LAPORAN OBSERVASI KORESPONDENSI BISNIS

CV. VETINDO PERSADA

Disusun guna memenuhi tugas Ulangan Tengah Semester

Dosen Pengampu : Septi Kurnia Prastiwi, SE.,M.M.

Oleh

Riska Fitri Wulandari 165211131

Oktaviari Nanda Wijayanti 165211133

Fitria Mayang Purwanti 165211141

Shinta Anggraeni 165211154

MANAJEMEN BISNIS SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

IAIN SURAKARTA

TAHUN 2019
 BAB 1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan-
pesan surat bisnis maupun non bisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda maupun
dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga
lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu korespondensi yang dilakukan oleh
suatu lembaga/ organisasi bisnis dengan harapan untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan
bisnis adalah memperoleh keuntungan atau profit. Untuk memberikan gambaran yang lebih
lengkap tentang berbagai hal yang berkaitan dengan korespondensi bisnis, maka dalam laporan
ini kamu melakukan wawancara dengan bp. Taufiq ranchman selaku manajer umum PT. Vetindo
Citrapersada

PT.Vetindo Citrapersada adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang kesehatan

ternak. Perusahaan ini menyediakan beragai macam produk local dan impor. Produk dari
perusahaan tersebut dijual secara nasional melalui kantor cabang dan unit koperasi. Perusahaan
tersebut telah berdiri lebih dari 20 tahun pengalaman dalam industry peternakan. Dengan
pengalaman tersebut, perusahaan berusaha memberikan solusi terbaik untuk kebutuhan ternak
yang ada . produk yang disediakan antara lain adalah vaksin, premixes dan customixes
 BAB 2

PEMBAHASAN

1. Komunikasi Lisan Pada perusahaan

Komunikasi Lisan

Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio yang berakar dari kata communis,
artinya sama makna mengenai sesuatu hal. Dengan kata lain, suatu peristiwa komunikasi akan
berlangsung apabila orang-orang yang terlibat di dalamnya memiliki kesamaan persepsi atau
makna mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan. Sebagai sebuah istilah, komunikasi dapat
diartikan sebagai penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau
lebih dengan menggunakan simbol verbal (bahasa) dan nonverbal. Dengan demikian, mengajar,
berpidato, memberi isyarat, menulis surat, membaca berita, dan melihat tayangan televisi,
semuanya itu dapat disebut komunikasi. Pendeknya, segala proses kegiatan antar dua orang (dua
pihak) atau lebih untuk berbagi informasi, ide, dan perasaan, disebut komunikasi (Hybels dan
Weaver, 1992:6).

Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan
langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para
personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap
muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh
(computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit
televisi/CCTV).

Komunikasi Interpersonal

Komunikasi Interpersonal yaitu komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang
lain dalam suatu tim atau organisasi. Sedangkan dalam suatu organisasi (bisnis dan nonbisnis)
komunikasi antar pribadi terjadi misalnya antara seorang manager dengan karyawan.

Tujuan Komunikasi Antar Pribadi :

1. Menyampaikan informasi
2. Menumbuhkan Simpati dan Motivasi
3. Berbagi pengalaman
4. Melakukan Kerjasama
5. Menceritakan kekecewaan atau kekesalan
Komunikasi interpersonal yang dilakukan di PT. Vetindo Citrapersada seperti : percakapan
antara manager dengan karyawan, karyawan satu dengan karyawan yang lain, bagian
administrasi dengan manager yang mana masih mencakup mengenai bisnis namun
dilakukan secara interpersonal.

Komunikasi dalam Tim

Tidak dapat dipungkiri bahwa untuk mencapai tujuan dalam tim dibutuhkan sebuah kerja
sama yang solid antar masing-masing anggota tim. Kerja sama yang baik antar anggota tim bisa
memberikan dampak positif bagi pengembangan perusahaan maupun organisasi. Salah satu hal
yang patut diperhatikan dalam menjalin kerja sama tim adalah komunikasi yang baik. Apabila
komunikasi tersebut dapat terjalin dengan baik antar seluruh anggota tim, maka peluang
pencapaian keberhasilan pun akan cenderung meningkat. Meskipun demikian, dalam
prakteknya, proses komunikasi ini seringkali mengalami hambatan, sehingga menyebabkan
berbagai kendala bagi tim untuk memperoleh tujuan bersama.

Komunikasi dalam Tim yang dilakukan di PT. Vetindo Citrapersada seperti : adanya
breafing yang dilakukan setiap selesai kerja, dipimpin oleh manager guna mengulas kembali
atau evaluasi pekerjaan hari ini . selain itu breafing juga dilakukan dalam rangka pelaporan
pencapaian target produksi beserta stok barang yang ada di perusahaan.

2. Kegiatan Korespondensi Bisnis dan Macam Komunikasi tertulis pada perusahaan

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan

untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain, umumnya
dalam bentuk surat, memo, dan laporan. Dalam hal ini, Cv.Vetindo lebih sering
menggunakan surat dalam bentuk email untuk komunikasi, terutama dengan kantor pusat
dalam hal pemesanan bahan produksi.
Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis kepada suatu pihak kepada pihak lain baik berkaitan dengan bisnis
 maupun non bisnis. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat
sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Pengenalan mengenai
jenis surat merupakan hal yang penting yang perlu diketahui agar pembaca mengambil
suatu tindakan atau menyelesaikan suatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari
surat tersebut. Pengetahuan mengenai surat-menyurat ini pun tidak hanya untuk penulis
surat saja, guna mempermudah kegiatan bisnis dalam suatu perusahaan pimpinan dan staf
juga harus memahami bagaiamana proses penulisan surat tersebut mulai dari proses konsep
surat, pemeriksaan bahasa, pengiriman surat dan penyimpanan surat.
Salah satu jenis Surat yang sering digunakan Cv.Vetindo dalam berkomunikasi
kepda pihak lain adalah Surat Pemesanan Pre-Order, surat ini biasanya dikirimkan kepada
Kantor Pusat Vetindo Persada baik di Sukoharjo maupun di Jakarta melalui email guna
pemesanan beberapa bahan baku yang utamanya tidak terdapat di wilayah Surakarta.

Berikut merupakan Contoh surat Pemesanan (PO) Cv.Vetindo Persada

3. Proses Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Pengorganisasian Pesan Bisnis dilakukan oleh suatu perusahaan guna memudahkan
audiens dalam memahami suatu pesan, memahami suatu pesan, menghemat waktu dan
memudahkan pekerjaan komunikator, maka untuk mencapai tujuan tersebut pesan yang
 disampaikan tidak boleh bertele-tele, tidak relevan dengan tujuan pesan serta memuat isi
yang tidak logis.
Pengorganisasian pesan bisnis dapat dilakukan dengan mengorganisasikan ide-ide
yang akan ditampilkan dalam bentuk draft, proses ini dimulai dengan merangkai
kata,kalimat dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima
pesan. Dalam hal ini, pengorganisasian pesan bisnsis yang dilakukan oleh Cv.Vetindo
Persada lebih menekankan komunikasi internal baik pada karyawan maupun kantor pusat,
Komunikasi Internal pada karyawan meliputi briffing harian untuk tugas yang akan
dikerjakan esok hari, maupun remainding karyawan selama 6 bulan sekali yang tujuaannya
untuk memberitahukan atau mengingatkan karyawan mengenai upgrade peraturan baru
maupun job desc mereka, pengorganisasian ini dipimpin langsung oleh Manajer
Perusahaan.
Pengorganisasian pesan bisnis berikutnya adalah Direct Request, yang dilakukan
langsung oleh Cv.Vetindo kantor Cabang kepada kantor Pusat, hal ini dilakukan jika bahan
baku yang dibutuhkan oleh bagian produksi tidak tersedia di wilayah Surakarta, maka
sebelum stok bahan produksi habis, subag QC menyusun Surat Pemesanan mengenai
bahan baku yang dibutuhkan kepada Kantor Pusat untuk segera dikirmkan dengan
sepengetahuan Manajer Kantor Cabang.

4. Evaluasi korespondensi bisnis berkaitan dengan teori

EVALUASI TEORI KOMUNIKASI BISNIS DENGAN REALITA KOMUNIKASI

BISNIS DI CV. VETINDO CITRAPERSADA

Cv. Vetindo Citrapersada adalah perusahaan produksi pakan ternak yang skalanya
tidak terlalu besar dan kompleks sehingga dalam melakukan komunikasi bisnis Cv. Vetindo
akan lebih sering menggunakan komunikasi secara lisan kepada karyawan-karyawannya.
Komunikasi lisan memang merupakan jalan yang cepat untuk menyampaikan informasi di
situasi yang tidak begitu kompleks (jumlah karyawan pabrik kurang lebih 20 orang).
Komunikasi lisan ini didukung dengan adanya teknologi komunikasi seperti Smartphone
yang memudahkan QC dan Manager Pabrik untuk berhubungan langsung ke Manajer pusat
atau sebaliknya dalam rangka mengatur urusan produksi. Media komunikasi yang biasa
digunakan yaitu telephone atau Whatsapp dan E-mail.
 Komunikasi lisan dalam Tim yang dilakukan di PT. Vetindo Citrapersada seperti
adanya briefing yang dilakukan setiap selesai kerja, dipimpin oleh manager pabrik guna
mengulas kembali atau evaluasi pekerjaan hari ini. Selain itu briefing juga dilakukan dalam
rangka pelaporan pencapaian target produksi beserta stok barang yang ada di perusahaan.
Kegiatan briefing seperti yang dilakukan Cv. Vetindo Citrapersada merupakan salah satu
jenis rapat penjelasan yang sifatnya tidak resmi. Rapat ini berguna untuk menjelaskan
kondisi dan kebutuhan produksi yang sesuai dengan keinginan perusahaan dan tentunya juga
sesuai dengan keinginan pasar. Menurut keterangan bapak Taufik selaku manajer pabrik, Cv.
Citrapersada juga melakukan reminding (kegiatan mengingatkan) aturan dan tata cara
pembuatan produk setiap sekitar 6 bulan sekali agar kualitas produk tetap terjaga.
Komunikasi lisan di Cv. Citrapersada juga terjadi saat adanya karyawan baru bagian
produksi. Komunikasi ini bertujuan untuk menjelaskan etika kerja perusahaan, menjelaskan
mengenai kontrak pekerja, dan juga menjelaskan tentang tupoksi atau tugas-tugasnya kelak.

Jenis komunikasi tertulis yang ada di Cv. Citrapersada diantaranya adalah memo dan
surat pemesanan barang. Memo yang kami jumpai di depan kantor administrasi yang dibuat
pada 11 Maret 2019 ini berisi tentang jadwal memakai kaos seragam pabrik dalam seminggu
mulai dari Senin sampai hari Jumat. Meskipun tidak ada keterangan tertulis bahwa itu adalah
“memo” tetapi maksud dan tujuannya adalah untuk mengingatkan atau mengarahkan
karyawan untuk mematuhi isi yang tertulis di dalamnya. Menurut KBBI kata memo atau
memorandum berarti nota atau surat peringatan tidak resmi; bentuk komunikasi yang berisi
saran, arahan, atau penerangan.

Figure 1 Memo di Cv. Vetindo

Sedangkan untuk pengorganisasian surat di Cv. Vetindo Citrapersada sendiri hanya

dikelompokkan berdasarkan jenis surat misal surat pemesanan atau surat lamaran kerja yang
masuk atau form audit. Tidak ada metode pengorganisasian yang spesifik mengingat Cv. Vetindo
merupakan anak perusahaan dari perusahaan yang ada di Jakarta dengan skala yang kecil.

BAB 3

PENUTUP

Kesimpulan

Dalam melaksanakan kegiatan korespondensi Cv. Vetindo Citrapersada lebih banyak m

elakukan kegiatan komunikasi lisan dengan tatap muka langsung daripada komunikasi tertulis.
Komunikasi tertulis di Cv. Vetindo lebih sering digunakan dalam pemesanan bahan baku, surat l
amaran kerja, laporan stok barang serta memo. Perusahaan ini sudah ada sejak tahun 2010-an ya
ng mana media bertukar informasi kepada para supplier atau kepada kantor pusat yang paling se
ring digunakan Cv. Vetindo adalah E-mail. Cv. Vetindo tampaknya tidak mau kalah dengan perk
embangan zaman, buktinya saat ini media atau teknologi yang sering digunakan dalam bertukar
informasi jarak jauh di Cv. Vetindo adalah Telephone, Whatsapp, dan tentu saja E-mail. Pengor
ganisasian pesan-pesan bisnis di perusahaan ini pun tidak rumit, melainkan hanya dikumpulkan
berdasarkan jenis surat.

LAMPIRAN

Foto Bersama Manager CV.Vetindo Citrapersada

Gudang Produksi Cv.Vetindo Citrapersada Surat Pemesanan Cv.Vetindo

Contoh Memo Contoh Buku Profil Cv. Vetindo Citrapersada

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Joko. 2010. Komunikasi Binsis Edisi Empat. Jakarta : Erlangga.

www.Vetindo.com/tentang-kami.html(diakses pada 14 Oktober 2019 pukul 11.00)

Burhanudin, 2015. Komunikasi Bisnis. Jogjakarta : Pustaka Pelajar.