KEGIATAN SURAT MENYURAT DALAM BAHASA INGGRIS ATAU BAHASA ASING LAINNYA

Kegiatan surat menyurat menggunakan bahasa asing menjadi hal yang

lazim di era globalisasi seperti saat ini. Bahasa asing seperti bahasa

Inggris dan bahasa Mandarin, merupakan contoh bahasa yang banyak

digunakan dalam kegiatan korespondensi antarperusahaan. Pada dasarnya,

surat yang ditulis dalam bahasa Inggris tidak memiliki banyak perbedaan

dengan surat yang ditulis dalam bahasa Indonesia. Hal yang membedakan

hanya penggunaan bahasa.

Struktur atau bagian surat bahasa Inggris cenderung sama dengan surat

bahasa Indonesia. Berikut ini adalah bagian surat bahasa Inggris:

1. Letter Head (kepala/kop surat) Sering disebut kepala surat yaitu

bagian kop surat yang terletak pada bagian atas surat. Contoh:

Melisa cake and Bakery

The central of various cake and Bakery

Marisa street number 5 Jakarta Barat

75966858

2. Letter Date (tanggal surat) Dateline terdiri dari tanggal, bulan

dan tahun penulisan surat.Ditulis sejajar dengan reference line

disebelah kanan.

Dateline terbagi 2 cara penulisan yaitu :

British Style. Contoh: 6th May, 2011

 American style. Contoh: May 6th, 2011

3. Reference (nomor surat) Umumnya dicantumkan di sudut atas sebelah

kiri sejajar dengan deteline dan di bawah heading. Contoh :

Ref. 314/EL/III/2018

4. Inside Address (alamat yang dituju/alamat dalam) Inside Adrres

yaitu nama lengkap dan alamat perusahaan / orang yang dikirimkan

surat. Ditulis antara 4-6 dibawah reference line. Contoh:

Mr. Father Jhon, Sales Manager PT Citra Jaya

Papandayan street No.11, Bandung

West Java, Indonesia

5. Attention Line (baris perhatian) Attention line ditulis 2 spasi

digunakan untuk surat agar cepat sampai ke alamat yang dituju.

Contoh:

Mr. Father John

6. Subject Matter (perihal surat) Pada point ini, harus menyebutkan

garis besar dari maksud isi surat yang dibuat agar si pembaca akan

lebih mudah untuk memahami dan juga untuk membut tertarik si pembaca.

Misalnya:

Subject : Salesman’s incentive Compensation Plan

Subject : the canceling of the PT. Horriga Palembang

Subject : the ordering of shoes “spotex”

7. Salutation (salam pembuka) Dengan adanya Salutation, akan lebih

 mudah untuk menyapa atau menyebut orang yang dituju dengan sapaan

seperti:

Dear Sir

Dear Madam

Dear Mrs. Aline

8. Body of Letter (isi surat) Dari namanya juga kita bisa menebak kalau,

“body=badan/tubuh” jadi di body of the letter kita memberikan isi

dari surat secara detail, berbeda lo sama subject line. Kalau di

body of the letter kita mengutarakan maksud dari surat sehingga

alamat dan orang yang dituju mengetahui keseluruhan. Misalnya:

Have you known that over a third of the $2 billon industrial expansion in
the east during the past eleven years went into new chemical facilities? The
abundant raw materials for chemical production, lower labor rates, and
economy of transportation are just three reasons why the chemical manufactures
are moving to the east.
Two others reasins are the many low-priced tracts of available belonging fixed
for industrial increasing , favorable privileges regarding taxation of new
industrial enterprise.

We are pleased to offer you our helping in conducting your investigation of

opportunities in the east. We believe that we can help you that most
authoritative service available.

9. Conclusion/Complimentary Close (salam penutup) The complimentary

dimaksudkan untuk salam penutup. Misalnya:

Your faithfully
 Dear

Very truly yours

10. Signature (tanda tangan penanggung jawab surat) Signature ditulis

setelah Complimentary close. Contoh:

Yours faithfully

for MACDONALD & EVANS (publications) Ltd

(Tanda tangan)

Haris harry M.Se

President Director

11. Enclosure (lampiran) dan Carbon Copy/CC (tembusan) Enclosure

ditulis jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan.

Ditulis di bagian bawah sebelah kiri setelah signature 2-3 baris

dibagian bawah sebelah kiri . Penulisannya Encl / Incl. Contoh:

Encl : catalogue

Incl : Invoice (faktur)

Carbon copy/CC yaitu tembusan/tindakan yang suratnya dikirimkan

kepada orang/badan lain untuk diketahui. Ditulis di bawah Enclosure

2-3 baris. Contoh :

CC : Mr. John Lennon

Contoh Surat Dalam Bahasa Inggris

Terdapat 2 jenis surat dalam bahasa inggris yaitu personal letter

dan juga business letter.

1. Informal Letter

Informal letter merupakan suatu bentuk surat yang ditulis oleh

seseorang untuk orang lain baik itu untuk keluarga, sahabat atau

teman. Surat ini pun bersifat pribadi. Berikut adalah contoh surat

pribadi:

Thursday, March 10th 2016

Dear my beloved friend,

Hi Anita. How are you? I miss you so much. Long time no see. I hope you are
fine. By this letter I want to tell about my life here. I live at Raja Basa. I live
together with my uncle’s family. They are very kind to me. I get one room
which is very comfortable for me.
The neighbors near my uncle’s house are very respectful and humble to each
other. The environment are very clean for me too.
It makes me comfortable to live here till I finish my study. I am so happy
here.
There are many things that make me so glad to pass my days here.

I want to know your story there, Anita. Please tell me about anything there.

With love,

Putri Rahmawati

2. Formal Letter

Formal letter merupakan suatu bentuk surat yang menggunakan

bahasa formal atau resmi dan untuk suasana yang formal pula. Surat
 formal dapat berupa surat dinas dan surat niaga.

SURAT DINAS BAHASA INGGRIS

Surat dinas adalah jenis surat yang dibuat oleh seseorang yang

berkepentingan atau suatu lembaga atau instansi kepada orang pribadi atau

lembaga lain. Surat ini disebut surat dinas karena merupakan bagian dari

kedinasan seseorang. Instansi pemerintahan bisa menggunakan surat dinas

untuk menulis bermacam-macam hal yang ada kaitannya dengan kepentingan

administrasi. Berikut contoh dari surat resmi bahasa Inggris:

Bakti Jaya Ltd.
Pahlawan Street no. 99 Teluk Belitung
Bandar Lampung, Lampung
Bandar Lampung, April 1st, 2016
Maju Terus, Ltd
Soedirman Street no. 56
Jakarta, Indonesia

Dear Sirs,

To celebrate the third anniversary of our company, through this letter we invite
all managers of Maju Terus, Ltd to attend the last preparation meeting which
will be held on:
Day/date : Saturday/ 30th April 2016
Hours : 9 A.M – end
Venue : SHERATON Convention Hall
We hope that you will be able to come because we will take the final decision
of our program. Thanks for your nice attention.
Sincerely,

[signature]

Toni Purwanto, S.E

Chairman of the Committee
SURAT NIAGA BAHASA INGGRIS

Yang dimaksud dengan surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau

ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan

surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau badan-badan usaha dalam

rangka menjalankan usahanya. Surat niaga juga merupakan surat resmi yang

umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan

barang ataupun jasa. Surat niaga juga sering disebut dengan surat dagang

atau surat bisnis.

Surat niaga memiliki berbagai macam bentuk, yakni: surat pesanan,

surat penawaran, surat permintaan, surat pengiriman barang, surat

pengakuan penerimaan pembayaran, surat permintaan untuk penangguhan

pembayaran, surat keberatan, surat pengaduan, surat tagihan, dan surat

perdagangan lainnya. Di bawah ini adalah contoh surat niaga

 PT. INGIN MAJU
Jl. Melati No. 14 Phone. (0651) 545467
Banda Aceh

Banda Aceh, September 11th, 2015

General Manager Affair

PT. SEJAHTERA PROPERTI
Jl. Mawar No. 36
Banda Aceh

Dear Sirs,
Through this letter, let us introduce our company to you. Our company named PT
Ingin Maju is engaged in the distributor of office stationery.

According to the information we collect, PT SEJAHTERA PROPERTI is a property

company that is growing rapidly and will open again some marketing office in
Banda Aceh. In this connection, let us offer some of stationery products that
we market.Together with this letter we attach a list of items and their respective
prices.

If your company needs our services, then simply contact us via telephone numbers
(0651) 545467 and we'll deliver the goods directly to the site. Further, we will
send you an invoice each end of the month for transactions occurring in the
corresponding month. We will give special discount if accumulated purchase
within one month of more than Rp 3.000.000, - (three million rupiah).

We hope that this offer can proceed in a form of cooperation that benefits both
parties. If Mr interested, we are ready to make presentations and conduct further
discussed.

Thus we submit the offer letter, delivered thank you for your attention.

Sincerely,
PT INGIN MAJU

Nuriman
Marketing Manager
LATIHAN

Buatlah surat resmi dalam bahasa Inggris dengan ketentuan sebagai berikut:
 Pengirim : Kepala SMK Negeri 1 Kendal Ngawi, Alamat: Jl. Eyang Syamsudin,
Sidorejo, Kendal, Ngawi Telp. (0351) 732994
 Alamat : Dewan guru SMK Negeri 1 Kendal Ngawi.
 Hal : Mengundang semua guru untuk rapat membicarakan kenaikan kelas,
hari, tanggal, jam, dan tepat, anda tentukan sendiri.
 Tanggal dan nomor tentukan sendiri!