MENANGANI SURAT KELUAR

A. Pengelolaan Surat Keluar sesuai Sistem pada Perusahaan

Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari
instansi, perusahaan, atau perorangan wajib diurus dengan teliti agar terjalin rangkaian
hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang, serta berakibat menguntungkan
kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat terjadi tanpa menerima surat masuk. Hal ini
merupakan kegiatan komunikasi intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan atau
instansi. Semua surat keluar harus diurus sebaik-baiknya oleh sekretaris. Dalam penanganan
surat keluar ada dua sistem, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
Langkah-langkah yang harus dikuasai seorang sekretaris dalam pemrosesan surat,
diantaranya :
1. Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan,
2. Membuat konsep dengan tulisan tangan,
3. Mencatat pada buku registrasi surat keluar,
4. Mengetik konsep surat,
5. Mengetik surat dalam bentuk akhir,
6. Meminta tanda tangan pimpinan,
7. Mencatat surat yang akan dikirim,
8. Mendistribusikan surat, dan
9. Menyimpan surat.

1. Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan

Penerima dikte ada dua macam, yaitu pendiktean tidak langsung dan pendiktean
langsung.
a. Pendiktean tidak langsung adalah pendiktean dengan menggunakan mesin penyalin
dikte (transcribing machine) yang mana sekretaris akan menyalin bahan rekaman
kaset dari pimpinan. Pendiktean jenis ini hanya dilakukan oleh pimpinan yang
mempunyai banyak kesibukan.
b. Pendiktean langsung adalah pengambilan dikte yang dilakukan sekretaris dengan
menggunakan tulisan steno. Langkah-langkah penting dalam penanganan dikte
langsung adalah sebagai berikut.
1) Sediakan buku tulis khusus (block note).
2) Halaman buku dibagi menjadi dua bagian dengan perbandingan 2 : 1.
Bagian 1/3 di sebelah kanan disiapkan untuk mencatat semua perubahan
pendiktean.
3) Penulisan dikte dimulai pada baris keempat bagian sebelah kiri.
Awal baris digunakan sebagai tempat mencatat tembusan atau nota-nota
pimpinian.
2. Membuat konsep surat
 Hasil dikte segera dikonsep dengan tulisan tangan dan disusun sesuai bentuk surat yang
benar atau yang dikehendaki oleh pimpinan.
3. Mencatat pada buku registrasi surat keluar
Setelah konsep surat selesai dibuat, sekretaris mencatatkan surat tersebut ke buku
agenda surat keluar untuk mendapatkan nomor.
4. Mengetik konsep surat
Konsep setelah diberi nomor, kemudian diketik tanpa mengguunakan kertas berkepala,
selanjutnya diberikan kepada atasan untuk dikoreksi.
5. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan, kemudian diketik dalam bentuk akhir pada
kertas berkepala surat. Pada proses ini sekretaris harus memeriksa hal-hal berikut :
1) Lampiran yang akan disertakan dengan surat.
2) Alamat pada surat apakah sama dengan yang pada amplop.
6. Meminta tanda tangan pimpinan
Surat yang akan ditandatangani oleh pimpinan, sebaiknya diletakkan pada map khusus
(signature folder).
7. Mengecek surat yang akan dikirim
Sebelum surat dikirim, sekretaris harus memeriksa apakah surat tersebut betul-betul
sudah ditandatangani, kemudian melipat surat, dan memasukkan ke amplop.
8. Mendistribusikan surat
Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pos, menggunakan buku ekspedisi, atau
menggunakan tanda terima.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian surat, antara lain :

a. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan ke buku catatan perangko.
b. Memeriksa pelayanan pos dan menghitung jumlah perangko yang akan ditempelkan.
c. Apabila menggunakan fasilitas mesin perangko, semua dokumen yang akan dikirim
melalui pos, perangkonya dicap dengan mesin tersebut.
d. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal, hendaknya alamat diketik di atas label
berperekat (gummed label), lalu ditempelkan pada amplop.

Untuk pendistribusian surat menggunakan buku ekspedisi ada dua cara, yaitu :
a. Buku ekspedisi intern (dalam lingkungan sendiri), dan
b. Buku ekspedisi ekstern (luar lingkungan perusahaan).

B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

Dalam menangani surat keluar dengan sistem buku agenda, pada umumnya dilakukan
dengan langkah-langah sebagai berikut.

1. Mempersiapkan Konsep
 Pembuatan konsep surat adalah kegiatan membuat rencana dalam penyusunan
penulisan surat-surat keluar. Konsep dibuat oleh sekretaris dengan menggunakan blanko.
Lembar konsep biasanya berbentuk folio ganda.
Konsep surat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut.
- Bersifat formal (dinas).
- Objektif.
- Ringkas dan jelas maksudnya.
- Sopan dan ramah bahasanya.
- Rapi dalam pengetikannya.
Setelah dipenuhi persyaratan-persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan
persetujuan kepada pimpinan sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu. Pimpinian yang
berkepentingan membubuhkan paraf pada blanko lembar isian konsep.
Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregistrasikan (dicatat) untuk memberi
kode/nomor surat.

2. Pembuatan Konsep Surat

Pembuatan konsep surat dimulai dari pembuatan draf, pengetikan, pencatatan,
pendistribusian, dan penyimpanan arsip surat keluar.
a. Draf
Dari hasil konsep maka diketik draf, di mana ketikan draf biasanya menggunakan
kertas biasa atau kertas bekas. Setelah itu, ketikan draf diperiksa ejaan, bahasa, dan
susunannya kemudian disetujui oleh atasan.
Konsep surat disusun oleh sekretaris atas instruksi pimpinian. Instruksi pembuatan
konsep jawaban/surat diberikan dengan mendiktekan atau menuliskan konsep dengan tangan.
b. Pengetikan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengetikan adalah sebagai berikut.
1. Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan serta telah mendapatkan kode dan
nomor diserahkan kepada unit pengetikan atau pengadaan.
2. Unit pengetikan harus tekun dan teliti. Pengetikan konsep surat dilakukan setelah
melalui koreksi kesalahan.

c. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak

Penandatanganan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi setelah
melalui koreksi dan sudah bebas dari segala kesalahan.
Cara penyampaian konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan/pejabat yang
berhak adalah sebagai berikut.

d. Pencatatan Surat
 Pencatatan surat dilakukan dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan.
Seperti yang dipergunakan dalam mencatat surat masuk maka surat keluar pun
mempergunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya.
(lihat buku verbal, kartu kendali, dan lembar pengantar surat masuk)

e. Pendistribusian Surat
Pengiriman surat keluar dibagi menjadi dua bagian, yaitu pengiriman surat keluar intern
dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern dilaksanakan oleh ceraka atau kurir atau petugas
ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri.
Secara tradisional, pencatatan pengiriman surat mempergunakan buku ekspedisi,
sedangkan cara baru menggunakan kartu atau lembar pengantar. Dengan cara demikian maka
petugas mempunyai tanda terima dari pelaksanaan tugas pengiriman surat keluar tersebut.
Dalam buku ekspedisi dicatat tentang nomor urut, jenis warkat (bentuk, no./tanggal,
dikirim kepada, dan lampiran), dan tanda bahwa surat sudah diterima oleh pejabat/bagian
yang dituju.
Pengiriman intern dengan menggunakan kartu pengiriman biasanya bersifat gabungan
(kolektif), sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu,
yang disebut kartu pengiriman.
Hal-hal yang harus diperhitungkan dalam pengiriman surat keluar secara intern adalah
sebagai berikut :
1. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus sama.
Demikian pula lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat.
2. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko sudah cukup
atau belum, serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.
3. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus
bertuliskan khusus pimpinan.
4. Pengiriman intern ini sering menggunakan kartu semacam routing slim atau lembar
pengedaran disposisi (lihat lembar disposisi surat masuk).

f. Kirim/Arsip
Masukkan surat pada amplop, jangan lupa semua lampiran harus juga masuk, setelah
itu buatlah tanda terima surat, lalu kirim dengan pos atau kurir.
Salinan surat disimpan berdasarkan kode penyimpanan.

C. Pengelolaan Surat Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

1. Langkah-langkah Pembuatan Konsep Surat
 a. Konsep Surat
1) Didikte langsung oleh atasan atau melalui mesin dikte
2) Konsep dibuat atasan
3) Dibuat orang lain untuk ditandatangani atasan
4) Dibuat sendiri oleh sekretaris
b. Draf
Dari hasil konsep di atas maka diketik draf, di mana ketikan draf biasanya
menggunakan kertas biasa atau kertas bekas. Setelah itu, ketikan draf diperiksa
ejaan, bahasa, dan ketikannya. Kemudian dimintakan persetujuan atasan.
c. Ketika Rapi
Ketikan rapi sesuai dengan kertas peruntukannya, jika surat resmi diketik pada
kertas berkop (mempunyai kepala surat), dan jika surat mempunyai lembar kedua
maka lembar kedua mengguunakan kertas second page (kertas yang hanya ada logo
perusahaan). Pada pengetikan ini jangan lupa mengetikkan lembar lampiran dan
CC/BC (tembusan yang dipergunakan).
d. Tanda Tangan
Hasil ketikan yang telah rapi berserta drafnya diajukan kepada atasan, dan
pengajuannya dengan menggunakan map secretaries desk file yang bertuliskan
untuk ditandatangani. Jika sudah ditandatangani maka surat tersebut akan kemabloi
ke sekretaris.
e. Buku Jurnal Surat Keluar
Masukkan data surat tersebut pada buku jurnal surat keluar. Selain data surat, buku
ini juga tempat mengambil nomor surat.
f. Salinan Surat
Apabila data surat telah dicatat pada buku jurnal, surat tersebut dibuatkan
salinannya dengan cara di fotokopi sebanyak jumlah yang dibutuhkan, tidak
termasuk tembusan.
g. Kirim
Masukkan surat berserta lampiran (jika ada) pada amplop. Penggunaan amplop
harus sesuai tebal tipisnya surat. Setelah itu, buatkan tanda terima surat, lalu kirim
dengan pos atau kurir. Salinan surat belum boleh disimpan pada arsip karena belum
tuntas. Jika tanda terima telah kembali maka salinan dapat disimpan.

2. Prosedur Surat Keluar dengan Sistem Kartu Kendali

a. Melakukan pengetikan net konsep surat keluar yang dibuat oleh pimpinan unit
pengolah.
b. Memintakan pengesahan surat keluar kepada pimpinan lembaga.
c. Memintakan penomoran surat keluar dan cap dinas pada petugas pengendali surat
keluar di unit kearsipan.
d. Menyerahkan surat keluar kepada petugas pengendali surat keluar di unit kearsipan
untuk diproses pengendalian dan pengiriman ke alamat tujuan surat.
 e. Menerima pertinggal surat keluar beserta kartu kendali surat keluar (KKSK) warna
merah dari petugas pengendali surat keluar di unit kearsipan serta KKSK warna
kuning diberi paraf untuk disimpan oleh unit kearsipan sebagai bukti telah
melaksanakan pengiriman surat.
f. Menyimpan KKSK warna merah dan pertinggal surat berdasarkan subjek masalah.
Penyimpanan KKSK warna merah ini sebagai bukti pengiriman surat keluar dan
sarana penemuan kembali surat di unit pengolah.
g. Menyimpan berkas pertinggal surat di filing cabinet, kemudian memberkas surat
masuk di central file.
h. Memberi layanan peminjaman arsip bagi pengguna arsip di lingkungan unit kerja
pengolah.

D. Pengelolaan Surat Keluar di Unit Kearsipan

Dalam melaksanakan tugasnya, pengendali surat dinas di unit kearsipan melakukan
kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Menerima surat keluar yang sudah lengkap (jumlahnya surat sesuai tujuan surat keluar)
dan dapat pengesahan dari pimpinan lembaga yang bersangkutan.
2. Melakukan penomoran dan memberi cap dinas pada surat keluar.

1. Prosedur Pengurusan Surat Intern

Prosedur pengurusan surat intern adalah sebagai berikut :
a. Kegiatan pengurusan surat intern dilaksanakan secara langsung antar unit pengolah.
b. Sarana komunikasi kedinasan intern dengan format nota dinas.
c. Pengendalian surat dinas intern ini dilaksanakan oleh setiap tata usaha unit
pengolah.
Satuan kerja yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat intern di unit
pengolah terdiri atas :
a. Pimpinan unit pengolah
b. Tata usaha unit pengolah
c. Unit/unsur pelaksana, yaitu kepala subbidang/subbagian dan staf, serta
d. Petugas central file

2. Kegiatan Surat Intern bagi Pimpinan dan Bagian Tata Usaha Unit Pengolah
a. Kegiatan pimpinan unit pengolah pada pengurusan intern sebagai berikut :
1) Membuat net konsep surat intern
2) Mengesahkan surat intern
b. Kegiatan bagian tata usaha unit pengolah dalam pengurusan surat intern adalah
sebagai berikut :
1) Pengetikan konsep surat intern dengan format nota dinas
2) Memintakan pengesahan surat intern kepada pimpinan unit pengolah
3) Membubuhi penomoran pada surat intern
 4) Melakukan pengendalian dengan kartu kendali surat intern (KKSIN) rangkap
dua, warna putih dan hijau
5) Mengirimkan surat intern beserta KKSIN hijau ke unit pengolah yang dituju
serta KKSIN warna putih disimpan oleh unit pengolah pengirim secara
kronologis
6) Pertinggal surat intern disimpan di central file berdasarkan subjek masalah dan
diberkaskan jadi satu dengan surat ekstern
7) KKSIN warna hijau bagi unit pengolah penerima surat intern disimpan di
central file kemudian memberkas dengan penyimpanan KKSK dan KKSM
8) Penyimpanan surat-surat intern memberkas ke dalam penyimpanan surat ekstern
setiap central file unit pengolah
9) Sistem penyimpanan surat intern berdasarkan asas desentralisasi di setiap unit
pengolah

E. Macam-Macam Kertas, Sampul, dan Cara Melipat Surat

1. Macam-Macam Kertas Surat
a. Berdasarkan jenis kertas
Berdasarkan wujudnya, kertas surat dapat dibedakan menjadi beberama macam, yaitu :
1. Bond paper (HVS)
Kertas HVS biasanya digunakan untuk menulis surat asli atau laporan-laporan yang
sifatnya resmi.
2. Bank paper (doorslag)
Kertas doorslag biasanya digunakan untuk lembar tembusan, misalnya dalam
penulisan kuitansi. Kertas ini juga sering dipakai sebagai tanda pergantian bab baru
dalam penulisan laporan.
3. Duplicating paper (stensil duplikator)
Kertas stensil duplikator digunakan untuk stensil, misalnya dalam pembuatan buku
atau diktat.
4. Airmail paper
Kertas airmail digunakan untuk menulis surat yang sifatnya tidak formal, nondinas,,
atau untuk pos udara.
5. Kertas tulis bergaris
Kertas bergaris digunakan untuk menulis surat yang menggunakan tulisan tangan
atau buku tulis.
Selain kertas tersebut di atas, di kantor pos juga dijual beberapa jenis kertas surat,
seperti :
1. Kartu pos
2. Warkat pos
3. Wesel pos
Wesel pos adalah selembaran kertas karton yang dapat digunakan untuk mengirim
uang dan berita (dalam kolom berita). Kertas ini mempunyai ukuran 1,5 cm x 14 cm
4. Kartu pindah
 Kartu pindah adalah selembaran kerts atau kartu yang dapat digunakan untuk
berkirim surat, terutama untuk pemberitahuan kepada relasi, langganan, atau
keluarga apabila mengalami pindah tempat. Kertas ini mempunyai ukuran 9 cm x
14 cm
5. Kartu c7
Kartu c7 adalah kartu tanda tangan untuk urusan pos. Kartu ini sama tebalnya
dengan kartu wesel pos dan dapat digunakan untuk mengambil uang atau barang
yang dikirim lewat kantor pos tanpa minta tanda tangan dari seorang pejabat.

b. Berdasarkan ukuran kertas

Macam-macam kertas surat berdasarkan ukurannya adalah sebagai berikut :
1. 21 x 23 cm, disebut ukuran folio
2. 21 x 2,7 cm, disebut ukuran A4 (HVS)
3. 21 x 28 cm, disebut ukuran kuarto
4. 84,1 x 118,9 cm, disebut rangkap empat atau A0 (A nol)
5. 59,4 x 84,1 cm, disebut rangkap dua atau A1 (A satu)
6. 45 x 59,1 cm, disebut ukuran A2 (A dua)
7. 42 x 29,7 cm, disebut ukuran separuh atau A3 (A tiga)
8. 14,8 x 21 cm, disebut ukuran A5 (A lima) untuk surat-surat yang pendek
9. 10,5 x 14,8 cm, disebut ukuran A6 (A enam) atau ukuran yang pendek
10. 42 x 33 cm, disebut ukuran double folio

c. Sampul Surat
Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai untuk menulis surat, sampul dapat dibedakan
menjadi tiga macam, yaitu :
a. Sampul persegi empat, digunakan untuk kertas ukuran kuarto
b. Sampul persegi panjang, digunakan untuk kertas ukuran folio (surat dinas)
c. Sampul berjendela, misalnya digunakan dalam surat telegram.
Dalam pembahasan ini, sekurang-kurangnya diperkenalkan dua belas sampul yang
sering digunakan dalam surat-menyurat, seperti sampul surat niaga (commercial), sampul
keamanan (security), sampul rekat silang tutup (opened), sampul berjendela (window
envelope), sampul berjendela dua (double window), sampul lapisan sisi (side seams), sampul
dokumen (work docket), sampul katalog (catalogue), sampul berkancing bertali (button and
string), sampul berlubang dan jepitan katalog (eyelet and clasp), sampul gereja (church), dan
sampul film rontgen (X-Ray).

2. Melipat Kertas Surat

Dua cara penting untuk melipat kertas surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul
diterangkan dalam pembahasan berikut. Pertama, lipat kertas surat ukuran folio dan kedua,
melipat kertas surat ukuran kuarto.
a. Melipat kertas surat folio
Letakkan kertas ukuran folio di meja
Lipatlah sepertiga panjang kertas dari bawah dan sepertiga panjang kertas dari atas
Masukkan ke dalam sampul persegi panjang
b. Melipat kertas surat kuarto
Letakkan kertas surat berukuran kuarto di meja
Lipatlah dengan sumbu tengah-tengah lebar kertas
Tetapkan garis tipis kurang lebih 3 cm dihitung dari tepi atas kertas
Lipatlah bagian bawah kertas hingga tepat di garis tipis yang dibuat
Masukkan ke dalam sampul persegi
Lemlah surat tersebut
Ada lagi cara-cara melipat kertas surat selain yang telah dikemukakan di atas. Lipatan
yang akan diperkenalkan yaitu sebagai berikut :
a. Lipatan buku rendah
Kertas kuarto dibagi tiga bagian berukuran 90, 90, dan 74
Kertas dilipat sehingga AB tepat pada EF
Kertas dilipat dengan sumbu lipat EF
Kertas dimasukkan ke dalam sampul
b. Lipatan akordion
Kertas surat dibagi menjadi tiga bagian yang sama
Dengan sumbu DC, tepi kertas AB dilipat ke arah atas tepat pada EF
Dengan EF sebagai sumbu kertas dilipat ke arah bawah sehingga GH tepat pada
CD
Kertas surat dimasukkan ke dalam sampul yang cocok
c. Lipatan akordion rendah
Kertas dibagi tiga bagian dan satu bagian lebih kecil
Lipat kertas surat dengan sumbu CD ke arah atas
Lipat dengan sumbu EF ke arrah bawah sehingga GH sejajar dengan CD
Masukkan ke dalam sampul
d. Lipat ganda sejajar
Ambil selembar kertas folio beri tanda ABCD
Lipat dua bagian sama besar dengan sumbu EF sehingga AD dan CB saling
bertemu pada satu garis
Lipat ke arah luar sehingga A bertemu dengan F dan D bertemu tepat dengan E,
demikian pula C tepat bertemu E dan B tepat bertemu F
Hasil lipatan seperti gambar sebelah ini, kemudian masukkan ke dalam sampul
surat rahasia.