MELAKUKAN PENANGANAN

SURAT MASUK
APA ITU SURAT MASUK ?

Surat masuk adalah surat yang masuk dalam suatu instansi atau perusahaan atau bisa juga pada
bagian lain yang dikirim oleh instansi atau perusahaan lain.

Namun, surat masuk juga bisa berasal dari instansi atau perusahaan yang sama, tetapi
dari bagian yang lain.
 Mengapa surat masuk perlu di tangani dengan
baik?

Manfaat yang diperoleh jika surat masuk ditangani dengan baik:

1) Surat akan tercatat dengan baik.

2) Prosedur penanganan surat menjadi jelas.
3) Surat tersimpan dengan baik.
4) Surat yang tersimpan mudah di temukan.

Sebaliknya, jika pengelolaan surat buruk akan mengakibatkan hal-hal

berikut:
5) Surat dapat hilang yang berarti hilangnya informasi dalam surat
6) Kantor terlihat kurang rapi.
7) Surat akan sulit ditemukan Kembali.
 penanganan surat akan berkaitan dengan pola penyelenggaraan kegiatan
administrasi dibedakan menjadi dua, yakni:

1. Sentralisasi, yaitu pola penanganan berkas yang dilakukan

secara terpusat, di mana terdapat satu unit tata usaha
bertugas menangani administrasi seluruh kantor. Pola ini
banyak dipakai pada Lembaga pemerintahan atau BUMN.
2. Desentralisasi, yaitu pola di mana kegiatan administrasi
termasuk penanganan berkas dilakukan di setiap bagian dari
unit yang ada pada kantor. Pola ini banyak di anut oleh
Perusahaan Swasta.
1. PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM
BUKU AGENDA
2. PENANGANAN SURAT MASUK SYSTEM KARTU
KENDALI

 Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk

pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat
masuk dan keluar.

 Fungsi kartu kendali yaitu, diantaranya

pengendali surat masuk dan keluar, alat pelacak
surat, pengganti bagi surat-surat yang masih
dalam proses dan pengganti buku agenda
ekspedisi
 Jenis Buku Agenda
Bentuk Buku agenda ada 3 macam yang di gunakan dalam pencatatan
surat, yakni sebagai berikut:

1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman.

2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan

untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar
di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-
sendiri.
 Contoh BUKU AGENDA TUNGGAL
FIRMA MOJO AGUNG
Jln. Gajah Mada No. 89
Mojokerto

BUKU AGENDA TUNGGAL

Periode September 2021

No Tanggal M/K Nomor Surat Tanggal Dari/Kepada Isi Ringkas keterangan

Surat
1. 9 K 158/SP/IX/14 9 September Toko Abadi Jln. Nusukan Penawaran tentang -
September 2021 No.19 Surakarta harga kedelai
2021
2. 13 M 145/SP/IX/14 11 September Toko Abadi Jln. Nusukan Pesanan kedelai -
September 2014 No. 19 Surakarta sebanyak 20 kuintal
2014
 Contoh Buku Agenda Kembar
Format Buku Agenda Surat Masuk
No Tanggal Terima dari Tanggal dan No. Perihal Lamp Diteruskan Ket Kode
terima Surat arsip

1. 17 Febuari PT. Bukaka 15 Febuari 2014 Surat balasan WawanDarmawan Diproses SB

2014 Raya 002/SB/II/14 permintaan Material Manager
maaf
2. 12 Febuari PT. Harapan 10 Febuari 2014 Surat Sdr.Ir. Budi santoso Diproses PRT
2014 sentosa 101/PRT/II/14 perintah (Staff IT)

Format Buku Agenda Surat Keluar (Verbal)

No Nomor surat Tanggal Dari Dikirim kepada Perihal Lamp Ket
surat
1. 002/SB/II/14 15 Februari PT. Bukaka Wawan Darmawan Material Surat balasan - Diproses
2014 Raya Manager permintaan maaf

2. 101/PRT/II/14 10 PT. Sdr.Ir.Budi Santoso (Staff IT) Surat Perintah - Diproses

Febuari Harapan
2014 sentosa
Contoh Buku Agenda Berpasangan/Berganda
 Petunjuk Pengisian Buku Agenda

1. Kolom Nomor: diisi nomor urut

2. Kolom Tanggal Terima: diisi tanggal penerimaan surat masuk
3. Kolom Nomor Surat: diisi nomor surat yang tercantum dalam surat baik surat masuk atau keluar
4. Kolom Tanggal Surat: diisi tanggal yang tercantum pada surat
5. Kolom Dari: diisi alamat pengirim surat
6. Kolom Kepada: diisi alamat yang dituju dalam surat
7. Kolom isi Ringkas: diisi perihal/garis besar isi surat
8. Kolom Indeks/Kode: diisi kode klasifikasi sesuai dengan pokok masalah
9. Kolom Keterangan: diisi dengan keterangan yang tidak tercakup pada kolom yang ada, missal banyak
lampiran, jenis surat (biasa, penting, rahasia)
 Istilah Penting dalam Sistem Buku
Agenda
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku
agenda yaitu:

• Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar.
Petugasnya disebut verbalis.
• Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya
disebut ekspeditor
• Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat
dengan nomor urutnya masing-masing.
• Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
• Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
• Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
• Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum
ditandatangani oleh pimpinan
• Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian
yang diperoleh dari buku agenda tersebut
 SOP Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

1. Penerimaan Surat
Tugasnya:
1. Menghimpun dan menghitung surat masuk
2. Meneliti ketepatan alamat surat
3. Manandatangani bukti terima surat
Petugasnya : resepsionis (front office) atau satpam kantor

Tugasnya:
2. Penyortiran Surat Memisahkan surat berdasarkan jenisnya (surat dinas biasa, penting, rahasia,
atau pribadi)
Tugasnya:
3. Pencatatan Surat 1. Membaca surat (biasa, penting)
2. Memeriksa lampiran surat
3. Membubuhkan stemple
4. Mencatat surat dalam buku agenda surat masuk

4. Pengarahan Surat Tugasnya:

Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat lebih lanjut, dengan
mencatat instruksi pimpinan dalam lembar disposisi
 SOP Penanganan Surat Masuk Sistem
Buku Agenda

Tugasnya:
Menyampaikan surat kepada pihak-pihak yang ditunjuk
5. Penyampaian Surat
pimpinan pada lembar disposisi dan mencatat dalam Buku
Ekspedisi Intern

6. Penyimpanan Surat Tugasnya:

Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Catatan: pada tahap pengarahan surat, pimpinan organisasi akan membuat lembar disposisi.

• Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut terhadap surat yang diterima.

Contoh lembar disposisi:

 setelah pimpinan menuliskan instruksinya di lembar disposisi selanjutnya di berikan kepada
orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah di tulis dilembar disposisi. ketika surat di berikan
kepada orang yang ditunjuk ,penerima surat harus menandatangani BUKTI PENERIMAAN DI
BUKU EKSPEDISI INTERN

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk

mencatatpenyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkunganorganisasi/perusahaan sendiri.

2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk

mencatatpenyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan

Berikut contoh format buku Ekspedisi:

No Tanggal Kirim Tanggal dan Perihal Ditujukan Kepada Nama Penerima Tanda Tangan
Nomor Surat
1. 6 januari 2021 49/P/XII/2021 Pesanan Anang Sahrul, S.Pd. Endang (Tanda Tangan
Penerima)

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata
usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem
abjad.sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
Beberapa merk buku ekspedisi  ada merk ria, mirage,
paperline dsb.

1. Ria
 PENANGANAN SURAT MASUK YSTEM KARTU
KENDALI

Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,

penyampaian, dan penyimpanan suratmasuk dan keluar.

Fungsi kartu kendali yakni, diantaranya pengendali surat masuk dan

keluar, alat pelacak surat, pengganti bagi surat-surat yang masih
dalam proses, dan pengganti buku agenda dan ekspedisi
Ciri-ciri kartu kendali

 Pada system kartu kendali perlu dilakukan

pengelompokan surat antara lain surat penting,
surat rahasia dan surat biasa
 Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu:
Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna
hijau dan Lembar 3 berwarna merah
Keuntungan menggunakan kartu kendali

 Lebih efisien dibanding buku agenda

 Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
 Menghilangkan pencatatan berulang
 Mudah melacak lokasi surat yang diproses
 Memudahkan penyusunan arsip
 Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

 Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan

mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan,
sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau
surat lainnya.
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak
terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak
diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan
menimbulkan kesulitan.
 Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

 Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan

menimbulkan kesulitan bagi instansi yang
bersangkutan.
 Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut
terdapat pula dalam surat lain.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

 Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.

 Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
 Prosedur surat masuk penting

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk
dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan
untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan
kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi
lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada
unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
 Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

 Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat

pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
 Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul
antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat
rahasia.
 Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
 Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau
kurir.
2. Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa,
atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam
lingkungan instansinya, dan harus teliti, untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan
kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah
tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan
kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode,
sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom
tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka
pencatatan dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

 Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat

biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
 Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper
clip dan meneruskan ke pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
1. Indeks: Diisi indeks surat
2. Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
3. Tanggal: Diisi tanggal terima surat
4. No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
5. M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
6. Perihal: Diisi hal surat
7. Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
8. Lampiran: Lampiran surat
9. Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
10. Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
11. Tanggal surat: Diisi tanggal surat
12. No surat: Diisi nomor surat
13. Pengolah: Diisi unit pengolah
14. Paraf: Diisi paraf pengolah surat
Contoh surat penting
Contoh kartu kendali
Petunjuk pengisian kartu kendali

1. Pada Kolom M/K

Jika surat masuk maka lingkari M
Jika surat keluar maka lingkari K
2. Indeks : Isikan permasalahan surat sesuai dengan daftar klasifikasi
Misal : Penawaran keperluan kantor/penawaran
Kode : Isikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi.
Misal : Penawaran keperluan kantor, kode 216
3. No Urut
Isikan sesuai dengan no urut surat keluar atau surat masuk (urutan harus sesuai dengan nomor urut agenda surat masuk).
4. Perihal
Isikan hal yang tertera pada surat.
5. Isi Ringkas
Isikan isi ringkasan surat, ringkas dan lengkap.
6. Dari/ Kepada
Jika surat masuk coret Kepada, Jika surat Keluar coret Dari.
7. Pengolah
Kalau surat masuk, disesuaikan dengan lembar disposisi atas instruksi pimpinan surat keluar, sesuai dengan permasalahan surat.
8. Tanggal surat
Lihat tanggal yang tertera pada surat.
9. Lampiran
Isikan sesuai dengan lampiran surat, jika ada .
Misal : 1 lembar Isikan 1 lembar.
Catatan Isikan kalau ada catatan.