasa Inggris. Jika harus dipilih, kata bukingan
lebih memadai. Tetapi, yang lebih cocok untuk memesan jasa adalah kata
tempahan.
Dalam contoh surat tempahan berikut ini disajikan dua macam surat, yaitu
tempahan (ruangan) dan tempahan kamar hotel. Pada kesempatan ini disarankan
kepada para koresponden, terutama para sekretaris agar memakai istilah tempahan
jika meminta atau memesan jasa.
Tempahan Ruangan dan Contoh Surat Tempahan Kamar Hotel :
114
Gambar 21. Contoh Surat Tempahan Ruangan.
115
Gambar 22. Contoh Surat Tempahan Kamar Hotel.
5.1.7.15. Surat Penugasan

Surat Penugasan adalah surat yang dipergunakan untuk menugaskan
seseorang atau lebih agar ia / mereka mereka melakukan pekerjaan tertentu.
Definisi tersebut menunjukkan adanya unsur perintah dalam surat penugasann.
Karena itu, surat penugasan selalu datang dari atasan selaku pemberi tugas yang
diberikan kepada bawahannya selaku penerima tugas. Dengan perkataan lain,
surat penugasan datang dari pejabat yang menugasi kepada pejabat atau karyawan
yang ditugasi sesuatu.
116
Sepintas lalu surat penugasan sama dengan surat perintah atau instruksi
karena sama-sama dibuat berjudul. Tetapi, teknis pembuatan dan bunyi kedua
surat itu berbeda. Surat perintah mempunyai kondiseran (yang menjadi dasar
untuk mengeluarkan perintah) dan diktum (bunyi perintah itu sendiri), sedangkan
surat penugasan dapat langsung pada penugasan yang diberikan atau kadang-
kadang diawali dengan bagian pengantar yang melandasi pemberian tugas.
Jika suatu organisasi memberikan tugas yang sama secara berulang-ulang
atau berpola tetap, untuk penugasan itu dapat dibuat formulir atau blangko agar
penggunaannya lebih praktis. Rincian keterangan dalam surat penugasan pada
suatu organisasi dapat berbeda dari organisasi yang lain, bergantung pada jenis
aktivitas dan banyaknya unsur yang akan dirinci.
Penugasan :
117
Gambar 23. Contoh Surat Penugasan (1).
118
Gambar 24. Contoh Surat Penugasan (2).
5.1.7.16. Surat Ucapan

Seorang pejabat pada suatu organisasi ; bahkan yang bukan pejabat
sekalipun ; pada suatu saat pasti perlu mengucapkan selamat (sukacita) atau turut
119
belasungkawa (dukacita) kepada relasi atau kenalannya. Hal itu tidak terlepas
dari etika pergaulan didalam masyarakat.
Mengucapkan selamat secara lisan kepada seseorang, baik bersemuka
maupun melalui telepon bukanlah merupakan pekerjaan yang berat. Penyampaian
secara lisan mengakibatkan konteks dan situasi turut membantu, lebih-lebih jika
berhadapan langsung dengan lawan bicara ; apalagi sambil berjabat tangan.
Tetapi, tidak demikian halnya jika ucapan itu akan dituliskan didalam sebuah
surat. Memang ucapan selamat tahun kelahiran, selamat hari raya, dan beberapa
ucapan selamat yang sudah tersedia kartunya, tidak terlalu menimbulkan masalah.
Yang menjadi masalah sekarang : tidak semua ucapan selamat sukacita tersedia
kartunya. Bahkan kartu ucapan dukacita dapat dipastikan merupakan barang yang
langka didunia ini (karena manusia tidak pernah mengharapkan terjadinya
musibah).
Selain dari hal yang telah dikemukan di atas, masih ada ucapan yang
spesifik yang tidak tergolong baik sebagai ucapan sukacita maupun sebagai
ucapan dukacita, yaitu ucapan terima kasih. Permasalahannya yang timbul dalam
hal ucapan terimakasih juga sama, yakni jika ada pun diperjual belikan , kartu itu
umumnya tidak sepenuhnya dapat menampung maksud yang akan disampaikan
pengirimnya.
Berdasarkan uraian singkat di atas, berikut ini disampaikan beberapa
contoh uacapan, yaitu ucapan selamat, ucapan terimakasih, dan ucapan dukacita.
Dari contoh tersebut tampak surat ucapan mirip dengan surat pernyataan karena
isinya memang berupa pernyataan bahwa seseorang atau sekelompok orang
menyatakan bersukacita atas prestasi atau keberuntungan yang diperoleh
seseorang ; ia atau mereka menyatakan rasa terimakasih atas bantuan dan
perhatian yang telah diperolehnya. Namun demikian, „pernyataan‟ di dalam surat
ucapan tidak seformal isi surat pernyataan sesungguhnya yang butir-butirnya
terstruktur secara tetap sehingga dapat dibuat blangkonya.
Berikut dibawah ini pada Gambar 25, Gambar 26, Gambar 27 dan Gambar
28 adalah Contoh Surat Ucapan Selamat, Contoh Surat Ucapan terimakasih dan
Contoh Ucapan Duka Cita :
120
Gambar 25. Contoh Surat Ucapan Selamat (1).
121
Gambar 26. Contoh Surat Ucapan Selamat (2).
122
Gambar 27. Contoh Surat Ucapan Terimakasih.
123
Gambar 28. Contoh Surat Ucapan Duka Cita.
5.1.7.17. Surat Permohonan

Dari nama suratnya dengan mudah dapat diketahui bahwa surat
permohonan dipergunakan untuk memohon sesuatu. Arti kata mohon (memohon)
juga sama dengan minta (meminta), yaitu „mengharapkan atau menghendaki
diberi sesuatu‟. Namun sebenarnya distribusi pemakaian kedua kata itu sedikit
berbeda.
Dalam pemakaiannya, kata mohon kurang cocok dipakai jika
mengharapkan agar diberi suatu barang atau benda. Untuk benda sebaiknya
menggunakan kata minta, sedangkan untuk jasa sebaiknya dipakai kata mohon.
124
Perbedaaannya memang sangat tipis. Bahkan dalam ragam lisan perbedaan itu
agak sulit dirasakan. Yang jelas, perbedaan itu memang ada. Kasus ini analog
dengan istilah pesanan dan tempahan. Perhatikan kalimat berikut dibawah ini :
Contoh :
Kami minta agar barang dikirim secepat mungkin. (efektif - LF)
Kami mohon agar barang dikirim secepat mungkin. (kurang efektif – LF)
Kami mohon diberi kelonggaran waktu batas pembayaran. (efektif – LF)
Kami minta diberi kelonggaran waktu batas pembayaran. (kurang efektif – LF)
Permohonan :
125
Gambar 29. Contoh Surat Permohonan (1).
126
Gambar 30. Contoh Surat Permohonan (2).
127
SOAL LATIHAN
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
DAFTAR PUSTAKA
Finosa, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia.
Jakarta: Usaha Mulia
Indonesian - Australian Polytechnic Project. 1989. Pengetikan Niaga 2. Jakarta:

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi Proyek Pengembangan Pendidikan Politeknik - Pusat
Pengembangan Pendidikan Politeknik
Fiernaningsih, Nilawati dan Wahyudi. 2013. Modul Ajar Pengetikan Niaga.

Malang: Akademi Komunitas Politeknik Negeri Malang
Setiawardani, dkk. 2016. Mengembangkan Keyboarding Skills Berbasis

Permintaan Industri Melalui Software Pengetikan Bermanuskrip Bahasa
Indonesia. Jurnal Manajerial, Vol. 15 No.1 Juni 2016, Hal – 48. Bandung:
UPI
138

Pengetikan Bisnis 1 - Shinta Dan Ellyn

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengetikan Bisnis 1 - Shinta Dan Ellyn

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL AJAR

PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI BISNIS

Malang, November 2020

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................i

Tabel 3. 1 Pengetikan Tertutup .............................................................................14

Tabel 4. 1 Tanda – Tanda Koreksi .........................................................................26

Gambar 1 Teknik Pengetikan 10 Jari .......................................................................3

1.1. Pentingnya Mata Kuliah Praktik Pengetikan Bisnis 1

1.3. Hasil yang Diharapkan

1.4. Cara Memahami Modul

1.5. Manfaat Modul Praktik Pengetikan Bisnis

1. Bagaimana teknik mengetik yang benar sesuai dengan kecepatan dan

Kecepatan Kata Per Menit:

Panduan pertanyaan dalam mengerjakan bab ini :

3.1. Pengertian Display

3.2. Teknik Display

2. Dibuat Ditengah-Tengah Secara (Centering Work Vertically/Vertical

Segenap Civitas Akademika

3. Dibuat Di Tengah-Tengah Secara Vertikal Horizontal Centering, yakni

Ceplok Piring Bakung Desember

No Nama Peserta Jurusan IPK

5. Naskah Diketik Dengan Diberi Cetakan Khusus (Special Print) misalnya

Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem

Haksever et al (2000) menyatakan bahwa jasa atau pelayanan (services)

Pelanggan (customer) secara etimologis, menurut Institute of Customer adalah ”A

Yang pertama adalah faktor manusia yang memberikan pelayanan

Yang kedua adalah faktor tersedianya sarana dan prasarana yang

Peran Customer Service di Perusahaan

Divisi Customer Service sebagian besar berperan sebagai media untuk

NO JUDUL BUKU ................................................................................. HARGA

Selamat dan Sukses atas diraihnya

KURSUS MENGEMUDI “LANCAR JAYA”

Kami Pindah Lokasi

Universitas Brawijaya Universitas Budi Utomo Universitas Sriwijaya

4.2. Tanda-Tanda Koreksi

4.3. Pemenggalan Kata

 Pemenggalan kata bersisipan dilakukan sepeerti pada kata dasar.

 Pemenggalan kata yang menyebabkan munculnya satu huruf diawal

4.3.2. Pemenggalan Kata Dalam Bahasa Inggris

4.3.2.1. Memotong Satu Suku Kata

4.3.2.2. Memotong Angka

4.3.2.3. Memotong Singkatan.

4.3.2.4. Memotong nama, organisasi, toko, dan lain-lain yang sejenis.

4.3.2.6. Memotong kata berdasarkan penekanan katanya.

4.3.2.7. Memotong kata antara dua huruf mati.

4.3.2.8. Memotong kata antara dua huruf hidup.

4.3.2.10. Memotong kata untuk awalan.

4.3.2.11. Memotong kata majemuk.

5.1.5. Bentuk Surat

5.1.6.5. Ungkapan Tetap

5.1.6.6. Pemakaian Ejaan yang Disempurnakan

- Kalau gabungan kata hanya mendapat awalan atau akhiran,

- Partikel pun dipisahkan penulisannya dari kata yang mendahuluinya

- Penulisan kata bilangan tingkat dapat dilakukan dengan tiga cara

5.1.6.10. Pemakaian Tanda Baca

- Setiap menyingkat dua kata dipakai dua tanda titik.

- Setiap menyingkat tiga kata atau lebih, pada akhir singkatannya

- Penulisan akronim, yaitu singkatan yang mengambil huruf awal kata

- Singkatan nama unsur kimia, satuan ukuran, takaran, timbangan, dan

- Tanda koma dipakai dibelakang ungkapan penghubung antar kalimat.

- Tanda koma dipakai diantara unsur-unsur dalam penulisan alamat,

5.1.7. Aneka Surat Sekretaris