1

BAB I
PENDAHULUAN

Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari bab ini diharapkan siswa dapat memahami pengertian
surat, peranan, fungsi serta syarat surat yang baik.

Tujuan Instruksional Khusus

1. Mahasiswa dapat menyusun surat yang sesuai dengan syarat
penyusunan surat yang baik.
2. Mahasiswa dapat menyusun surat yang sesuai dengan peran surat
sebagai alat komunikasi.

1. Pengertian Surat
Salah satu aktivitas pekerjaan ketatausahaan baik pada kantor
Pemerintah maupun kantor Swasta (Niaga) adalah melakukan pekerjaan
membuat atau menulis sural. Dengan mempergunakan surat orang dapat
mengadakan hubungan secara tertulis.
Sampai sekarang hubungan secara tertulis ini dipandang sebagai
hubungan yang paling efektif dan ekonomis, walaupun sudah ada alat-alat
komunikasi yang lain seperti radio, televisi, telepon, dan Iain-lain.
Suatu komunikasi dipandang efektif apabila apa yang
dikomunikasikan itu sampai ditempat tujuannya sesuai dengan sumbernya,
Komunikasi secara lisan kadang-kadang tidak dapat memenuhi akan hal ini.
Misalnya pemberitahuan secara lisan yang disampaikan kepada seseorang,
sering tidak sesuai dengan sumbernya. Karena apa yang dipesankan itu
kadang-kadang ditambah atau dikurangi walaupun tidak dengan sengaja.
Bahkan tidak jarang apa yang dipesankan itu tak dapat disampaikan kepada
yang bersangkutan karena lupa.
Oleh karena adanya hal-hal seperti ini, maka orang lebih suka
mengadakan komunikasi secara tertulis yaitu dengan mempergunakan surat
sebagai alatnya. Dengan perantaraan surat orang dapat memberitahukan,
menyatakan, mengemukakan sesuatu atau buah pikiran kepada orang lain
yang berjauhan tempatnya dan akan diterima sesuai dengan sumbernya.
 2

Yang dimaksud dengan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang
memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada
orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi
atau kantor. Bahan-bahan komunikasi dapat berupa suatu pemberitahuan,
pernyataan, permintaan atau permohonan, laporan dan Iain-lain buah pikiran
atau isi hal yang hendak disampaikan kepada orang lain
Mengadakan hubungan secara tertulis (surat) selain dipandang
sangat efektif, juga dipandang lebih ekonomis dari pada misalnya
mempergunakan telepon atau mengadakan kunjungan pribadi. Sebab
ongkos mengirim surat relatif lebih rendah daripada pembicaraan dengan
telepon atau mengadakan kunjungan pribadi. Lagi pula pembicaraan dengan
surat tidak akan terganggu oleh pembicaraan lain, dan disamping itu surat
dapat menjamin kerahasiaan pembicaraan. Kata-kata atau kalimat-kalimat
dalam surat adalah permanen sehingga kalau tidak jelas dapat diulangi
pembacaannya.
Hal ini semua merupakan suatu keuntungan penggunaan hubungan
secara tertulis.
Kadang-kadang suatu surat yang disampaikan oleh seseorang
kepada orang lain itu baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam
suatu organisasi memerlukan suatu balasan atau jawaban. Kemudian
apabila hal ini dilakukan yaitu dibalas atau dijawab, maka akan terjadilah
hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi.
Hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik Pemerintah
maupun Swasta terdiri atas :
a. Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan
oleh kantor/organisasi/bagian-bagiannya dengan pihak luar.
b. Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat antar orang-orang
atau pejabat-pejabat dalam suatu kantor/organisasi, termasuk antar
kantorpusat dengan kantor-kantor cabangnya.
 3

2. Fungsi surat
Surat-surat yang dibuat olehsuatu kantor selain berfungsi sebagai alat
komunikasi juga berfungsi sebagai:
a. alat bukti tertulis d. duta organisasi
b. alat pengingat e. pedoman
c. bukti historis
Surat sebagai alat bukti tertulis; dipergunakan bila terjadi perselisihan
antar kantor-kantor/pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi. Sebagai alat pengingat, bila dipergunakan untuk mengetahui
hal-hal yang telah terlupa atau telah lama.
Sedangkan sebagai bukti historis, bila dipergunakan sebagai bahan
riset untuk mengetahui keadaan atau aktivitas suatu organisasi atau kantor
pada masa-masa yang lalu. Kemudian sebagai duta dari suatu organisasi,
surat dipandang mencerminkan keadaan mentalitas/jiwa dan kondisi intern
dari organisasi atau kantor yang bersangkutan. Selain itu surat juga
merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan, misalnya surat
instruksi.

3. Surat sebagai alat komunikasi

Yang dimaksud dengan komunikasi atau tata hubungan adalah proses
penyampaian warta dari seseorang kepada orang lain. Warta ini dapat
berupa suatu buah pikiran, sebuah uraian mengenai sesuatu hal, peristiwa,
suatu pengertian sampai kepada kesan-kesan atau perasaan dan Iain-lain
yang ingin disampaikan kepada orang lain baik secara lisan maupun secara
tertulis. Dan wujudnya dapat berupa perintah, permohonan, atau permintaan.
Alat-alat yang dapat dipergunakan untuk menyampaikan suatu warta,
yaitu dapat berupa gambar, tanda-tanda, telepon, radio, televisi orang, koran,
majalah dan surat.
Di atas telah dikatakan bahwa suatu komunikasi dipandang efektif
apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai kepada tujuannya sesuai
dengan sumber-sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus
pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya, maka surat harus ditulis
dengan jelas dan terang apa yang dimaksud.
 4

Suatu surat yang tidak jelas dan terang maksudnya akan

mengakibatkan:
a. si penerima surat tidak mengerti maksudnya.
b. apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan
mendapat jawaban sebagaimana mestinya.
c. dapat menimbulkan keragu-raguan bagi penerimanya.
Dengan demikian maksud penulis surat yang disampaikan melalui
surat tidak akan tercapai. Akibatnya pekerjaan yang telah mempergunakan
tenaga, waktu, pikiran dan materi akan sia-sia.

4. Kepandaian menulis surat

Menulis surat bukanlah merupakan suatu hal yang mudah. Lebih-lebih
untuk menulis surat bisnis yaitu niaga atau dinas pemerintahan, diperlukan
adanya suatu kepandaian. Untuk pandai menulis surat seseorang harus
pandai pula merumuskan buah pikirannya dengan jelas dan mudah
dimengerti oleh orang lain, sehingga mendapat suatu respon atau reaksi
yang menguntungkan.
Untuk pandai menulis surat dengan baik, selain harus mempunyai
pengetahuan/pendidikan yang cukup, juga harus menguasai hal-hal berikut:
a. menguasai pemakaian bahasa/tata bahasa dengan baik.
b. mengetahui kedudukan masalah yang diperbincangkan
serta latar belakangnya.
c. memahami bidang pekerjaannya serta peraturan-peraturan
yang berhubungan dengan itu,
d. mengetahui posisi pembuat surat, artinya terhadap siapa ia
berbicara atau menulis surat.
e. menguasai teknik-teknik menyusun surat yang baik.
 5

BAB II
BAHASA DALAM SURAT

Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat memahami
penggunaan bahasa dalam surat yang sesuai dengan kaidah-kaidah yang
benar.

Tujuan Instruksional Khusus

3. Mahasiswa mampu menyusun surat dengan memperhatikan kaidah
pemilihan kata.
4. Mahasiswa mampu menyusun surat dengan memperhatikan kaidah
tentang ungkapan idiomatik, ungkapan penghubung dan ungkapan
bersinonim.
5. Penghubung dan ungkapan bersinonim.
6. Mahasiswa dapat menyusun surat dengan memperhatikan aturan bahasa
Indonesia yang disempurnakan, alinea penyusunan kalimat efektif dan
paragraf dalam surat resmi.

Penggunaan Bahasa Dalam Surat

Dalam sesi-sesi ini akan dibicarakan mengenai penggunaan bahasa yang
benar dalam isi surat. Seperti kita sadari pesan penulis yang ingin
disampaikan kepada penerima surat ada pada bagian ini. Agar pesan yang
terdapat di dalam surat ini komunikatif dan mudah dipahami oleh
penerimanya, surat hendaknya menggunakan bahasa yang benar, sesuai
dengan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat meliputi
pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat
dan paragraf.

Pemilihan Kata
Pilihan kata dalam surat-menyurat, seperti juga dalam tulisan ilmiah,
hendaknya ditujukan kepada kata-kata yang memiliki makna jelas. Dalam arti
kata-kata tersebut bukanlah kata-kata yang memiliki makna ganda. Karena
surat bersifat resmi, bahasa yang digunakan juga bahasa baku.
 6

Untuk mengetahui kebakuan suatu kata, baik kata dasar, kata berimbuhan,
ungkapan kata, pengguna bahasa dapat melihatnya dalam buku-buku
pembinaan bahasa Indonesia maupun dalam kamus. Bagaimanapun juga,
seorang pemakai bahasa tidak dapat lepas dari acuan-acuan yang
membahas masalah kebahasaan, karena ia harus dapat memilih kata-kata
yang sesuai dengan ide/gagasan yang dikemukakan.

Untuk surat-surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syarat

baik atau buku, lazim dan cermat. Di samping itu pemakaian ungkapan
idiomatik, ungkapan penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus
dituliskan dengan benar.
a) Kata yang baik atau Baku
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak
dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, entar, kasih, bikin,
betulin, kagak dan cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata
tersebut yang dianggap baku adalah bagaimana, mengapa, nanti, beri,
membuat, memperbaiki, tidak dan hanya. Sebagian kata yang baku dapat
dilihat dalam daftar berikut ini :
Kata baku Kata tidak baku
Februari Pebruari
November Nopember
Senin Senen
Jumat Jum’at
Sabtu Saptu
Mengubah Merubah
Kuitansi kwitansi
Teladan tauladan
Formal formil
Persen prosen
Sistem sistim
Pertanggungjawaban pertanggungan jawab
Pikir fikir
Paham faham
Khawatir kuatir
 7

b) Kata yang Lazim

Untuk surat resmi hendaknya dipilihkan kata-kata yang lazim dalam

masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hindarilah perasaan
yang ingin memperlihatkan ke-intelek-an atau kesarjanaan dengan
menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya digunakan kata
atau istilah dalam bahasa Indonesia. Gunakanlah kata-kata masukan
bukan input, suku cadang bukan spare part, usaha patungan bukan joint
venture, pendekatan bukan approach, lentur bukan flexible, pantau bukan
monitor, peringkat bukan ranking, dampak bukan impact, kendala bukan
constraint, loka karya bukan work-shop, dan sebagainya.

c) Kata yang Cermat

Kata-kata memohon, meminta, memerintahkan, menganjurkan dan
menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama.
Dalam hal ini, penulis surat-terutama surat dinas - hendaknya dapat
memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin
disampaikan dalam surat.

Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara dan Anda hendaknya tepat

pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah
penerima surat itu lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah
penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim surat.

Ungkapan idiomatik

Dalam hal pemilihan kata disamping kata-kata yang baku, lazim, dan cermat
penulis surat resmi juga memperhatikan ungkapan idiomatik, ungkapan
penghubung dan ungkapan bersinonim. Dengan mempelajari sesi-sesi ini
Saudara diharapkan dapat memahami ungkapan penghubung, idiomatik dan
bersinonim.
 8

Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh

karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau
dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu antara lain:

sesuai dengan,
bertemu dengan,
berhubung dengan,
sehubungan dengan,
bertalian dengan,
bersamaan dengan,
sejalan dengan,
seirama dengan,
tidak ubahnya seperti,
berbicara tentang,
berdiskusi tentang,
bermusyarawah tentang,
berkenaan dengan,
disediakan untuk,
terbuat dari,
terdiri atas,
disebabkan oleh,
terjadi dari,
luput dari,
tidak berbeda dengan,
disebabkan oleh,

Ungkapan Penghubung

Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu ungkapan

penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat.
Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur
dalam satu kalimat. Yang termasuk ungkapan penghubung intrakalimat
adalah, antara lain, baik …… maupun, antara …..dan, seperti dan misalnya,
serta demikian dan sebagai berikut.
 9

1) baik …..maupun
pasangan baik adalah maupun, bukan ataupun dan bukan pula atau
contoh :

Tidak baku

Dalam rapat itu akan dibicarakan berbagai masalah, baik yang menyangkut
konsolidasi ke dalam ataupun yang menyangkut koordinasi ke luar.

Baku

Dalam rapat itu dibicarakan berbagai masalah, baik yang menyangkut

konsolidasi ke dalam maupun yang menyangkut koordinasi ke luar.

2) Antara ….. dan

Pasangan antara adalah dan, bukan dengan

Contoh :

Tidak Baku

Saya harap saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan produksi

tahun lalu, antara produksi pabrik A dengan produksi pabrik B.

Baku
Saya harap Saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan produksi
tahun lalu, antara produksi pabrik A dan produksi pabrik B.

3) Seperti dan misalnya

Ungkapan seperti merujuk kepada uraian selanjutnya, sedangkan misalnya

merujuk kepada uraian sebelumnya. Dalam hal seperti ini, kedua kata
tersebut tidak dapat dipertukarkan.
 10

Contoh

Tidak Baku

Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan, misalnya semen, bata merah,

pasir, dan kayu.

Baku

Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan, seperti semen, batu merah,

pasir, dan kayu.
Penempatan tenaga baru, misalnya, termasuk masalah utama yang akan
dibicarakan dalam rapat tersebut.

4) Demikian dan sebagai berikut

Ungkapan demikian merujuk ke uraian sebelumnya, sedangkan ungkapan
sebagai berikut merujuk ke uraian selanjutnya.
Contoh :

Tidak Baku

Yang harus Saudara siapkan adalah hal-hal sebagai berikut:

1. Gambar bangunan yang direncanakan.

2. Denah tanah yang akan digunakan.
3. Rincian biaya yang diperlukan.

Ungkapan yang bersinonim

Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak digunakan sekaligus

karena penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan yang
mubazir. Penulis surat dinas harus menentukan salah satu di antaranya.
Contoh :
Sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)
 11

adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)

demi dan untuk (tidak digunakan sekaligus)
seperti dan lain sebagainya (tidak digunakan sekaligus)
antara lain dan lain-lain (tidak digunakan sekaligus)
agar dan supaya tidak digunakan sekaligus

Perhatikan contoh penggunaan ungkapan yang salah dengan contoh

penggunaan ungkapan yang benar.

Tidak Baku
1) Kiriman ini adalah merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi
kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.
2) Untuk menjamin buku-buku agar tidak rusak dan tidak basah dalam
pengiriman, Saudara harus memperhatikan beberapa hal dalam
pengepakannya, seperti buku-buku itu diikat dahulu, dibungkus
dengan plastik, dimasukkan ke dalam kardus, dan kardusnya diikat
lagi dan sebagainya.

Baku

1) Kiriman ini merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi

kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.
2) Untuk menjamin buku-buku agar tidak rusak dan tidak basah dalam
pengiriman, Saudara harus memperhatikan beberapa hal dalam
pengiriman, Saudara harus memperhatikan beberapa hal dalam
pengepakannya, seperti buku-buku itu diikat dahulu,dibungkus
dengan plastik, dan kardusnya diikat lagi.

Rangkuman

Agar pesan yang terdapat didalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami
oleh penerimanya, penulis surat hendaknya menggunakan yang benar yang
sesuai dengan kaidah karang-mengarang.
 12

Penulis surat memperhatikan pemilihan kata. Pemilihan kata adalah

bagaimana kita memilih kata-kata yang baik atau baku, kata yang lazim
dipergunakan dan cermat

LATIHAN SOAL
A. Perbaikilah kesalahan pemilihan kata yang terdapat pada kalimat-kalimat
di bawah ini.
1. Atas kebijaksanaan serta bantuannya kami ucapkan terima kasih.
2. Demikian untuk menjadikan maklum.
3. Demikaian untuk diterima dan dan diproses, atas perhatiannya kami
sampaikan terima kasih.
4. Daftar isian yang sudah diisi dapat diserahkan di bagian kepegawaian.
5. Ketua seksi dapat mengambil uang di bendahara
6. Maksud pertemuan pada kali ini…..
7. …… melaksanakan kegiatan pada pengabdian …..
8. Maksud dari pertemuan ini ….
9. Kami mohon bantuan dari Bapak ….
10. Bersama ini kami kirimkan pula kekurangan dari berkas lamaran …..
11. Jalan yang baru saja dibangun di mana lalu lintas sudah boleh.
12. Mereka mau datang rapat di mana perlu saja.
13. Besar harapan kami atas kedatangan Saudara untuk mana kami
ucapkan terima kasih.
14. Pembongkaran korupsi besar-besaran disertai penangkapan di mana
ikut di tangkap orang-orang penting.
15. Maka untuk menunjang program di atas kami harapkan ….
16. Untuk memastikannya maka kami menunggu balasan.
17. Karena pentingnya acara tersebut maka Saudara kami harap hadir ….
18. Bersama ini kami usulkan alternative kerja ….
19. Bersamasurat ini kami mengundang.
20. Bersama surat ini kami beritahukan …..
21. Atas kesediaan Anda sebelum dan sesudahnya kami sampaikan ….
22. Atas bantuan Bapak Sebelum dan sesudahnya saya sampaikan …
23. …. Akan kami ambil pada tanggal 3 Agustus 1990 jam 14. 00.
24. Agar supaya berjalan lancar latihan ….
 13

25. Perangkat desa agar ikut berpartisipasi menggalakkan Semarang

Kota Atlas demi untuk kepentingan bersama.
26. Menaggapi surat Saudara nomor … tertanggal ….
27. Atas perhatian Anda diucapkan terima kasih.
28. Program itu telah tercanangkan dengan baik.

B. Carilah masing-masing 5 kata tidak lazim dan tidak baku yang masih
sering dipakai untuk surat resmi.

LATIHAN
Untuk lebih memantapkan pengertian Anda mengenai ungkapan idiomatik,
penghubung dan bersinonim, cobalah Anda kerjakan latihan-latihan berikut
ini !
1. Susunlah 10 kalimat yang mengandung ungkapan idiomatik.
2. Susun pula kalimat-kalimat yang mengandung ungkapan penghubung
dan bersinonim sebanyak 20 kalimat.
3. Guntinglah 10 contoh kalimat dari surat kabar yang mengandung
ungkapan : idiomatik, penghubung dan bersinonim.

RANGKUMAN
1. Ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh karena itu
ungkapan tersebut tidak boleh ditambah, dikurangi atau dipertukarkan.
2. Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia berfungsi
menghubungkan unsur-unsur yang ada dalam kalimat dan antar
kalimat.
3. Penggunaan dua kata yang bersinonim merupakan pemborosan.
Oleh karena itu penulis surat harus menentukan salah satu
diantaranya.
 14

Kata-kata yang Bemiripan

Dalam bahasa Indonesia terdapat kata-kata yang bermiripan, baik dari segi
bentuk maupun dari segi makna, bahkan dari segi makna boleh dikatakan
bahwa kata-kata tersebut bersinonim, yang termasuk kata-kata bermiripan
antara lain suatu dan sesuatu masing-masing dan tiap-tiap, jam dan pukul,
serta dari dan daripada.
a) Kata suatu dan sesuatu
Kata suatu dan sesuatu harus dipakai secara tepat. Kata sesuatu tidak
diikuti oleh kata benda, sedangkan kata suatu harus diikuti oleh kata
benda.

Contoh:
Tidak Baku
Jika dalam rapat nanti ada sesuatu masalah yang ingin
dikemukakan, Anda diharap menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.
Baku
1) Jika dalam rapat nanti ada suatu masalah yang ingin
dikemukakan, Anda diharap menyiapkannya dahulu sebaik-
baiknya.
2) Jika dalam rapat nanti ada sesuatu yang ingin dikemukakan,
Anda diharap menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.

b) Masing-masing dan tiap-tiap

Kata masing-masing dan tiap-tiap tidak akan sama pemakaiannya.
Kata masing-masing tidak diikuti kata benda, sedangkan tiap-tiap harus
diikuti kata benda.
Contoh:
Tidak Baku
Masing-masing peserta penataran memperoleh uang saku sebesar
Rp 50.000,00.
Baku
1) Tiap-tiap peserta penataran memperoleh uang saku sebesar
Rp 50.000,00.
 15

2) Para peserta penataran memperoleh uang saku masing-masing

sebesar Rp 50.000,00.

c) Jam dan pukul

Pemakaian kata jam dan pukul harus dilakukan secara tepat. Kata jam
menunjukkan jangka waktu, sedangkan kata pukul menunjukkan waktu.
Contoh :
Tidak Baku
Rapat akan diadakan pada jam 8.00 - 10.00

Baku
1) Rapat akan diadakan pada pukul 08.00 - 10.00
2) Rapat akan diadakan selama 2 jam, yaitu pukul 08.00-10.00

d) dari dan daripada

Penggunaan dari dan daripada dalam arti milik tidak dibenarkan.
Kata dari hanya dapat dipakai pada ungkapan yang menunjukkan asal,
sedangkan kata daripada hanya dapat dipakai pada ungkapan yang
menunjukkan perbandingan.
Contoh :
Tidak Baku
1) Setiap warga negara berhak mengeluarkan daripada
pendapatnya, berserikat, dan berkumpul.
2) Biaya yang dikeluarkan dalam pekerjaan itu lebih besar dari
jumlah yang direncanakan.

Baku
1) Setiap warga negara berhak mengeluarkan pendapatnya
berserikat, dan berkumpul.
2) Biaya yang dikeluarkan dalam pekerjaan itu lebih besar daripada
jumlah yang direncanakan.
 16

Penerapan Ejaan yang Disempurnakan

Penulis surat sebaiknya juga menguasai kaidah-kaidah ejaan yang terdapat
dalam buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.
Harus diakui, selama ini masih ada beberapa penulis surat resmi yang
kurang memperhatikan kaidah ejaan. Dalam surat-surat resmi masih
terdapat penulisan yang serangkai, padahal seharusnya terpisah, atau
sebaliknya. Agar pembaca buku ini memperoleh gambaran yang jelas,
berikut ini didaftarkan contoh penulisan yang benar dan penulisan yang
salah.
Baku Tidak Baku
u.p.(untuk perhatian) u/p atau c/q
d. a.(dengan alamat) d/a
s.d.(sampai dengan) s/d
a.n.(atas nama) a/n
u.b.(untuk beliau) u/b
dkk.(dan kawan-kawan) d.k.k.
PT P.T.
CV CV.
antarwarga antar warga
antardesa antar desa
Jumat Jum’at
Februari Pebruari
Agustus Augustus
pascapanen pasca panen
subbagian sub bagian
subseksi sub seksi
tunakarya tuna karya
memberi tahu memberitahu
memberitahukan memberi tahukan
serah terima serahterima
berterima kasih berterimakasih
bertanda tangan bertandatangan
diserahterimakan diserah terimakan
menandatangani menanda tangani
 17

LATIHAN

A. KATA-KATA YANG BERMIRIPAN

1. Susunlah sepuluh kalimat dengan menggunakan kata sesuatu dan suatu,
masing-masing dan tiap-tiap, dari dan daripada.
2. Carilah empat kalimat yang memakai kata dari dan daripada yang sesuai
dengan fungsinya dalam Bahasa Indonesia, serta empat kalimat yang
salah penggunaannya!

B. PENERAPAN EJAAN YANG DISEMPURNAKAN

Carilah satu contoh surat dinas, amati penggunaan ejaan dalam surat
tersebut, kemudian perbaikilah jika terdapat kesalahan-kesalahan dalam hal
ejaan!

RANGKUMAN
Mempelajari Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan mutlak bagi
penulis semua jenis surat.

Penyusunan Kalimat
Kalimat-kalimat yang digunakan dalam korespondensi bahasa Indonesia
hendaknya berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan
kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang
berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subyek,dan predikat.
Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele
atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib
ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian, kalimat yang
enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau
meremehkan pembaca.
Sebagai gambaran, berikut akan dibahas beberapa contoh kalimat yang
salah, yang pernah penulis jumpai dalam surat dinas, kemudian dicantumkan
pula contoh kalimat yang benar sebagai perbaikannya.
1). Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri Kepala Kantor
Wilayah Kementrian Pendidikan Nasional Propinsi.
 18

Kalimat 1) salah karena subjek kalimat (pertemuan) didahului kata depan

dalam sehingga subyek kalimat menjadi kabur. Perbaikannya adalah kata
dalam sebelum pertemuan dihilangkan sebagai berikut.
1a) Menurut rencana.. pertemuan itu akan dihadiri Kepala Kantor Wilayah
Kementrian Pendidikan Nasional Propinsi.
Kata dalam sebelum kata pertemuan dapat digunakan asalkan
predikat kalimatnya (dihadiri) diubah menjadi hadir sehingga
perbaikannya sebagai berikut.
1b) Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan hadir Kepala Kantor
Wilayah Kementrian Pendidikan Nasional Propinsi……
Sering dijumpai dalam surat dinas kalimat-kalimat berikut.
2) Membalas surat Bapak tanggal 17 Juli 1986,No. 452/K/VII/1987,
tentang…., saya ingin menanggapinya sebagai berikut.
3) Menunjuk surat Saudara tanggal 12 Maret 1985, No. 222/F/III/ ^ 1985,
saya beri tahukan bahwa ....

Struktur kalimat 2 dan 3 dipengaruhi oleh struktur bahasa asing karena anak
kalimat membalas surat Bapak pada 2), menunjuk surat Saudara pada 3)
tidak menggunakan kata penghubung penanda anak kalimat Jika kita ingin
mengikuti kaidah bahasa kita dengan benar, struktur kalimat seperti itu mesti
dihindari. Sebaiknya kalimat 2) dan 3) diubah menjadi sebagai berikut.
2) Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 17 Juli 1986, No. 452/K
/VII/1987, tentang .... saya ingin menanggapinya sebagai berikut.
3) Sejalan dengan surat Saudara tanggal 12 Maret 1985 No.222/F-
III/1985, saya beri tahukan bahwa ....
Contoh kalimat salah yang lain dalam surat dinas.
4) Bersama ini saya mengundang Saudara menghadiri rapat yang akan
diselenggarakan pada…..

Kalimat 4) tidak benar karena isinya hanya mengundang dan surat tersebut
tidak menyertakan sesuatu, tidak melampirkan berkas, atau tidak dengan
mengirimkan apa-apa. Ungkapan bersama ini digunakan jika surat
melampirkan sesuatu atau menyertakan barang, dan sebagainya.
Oleh karena itu, kalimat 4 harus diubah menjadi sebagai berikut.
 19

4) Dengan ini saya mengundang Saudara menghadiri rapat yang akan

diselenggarakan ……
Yang paling sering dijumpai adalah kalimat sebagai berikut.
5a) Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
b) Atas perhatiannya, saya ucapkan beribu-ribu terima kasih.
c) Atas jawabannya, saya haturkan rasa terima kasih.
Kalimat 5 a) tidak benar sebab kata gantinya digunakan untuk orang ketiga
tunggal, sedangkan yang diajak bicara dalam surat sudah pasti orang kedua.
Demikian juga, ungkapan atas perhatiannya. atas jawabannya, haturkan
dalam kalimat 5 b) dan 5 c) termasuk ungkapan yang salah.

Ungkapan yang benar adalah sebagai berikut.

5a) Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b) Atas perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih.
c) Atas jawaban Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Contoh kalimat surat dinas berikut sangat janggal.
6) Sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan terima kasih.
Kalimat 6) tidak jelas. Ungkapan sebelum dan sesudahnya tidak informatif ;
sebelum apa dan sesudah apa. Kalimat itu dapat diperbaiki menjadi seperti
berikut.
6) Sambil menunggu kabar balasan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
7) Dengan ini saya lampirkan fotokopi surat keterangan dokter.
Kalimat 7) tidak benar. Kalimat ini merupakan kebalikan kalimat 6). Karena
surat ini melampirkan sesuatu ungkapan yang tepat mengawali kalimat
tersebut adalah bersama ini, seperti perbaikan di bawah ini.
7) Bersama ini saya lampirkan fotokopi surat keterangan dokter.
Sering dijumpai penutup surat dinas sebagai berikut.
8) Demikian harap maklum.
9) Mohon periksa adanya.
Kalimat 8) tidak lengkap, tidak memiliki subjek. Agar subjek muncul, setelah
kata demikian harus dihadirkan subjeknya. Selanjutnya, kalimat 9) tidak
informatif sebab tidak jelas apa / siapa yang ingin diperiksa dan apa/siapan
yang harus memeriksa.
 20

Kalimat 8) dan 9) akan lebih jelas dan lebih informatif jika diungkapkan
seperti tampak dalam beberapa kemungkinan berikut.
8) Demikian laporan kami, harap Bapak mengetahuinya.
9) Demikian harapan kami, mudah-mudahan Bapak dapat
mengabulkannya.
Kalimat 10) dan 11) berikut adalah kalimat yang tidak benar karena subjek
kalimat didahului kata depan.
10) Untuk penyusunan rencana pembangunan pabrik itu memerlukan
penelitian lebih lanjut.
11) Bagi calon pegawai baru di lembaga penelitian kami wajib mengikuti
ujian bahasa indonesia.
Kesalahan kalimat yang sering dijumpai dalam surat-surat dinas adalah
penggunaan kata tentang, dari atau daripada antara, predikat dan objek,
seperti berikut.
14) Pertemuan itu akan membahas tentang rencana penyelenggaraan
pameran produksi dalam negeri yang akan diadakan pada bulan depan.
15) Selanjutnya, semua karyawan diharap dapat mengikuti daripada pawai
pembangunan tersebut.
Kalimat-kalimat di atas harus diperbaiki dengan menghilangkan kata tentang
pada kalimat 14) dan menghilangkan kata daripada pada kalimat 15) sebagai
berikut.
14) Pertemuan itu akan membahas rencana penyelenggaraan pameran
produksi dalam negeri yang akan diadakan pada bulan depan.
15) Selanjutnya, semua karyawan diharap dapat mengikuti pawai
pembangunan tersebut.

Penyusunan Paragraf
Gagasan penulis yang dituangkan dalam surat hendaklah ditata dan diatur
sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah
dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf
yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan
kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak dituangkan dalam
beberapa paragraf. Sebaliknya, beberapa gagasan yang berbeda tidak
dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama.
 21

Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul

hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatakan memiliki
kepaduan jika kalimat-kalimat yang disusunnya saling berhubungan, dan
saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling
berhubungan dan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang
berupa ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu,
sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu,
ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang
dipentingkan .
Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan
kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat tersebut.
Buku-buku Korespondensi Indonesia kiriman Bapak telah saya terima
dengan baik. Di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya tidak saya
pesan. Buku yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Buku itu
tertukar. Bersama ini saya kembalikan buku yang tidak saya pesan, dan saya
mohon Bapak segera mengirimkan buku yang saya pesan, yaitu "Mari
Bersahabat Dengan Teman-teman se Tanah Air".
Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang kiriman buku
korespondensi. Walaupun dalam paragraf ini terdapat pernyataan tentang
adanya kekeliruan pengiriman, yaitu tertukarnya buku yang dipesan dengan
buku yang tidak dipesan, pemyataan-pernyataan tersebut hanyalah
merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Jadi, semua
kalimat itu harus disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat-
kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait paragraf, yang
berupa ungkapan penghubung antarkalimat.
Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf, sebagai berikut.
Buku-buku Korespondensi Indonesia kiriman Bapak telah saya terima
dengan baik. Namun, di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya
tidak saya pesan. Sebaliknya, buku yang saya minta tidak ada dalam kiriman
itu. Mungkin buku itu tertukar ketika Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu,
bersama ini saya kembalikan buku yang tidak saya pesan, dan saya mohon
Bapak segera mengirimkan buku yang saya pesan, yaitu "Mari Bersahabat
dengan Teman-teman se Tanah Air".
 22

LATIHAN
Perbaikilah kalimat-kalimat di bawah ini sehingga menjadi kalimat yang
efektif.
1. Sesuai surat perintah dari Bapak Walikotamadia Kepala Daerah Tingkat
II Semarang nomor 66.205/135 tertanggal 31 Maret 2012
2. Memperhatikan surat Kepala Kelurahan Jangli nomor 200/055 tertanggal
6 April 2012 tentang permintaan laporan kegiatan pembudayaan P4 dan
pendataan warga yang telah mengikuti penataran P4.
3. Kemudian untuk menjadi periksa, perhatian, serta dilaksanakan dengan
penuh rasa tanggung jawab.
4. Pemberitahuan itu sangat penting sekali untuk diketahui, ....
5. Di dalam surat tersebut menyebutkan syarat-syarat pengurusan KTP
sebagai bukti diri.
6. Mohon segera dikerjakan agar hasilnya dapat kami sampaikan kepada
warga kami, dan terimakasih atas perhatiannya.
7. Data yang didapatkan bersifat rahasia dan tidak disebarluaskan, kecuali
untuk kepentingan umum.
Penyusunan kalimat efektif merupakan hal yang harus dikuasai oleh penulis
surat. Kalimat efektif adalah kalimat yang jelas dan baik, sehingga secara
mudah dapat dipahami oleh pembaca sesuai dengan gagasan penulis.
Gagasan penulis yang dituangkan dalam surat juga ditata dan diatur
sedemikian rupa dalam pragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah
dipahami oleh penerima surat.
 23

BAB III
PENGELOMPOKAN SURAT DAN BENTUK – BENTUK SURAT

Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari bab ini diharapkan mahasiswa dapat memahami bentuk
surat, dan pengelompokan surat.

Tujuan Instruksional Khusus

1. Mahasiswa dapat mengelompokan surat.
2. Menyusun surat dengan bentuk surat yang sesuai dengan aturan.

Pengelompokan Surat
Sebagai alat komunikasi tertulis, surat sangat beraneka ragam dalam wujud,
jenis, nama dan sifatnya. Surat dapat dipakai untuk berbagai keperluan dan
menyangkut aspek yang sangat luas. Agar lebih jelas, di bawah ini surat
digolong-golongkan menurut wujud, menurut pemakaian, menurut kegiatan,
menurut banyak sasaran yang dituju, menurut isi dan maksud, menurut sifat
dan menurut urgensi penyelesaiannya.

1. Menurut Wujud

1. Surat bersampul. Surat ini terdiri atas kertas surat serta sampul atau
amplopnya. Surat bersampul ini dapat terdiri atas beberapa lembar
dengan berat maximum sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
oleh PT Pos Indonesia, perangko yang dipakaipun juga menyesuaikan
dengan surat-surat.
2. Kartu Pos. Selembar kartu yang berukuran 10 x 15 cm merupakan
ukuran asli yang dikeluarkan PT Pos Indonesia, sedang perusahaan
bisa membuat dengan ukuran yang lebih besar atau lebih kecil.
3. Warkat Pos. Surat bentuk ini merupakan gabungan sampul dan
kertas surat. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bisa
dilipat dan akan membentuk sampul dengan tempat alamat tujuan dan
alamat pengirim.
4. Telegramdan Teleks. Ini tergolong surat karena beritanya tertulis.
 24

5. Memo dan Nota. Kedua jenis surat ini merupakan surat khusus untuk
keperluan intern suatu organisasi dan digunakan untuk meminta atau
memberikan informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
Isi beritanya biasanya singkat.

2. Menurut Pemakaiannya

Dilihat dari pemakaiannya surat bisa dibagi atas :

1. Surat Pribadi yang dikirim dari satu pribadi kepada pribadi yang lain
atau organisasi. Surat ini dapat dibedakan menjadi :
a. Surat pribadi yang bersifat prive, yang dikirim hanya untuk
keperluan sendiri dan berbahasa dan berbentuk bebas.
b. Surat pribadi resmi, yang dikirim kepada pejabat instansi atau
organisasi. Contohnya : surat permohonan, surat lamaran
pekerjaan, surat pernyataan. Bahasa yang digunakan adalah
bahasa resmi atau standar.

2. Surat Dinas Niaga, adalah surat yang terutama dipakai oleh

perusahaan niaga untuk urusan perniagaan / dagang / bisnis atau jual
beli. Surat-surat niaga memakai bentuk yang bervariasi, namun tetap
mengikuti ketentuan surat dinas. Maksudnya , surat-surat niaga tidak
bebas seperti halnya surat pribadi ; bahasa yang dipergunakan dalam
surat niaga dapat lebih luwes dibandingkan dengan bahasa surat
dinas pemerintah.

3. Surat Dinas Pemerintah adalah surat resmi yang terutama

dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi
pemerintah. Karena ia merupakan surat resmi, ia harus tunduk
kepada aturan resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah. Bahasa yang
dipergunakan harus bahasa resmi. Surat jenis ini dipakai mulai dari
instansi tingkat kelurahan sampai tingkat departemen dan lembaga
tinggi negara.
 25

3. Menurut Kegiatannya

Setiap organisasi mempunyai kegiatan yang bersifat intern dan yang

bersifat ekstern. Surat-surat yang dikeluarkanpun diklasifikasikan sesuai
dengan kegiatan tersebut. Jadi dari segi kegiatannya surat dibedakan
menjadi :
a. Surat intern yaitu surat yang beredar atau ditujukan
kedalam lingkungan organisasi.
b. Surat ekstern yaitu surat yang dikirim keluar
lingkungan organisasi.

4. Menurut Banyak Sasaran yang Dituju

Dari segi sasarannya surat dapat ditujukan kepada satu orang atau suatu
organisasi, akan tetapi dapat juga ditujukan kepada beberapa orang atau
organisasi, bahkan dapat ditujukan pula kepada orang atau organisasi
yang sangat banyak.
Oleh karena itu surat dapat dibagi menurut sasarannya atas :
1. surat biasa, yang ditujukan kepada satu / beberapa organisasi.
2. surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi
yang jumlahnya sangat banyak.

5. Menurut Isi dan Maksudnya

Setiap pengirim surat pasti mempunyai maksud yang akan disampaikan

kepada pihak yang dituju. Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan,
panggilan, penawaran, dan lain-lain. Bisa juga dibuat surat yang memuat
rekaman berita yang berupa informasi untuk pembacanya. Artinya, orang
yang membaca surat tersebut, walau surat itu tidak ditujukan kepada
dirinya akan mengetahui bahwa surat itu memberitahukan sesuatu hal
yang sesuai dengan hal yang ada pada surat tersebut. Misalnya : surat
keputusan, surat nikah, surat perjanjian, dan sebagainya. Nama surat
akan mencerminkan maksud yang terkandung didalamnya :
a. surat permohonan
 26

b. surat penuntutan
c. surat pesanan
d. surat keterangan
e. surat kuasa
f. surat perintah
dan lain-lain.

6. Menurut Sifatnya

Penggolongan surat menurut sifat diartikan sebagai penggolongan

menurut keamanan isinya. Dilihat dari sifatnya surat dapat dibedakan
menjadi tiga golongan yaitu:
a. Surat biasa, yang berisi hal-hal biasa, bukan rahasia.
b. Surat konfidensial, yang berlaku untuk kalangan
terbatas, baik pejabat tertentu saja atau beberapa sekaligus. Arti kata
konfidensial adalah rahasia. Namun hal ini terbatas : isi surat tersebut
tidak untuk diberitahukan kepada orang yang tidak berkepentingan.
c. Surat rahasia dan sangat rahasia, yang hanya boleh
dibaca oleh orang yang dituju saja. Untuk menjaga keamanan isinya,
surat rahasia harus memakai sampul lebih dari satu, dan sampul luar
ditulis rahasia atau rhs.

7. Menurut Urgensi Penyelesaiannya

Tidak semua surat memiliki derajat kepentingan yang sama. Ada surat
yang harus dengan segera ditanggapi oleh koresponden, ada yang tidak
ditanggapi cepat-cepat. Ini semuanya tergantung dari derajat
kepentingannya.
a. surat kilat, adalah surat yang memerlukan
penyelesaian sangat segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-
surat lainnya, baik dalam proses pembuatan maupun pengiriman.
b. Surat segera, yang sama juga memerlukan
penyelesaian segera, namun tidak secepat surat kilat.
 27

c. Surat biasa, surat yang diperlukan biasa, tidak

diistimewakan. Kata biasa disini mengandung pengertian tidak
perlu cepat-cepat dibuat, dikirim, dan juga tidak perlu cepat-cepat
dibalas. Bila diposkan cukup dengan perangko biasa saja.

Bentuk Surat
Karena pekerjaan sekretaris banyak menyangkut urusan surat-menyurat,
ia perlu mengenali aneka model surat. Setiap perusahaan atau organisasi,
baik swasta maupun pemerintah, cenderung konsisten memakai salah satu
model surat yang dianggap paling cocok untuk kebutuhannya.
Kekonsistenan model surat ini sekaligus melambungkan ciri surat atau
identitas dari perusahaan tersebut.
Model surat yang lazim digunakan dalam pemerintahan ataupun bisnis
adalah sebagai berikut :
1. Full block style (bentuk lurus penuh)
2. Block style (bentuk lurus)
3. Semi block style (bentuk setengah lurus)
4. Indented style (bentuk bertekuk)
5. Hanging paragrap style (bentuk alinea menggantung)
6. Official style
7. American style
8. British style
9. Model surat dinas

Berikut ini diperlihatkan contoh model surat tersebut beserta contoh amplop
dan cara melipat surat. Perhatikan dengan cermat perbedaan antara satu
model dan model lain. Dengan mengetahui perbedaan beserta kelebihan-
kelebihannya. Anda dapat memilih satu model yang paling cocok untuk
menjadi ciri atau identitas perusahaan tempat Anda bekerja.
 28

CONTOH-CONTOH MODEL SURAT

1. Model Surat Full Block Style

 29

2. Model Surat Block Style

 30

3. Model Surat Semi Block Style

 31

4. Model Surat Indented Style

 32

5. Model Surat Hanging Paragraph Style

 33

6. Model Surat Official Style

:
:
:
:
 34

7. Model Surat Emerican Style

 35

8. Model Surat British Style

:
:
:
 36

9. Model Surat Dinas Pemerintah

:
:
:
:
 37

BAB IV
BAGIAN – BAGIAN SURAT

Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari uraian ini mahasiswa diharapkan dapat memahami
bagian-bagian surat dengan tepat.

Tujuan Instruksional Khusus

Mahasiswa dapat membuat bagian-bagian surat yang sesuai dengan kaidah-
kaidah kebahasaan.

Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian surat resmi yang lengkap adalah sebagai berikut :
1) kepala surat atau kop surat,
2) tanggal surat,
3) nomor surat,
4) lampiran surat,
5) hal atau perihal,
6) alamat yang dituju,
7) salam pembuka,
8) paragraf pembuka surat,
9) paragraf isi surat,
10) Paragraf penitup surat,
11) salam Penutup,
12) tanda tangan,
13) nama jelas penanda tangan,
14) jabatan penanda tangan,
15) tembusan, dan
16) inisial,

Uraian berikut ini akan merinci kegunaan bagian-bagian tersebut dan cara
penulisannya.
 38

Kepala Surat atau Kop Surat

Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak)

a. nama instansi atau badan;
b. alamat lengkap;
c. nomor telepon;
d. nomor kotak pos;
e. alamat kawat, dan;
f. lambang instansi atau logo.

Bahkan, jika instansi atau badan tersebut bergerak dalam bisnis atau dunia
usaha, selain bagian-bagian di atas, dalam kepala suratnya tercantum.

g. alamat kantor cabang;

h. nama bank; dan
i. jenis usaha.

Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat

tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi
atau badan pengirim surat.

Cara pencetakan kepala surat adalah sebagai berikut.

Pertama-tama, cetaklah nama instansi atau nama badan yang bersangkutan
dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris
atau sistem lurus. Lambang atau logo departemen, lambang Universitas,
atau lambang instansi yang lain dicantumkan di sebelah kiri.

Nama departemen atau nama instansi pusat dicetak pada baris pertama,
sedangkan nama unit organisasi dicetak pada baris ke dua, dan nama
subunit organisasi dicetak pada baris ketiga. Misalnya, direktorat jenderal,
inspektorat jenderal, badan penelitian dan pengembangan, kantor wilayah,
universitas dicantumkan di bawah DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN.
 39

Alamat instansi atau organisasi dituliskan lengkap, termasuk nomor telepon,

nomor teleks, dan E-mail. Alamat instansi / organisasi dituliskan dengan
huruf-huruf awal kata kapital. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda
koma, bukan dengan tanda hubung.

Kata jalan ditulis lengkap jalan, tidak disingkat Jl. Atau Jln. Jika kantor
tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan
bukan pula singkatan Telp atau Tilp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu
diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah. (Telepone 4896558,
bukan 4. 896. 558). Tulisan kata kotak pos jika kantor tersebut memilikinya,
bukan PO Box.

Penulisan kepala surat seperti di bawah ini masih perlu diperbaiki.

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

DIREKTORAT JENDERAL PENGAIRAN
PROYEK PENGEMBANGAN WILAYAH SUNGAI
BENGAWAN SALA (PROYEK BENGAWAN SALA)
Jl. Solo – Kertosuro PO. Box 67 Telp. 5422,
6213 SURAKARTA TELEX : 25345 pbssioia

Pusat Bahasa menganjurkan penulisan berikut.

Kata Jalan sebaiknya dituliskan lengkap Jalan ; P.O. Box harus diganti
dengan Kotak Pos ; telepon harus dituliskan lengkap, Telepon; Telex harus
ditulis Teleks. Di samping itu, pembatas unsur-unsur alamat adalah tanda
koma (,) dan bukan tanda penghubung (-). Sebaliknya kop surat tersebut
dicetak seperti berikut.
 40

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

DIREKTORAT JENDERAL PENGAIRAN
PROYEK PENGEMBANGAN WILAYAH SUNGAI
BENGAWAN SALA (PROYEK BENGAWAN SALA)
Jalan Solo, Kertosuro, Surakarta
Kotak Pos 67, Telepon 5422, 6213, Teleks 25345 pbssio ia

Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat

kapan surat itu ditulis. Seperti diketahui, pengiriman surat kadang-kadang
cepat jika menggunakan perangko kilat atau kilat khusus, tetapi kadang –
kadang lambat jika menggunakan perangko biasa. Adakalanya pengiriman
surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan, seperti sulitnya
transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah yang terpencil.
Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima akan mengetahui berapa
lama surat itu di perjalanan.

Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu
sudah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya nama bulan itu jangan
disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11 ;
Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat
dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda
baca apa pun, baik titik maupun tanda penghubung.

Perhatikan penulisan tanggal surat dinas yang salah

Kepala Surat
Jakarta, 28 Okt. 2013.
Kepala Surat
Bandung, 28 – 10 – 2013

Perhatikan penulisan tanggal surat dinas yang benar.

Kepala Surat
28 Oktober 2013
 41

Ketentuan tersebut tidak berlaku dalam penulisan surat pribadi. Jika anda
menuliskan surat pribadi dengan menggunakan kertas polos (tanpa kepala
surat), anda perlu menulis tempat ketika anda menulis surat tersebut dengan
lengkap, tidak hanya nama kota, tetapi nama jalan pun dicantumkan agar
penerima surat tahu persis di mana anda berada ketika itu. Dewasa ini
setelah nama kota dicantumkan kode pos jika kota tersebut sudah
memilikinya. Tanggal, bulanan tahun dicantumkan secara lengkap (tidak
diikuti tanda baca apapun).

Perhatikan penulisan tanggal surat pribadi yang salah

Jakarta, 15 – 11 – 2013
Jakarta, 15, Des 13

Perhatiakan beberapa kemungkinan penulisan tanggal surat pribadi yang

dianjurkan.

15 November 2013

Jalan Daksinapati II, No. 10

Jakarta

Atau
Jalan Cihampelas, No. 16 A
Bandung
18 Desember 2013

Nomor Surat

Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat
berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat, memudahkan
mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu
banyaknya surat yang ke luar.
 42

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut.

Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat
dengan No. penulisannya diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan
dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi.
Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda
baca apapun.

Perhatikan penulisan nomor dan kode surat yang benar.

Nomor : 3241 / F8 / UI. 5 / 2013
No. 3241 / F8 / UI. 5 / 2013

Lampiran

Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat
meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Sesuatu
dapat berupa buku, foto copy surat keterangan yang diperlukan, brosur,
kuitansi, dan sebagainya. Penulisan lampiran mengikuti aturan sebagai
berikut. Kata Lampiran atau Lamp : dikuti tanda titik dua. Kemudian
dicantumkan jumlah yang dilampirkan dan nama barang yang dilampirkan,
tidak diikuti tanda baca apapun.

Perhatikan penulisan lampiran yang salah.

Lampiran : satu berkas.

Lamp. : dua eksempeler.

Huruf awal kata satu dan dua menggunakan kapital, sedangkan kata yang
lain, dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda
baca apapun.
Perhatikan penulisan lampiran yang benar.

Lampiran : Satu berkas

Lamp : Dua eksemplar
 43

Ketentuan di atas berlaku jika pada surat tersebut dilampirkan sesuatu.

Jika tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu dicantumkan
sehingga tidak akan terdapat kata Lampiran yang diikuti tanda hubung atau
angka nol, seperti

Lampiran : -
Lampiran : 0

Jika, surat tidak melampirkan sesuatu cukup mencantumkan nomor surat

dan hal surat. Misalnya :

Nomor :
Hal :
 44

Hal Surat

Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat

mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi
surat selengkapnya. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran, kata hal pun
harus diikuti tanda titik dua. Hal surat harus dituliskan dengan singkat, tidak
perlu ditulis panjang-panjang, dan tidak diakhiri tanda baca apapun.

Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai kata Perihal dalam surat
dinas. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim, atau berarti sama,
sebaiknya digunakan kata Hal karena lebih singkat. Pokok surat yang
dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital, sedangkan
yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut bukan
merupakan suatu nama. Pokok surat tidak ditulis berpanjang-panjang, tetapi
singkat dan jelas, serta mencakupi seluruh pesan yang ada dalam surat.

Perhatikan penulisan Hal yang salah.

Hal : Penentuan petugas pameran

(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)
yang diselelenggarakan
tanggal 5 – 10 – Oktober 2006

Perhatikan penulisan hal yang benar

Hal : Petugas pameran Dies Natalis

Alamat (dalam) Surat

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa

yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya, tercantum
pula dalam sampul surat, atau, alamat dalam sekaligus dapat berfungsi
sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
 45

Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut.

1) Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara
hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri
ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena
kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi alamat yang cukup
panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup
leluasa.

2) Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi
sebagai penghubung intra kalimat yang menyatakan arah. (Alamat
pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai
penghubung intra kalimat yang menyatakan asal)

3) Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat
(tidak diikuti titik).

4) Sebelum mencantumkan nama yang dituju, biasanya penulis surat

mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, atau Sdr.

5) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis didepan
namanya, seperti Drs. , Ir. , dan Drg. , kata-kata sapaan Bapak, Ibu, atau
Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu
memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu,
atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang
tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan
juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan
Bapak, Ibu, atau Sdr, tidak berimpit dengan gelar, pangkat atau dengan
jabatan.
 46

Perhatikan contoh penulisan alamat yang salah

Kepada Yth. Bapak Drs. Darwinto
Kepada Yth. Ibu Ir. Mariani
Yth. Bapak Kepala Desa Tajur
Yth. Bapak Kapten Sumijo

Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar.

Yth. Bapak Darwinto
Yth. Ir. Mariani
Yth. Kepala Desa Tajur
Yth. Kapten Sumijo

6) Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat. Kemudian, nama gang,
nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital
setiap awal kata. Selanjutnya nama kota dan propinsi dituliskan dengan
huruf awal kapital, tidak perlu digaris bawahi atau diberi tanda baca
apapun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu
dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk
memperlancar penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju.

Departemen ………….
Jl. Menteng raya NO. 5
JAKARTA PUSAT

Para penulis surat seakan-akan merasa lebih puas jika nama kota dituliskan
dengan kapital semua dan digarisbawahi serta dilengkapi dengan tanda titik
dan tanda hubung. Padahal semua itu hanyalah pekerjaan yang mubazir.

Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar.

Yth. Ir. Supodo
Jalan Buntar V, NO. 2
Bandung 48256
Jawa Barat
 47

Yth. Kepala Biro Umum

Departemen ……………
Jalan Menteng Raya NO. 5
Jakarta Pusat 12254

Adakalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis
surat tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan, apakah
kepada direkturnya, kepada sekretarisnya, ataukah kepada kepala bagian
personalianya.

Ketidaktahuan penulis surat tentang alamat yang dituju ini mungkin karena
penulis belum pernah berkirim surat kepada alamat tersebut atau mungkin
juga karena tidak tahu nama jabatan pimpinan instansi atau organisasi
tersebut.
Seperti diketahui nama jabatan pimpinan tiap instansi atau organisasi itu
tidak sama, ada yang disebut direktur, direktur II, direktur utama, ketua
umum, kepala, dan sebagainya. Selanjutnya, nama jabatan setingkat di
bawah pimpinan juga berbeda-beda, ada kepala bagian, kepala biro, kepala
divisi, kepala bidang, kepala agen, dan sebagainya. Kalau demikian
permasalahanya, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja,
seperti pimpinan sehingga alamat itu misalnya, ditulis sebagai berikut.

Yth. Pimpinan Bank Dagang Negara

Jalan H. M. Thamrin
Jakarta Pusat
Berdasarkan penjelasan contoh di atas, penulisan alamat yang tidak jelas
siapa yang dituju seperti di bawah ini termasuk penulisan alamat yang
kurang tepat.

Yth. Bapak Kepala Pusat Pembinaan

Dan Pengembangan Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
 48

Yth. Pabrik Minyak Lim Kiau

Jalan Tebing No 10
Padang

Sebaiknya ditulis sebagai berikut

Yth. Kepala Pusat Pembinaan

Dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksanapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

Yth. Pimpinan Bank Dagang Negara

Jalan M. H. Thamrin
Jakarta Pusat

Yth. Pimpinan pabrik Minyak Lam Kiau

Jalan Tebing No. 10
Padang

Satu hal lagi tentang penulisan alamat yang dituju, yakni alamat iklan.
Jika kita berkirim surat kepada seseorang berdasarkan iklan surat kabar,
seperti iklan dalam Kompas atau dalam Suara Pembaharuan, hendaklah
surat itu ditujukan kepada pemasang iklan tersebut, dan bukan kepada
iklannya. Bandingkan bentuk penulisan alamat yang salah dan penulisan
alamat yang benar.

Salah

Yth. Iklan pada harian Kompas

P.O. Box 2619 Jakarta 10001
Dibawah no. 658
 49

Yth. Iklan pada Suara Pembaharuan

Tromolpos 16 JKSMP
Jakarta 12920 B

Alamat seperti itu menyiratkan bahwa yang akan menerima surat tersebut
adalah iklannya. Padahal, tentu saja bukan itu yang dimaksudkan, tetapi
justru pemasang iklannya sendiri. Oleh karena itu, alamat yang benar
menurut kaidah bahasa adalah alamat yang ditujukan kepada pemasangnya,
seperti contoh berikut.

Benar

Yth. Pemasang Iklan

Pada harian Kompas
Kotak Pos 2619 Jakarta 10001
Di Bawah No. 658

Yth. Pemasang Iklan pada Suara Pembaharuan

Tromol Pos 16 JKSMP
Jakarta 12920 B

Dalam alamat yang dituju kadang-kadang digunakan singkatan u. p. (untuk

perhatian). Bentuk singkatan u. p. (u kecil diberi titik dan p kecil diberi titik)
digunakan di depan nama bagian dari suatu instansi apabila masalah surat
dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah
u. p. tanpa diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin / kepala
instansi yang bersangkutan misalnya

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

u. p. Kepala Subbagian Keuangan
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
 50

Salam Pembuka

Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi, punten (sd.) atau
ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain. Salam pembuka
merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi.
Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian
ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.

Penlisan salam pembuka mengikuti aturan tersebut. Salam pembuka

dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan
alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital,
sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam pembuka
itu diikuti tanda koma.

Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat

dinas yang bersifat netral adalah

Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

Salam sejahtera, (S kapital, s kecil)

Saudara ….,
Saudara …..yang terhormat,
Bapak ……yang terhormat,

Dalam surat dinas yang bersifat khusus digunakan salam pembuka yang
sesuai dengan lingkungannya, seperti
Assalamualaikum W. W,
Salam Pramuka,
Para jamaat yang dikasihani Tuhan,
 51

Isi Surat

Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling
menentukan. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai dengan
keinginan penulis surat, bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini.
Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu

a. paragraf pembuka
b. paragraf isi surat yang sesungguhnya, dan
c. paragraf penutup.

a) Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat yang mengajak pembaca
surat menyesuaikan perhatia,nya kepada pokok surat yang sebenarnya.
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka
pada surat dinas yang berisi pemberitahuan adalah sebagai berikut.

1) Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang

pelaksanaan ujian dinas di lingkungan ……
2) Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Agustus 2013 No. 425 / F1 /
2013, dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat
keterangan lolos butuh dari pimpinan instansi Saudara.
3) Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta.
4) Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa keinginan Saudara
untuk menjadi pegawai Pusat Grafika Nasional tidak dapat kami
kabulkan.
5) Dalam rangka Dies Natalis Ke-3 Universitas Sanjaya, pada bulan Oktober
2013, kami akan menyelenggarakan lomba pidato antar mahasiswa
se-DKI Jakarta.
6) Kami mohon bantuan Saudara menyampaikan hal-hal berikut kepada
karyawan Saudara.
 52

Contoh kalimat pengantar pada paragraf pembuka surat balasan adalah

sebagai berikut.

1) Surat Anda tanggal 27 Februari 2013, No. 221 / U / 2013 sudah kami
terima dengan senang hati. Bertalian dengan itu, kami ingin
menanggapinya sebagai berikut.
2) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 28 Maret 2013 No. 1415 / K2
/ 2013 tentang syarat-syarat sayembara, kami beri tahukan hal-hal
berikut.
3) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami
sampaikan kepada saudara daftar buku terbitan kami tahun 2013.
Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 18 Juni 2013 No. 162 / TU / K /
2013 tentang penataran, penyuluhan, kami beri tahukan bahwa …..
4) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti Bina Graha melalui
surat tanggal 29 Juni 2013, kami ingin menanggapinya sebagai berikut.

Catatan :

Kata kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi

atau suatu instansi. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti
yang tepat adalah saya.

b) Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya

Bagian ini lebih dikenal sebagai paragraf isi. Paragraf isi merupakan pokok
surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau
yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah yang
diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima
surat. Oleh karena itu, agar pesannya sampai kepada si penerima sesuai
dengan keinginan pengirim, penggunaan atau istilah yang tidak lazim
hendaklah dihindari karena hal itu akan membingungkan penerima surat.
Selain itu, setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah.
Jika ada masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda.
Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas.
 53

Rumusan isi surat itu juga harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap
hormat dan sopan. Penulis surat harus benar-benar mengakui dan
menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu penulis hendaknya
menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi
menghina atau mempermainkannya.

C) Paragraf Penutup

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.
Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau berupa
ucapan terima kasih kepada penerima surat. Paragraf Penutup berfungsi
juga untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Dengan demikian surat
yang tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum
selesai.

Contoh paragraf penutup.

1) Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.

2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini, saya ucapkan terima
kasih.
3) Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
4) Kami harap agar kerja sama kita membuahkan hasil baik dan
berkembang terus.
5) Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat kita tingkatkan terus.
6) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Anda.
7) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih

Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat

setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup
dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Salam
penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam
bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.
 54

Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-
kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.

Misalnya :
Benar Salah
Salam takzim, Salam Takzim,
Salam kami, Salam Kami,
Hormat kami, Hormat kami,
Wasalam. Wassalam,

Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama
jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya
huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi
tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama
jabatan identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan pula
nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di
antara nama jelas dan jabatan.

Perhatikan contoh berikut.

M. Taufik Arif
NIP 130519977
Kepala

Perlu diingatkan di sini, penulisan nama instansi atau organisasi sebelum

tanda tangan (yang sering dijumpai pada surat dinas beberapa instansi),
sebenarnya merupakan penulisan yang mubazir sebab nama instansi atau
organisasi pengirim surat itu telah tercantum pada kepala surat. Penulisan
nama instansi atau organisasi sebelum tanda tangan dianggap benar jika
penandatangan surat tersebut bukan pimpinan instansi yang bersangkutan,
melainkan petugas yang mewakilinya. (hal ini akan diuraikan pada
pembicaraan fungsi singkatan a. n. dan u. b. ).
 55

Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.

Tanda tangan

(Drs. SUNGAJI).
Kepala

Tanda tangan

(M. ARSALAN, S. E.)

Direktur

Tanda tangan

(Prof. DR. SANGKUNI, M. Sc.)

Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.

Tanda tangan

Drs. Sungaji
Kepala

Tanda tangan

M. Arsalan, S. E.
Direktur

Tanda tangan

Prof. Dr. Sankuni, M. Sc.

NIP 130427722
Rektor
 56

Penggunaan Bentuk Singkatan a. n. dan u. b.

Kadang-kadang surat dari suatu instansi itu, karena suatu hal, tidak
ditandatangani oleh pimpinan instansinya, tetapi ditandatangani oleh pejabat
bawahannya yang diberi wewenang untuk itu. Dalam hal seperti ini, lazim
digunakan bentuk singkatan a. n. (singkatan atas nama) atau u. b. (singkatan
untuk beliau). Kedua singkatan itu digunakan dengan mengikuti ketentuan
berikut.

Bentuk singkatan a. n. (a kecil diberi titik dan n kecil di beri titik) digunakan
jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan,
yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Jadi, segala
tanggung jawab yang berkaitan dengan surat tersebut terletak pada penanda
tangan surat. Kedudukan surat tersebut secara hukum sama dengan
kedudukan surat yang lain yang ditandatangani langsung oleh pimpinan
instansi yang bersangkutan.

Bentuk singkatan a. n. dicantumkan di depan nama jabatan yang

melimpahkan wewenang penandatanganan itu.

Perhatikan penulisan bentuk singkat a. n. yang salah.

…………………………………………….
A. n. Direktur Utama
PT Sumber waras

Tanda tangan

Mardoni
Direktur Pemasaran
 57

………………………………………………
A. n. Kepala Pusat Pendidikan
dan Latihan BNI 1946

tanda tangan

Nama jelas
Sekretaris Pusdiklat

Bentuk singkatan u. b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan
jika penandatanganan surat itu dilakukan oleh staf suatu instansi yang
kedudukannya dua tingkat atau jauh lebih di bawah pimpinannya. Dapat
pula, u. b. digunakan jika pejabat yang dilimpahi wewenang oleh
pimpinannya melimpahkan lagi wewenang penandatanganan surat itu
kepada pejabat lain di bawahnya. Dalam hal ini, semua tanggung jawab yang
berkaitan dengan surat tersebut tidak terletak di tangan pimpinannya atau
pejabat yang dilimpahi wewenang olehnya (tingkat pertama).

Bentuk singkatan u. b. dicantumkan di bawah nama jabatan yang

melimpahkan wewenang penandatanganan surat itu. Perhatikan penulisan
bentuk singkat u. b. yang salah

……………………………………..
u. b. Kepala kantor Wilayah
Departemen Tenaga kerja
Propinsi ………

Tanda tangan

Nama jelas
Kepala Bagian Personalia

……………………………………..
 58

a. n. Gubernur Kepala Daerah Tk. I

Propinsi ……….
Pembantu Gubernur Wilayah I
U. B.

Tanda tangan
Nama jelas
Bupati………….

Perhatikan penulisan bentuk singkatan u. b. yang benar.

……………………………
Kepala kantor Wilayah
Departemen Tenaga Kerja
Propinsi …..
u. b.
tanda tangan
Nama jelas
Kepala bagian Personalia

a. n. Gubernur Kepala Daerah Tk. I

Propinsi ……
Pembantu Gubernur Wilayah I
u. b.
Tanda tangan
Nama jelas
Bupati ………
 59

Tembusan

Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c. c.

(carbon copy). Pusat bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah
tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat

tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula
isi surat. Jadi, tembusan itu di cantumkan hanya jika memang ada instansi
lain yang harus mengetahui maksud surat.

Aturan penulisan tembusan sebagai berikut. kata Tembusan diletakan

disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor, lampiran,
dan hal, dan sejajar dengan penanda tangan surat. Kata tembusan diikuti
tanda titik dua, tanpa digaris bawahi . Jika pihak yang ditembusi surat itu
lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor urut. Akan tetapi, jika pihak
yang ditembusi hanya satu, nama instansi itu tidak diberi nomor. Kemudian,
dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth, kepada yth, sebagai
laporan, atau sebagai undangan. Selanjutnya, pencantuman kata arsip pada
nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal itu tidak ada manfaatnya karena sudah
pasti setiap surat dinas itu memiliki arsip yang harus disimpan.

Perhatikan penulisan tembusan yang salah.

Tembusan :
1. Kepada Yth. Direktur Sarana
Pendidikan (sebagai laporan)
2. Yth. Kepala bagian tata Usaha
(sebagai undangan)
3. Sdr. Sukijan (agar dilaksanakan)
4. Arsip
 60

Penulisan tembusan seperti itu salah karena menggunakan Kepada Yth. Dan
(sebagai laporan) pada No. 1. kata yth. Dan (sebagai undangan) pada No. 2,
kata (agar dilaksanakan) pada No. 3, serta Arsip pada No. 4. Penulisan kata-
kata tersebut tidak perlu karena pihak yang ditembusi akan langsung
mengetahui maksud isi surat yang diberikan kepadanya.

Perhatikan penulisan tembusan yang benar.

Tembusan :
1. Direktur Sarana Pendidikan
2. Kepala bagian Tata Usaha
3. Sdr. Sukijan
 61

BAB V
ANEKA SURAT NIAGA

Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari bab IV ini Mahasiswa diharapkan dapat memahami
aneka surat niaga.

Tujuan Instruksional Khusus

Mahasiswa dapat menyusun aneka surat niaga seperti : surat permintaan
penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat konfirmasi pesanan,
surat penolakan pesanan, surat tanda bukti, surat pengantar barang, surat
pengaduan, surat tuntutan dan surat penagihan.

Dalam menjalankan dan mengembangkan usaha bisnisnya, tiap perusahaan

akan selalu menggunakan surat dalam setiap kegiatannya. Bahkan surat
dianggap sebagai wakil perusahaan, karena ia mewakili perusahaan
mengadakan penawaran, pesanan, pengiriman, pengaduan, penuntutan,
penagihan kepada setiap pelanggannya. Kegiatan surat-menyurat ini
kemudian memunculkan bermacam-macam jenis surat sesuai dengan sifat
dan keinginan si pembuat surat tersebut.

JENIS-JENIS SURAT NIAGA

Jenis-jenis surat ini dalam kegiatan niaga antara lain adalah :
1. Surat permintaan penawaran
2. Surat penawaran
3. Surat pesanan
4. Surat penerimaan pesanan
5. Surat konfirmasi pesanan
6. Surat penolakan pesanan
7. Surat-surat tanda bukti : faktur, daftar rincian barang, dan surat pengantar
barang.
8. Surat pengaduan / keluhan
9. Surat tuntutan
10. Surat penagihan
 62

Di dalam kenyataannya masih ada lagi jenis-jenis surat seperti surat

perkenalan, surat perjanjian dan lain sebagainya. Namun jenis-jenis surat
yang akan dibahas di dalam bab ini adalah jenis-jenis surat seperti yang
telah disebutkan tadi.

1. Surat Perkenalan
Adalah surat dari penjual barang atau jasa kepada calon pembeli yang
dianggapnya potensial. Di dalamnya dia memperkenalkan nama
perusahaannya, jenis usaha yang ditekuninya, dan bisa juga disebutkan
berapa berapa lama pengalamannya berusaha di bidang itu. Sambil
mengerjakan hal tersebut dilampirkan sekali katalog tentang barang
dagangannya yang biasanya ada diskon promosi atau perkenalan dengan
harapan, tentunya, penerima surat tersebut akan tertarik dan mencoba
memesannya.

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual
yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta
(melalui surat) agar penjual secara resmi mengajukan penawaran
kepadanya, dan dengan adanya surat penawaran tadi, maka ia akan
mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa
yang akan dibelinya. Jadi surat permintaan penawaran ini bisa menjadi awal
proses terjadinya transaksi dagang, karena melalui surat ini calon pembeli
bertanya tentang barang atau jasa. Selanjutnya penjual menerangkan hal-hal
tersebut di dalam surat penawarannya, lalu calon pembeli mengadakan
pesanan, dan akhirnya terjadilah transaksi sebagai puncak proses jual-beli.

Surat permintaan penawaran selain berisi permintaan mengenai keterangan

terinci yang meliputi daftar harga, katalog, brosur/prospectus, bisa juga
meminta penjual untuk mengadakan demo pemakaian di tempat calon
pembeli.
 63

Hal-hal yang perlu ditanyakan di dalam surat permintaan penawaran :

1. nama dan jenis barang
2. ciri-ciri khusus barang : tipe, ukuran,kualitas, kapasitas, dan lain-lain.
3. harga satuan
4. potongan
5. cara pembayaran
6. cara penyerahan
7. kemudahan yang ditawarkan : servis gratis, garansi, dll.

Selain dari itu calon pembeli bisa pula meminta contoh barang yang
sesungguhya (bila memungkinkan).

Di dalam surat permintaan penawaran jasa, biasanya calon pembeli

menanyakan tentang :
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan
2. peralatan yang dipakai penjual sebagai penunjang
3. harga
4. potongan
5. cara pembayaran
Meminta penawaran sebaiknya tidak hanya kepada satu penjual, agar dapat
membandingkan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kantong
pembeli.

3. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang dan jasa. Penawaran ini bisa terjadi tanpa adanya
permintaan penawaran dari calon pembeli, sehingga terdapat dua macam
surat penawaran :
1. atas inisiatif penjual
2. sebagai balasan surat permintaan penawaran.

Surat penawaran yang dikirim oleh penjual atas inisiatifnya berkedudukan

lemah karena surat ini belum tentu diharapkan oleh si penerima surat
tersebut, sehingga tidak heran bila sambutan yang timbul adem ayem saja.
 64

Inilah yang merupakan tantangan bagi setiap penulis surat, bagaimana

mengusahakan agar sambutan dingin tadi berubah menjadi simpati, setidak-
tidaknya terhadap isi surat, sebab tidak setiap pembaca membutuhkan
barang yang ditawarkan.

Sebetulnya surat permintaan penawaran dapat dibuat sederhana,

cukup dengan menggunakan kartu pos, dan isinyapun dapat singkat saja.
Hal ini dapat dilakukan mengingat surat permintaan penawaran adalah surat
beli, yaitu surat yang merupakan utusan pembeli sehingga kedudukannya
lebih kuat sesuai dengan ungkapan yang sudah umum “pembeli adalah raja”.
Namun surat sederhana seperti yang dimaksudkan di atas sebaiknya hanya
dikirimkan kepada relasi yang sudah dikenal baik, atau bila isi surat
permintaan penawaran hanya minta daftar harga, tanpa tambahan lain (lihat
contoh 1).
Sedangkan surat permintaan penawaran yang ditujukan kepada calon relasi
hendaknya berwujud surat bersampul yang isinya cukup terinci. Namun
karena kedudukannya sebagai surat beli, maka surat permintaan penawaran
tidak perlu disusun disusun dengan gaya yang menarik. Hal yang terpenting
yang perlu diperhatikan adalah isi surat harus cukup jelas agar penjual
mengetahui secara pasti keinginan calon pembeli.
Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli
menanyakan tentang :
1) nama dan jenis barang;
2) ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas,
dan lain-lain;
3) harga satuan;
4) potongan;
5) cara pembayaran;
6) cara penyerahan;
7) kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis,
garansi, dan lain-lain yang merupakan layanan purnajual (after sales
service).
 65

Selain hal-hal di atas, di dalam surat permintaan penawaran calon pembeli

dapat meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan
keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur, serta dapat
juga minta dikirimkan contoh barang yang sesungguhnya (untuk barang yang
memungkinkan).
Di dalam surat permintaan penawaran jasa, biasanya calon pembeli
menanyakan tentang :
1) bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2) peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3) harga;
4) potongan;
5) cara pembayaran.
Juga dapat saja diminta daftar harga (sesuai tingkat jasa yang akan
diberikan). Biasanya semua telah tercantum di dalam prospektus yang harus
disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Meminta penawaran sebaiknya tidak hanya kepada satu penjual,
tetapi lebih dari satu. Langkah ini sebaiknya ditempuh agar daftar harga dan
keterangan yang terkumpul dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk
menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan
keuangan calon pembeli. Untuk pembelian barang-barang yang akan dijual
lagi (untuk) diperdagangkan) diperlukan pertimbangan yang lebih kompleks
agar terhindar dari kerugian.
 66

Contoh surat permintaan penawaran (1)

Dengan menggunakan kartu pos
 67

TOKO SERBA MAJU

Jalan Sabang No. 152
Jakarta

No. 182 / SM /II / 2013 15 Februari 2013

Yth. Kepala Bagian Pemasaran PT. PANDA

KARTUPOS
Jalan S. Parman No. 46 CARTE POSTALE
ALAMAT – ADRESSE
Jakarta Barat
PENGIRIM - EXPEDITEUR KEPADA
Hal : Permintaan DaftarPT.
Harga dan AGUNG
GUNUNG
Keterangan tentang
TB.SEROJA
AC Merk PANDA
JL.KWITANG NO. 4
JL.POS NO. 3, MEDAN JAKARTA 10420
Dengan hormat,

Kami kabarkan kepada Saudara bahwa kami akan memperluas usaha

dagang berhubung makin banyak pengujung yang berbelanja di toko kami.
Sayang sekali sampai saat ini kami belum dapat5melayani
MEDAN, JANUARI permintaan
2013 calon
pembeli untuk jenis AC merk PANDA.
DENGAN HORMAT,
Kami minta dikirimkan Daftar Harga Buku terbitan
Berkenaan dengan hal tesebut di atas, dengan ini kami minta sudilah
Saudara mengirimkanPTdaftar
Gunung Agung
harga AC disertai keterangan cara pembayan
merk PANDA.
dan ketentuan tentang rabat.
Berhubung baru kali ini kami mengadakan hubungan dagang dengan pihak
Saudara, maka kamiATAS PERHATIAN
mohon SAUDARA,tentang
diberi keterangan KAMI UCAPKAN
:
TERIMA KASIH.
1. syarat-syarat pembayaran;
2. potongan yang akanTB diberikan;
SEROJA
3. cara penyerahan barang; dan
4. layanan purna jual;
AHMADI ABDULAH
Di samping itu, kami minta dikirimkan leaflet, katalog, dan brosur barang
PEMILIK
tersebut.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Aswanita Hasyim
Pemilik

AH/ri,
 68

Soal Latihan Surat Permintaan Penawaran

1. Toko MAJU JAYA, Jalan Roro Mendut 27 Semarang, meminta keterangan

harga sepatu Bata kepala PT. BATA, Jlan Kali Bata 45, Jakarta Selatan.
Karena toko tersebut hanya menginnginkan merek dan warna-warna
tertentu saja, maka ia minta dikirimi contoh (monster). Di samping itu ia
ingin mengetahui syarat pembayaran dan cara pengiriman barang.
Tulislah surat Toko MAJU JAYA itu kepada PT. BATA

2. PT. PARAHIANGAN, Jalan Asia afrika 76, Bandung membutuhkan

20 buah sepeda motor Honda 125 cc untuk keperluan karyawannya.
Dari salah seorang relasinya ia memperoleh nama dealer sepeda motor
Honda yaitu PT GARUDA MOTOR Jalan Pecenongan 31 Jakarta Pusat.
Karena itu ia langsung menulis surat kepada GARUDA MOTOR untuk
meminta keterangan harga dan syarat jual beli kendaraan yang
diperlukan.
Tulislah surat PT PARAHIANGAN kepada PT. GARUDA MOTOR
tersebut.

3. Toko MERPATI, Jalan Perkutut 70 Bogor akan memperluas usahanya

dengan bahan-bahan makanan dan macam-macam minuman. Untuk itu
dimintanya kepada CV. MONAS JAYA, Jalan Merdeka Timur 65, Jakarta
Pusat, daftar harga beserta contoh-contoh bahan-bahan makanan dan
macam-macam minuman yang bermutu tinggi. Jika harganya bersaing,ia
akan segera memesannya dalam jumlah yang banyak.
Buatlah surat dari Toko MERPATI kepada CV MONAS JAYA tersebut.

SURAT PENAWARAN

Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli berisi
penawaran barang atau jasa.

Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon pembeli dapat
terjadi tanpa adanya permintaan penawaran dari calon pembeli dapat terjadi
 69

tanpa adanya permintaan penawaran dari calon pembeli. Karena itu, surat
penawaran dapat dibedakan atas dua macam.

1. penawaran atas inisiatif penjual; dan

2. penawaran sebagai balasan surat permintaan penawaran.

Surat penawaran yang dikirim oleh penjual atas inisiatifnya (tanpa diminta
oleh calon pembeli) mempunyai kedudukan yang lemah karena surat jual itu
belum tentu diharapkan oleh calon pembeli atau orang yang menerima surat
tersebut. Sehingga tidaklah mengherankan jika sambutan terhadap surat
yang demikian itu umumnya “dingin”. Namun hal inilah yang merupakan
tantangan bagi setiap koresponden yang menulis surat penawaran, yaitu
mengusahakan bagaimmana agar sambutan yang dingin itu berubah
menjadi “Simpati”, setidak-tidaknya terhadap isi surat, sebab pembaca surat
memang belum tentu membutuhkan sesuatu yang ditawarkan oleh penjual.
Sebuah surat penawaran atas inisiatf penjual dapat dikatakan berhasil bila
surat itu tidak terlalu cepat masuk tempat sampah karena isinya jelek. Untuk
itulah isi surat penawaran perlu disusun sebaik mungkin agar pembaca
merasa tertarik.

Walaupun penawaran atas inisiatif penjual kedudukannya lemah, tetapi dari

segi penyusunannya lebih menguntungkan karena penjual dapat dengan
bebas dan leluasa mempromosikan barang atau jasa yang ditawarkannya.
Hal itu berbeda dengan penawaran yang diajukan sebagai balasan surat
permintaan penawaran. Sebagai surat balasan, isinya terikat dan terbatas
hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli. Namun
harus diingat bahwa surat penawaran adalah surat yang mengemban misi
menjual barang atau jasa sehingga prinsip surat penawaran sebagai surat
jual tetap harus dipegang, walaupun penjual dalam posisi membalas surat
calon pembeli.
 70

Syarat-syarat Surat Penawaran yang baik

Dari uraian di atas kiranya cukup jelas bahwa hakekat surat penawaran
adalah memberi informasi dan menggugah minat calon pembeli. Oleh karena
itu surat penawaran haruslah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Bahasa surat harus menarik;

2. Isi surat tidak bertentangan dengan keadaan barang atau bentuk jasa
yang ditawarkan;
3. Isi surat bersifat memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang
sesuatu yang ditawarkan;
4. Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap, dan sebaikanya
dilampiri keterangan tertulis dan gambar-gambar, atau bahkan contoh
barang yang sesungguhnya;
5. Menyebutkan sifat penawaran, apakah penawaran bebas, penawaran
berjangka, atau penawaran tetap.

Bahasa yang menarik di dalam surat penawaran dipakai tidak lain

karena surat penawaran sifatnya “merayu” pembaca atau calon pembeli
untuk setidak-tidaknya mau mengenal produk yang ditawarkan. Surat
penawaran harus menyuguhkan informasi yang jelas dan benar atau sesui
dengan fakta. Jangan sampai surat penawaran yang terlalu melambung
tinggi.
 71

Contoh (1) surat penawaran barang (balasan surat permintaan penawaran)

CV BINA MANDIRI
Jalan MATRAMAN RAYA No. 7 F Jakarta 13130
Telp./Fax. : (021) 8720152 E-mail : binamandiri@gmail.com

No : 879 / BA / III / 2013 8 Maret 2013

Yth. Direktur PT BERINGIN SAKTI

Jalan Kemakmuran No. 18
Jakarta Pusat

Hal : Penawaran Mesin Tik IBM

Dengan hormat,

Sesuai dengan surat permintaan penawaran Bapak No. 22 / BS / 06

untuk mesin tik listrik, maka dengan ini kami mengajukan penawaran sebagai
berikut :
1. Jenis barang : Mesin tik listrik
2. Merek / warna : IBM / merah
3. Ukuran / tipe : 24 feet / DD – 500 / 1982
4. Harga : Rp 1.900.000 (satu juta sembilan ratus ribu
rupiah)
5. Pembayaran : Cash on Delivery (COD)
6. Penyerahan : Franco pembeli
7. Sifat penawaran : Secara bebas

Agar lebih jelas bagi bapak, bersama ini kami sertakan brosur mesin
tik tersebut

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan semoga Bapak

berkenan untuk memesannya.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
 72

Contoh (2) Surat Penawaran (atas inisiatif penjual)

PT ALKAN JAYA
Perdagangan Umum Perlengkapan Kantor & alat – alat Tulis
Jalan Pangeran Tubagus Angke 170 Jakarta 11330
Telp. (021) 660808 E-mail: ptalkanjaya@ymail.com Website : www.alkanjaya.com

No : AJ / Pen / 15 / IV / 2013 15 April 2013

Yth. Direktur PT SEROJA INDAH

Jalan Panglima Polim III / 9
Jakarta Slatan
Hal : Penawaran Alat – alat Kantor
Salam sejahtera,
Pada kesempatan ini kami memperkenalkan perusahaan kami
PT ALKAN JAYA yang bergerak dalam perdagangan umum, alat-alat tulis
dan perlengkapan kantor.
Perusahaan kami dapat melayani semua kebutuhan alat-alat kantor
seperti : mesin foto copy, mesin tik, filling cabinet, alat-alat tulis, dan lain-lain.
Barang-barang kami terdiri dari berbagai merek dan tipe dengan kualitas
nomor satu.
Pelanggan kami cukup menunggu dikantor saja, karena pesanan
dapat kami antar sampai ke tempat pembeli tanpa dekenakan biaya
tambahan.
Perlu kami jelaskan pula, pembayaran dapat dilakukan secara tunai
atau kredit. Dan kami akan memberikan potongan harga dan hadiah yang
menarik, seperti dapat dibaca pada brosur terlampir.
Bila Saudara ingin menjadi pelanggan kami, dipersilakan
menghubungi kami melalui telpon, atau datang ke kantor kami (full AC).
Petugas kami akan memberikan keterangan secara lengkap dan jelas
dengan pelayanan lebih cepat dan memuaskan.
Demikian penawaran kami semoga mendapat tanggapan yang
menggembirakan. Dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Teriring salam

Amdeni yoga F
Kabag Pemasaran

Lampiran
1. Sepuluh brosur
2. Tiga lembar daftar harga
 73

KERAMAT ELECTRONIC SERVICE

Jalan Keramat Raya 73 Jakarta 10450
Telp. / Fax. (021) 345894 E-mail: keramat73@yahoo.co.id

No. 154 / SV / U / 2013 21 Januari 2013

Yth, Direktur PT TIRTO NADI MURNI

Jalan Batu Tulis 1 / 3 B
Jakarta Barat

Perihal : Penawaran Service Teleprinter

Dengan hormat,
Dengan ini kami mengajukan penawaran untuk service dan overhaul
pesawat teleprinter. Rincian pekerjaan yang dapat kami lakukan adalah
sebagai berikut.

1. untuk service pesawat teleprinter :

a. Pelumas mesin;
b. Penyetelan kontak – kontak transmitter dan tape transmitter;
c. Motor telex, dan lain – lain.

2. Untuk overhaul pesawat teleprinter :

a. Cameral overhaoul dilakukan pada setiap 1000 jam kerja;
b. Bagian – bagian mesin yang sudah aus kami ganti dengan
yang baru.

Semua hasil pekerjaan bergaransi. Dan petugas kami akan melakukan

pengecekan terhadap pesawat teleprinter Bapak secara berkala.

Untuk melengkapi penawaran ini kami lampirkan perhitungan ongkos kerja

dan daftar harga suku cadang.

Demikioan penawaran kami, dan atas perhatian Bapak kami ucapkan terima
kasih.

Salam kami

Rio Dharma
Direktur

Lampiran : 2 lembar
 74

Soal Latihan Surat Penawaran

1. PT STRADA COMPUTER, Jalan Gondangdia 103, Jakarta, telah

mendatangkan bebagai jenis computer buatan Jepang. Karena itu
dikirimnya daftar harga bernagai jenis computer tersebut kepada CV
DUTA INFORMATIKA di Jalan Bung Tomo 103, Surabaya untuk diajak
bekerja sama memasarkan computer – computer tersebut. Dijelaskan
pula bahwa jenis – jenis computer itu sangat canggih dan paling up to
date.Hal ini dapat di baca dalam brosur yang dikirim sebagai barang
cetakan. Harganya sangat bersaing dan franco Surabaya. Pembayaran
seperti biasa 50% di muka dan sisanya sebulan sesudah barang diterima.
Untuk pembelian partai besar korting 10%. Buatlah surat penaaran dari
PT STRADA COMPUTER.
2. PT. BRAWIDYA, Jalan Pinangsia Raya 38, Jakarta mencoba
menawarkan mobil sedan merk GULLIA buatan Itali dengan harga took
Rp. 36.000.000,00 per buah kepada PT PERTAMINA, Jalan Perwira No.
2, Jakarta. Mobil tersebut ber-type Super 4 slinder; 1300 cc; kecepatan
maksimum melebihi 165 km/jam; tempat duduk untuk 5 orang;
perseneling tongkat 5 maju dan 1 mundur; stir kanan. Suku
cadangterjamin. Pembayaran cash. Sangat cocok untuk para manajer.
Brosur dilampirkan. Buatlah surat penaaran tersebut.
3. Toko ANEKA RASA, Jalan Martadinata 70, Bogor, akan memperluas
usahanya dalam bidang penjulan bahan-bahan makanan dan macam-
macam minuman. Untuk itu dimintanya kepada CV MONAS JAYA Jalan
Merdeka Timur 65, Jakarta, daftar harga beserta contoh-contoh bahan
makanan dan macam-macam minuman.
CV. MONAS JAYA membalas surat itu dan menyatakan ia sangat senang
menerima surat permintaan penawaran itu. Lalu CV MONAS JAYA
mengirim surat penawaran. Daftar harga beserta contoh yang lengkap
untuk barang-barang yang diminta juga dikirim. Dijelaskan juga, harga
barang-barang yang ditawarkan itu sangat bersaing dan pasti
menguntungkan. Surat diakhiri dengan catatan bahwa took ANEKA
RASA akan mendapat perhatian sepenuhnya.
Buatlah surat penawaran tersebut.
 75

SURAT PESANAN DAN BALASANNYA

Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan kepada penjual yang
isinya memesan barang atau minta jasa tertentu. Tentu saja pesanan
dilakukan setelah pemesan mengetahui informasi tentang barang atau jasa
yang akan dibeli. Informasi tersebut diperoleh melalui surat penawaran,
melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran (wiraniaga) dari perusahaan
penjual.
Walaupun surat pesanan termasuk surat beli, sehingga tidak perlu
disusun dengan bahasa yang menarik, namun di dalam surat pesanan harus
disebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuatu yang
menyangkut pesanan, yaitu :
1) Nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri lain barang yang dipesan;
2) Banyaknya atau jumlah pesanan;
3) Kesanggupan membayar (tunai atau kredit) dan cara pembayaran;
4) Cara pengiriman atau penyerahan barang yang dikehendaki;
5) Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan (kapan
barang dibutuhkan atau diharapkan tiba);
6) Alat angkut apa yangdiusulkan untuk pengiriman barang.

Hal-hal tersebut di atas harus disebutkan di dalam setiap surat

pesanan, karena hal itu akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk
menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak. Salah satu saja dari
hal tersebut tidak dapat disanggupi atau tidak dapat disetujui oleh penjual
dapat mengakibatkan pesanan ditolak, sehingga jual beli menjadi batal.

Nama dan ciri barang yang dipesan perlu disebutkan dengan jelas
untuk memudahkan penjual mengecek apakah barang yang dimaksud ada
dalam sediaan (stock).
Kalau ada,apakah jumlahnya cukup untuk memenuhi pesanan, dan juga
agar jangan sampai terjadi salah kirim. Demikian juga cara pembayaran dan
cara penyerahan serta waktu tiba yang dikehendaki pemesan, apakah dapat
disetujui oleh penjual atau tidak. Jadi, isi surat pesanan yang lengkap dan
 76

jelas sangat membantu kelancaran proses jual beli. Sebaiknya, isi surat
pesanan yang tidak lengkap akan menghambat proses jual beli.

Untuk pemesanan barang dengan pembayaran secara kredit sering

diperlukan referensi dagang. Maksudnya, di dalam surat pesanannya,
pemesan menyebut atau menunjuk nama perusahaan pihak ketiga atau
bank tertentu yang dapat menerangkan tentang bonafiditas perusahaan
pemesan.
Referensi diperlukan terutama apabila pemesan merupakan “Orang baru”
bagi pihak penjual, sehingga diperlukan semacam penilaian dari pihak lain
tentang “konduite” si pemesan dalam masalah keuangan, terutama
ketepatan waktu dalam pembayaran utang.
Apabila pemesan telah mengetahui harga dan syarat jual beli lainnya
yang tercantum dalam lembar informasi dari penjual, maka di dalam
suratnya pemesan langsung dapat mengkalkulasi harga (lihat contoh 1).
Namun surat pesanan dapat juga dibuat tanpa mengkalkulasi harga (lihat
contoh 2).
 77

CV KENCANA BAHARI
Jalan Dewi Sartika 171 Cirebon
Telp. / Fax. : (0231) 6514546 E-mail : kencanabahari@gmail.com

No. 071 / SP / III / 2013 1 Maret 2013

Yth. PT. MADONA

Jalan Bahagia No. 18
Jakarta Timur

Hal : Pesanan barang elektronik

Dengan hormat,
Terima kasih atas surat penawaran Saudara No. 073/SPEN/3/2013
yang disertai daftar harga dan brosur-brosur. Berdasarkan penawaran
tersebut yang kami memesan barang sebagai berikut.
1. 3 (tiga) buah mesin cuci merk Sanyo model S -88 E
@ Rp. 4.500.000,00................................................... Rp. 13.500.000,00
2. 4 (empat) buah kipas angina merk KDK model F-100 S
@ Rp. 75.000,00 ....................................................... Rp. 300.000,00
3. 5 (lima) buah rice cooker merk Hitachi model AF-35
@ Rp. 250.000,00...................................................... Rp. 1.250.000,00
Jumlah............................ Rp. 15.050.000,00
Discount 10%................. Rp. 150.500,00
Jumlah dibayar ………… Rp 14.899.500,00

Pembayaran secara COD di kantor / gudang kami, Jalan Dewi Sartika

171, cirebon, Jawa Barat.
Pengiriman barang agar dilakukan dengan perantaraan Elteha dan kami
harap sebelum tanggal 28 Maret 2013 barang tersebut telah kami terima.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rhema Teruna Yoga F.

Direktur
 78

BENGKEL MOBIL RASA SEHATI

Jalan Raden Saleh No. 15 Jakarta 10330
Telp. Fax (021) 571425 http://www.rasasehati.com

No : 35 / RS /PS / III/ 2013 20 Maret 2013

Yth,Direktur
PT KINTA
Jalan Dewi Sartika
Jakarta Timur

Hal : Pesanan barang

Salam bahagia,

Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari petugas pemasaran

perusahaan Saudara, maka kami bermaksud memesan barang-barang
tersebut di bawah ini.
1. 20 kg cat merk ICI warna biru metalik (BM – 005)
2. 40 kg cat merk DANAGLOSS warna biru malam (D – 080)
3. 50 kg dempul plastic merk SANPOLI
4. 10 gallon thinner merk SUPERTHIN.

Kami minta agar barang-barang tersebut dapat kami bayar secara

kredit (2 kali angsuran) dengan ketentuan sebagai berikut.
1. Pembayaran pertama, 50% dari harga barang pada saat penyerahan
barang;
2. Pembayaran kedua (sisanya), satu bulan setelah barang kami terima.

Seandainya Saudara setuju, maka kami mengharap agar barang

dapat kami terima dalam bulan ini juga di kantor kami, Jalan Raden Saleh
No. 15, Jakarta Pusat.
Kami menunggu kabar, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan
terima kasih.

Wassalam,

John Azonif
Pemilik
 79

Soal Latihan Surat Pesanan

1. PT BANDUNG MOTOR, Jalan Asia Afrika 30, Bandung, telah menerima

brosur dan surat penawaran sedan Toyota dan sepeda motor Yamaha
dari PT INDO MOTOR, Jalan Jend. Sudirman 108, Jakarta. Ia tertarik
akan model kendaraan tersebut. Karena itu dipesannya masing-masing
10 mobil dan 30 sepeda motor. Harga dan syarat pembayaran sebutkan
sendiri. Sehubungan dengan hal itu, dikirimnya sejumlah uang melalui
Bank Mandiri Cabang Bandung Selatan. Warna untuk sedan 3 buah biru,
3 buah putih, dan 4 buah hitam. Untuk sepeda motor diminta 3 macem
warna, merah, biru dan hitam,
Tulislah surat pesanan itu kepada PT INDO MOTOR.

Surat Penerima Pesenan

Seandainya penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan
atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh
penjual, maka penjual dapat segera mengirim barang kepada pemesan
tanpa perlu lagi membalas surat pesanan itu. Hal ini dapat dilakukan jika
barang dalam keadaan ready stock, artinya barang siap untuk dikirim. Tetapi
sering terjadi kasus dimana penjual dapat memenuhi pesanan, namun
barang tidak ready stock, sehingga diperlukan waktu beberapa lama untuk
mempersiapkannya. Ini suatu hal yang biasa dalam dunia bisnis. Dapat
terjadi misalnya penjual memerlukan waktu untuk mengurus dokumen
barang dan mempersiapkan pengiriman, atau bahkan kadang-kadang ada
kalanya barang harus dibuat terlebih dahulu (pesanan khusus). Dalam kasus
seperti itu penjual memberitahukan kepada pemesan bahwa pada dasarnya
ia dapat memenuhi pesanan, tetapi minta tempo untuk merealisasikan
pengiriman barang. Surat inilah yang di namakan surat penerima pesanan.

Isi surat penerimaan pesanan adalah pernyataan dari penjual bahwa ia

dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama
untuk, mempersiapkannya dan memberikan estimasi kapan kira-kira
pengiriman barang akan dilakukan.
 80

Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena
manfaatnya sangat besar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu :
1. Untuk memberi perasaan tenang kepada pemesan karena pesananya
dapat dipenuhi oleh penjual.
2. Agar pemesan tidak mencari lagi barang yang sama dari penjual yang
lain;
3. Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan
sebelum barang yang dipesannya tiba (misalnya uang, alat angkut,
gudang, dan lain-lain).
4. Bila barang yang dipesan itu untuk dijual lagi, maka dengan adanya
pemberitahuan dari penjual, pemesan telah dapat menawarkannya
kepada pihak lain walaupun barangnya belum tiba.
 81

Contoh Surat Penerimaan Pesanan

SUDULURI FURNITURE
Jalan Teratai No. 18 Jakarta 13340
Telp. Fax. : (021) 846512 E-mail:suduluri_furniture@yahoo.com
http://www.suduluri.com

No : 38 / SF / III / 2013 10 Maret 2013

Yth. Direktur CV SUMBER REJEKI

Jalan Putri Hijau No. 55
Medan

Hal : Pesanan Meubel

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 06 / III / 2013 telah kami terima dengan senang hati dan
kami ucapkan terima kasih atas pesanan tersebut.

Meubel yang Saudara pesan dengan syarat-syarat yang Saudara inginkan

pada prinsipnya dapat kami penuhi. Namun kami memerlukan waktu satu
bulan untuk meproduksi meubel yang Saudara maksud, karena kebetulan
stock kami sudah habis. Kami perkirakan meubel tersebut baru dapat kami
kirimkan tanggal 15 April 2013, dan akan tiba di tempat Saudara dalam bulan
April itu juga.

Demikianlah surat penerimaan pesanan kami, mudah-mudahan pesanan

saudara yang pertama ini akan diikuti pesanan berikutnya.

Hormat kami,

Peter Neke
Direktur
 82

Surat Konfirmasi Pesanan

Didalam era kemajuan teknologi sekarang ini, komunikasi dapat

dilakukan bukan hanya dengan perantaraan surat, tetapi dapat juga dengan
perantaraan telepon, radio, faksimil, dan sebagainya. Demikian juga halnya
memesan barang. Selain dengan perantaraan surat pesanan juga dapat
dilakukan dengan perantaraan telepon, email dan faksimil.

Namun harus diingat, pesanan melalui telepon masih lemah dasar

hukumnya, karena telepon tidak mempunyai bukti otentik (hitam diatas putih)
dan dalam telepon dan faksimil tidak terdapat tanda tangan pemesan. Oleh
karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via faksimil, maka
penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut.
Caranya adalah membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri dari
nama barang, jumlahnya, harga; dan syarat jual beli lainya, seperti tempat
penyerahan, waktui penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Data itu
diisi oleh penjual atas dasar pesanan yang diterima melalui telepon atau
faksimil dari pemesan. Setelah diisi surat konfirmasi itu lalu dikirimkan atau
diantar kepada pemesan, dengan maksud memperoleh kepastian tentang
pesanan dan apakah syarat jual beli yang dikehendaki penjual (seperti yang
dicantukan di dalam surat konfirmasi itu) dapat disetujui oleh pemesan. Bila
ternyata pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual (kalau
ada) juga dapat disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus
membubuhkan tanda tangannya pada surat tersebut sebagai tanda
persetujuan.
Setelah surat konfirmasi itu ditandatangani oleh pemesan, maka
lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual. Syarat itu merupakan
bukti otentik sebagai pernyataan bahwa pemesan benar memesan barang
yang tertera di dalam surat. Jadi, surat konfirmasi pesanan yang telah
ditanda tangani oleh pemesan, sudah sama fungsi dan dasar hukumnya
dengan surat pemesan biasa. Dengan demikian penjual tidak ragu lagi untuk
membuat faktur dan mengirimkan barangnya.
 83

Contoh surat Konfirmasi Pesanan

PT ABC
Jakarta

Yth. Pemilik
Toko SINAR JAYA
Jalan Ir. H. Juanda 42
Jakarta

Surat Konfirmasi Pesanan

No. …………………
Terima kasih atas pesanan Saudara hari / tanggal …......................…………
melalui telepon. Sehubungan dengan pesanan tersebut, maka dengan ini
kami ingin mengkonfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan serta
syarat-syaratnya sebagai berikut :

Nama Barang Banyaknya Harga Keterangan

Tempat Penyerahan : ………………………………………………………………

Waktu Penyerahan : ………………………………………………………………..
Syarat penyerahan : ………………………………………………………………..

Setelah ditandatangani, harap agar Saudara menyerahkan kepada kami

lembar asli surat konfirmasi pesanan ini.

Menyetujui : Jakarta, 22 Mei 2013

TOKO SINAR JAYA

………………………. …………………………
(cap dan tanda tangan) Manajer Penjualan
Surat Penolakan Pesanan
 84

Bila penjual hendak menolak pesanan, maka penolakan itu harus segera
diberitahukan kepada pemesan. Jangan sampai pemesan menunggu terlalu
lama. Walaupun isi surat menyatakan menolak, tetapi pengiriman suratnya
jangan sampai tertunda, karena hal tersebut termasuk salah satu layanan
atau service dari pihak penjual terhadap calon pembeli.
Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis serta
diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik
dengan pemesan tetap terbina.
Banyaknya hal yang menyebabkan penjual “terpaksa” menolak pesanan,
misalnya barang yang dimaksudkan tidak / belum ada atau sudah habis;
tidak sesuai dalam cara penyerahan atau pengiriman; tidak dapat dipenuhi
dari segi waktu; atau tidak dapat disetujuinnya cara pembayaran yang di
usulkan oleh pemesan (misalnya menginginkan secara kredit, sedangkan
penjual menghendaki secara tunai). Untuk alas an yang disebutkan terakhir,
penolakannya harus diungkapkan dengan bijaksana agar pemesan tidak
berkecil hati.
Suatu hal yang cukup menarik di dalam surat penolakan pesanan ini
adalah kadang-kadang penjual dapat menyampaikan dua maksud yang
sangat kontradiktif di dalam satu surat. Sambil menolak suatu pesanan,
penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis dengan
barang yang dipesan. Jadi, dapat terjadi adanya penawaran baru di dalam
surat penolakan pesanan.
Contohnya demikian, misalnya ada penjual yang mendapat pesanan
komputer merk Alfa dengan pembayaran secara kredit, tetapi penjual
tersebut merasa keberatan untuk memenuhinya. Di dalam suratnya setelah
menyatakan menolak pesanan komputer merk Alfa itu, penjual dapat
menawarkan pesanan komputer yang harganya lebih murah dari komputer
merk Alfa. Dan karena bertujuan menawarkan barang, maka bersama
suratnya turut dilampirkan daftar harga dan brosur. Kejadian semacam yang
dicontohkan itu dapat dibenarkan dan tergolong wajar di dalam kegiatan
niaga lebih-lebih bila ditinjau dari kaca mata pihak penjual karena hal itu juga
merupakan usaha untuk memasarkan barang.
Contoh surat penolakan pesanan
 85

PT PRIMADONA ABADI
Jalan Melawai Raya 173 Jakarta 12169
E-mail: primadona_abadi173@ymail.com

Nomor : 381 / PA / PSN - B / III / 2006

28 Maret 2006

Yth. Direktur CV SEROJA

Jalan Ciputat Raya No. 42
Jakarta Selatan.

Dengan Hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas surat pesanan Saudara No : 34 / S / III
/ 2013 untuk mesin foto kopi merk royal. Tetapi sangat menyesal kami
beritahukan bahwa akibat inflasi yang tidak menentu sekarang ini kami tidak
dapat lagi mempertimbangkan penjualan secara kredit mesin foto kopi yang
Saudara maksudkan. Untuk itu kami mohon maaf.
Namun demukian, jika Saudara tidak berkeberatan, kami sarankan agar
Saudara mengganti pesanan tersebut dengan mesin foto kopi merk canon.
Kami mempunyai persediaan yang cukup lengkap untuk merk tersebut.
Bersama ini kami kirimkan katalok dan brosur-brosur mesin foto kopi.
Seandainya Saudara setuju dengan saran kami ini, harap memberi kabar
dengan segera, agar kami dapat mempersiapkan pengiriman lebih awal.

Wasalam kami,

Risna Sari
Direktris

Lampiran : Brosur dan katalog

 86

Surat Pengiriman Pesanan

Bila persyaratan jual beli telah disetujui oleh penjual dan pembeli, maka
barulah penjual melaksanakan pengiriman pesanan (execution of oder).
Untuk perdagangan besar yang pelaksanaanya memakai jangka waktu lama
dan mempunyai tahapan, biasanya sebelum pelaksanaan pengiriman
pesanan, terlebih dahulu dibuat surat perjanjian jual beli atau kontrak.
Namun untuk perdagangan biasa, dengan surat pesanan saja sudah cukup
menjadi dasar bagi penjual untuk melaksanakan pengiriman barang.

Pengiriman pesanan dari penjual kepada pembeli sudah pasti memakai

surat, paling tidak surat pengantar barang. Sedangkan untuk bukti
penerimaan barang, pemesan harus membuat atau menandatangani tanda
terima. Ini adalah prosedur penyerahan barang yang paling sederhana
dalam perdagangan formal. Dan itu terjadi apabila jarak antar penjual dan
pembeli relatif dekat (satu kota atau antarkota) dan barangnya mungkin di
antar langsung oleh penjual tanpa menggunakan jasa perusahaan
pengangkutan. Tetapi apabila jarak antar penjual dan pembeli cukup jauh
(antar kota, antar pulau atau antarnegara), maka diperlukan jasa perusahaan
pengangkutan, akibatnya pengiriman pesanan akan memerlukan dokumen
yang lebih banyak, tidak cukup hanya dengan surat pengantar saja. Untuk
maksud yang disebutkan terakhir itulah dipergunakan surat pengiriman
pesanan surat atau surat pengiriman barang. Surat ini selain menerangkan
tentang pengiriman barang, juga dapat berfungsi sebagai pengantar untuk
dokumen yang dikirim.
Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman barang
dengan keterangan terinci yang meliputi hal-hal sebagai berikut.
1) Berdasarkan order yang mana barang dikirim;
2) Nama dan jenis barang yang dikirim;
3) Jumlah barang yang dikirim;
4) Dengan alat angkut apa barang dikirim;
5) Dokumen apa saja yang turut dikirimkan.
 87

Berdasarkan isi dan fungsi tersebut di atas, maka surat pengiriman

pesanan harus tiba di tangan pemesan lebih dahulu daripada barang yang
dikirim. Hal itu penting untuk pemesan agar ia dapat mempersiapkan segala
sesuatunya sebelum barang yang dipesannya tiba. Satu hal lagi yang paling
penting mengapa surat pengiriman harus tiba mendahului barang ialah
karena bersama surat itu turut dilampirkan dokumen barang atau setidak-
tidaknya di dalam surat itu diberitahukan kepada pemesan bahwa dokumen
diserahkan melalui perwakilan perusahaan. Dengan dokumen itulah
pemesan akan dapat mengambil barang dari stasiun atau pelabuhan.
Di bawah ini diuraikan tentang dokumen barang yang sering dilampirkan
bersama surat pengiriman barang sesuai dengan kasusnya.
1) Untuk pengiriman biasa, bersama surat pengiriman pesanan harus
dilampirkan faktur dan surat pengantar barang (dapat sekaligus
merupakan tanda terima). Faktur wajib dikirim karena merupakan
tanda bukti penjualan barang, dan surat pengantar merupakan bukti
bahwa barang sudah diserahkan (lihat uraian tentang Surat-surat
Tanda Bukti pada 4.5.1 dan 4.5.3).
2) Bila barang dikirim dengan perantaraan perusahaan pengangkutan
(darat, laut, dan udara), maka harus ada surat muatan barang atau
surat angkutan barang. Nama surat angkutan barang berbeda-beda
sesuai dengan alat angkutnya, yaitu :
a) Surat Jalan, bila barang diangkut dengan kendaraan darat.
b) Bill of Lading atau Konosemen, bila barang diangkut dengan
kapal laut.
c) Air Way Bill (AWB), bila barang diangkut dengan kapal udara.
3) Bila barang yang dikirim perlu dirinci, atau bila barang dipak ke dalam
alat pengepakan tertentu, maka harus dibuat daftar rincian barang
(packing list).
4) Bila pemesan telah melakukan pembayaran, sebagian atau seluruh
harga barang, maka penjual harus memberikan kuitansi.
5) Bila barang yang dikirim diasuransikan, maka penjual dapat
melampirkan polis asuransi atau surat pertanggungan asuransi.
 88

Dokumen barang dapat bertambah jumlah atau jenisnya, tergantung pada

jenis barang yang dikirim dan birokrasi yang harus ditempuh.
Dokumen barang tidaklah selalu dikirim langsung kepada pemesan.
Dokumen barang dikirimkan langsung kepada pemesan apabila pemesan
telah membayar lunas harga barang yang dibelinya, atau bila sebelumnya
telah ada kesepakatan tentang penyelesaian pembayaran (pembeli telah
mendatangi akseptasi utang untuk pembayaran secara kredit).
Tetapi apabila penyelesaian pembayran dan masalah administratif belum
seluruhnya selesai, maka dokumen dikirimkan via bank atau perwakilan
perusahaan/agen yang ditunjuk. Kepada pihak yang ditunjuk itulah pemesan
harus menghadap untuk menyelesaikan pembayaran atau untuk urusan
administrasi. Setelah urusan itu selesai, barulah dokumen barang diserahkan
kepada pemesan (bandingkan dengan istilah pembayaran setelah dokumen
tiba, pada 2.3).
 89

Contoh surat pengiriman pesanan

PT DUNIA BARU
Jalan Majapahit No. 48 Surabaya
Telp. / Fax. : (031) 6548565 E-mail : duniabaru48@yahoo.co.id

Nomor : 142 / I / 2013 8 Januari 2013

Lamp. : 9 lembar
Perihal : Pengiriman Kipas Angin

Yth. Direktur PT CENDRAWASIH

Jalan Trikora No. 8
Sorong

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa pesanan Saudara berupa 100

buah kipas angin merk NASIONAL melalui surat nomor 139 /C/VII /
2013 telah kami kirimkan hari ini dengan kapal MS NAGA LAUT
milik perusahaan pelayaran NUSANTARA.
Seluruh kipas angin itu kami pak ke dalam 5 buah peti
yang kuat. Setiap peti berisi 20 kipas angin dan tiap-tiap peti kami
beri nomor urut MT-1 s.d. MT-5.
Bersama ini pula kami kirimkan dokumen barang berupa
3 lembar faktur, 1 lembar packing list, 2 lembar konosemen, dan 3
lembar kuitansi.
Kami harap sisa pembayaran 50% lagi segera dikirimkan
melalui BNI 1946.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

M. Mustakim
Manajer Penjualan
 90

SURAT-SURAT TANDA BUKTI

Seperti telah disebutkan pada bagian terdahulu, salah satu guna surat
adalah sebagai tanda bukti tertulis (hitam diatas putih). Kegunaan yang satu
inilah yang merupakan keunggulan surat jika dibandingkan dengan alat
komunikasi lainnya. Kenyataan menunjukkan bahwa sangat banyak aktivitas
manusia yang memerlukan tanda bukti tertulis; dan tanda bukti tertulis yang
paling dominan dalam kehidupan manusia modern adalah surat. Salah satu
jenis surat diantara keanekaragaman surat adalah surat tanda bukti.

Surat tanda bukti harus dibedakan dengan surat berita, walaupun

keduanya sama-sama membuktikan sesuatu dan juga memberitakan atau
menginformasikan sesuatu. Surat tanda bukti yang dimaksud di sini adalah
surat yang berbentuk formulir isian, dan formulir ini baru dianggap sebagai
surat apabila telah diisi dan ditandatangani. Surat tanda bukti bersifat
membuktikan sesuatu hal, misalnya penerimaan, penyerahan, pengiriman,
pembayaran, identitas, dan sebagainya.

Tanda bukti yang akan dibahas disini hanya yang dipergunakan dalam
kegiatan niaga. Itu pun tidak mencakup secara keseluruhan,karena surat
tanda bukti sangat beranekaragam isi, bentuk, dan jenisnya. Pembicaraan
tentang surat tanda bukti ini dibatasi pada surat yang langsung berhubungan
dengan transaksi jual beli dan pengriman barang, yaitu faktur, daftar rincian
barang, dan surat pengantar barang.

1. Faktur
Faktur atau invoice adalah tanda bukti penjualan barang. Setiap
penjualan barang secara formal dari suatu perusahaan harus dibuatkan
fakturnya. Untuk pedagang eceran/took-toko biasanya dibuat nota
penjualan yang pada dasarnya merupakan faktur sederhana.
Lazimnya faktur dibuat beberapa rangkap. Lembar asli harus
diberikan kepada pembeli yang telah membayar lunas. Jadi untuk
pembelian cash and carry, faktur asli langsung diserahkan kepada
pembeli. Tetapi untuk pembelian secara kredit, yang diserahkan adalah
 91

kopi faktur. Setelah harga barang dilunasi, barulah faktur yang asli
diberikan.
Faktur ada yang digabungkan dengan kuitansi. Faktur yang
demikian disebut faktur berkuitansi. Faktur ini cocok dipakai untuk
penjualan tunai. Sedangkan faktur tanpa kuitansi dapat dipakai untuk
penjualan tunai maupun untuk penjualan secara kredit. Kadang-kadang
faktur juga sekaligus merupakan tanda terima barang (ada tempat tanda
tangan untuk penerima barang). Namun fungsi faktur yang sebenarnya
adalah sebagai tanda bukti jual beli. Kuitansi bukan tanda bukti jual beli,
melainkan tanda bukti pembayaran. Sedangkan tanda terima juga untuk
menggampangkan urusan jual beli agar lebih praktis, terutama untuk
pembelian tunai dengan penyerahan langsung setelah transaksi
dilakukan. Tetapi dalam perkembangan bisnis selanjutnya, faktur yang
demikian itu tidak cocok lagi.
Kini penjualan barang secara kredit sudah umum, dan penyerahan
barangpun sering tidak seketika dilakukan, melainkan beberapa waktu
setelah transaksi, sehingga faktur semacam itu tidak cocok lagi untuk
dipakai.
Menurut jenisnya, faktur ada 3 macam
1) Faktur pro-forma;
2) Faktur biasa; dan
3) Faktur konsuler

Faktur pro-forma adalah faktur sementara yang diberikan

sebelum penyerahan barang secara keseluruhan. Dengan adanya faktur
pro forma itu barulah pemesan melakukan pembayaran, sebab ia telah
membeli barang berdasarkan faktur tersebut, hanya barangnya belum
diterima.

Faktur biasa adalah faktur umum yang bisa dipakai untuk

penjualan barang, baik dengan pembayaran secara tunai, maupun
dengan pembayaran secara kredit. Faktur ini umumnya diserahkan
bersama barang.
 92

Faktur konsuler dipakai untuk perdagangan luar negeri (impor-

ekspor). Faktur konsuler adalah faktur yang dikeluarkan atau
dilegalisasikan oleh perwakilan Negara pengimpor (atas perdagangan,
konsulat, atau kedutaan) yang berkedudukan di Negara pengekspor. Jadi
misalnya bila eksportir Jepang ingin mengekspor barang ke Indonesia,
maka ia harus melengkapi dokumennya dengan faktur konsuler yang
dikeluarkan atau dilegalisasikan oleh perwakilan Negara Indonesia
(Negara pengimpor) yang berkedudukan di Jepang.
Berbeda dengan surat biasa, faktur tidak mempunyai ukuran dan
bentuk / model yang standard. Namun secara umum kolom-kolom faktur
terdiri dari atas :
nomor urut;
nama barang;
banyaknya barang yang dijual;
harga satuan, dan
jumlah harga seluruhnya
Pada bagian akhir faktur dicantumkan singkatan S.E&O. atau E&O.E.,
yang mengandung maksud : apabila terdapat kesalahan, maka
perhitungan itu dapat diperbaiki.
 93

Contoh faktur :

PT DUNIA USAHA Yth. Direktur

Jalan Slamet Riadi No. 173 PT KAWANUA
Jakarta 13350 Jalan Diponegoro No. 731
MANADO

FAKTUR
No. 48 / DU/ 06

Untuk pembelian barang – barang di bawah ini :

Harga
No Nama Barang Banyaknya Satuan Jumlah
1. Mesin cuci Sanyo
Model S-88e 3 buah Rp. 450.000,00 Rp. 1.350.000,00

2. Kipas angina KDK 4 buah Rp. 75.000,00 Rp. 300.000,00

Model F-100

3. Rice Cooker 5 buah Rp. 125.000,00 Rp. 625.000,00

Hitachi model AF-35
Jumlah Rp. 2.275.000,00

Discount 10% Rp. 225.500,00

Jumlah dibayar : Rp.2.250.500,00

Terbilang : (dua juta dua ratus lima puluh ribu lima ratus rupiah)
S.E & O.

Jakarta, Februari 2013

Rhema Teruna Yoga

Direktur
 94

2. Daftar Rincian Barang

Barang yang dikirim oleh penjual kepada pemesan sering terdiri
atas beberapa macam sehingga barang yang satu dengan barang yang
lain dibedakan pengepakannya. Maksudnya, barang-barang yang sejenis
dipak ke dalam satu peti. Tetapi dapat juga satu peti berisi beberapa
macam barang,atau satu macam barang dipak ke dalam satu peti. Untuk
mengetahui isi peti atau alat pengepakan lainnya itulah perlu dibuat daftar
yang disebut daftar rincian barang (packing list). Jadi, daftar rincian
barang dibuat apabila barang yang dikirim terdiri atas beberapa jenis
(untuk mengetahui rinciannya). Tetapi bila barang yang dikirim jumlahnya
hanya satu, katakanlah berupa satu buah mobil saja, dan mobil itu tidak
dipak ke dalam crate, maka tidak perlu dibuat daftar rinciannya, karena
tidak ada yang harus dirinci.

Daftar rincian barang dibuat berdasarkan faktur tertentu.

Satu faktur mempunyai satu daftar rincian barang, dan isi daftar rincian
barang harus sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang tertera di
dalam faktur. Dengan demikian, daftar rincian barang merupakan alat
kontrol untuk mengetahui apakah kiriman barang sudah lengkap
seluruhnya atau belum.
Daftar rincian barang berbentuk formulir yang terdiri dari kolom-
kolom untuk mengisi data tentang :
kode atau nomor peti;
isi peti
ukuran peti
berat barang (netto dan bruto)

Kode atau nomor peti dan ukuran peti berguna untuk memudahkan
mengenali barang. Kolom isi peti sudah jelas untuk mengetahui jenis
barang dan berapa jumlah di dalam peti tertentu. Dengan mengetahui isi
peti (dapat juga bal, cask, dsb.),maka penempatan barang di dalam
kendaraan pengangkut dapat diatur sedemikian rupa demi keselamatan
barang dan keselamatan pengangkutan secara keseluruhan. Sedangkan
keterangan tentang berat barang, netto berguna terutama untuk pembeli
 95

atau pemesan, dan bruto berguna bagi perusahaan pengangkutan untuk

perhitungan ongkos angkut.

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa guna

daftar rincian barang adalah :
1) untuk mengetahui isi peti atau alat pengepakan lainnya;
2) untuk dicocokan dengan faktur;
3) untuk memudahkan mengenali barang;
4) untuk memudahkan menghitung ongkos angkut; dan
5) untuk memperlancar proses pemuatan dan pengangkutan barang.
 96

Cotoh Daftar Rincian Barang

PT DUNIA USAHA Yth. Direktur

Jalan Slamet Riadi No.173 PT KAWANUA
Jakarta 13350 Jalan Diponegoro No. 371
Manado

DAFTAR RINCIAN BARANG

Faktur No. DU / 285 / 2013

Untuk pengiriman barang-barang tersebut di bawah ini

Kode Isi Peti Ukuran peti Berat
Netto Bruto
No Peti

1. SD - 01 200 buah Sepdown

merk Hitachi 80 x 120 cm 150 kg 175 kg
2. GH - 02 15 buah Generator
merk Honda 40 x 70 cm 180 kg 200 kg
3. SP - 03 10 buah Speed
Boat merk Suzuki 80 x 100 cm 200 kg 220 kg

Jumlah 530 kg 595 kg

S.E & O.
Jakarta, 25 April 2013

Adeni Yoga
Bag. Ekspedisi
 97

3. Surat Pengantar Barang

Dalam uraian di muka tentang surat pengiriman pesanan telah
disinggung sedikit mengenai surat pengantar barang, yaitu surat yang
disertakan bersama barang sebagai pengantar dalam pengiriman barang.
Surat ini mempunyai arti penting karena merupakan bukti dalam
penyerahan barang. Surat pengantar barang sekaligus berfungsi sebagai
tanda terima barang. Peranannya dapat di umpamakan dengan kuitansi
dalam penyerahan uang. Oleh sebab itu surat pengantar barang harus
dibuat dengan jelas. Pengisian datanya harus akurat, sebab pembeli atau
pemesan akan memriksa barang yang diterimanya berdasarkan surat
tersebut.

Surat pengantar barang dibuat minimal rangkap dua. Lembar asli

akan dibawa kembali oleh petugas yang mengantarkan barang (setelah
ditandatangani penerima) untuk diserahkan kepada petugas bagian
penjualan atau bagian ekspedisi pada perusahaan penjual (pengirim
barang).
Duplikat atau kopinya tinggal pada penerima. Dalam prakteknya sering
terjadi kekeliruan. Banyak terjadi, lembar asli justru ditinggalkan pada
pemesan dan kopinya yang dibawa kembali pada pengirim barang. Pihak
yang paling berkepentingan dalam pengiriman barang adalah pengirim
atau penjual, sedangkan penerima bersifat pasif. Yang penting bagi
penerima atau pembeli adalah barangnya, bukan suratnya; sedangkan
bagi penjual justru surat itu yang penting karena merupakan bukti bahwa
ia telah menyerahkan barang. Bagi penjual justru surat itu yang penting
karena merupakan bukti bahwa ia telah menyerahkan barang. Bagi
penjual, adanya tanda tangan penerima di dalam surat pengantar barang
itu merupakan bukti bahwa ia telah menyerahkan barang. Bagi penjual ,
adanya tanda tangan penerima di dalam surat pengantar barang itu
merupakan “record” yang sangat berharga, sebab hal itu berarti tugas
menyerahkan barang sudah selesai, dan ia menjadi lega (bandingkan
dengan surat konfirmasi pesanan, pada 4.3.2).
 98

Kekeliruan lain yang juga sering terjadi adalah pengirim barang

atau penjual samasekali tidak meninggalkan kopi surat pengantar pada
penerima atau pembeli. Sering terjadi surat yang dibawa bersama barang
hanya satu, dan setelah ditandatangani penerima, suratnya dibawa
kembali. Walaupun yang menjadi fokus perhatian penerima atau pembeli
adalah barangnya, itu tidak berarti bahwa kopi surat pengantar barang
sama sekali tidak diperlukan oleh pembeli. Kopi surat tersebut jelas
berguna bagi pembeli, setidak tidaknya sebagai arsip untuk bagian
pembelian atau bagian gudang pada perusahaan pemesan, guna
penyusunan data.
Isi kolom-kolom pada surat pengantar barang, barang adalah
tentang rincian barang yang diantar, yaitu :
nama barang;
banyaknya barang;
kendaraan pengangkut; dan
keterangan lain yang dirasa perlu.
Di dalam surat pengantar barang disediakan pula ruang tanda tangan bagi
penerima (lihat contoh)
 99

Contoh Surat Pengantar Barang

Perusahaan Kayu Jati & Mebel Yth. Direktur

ANUGERAH JAYA ASMI
Jalan Letjen Suprapto No. 504 Jalan Pacuan Kuda No. 1
Jakarta 10510 Jakarta Timur

SURAT PENGANTAR BARANG

No. 401 / C / 2013

Harap diterima kiriman barang-barang di bawah ini yang diangkut dengan

kendaraan
……………………………………………………………………………..

No. Banyaknya Nama barang yang dikirim Keterangan

1. 8 buah Meja setengah biro

2. 8 buah Rak buku

3. 2 set Kursi tamu Tanpa meja

(kursi sudut)

Jakarta, 15 Maret 2013

Yang menerima

………………….. Rio Dharma A.F.

Direktur
 100

SURAT KLIM

Adalah suatu kenyataan di dalam dunia niaga bahwa kadang-

kadang terjadi hal yang kurang memuaskan dalam realisasi penyerahan
barang atau aktivitas jasa di antara para pelaku transaksi niaga. Akibatnya
tentu ada pihak yang merasa dirugikan, dan ada pihak yang dianggap telah
merugikan. Bila kerugian yang diderita sudah di luar batas toleransi yang
umum, biasanya pihak yang merasa dirugikan akanmengajukan klim (claim)
atau penuntutan. Surat pengajuan tuntutan itu disebut surat klim. Surat klim
adalah surat tuntutan ganti rugi dari pihak yang merasa dirugikan kepada
pihak yang dianggap merugikan atau yang bersedia menanggung kerugian.

Di dalam jual beli, pihak yang paling sering dirugikan adalah

pembeli. Apalagi perdagangan terjadi langsung antara penjual dan pembeli
saja (bukan pengertian G to G ). Tetapi dalam perdagangan tak langsung
(ada perantara-perantara), pihak penjual pun dapat menjadi pihak yang
dirugikan,misalnya dalam kasus penjualan barang secara COD yang
mengalami kerusakan sebelum barang tiba (lihat gambar)

Perusahaan
Asuransi

Penjual Pembeli

Pemilik
Perusahaan
Gudang
Pengangkutan

Keterangan :
garis penuh menunjukkan penyerahan barang
garis terputus-putus menunjukan pengajuan klim
 101

Dalam gambar di atas tampak cara penyerahan barang dari penjual

kepada pembeli ada dua macam. Pertama, penyerahan langsung (tanpa
menggunakan jasa pihak lain), dan kedua, penyerahan tak langsung, dari
penjual kepada perusahaan pengangkutan,lalu kepada pemilik gudang
(perusahaan pergudangan,bukan milik pembeli), baru kepada penjual.
Atau dari penjual kepada perusahaan pengangkutan, lalu kepada pembeli.

Kasus yang mengakibatkan timbulnya klim ada beberapa sebab,

yaitu :
1) barang tidak sesuai dengan pesanan (tertukar, atau kesalahan mutu);
2) barang sangat terlambat tiba;
3) barang rusak;
4) barang berkurang berat atau jumlahnya
5) barang hilang
6) barang musnah karena kecelakaan.

Tuntutan akibat kesalahan di atas, setelah disesuaikan dengan

kasusnya, dapat berupa salah satu yang disebutkan di bawah ini.
1) minta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu atau karena
pengiriman barang sangat terlambat.
2) Minta ganti rugi berupa uang seharga barang yang kurang, rusak,atau
hilang;
3) Minta dikirim barang baru sebagai pengganti barang yang kurang, rusak,
atau hilang, dengan ongkos kirim menjadi tanggungan pihak yang
merugikan.
4) Minta potongan khusus (rafaksi) karena kesalahan mutu atau karena
terlalu banyak barang yang rusak;
5) Membatalkan pesanan, dan minta uang kembali, apabila pembayaran
telah dilakukan.

Pengajuan tuntutan kepada pihak yang dianggap merugikan harus

memperhatikan syarat-syarat surat klim sebagai berikut :
1) Klim harus berdasarkan sikap jujur dan adil (jurdil);
2) Klim harus didukung alasan yang logis dengan bukti otentik yang kuat.
 102

3) Tuntutan atau penyelesaian yang diminta harus wajar dan sesuai

dengan kerugian yang dialami;
4) Surat klim diajukan dengan bahasa yang sopan, namun jelas dan
tegas.

Dalam mengajukan tuntutan, bersama surat klim harus dilampirkan

dokumen barang. Secara garis besar, di bawah ini dirinci jenis dokumen
yang dilampirkan dan tujuan klimnya khusus untuk klim dari membeli atau
pemesan)
Nama dokumen Klim kepada : *)
1. faktur P
2. surat pengantar barang P, PP, PG
3. surat perjanjian jual beli P
4. surat angkutan barang PP
5. surat perjanjian sewa gudang PG
6. daftar rincian barang P, PP, PG, PA
7. tanda bukti kerusakan barang P, PP, PG, PA
8. berita acara kerusakan barang P, PP, PG, PA
9. polis asuransi PA
10. kuitansi P, PP, PG,

*) P = Penjual; PP = Perusahaan Pengangkutan;

PG = Pemilik Gudang; PA = Perusahaan Asuransi

Dari tabel di atas dapat terlihat, umpamanya klim kepada penjual,

lampirannya adalah faktur, surat pengantar barang, surat perjanjian jual beli
(kalau ada), daftar rincian barang, tanda bukti kerusakan barang, dan berita
acara kerusakan barang. Juga dengan mudah terlihat lampiran-lampiran
untuk klim ditujukan kepada perusahaan pengangkutan, pemilik gudang, dan
perusahaan asuransi.
 103

PT JUJUR MAKMUR
Jalan Pajajaran No. 391 Cirebon
Telp. / Fax. : (0321) 6584253, 6584562 E-mail : jujur_makmur@gmail.com

No. : 120/JM/IV/2013 23 April 2013

Yth. Direktur
PT GEMBIRA SEJAHTERA
Jalan Riang No. 100 B
Jakarta Pusat

Hal : Pengiriman Barang Pecah Belah

Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa barang pecah belah yang dipak dalam
3 buah peti telah kami terima. Setelah kami adakan penelitian ternyata di
dalam peti dengan kode PB-III terdapat barang yang rusak terdiri dari 2 lusin
gelas dan 5 lusin piring merek Duralex.

Menurut hemat kami, kerusakan tersebut disebabkan oleh kelalaian

pihak Saudara yang kurang teliti mengepak barang. Di dalam peti tidak diberi
gabus dan kertas rumput yang cukup sehingga barang mudah terguncang-
guncang dan mengakibatkan pecah.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas,kami minta agar Saudara

mengganti kerugian seharga barang yang rusak, atau mengganti dengan
barang yang baru dengan ongkos kirim menjadi tanggungan Saudara.

Untuk memudahkan Saudara menyelesaikan persoalan tersebut,

bersama ini kami kirimkan kopi dokumen barang.

Demikian pemberitahuan kami, atas perhatian Saudara kami ucapkan

terima kasih.

Hormat kami,

Fira Piranti F
Direktris
Lampiran :
1. Dua lb. kopi faktur
2. Satu lb. kopi packing list
3. Satu lb. kuitansi
 104

Soal Latihan Surat Klim

1. Kepada : PT MITRA KENCANA, Jalan MT. Haryono 15, Jakarta.

Dari : Toko SANTOSO, Jalan Tekukur 30, Bengkulu.
Nomor dan tanggal surat : dikarang sendiri.
si surat : Kiriman 200 lusin gelas merk DURALEX untuk memenuhi
pesanan took SNTOSA tanggal ….telah diterima. Ketika barang
tersebut dicek, ternyata gelas- gelas itu banyak yang pecah dan kurang
5 lusin. Hal itu mungkin disebabkan oleh kelalaiaqn dalam menghitung
dan kurang hati – hati dalam pengepakan. Agar tidak dirugikan ia
meminta kekurangannya dan minta ganti gelas – gelas yang pecah,
atau diberi potongan seharga gelas – gelas yang pecah itu.
Buatlah surat klim Toko SENTOSA tersebut.

2. Kepada : Firma SUMBER URIP, Jalan Pahlawan No. 15, Pekalongan.

Dari : PT PERSADA, Jalan Jendral Sudirman – 65, Jakarta.
Nomor dan Tanggal surat : dikarang sendiri.
Pokok surat : Kiriman bawang merah yang dipesan dengan surat no. …,
tanggal …sudah diterima. Tetapi sangat disesalkan, ternyata mutu
bawang merah tersebut sangat jelek, sehingga tidak dapat diterima.
Ditanyakan oleh PT PERSADA apakah barang tersebut diminta
kembali, ataukah diserahkan atas dasar rundingan harga baru. Faktur
bawang merah tersebut dikembalikan kepada Fa SUMBER URIP.
Buatlah surat dari PT PERSADA.

3. Dengan perantaraan kereta api kemarin, CV WIJAYA KUSUMA, Jalan

Pasar Nangka No. 16 Surabaya, telah menerima kiriman beras 100 ton
yang ia pesan dari PT SUMBER PANGAN, Jalan Jenderal Sudirman
67, Tegal, dengan kawat tanggal 16 Februari 2006. Pada waktu beras
di bongkar dari gerbong KA dan ditimbang kembali yang disaksikan
oleh petugas PJKA dan wakil dari CV WIJAYA KUSUMA, ternyata
jumlahnya kurang 5 ton. Atas kekurangan ini telah dibuatkan berita
acara oleh petugas PJKA.
Buatlah surat klim kepada PT SUMBER PANGAN.
 105

SURAT TAGIHAN

Transaksi dagang yang berlangsung hampir setiap hari di mana-mana

tidaklah selalu cash dalam cara pembayarannya. Pembayaran secara kredit
sangat lazim dilakukan dalam jual beli barang atau jasa. Sistem pembayaran
secara kredit menyebabkan adanya pihak yang berutang (debitur) dan pihak
yang mempunyai piutang (kreditur). Jual beli secara kredit dapat terjadi
karena kedua belah pihak, yaitu kreditur dan debitur sama- sama mempunyai
kepentingan. Dengan penjualan secara kredit mungkin omset meningkat,
dan dipihak lain pembelipun merasa ringan dalam cara pembayaran.
Demikianlah, utang piutang pun terjadi.

Dalam perjalanannya, pembayaran utang dari debitur kepada kreditur

sering tertunda atau tidak tepat waktu karena beberapa sebab. Bila hal itu
terjadi, maka kreditur akan melakukan penagihan; dan bila melakukan
penagihan melalui surat, maka suratnya disebut surat tagihan, Dengan
semakin memasyarakatnya jual beli secara kredit, maka peranan surat
taguhan di dalam korespondensi niaga menjadi semakin penting,

Surat tagihan adalah surat yang berisi permintaan atau peringatan dari
kreditur kepada debitur agar debitur membayar utangnya. Pengiriman surat
tagihan dilakukan oleh kreditur atas dasar dibitur tidak membayar utangnya
pada tanggal jatuh tempo yang sudah berlalu, tanpa memberitahukan
penangguhan pembayaran kepada kreditur.

Penulisan surat tagihan hendaknya dilakukan dengan hati-hati dan

bijaksana, sebab debitur yang tidak / belum membayar utangnya mungkin
karena tidak sengaja, mungkin lupa atau dalam kesulitan keuangan. Dalam
penyampaian surat tagihan hendaknya memperlihatkan maksud yang pasti,
tetapi dengan tidakan yang hati-hati, ramah, dan sopan untuk mendapatkan
hasil tagihan tanpa merusak hubungan baik. Sebab dalam surat tagihan,
tujuannya bukan semata-mata mendapat uang, tetapi juga
mempertimbangkan hubungan baik (good will) dengan debitur.
 106

Pokok-pokok yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan adalah :

1) Menunjuk tanggal transaksi dan nomor faktur penjualan yang sudah
berlalu;
2) Menunjuk tanggal jatuh tempo, dan sudah berapa lama tanggal tersebut
berlalu;
3) Menyebutkan besarnya tunggakan yang harus di bayar oleh debitur;
4) Menyebutkan cara pengiriman uang yang diinginkan oleh kreditur;
5) Menyebutkan hal-hal lain yang dirasa perlu, seperti teguran, peringatan,
atau ancaman akan melapor kepada bank yang mengeluarkan referensi,
atau akan mengadu ke kantor pengadilan.

Pengiriman surat tagihan dapat dilakukan dengan beberapa tahap,

setelah terlebih dahulu disesuaikan dengan kasus dan kondisi obyektif yang
terjadi. Tahapan itu adalah :
1) Surat tagihan pertama, berisi permintaan dan teguran untuk membayar
utang;
2) Surat tagihan kedua, berisi peringatan pertama;
3) Surat tagihan ketiga, berisi peringatan kedua; dan dapat disertai
ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur tidak membayar utangnya,
maka kreditur akan menagih melalui inkaso bank (bila bank dilibatkan
dalam transaksi);
4) Surat tagihan keempat, berisi peringatan ketiga (peringatan terahir), dan
dapat disertai ancaman bila sampai tanggal tertentu debitur tidak
melakukan pembayaran, maka kreditur akan mengadu kepada pihak
pengadilan perdata.
Surat tagihan pertama baru dikirimkan setelah beberapa hari lewat dari
tanggal jatuh tempo. Jadi, jangan terlalu cepat menagih. Berilah kelonggaran
waktu satu minggu sampai dua minggu kepada debitur untuk melakukan
pembayaran. Bila tagihan pertama tidak mendapat tanggapan sebagaimana
mestinya, barulah dibuat surat tagihan kedua.
Surat tagihan ketiga baru dibuat bila surat tagihan pertama dan kedua
tidak mendapat perhatian yang sewajarnya dari debitur. Isi surat tagihan
ketiga ialah mengancam bahwa kreditur akan menagih melalui bank (inkaso).
 107

Seandainya tagihan melalui bank di laksanakan dan ternyata dana

debitur kurang (gironya kosong) maka debitur akan mendapat teguran dari
bank. Bila hal ini berlangsung sampai tiga kali, maka rekening debitur dapat
dibekukan. Hal ini jelas merupakan kerugian debitur, karena :
1) Hilangnya kesempatan untuk memperoleh referensi bank;
2) Hilangnya kesempatan untuk memperoleh kredit bank; dan
3) Nama debitur akan dicatat dalam daftar hitam (black list) dan disebarkan
ke bank-bank lainnya.
Setelah menyadari kerugian yang didapat timbul itu diharapkan debitur
akan membayar utangnya dengan cara menambah dananya pada bank,
atau membayar langsung kepada debitur.
Setelah ditagih tiga kali secara langsung kepada debitur dan sekali melalui
bank, tetapi debitur belum juga membayar, maka kreditur dapat membuat
surat tagihan keempat, yang isinya berupa ancaman bahwa debitur akan
diadukan ke pengadilan.
Bila ancaman ini benar-benar dilakukan maka debitur dapat mengalami
kerugian sebagai berikut.
1) Barang yang dijadikan jaminan dapat disita oleh pengadilan walaupun
perkara belum slesai (sita jaminan);
2) Bila yang dijaminkan berupa oerusahaan / tanah, maka pihak
pengadilan akan melakukan penyegelan;
3) Bila debitur kalah dalam perkara, ia akan dibebani ongkos perkara dan
dapat juga diputuskan untuk membayar secara paksa; dan
4) Bila debitur tidak dapat membayar, maka debitur dapat diancam
hukuman kurungan.
Akibat yang akan dipikul oleh debitur bila tidak membayar utangnya
setelah diberi peringatan ketiga, tentulah sangat berat. Tetapi, bila debitur
tidak juga melakukan pembayaran, maka kreditur tentu akan melaksanakan
ancamannya yaitu mengadu ke pengadilan. Pengaduan diajukan dengan
cara membuat surat yang disebut surat gugatan. Surat gugatan tidak
dibicarakan di dalam buku ini karena surat tersebut sudah berada di luar
lingkup kegiatan niaga yang rutin.
 108

CONTOH SURAT TAGIAHAN PERTAMA

CV JAYA PERMAI
Jalan Raya Bekasi No. 85 Jakarta
Telp. / Fax. : (021) 5648556 E-mail : jayapermai@gmail.com

No. : 81 / JP / 2013
Yth. Pemilik
Toko TERANG BULAN
Jalan Jendral Sudirman No. 6
Bandung

Hal : Pembayaran Faktur No. 22 / IV / 2013

Dengan hormat,

Menurut catatan dalam pembukuan kami ternyata Saudara belum

melunasi faktur kami No. 22 / IV / 2013 tanggal 5 April 2013 yang
seharusnya Saudara selesaikan pembayarannya tanggal satu bulan ini.

Mengingat waktu pembayaran tersebut sudah lewat dua minggu, maka

besar harapan kami sudilah Saudara membayar faktur ini melalui Bank
Rakyat Indonesia cabang Bandung seperti yang Saudara janjikan.

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Salam kami

Syafrie Samsoe
Direktur Keuangan
 109

CONTOH SURAT TAGIHAN KEDUA

CV JAYA PERMAI
Jalan Raya Bekasi No. 85 Jakarta
Telp. / Fax. : (021) 5648556 E-mail : jayapermai@gmail.com

No. : 92 / JP / 2013 28 Mei 2013

Yth. Pemilik
Toko TERANG BULAN
Jalan Jendral Sudirman No. 6
Bandung

Hal : Pembayaran Faktur No. 22 / IV / 2013

Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat kami No. 81 / JP / 2013, dengan ini kami ingatkan
bahwa Saudara berkewajiban untuk melunasi pembayaran faktur kami
tersebut pada pokok surat ini.
Demikianlah surat kami agar hal ini mendapat perhatian Saudara.

Hormat kami,

Syafrie Samsoe
Direktur Keuangan
 110

Contoh surat tagihan ketiga

CV JAYA PERMAI
Jalan Raya Bekasi No. 85 Jakarta
Telp. / Fax. : (021) 5648556 E-mail : jayapermai@gmail.com

No. : 81 / JP / 2013 12 Juli 2013

Yth. Pemilik
Toko TERANG BULAN
Jalan Jenderal Sudirman No. 6
Bandung
Hal : Pembayaran Faktur No. 22 / IV / 2013

Dengan hormat,

Telah dua kali kami mengirimkan surat kepada Saudara yaitu No. 81 /
JP / 2013 dan No. 92 / JP / 2013, tetapi sangat kami sesalkan kedua surat
tersebut tidak mendapat tanggapan sebagaimana mestinya.

Seperti diketahui pembayaran yang Saudara janjikan untuk faktur

tersebut di atas sudah lewat dua bulan, dan kami rasa waktu tersebut sudah
cukup lama. Oleh sebab itu dengan ini kami beri tahukan bila sampai tanggal
20 Juli 2013 Saudara belum melakukan pembayaran, maka kami akan
menyerahkan tagihan kepada bank (inkaso).

Demikian surat tagihan kami, atas perhatian Saudara kami ucapkan

terima kasih.

Hormat kami,

Syafrie Samsoe
Direktur Keuangan
 111

Contoh Surat tagihan keempat

CV JAYA PERMAI
Jalan Raya Bekasi No. 85 Jakarta
Telp. / Fax. : (021) 5648556 E-mail : jayapermai@gmail.com

No. : 124 / JP / 2013 13 Agustus 2013

Yth. Pemilik
Toko TERANG BULAN
Jalan jenderal Sudirman no. 6
Bandung

Hal : Pembayaran Faktur No. 22 / IV / 2013

Dengan hormat,

Telah beberapa kali kami mengirimkan surat tagihan kepada Saudara

mengenai pembayaran faktur tersebut di atas sebesar Rp 7. 500. 000,00
(tujuh juta lima ratus ribu rupiah), dan terahir kami telah menyerahkan
tagihan kami kepada bank, namun Saudara tetap belum melunasinya.

Mengingat tunggakan itu sudah lebih dari tiga bulan dan dirasa waktu
tersebut sudah cukup lama, maka untuk ketiga kalinya kami ingatkan agar
Saudara segera mengusahakan pelunasannya.

Kami memberiakan kebijaksanaan yangterakhir kepada Saudara untuk

melunasi pembayaran faktur itu sampai akhir bulan ini. Bila sampai waktu
tersebut Saudara masih juga belum melunasinya, terpaksa persoalan ini
kami serahkan kepada Pengadilan Negeri Jakarta Timur seperti yang telah
kita sepakati dalam surat perjanjian jual – beli.

Demikian surat kami agar mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,

Syafrie Samsoe
Direktur keuangan
 99
112

Soal Latihan Surat Tagihan

1. pada tanggal 12 Februari 2013 yang lalu CV MENARA SAKTI, Jalan

Melawai 21, Jakarta, telah mengirim 2000 rim kertas HVS kepada toko
Kertas Ali, Jalan Johar 76 Semarang, seharga Rp 16. 000. 000, 00.
Menurut perjanjian sisanya sebesar Rp 6. 000. 000,00 akan dibayar
akhir bulan. Tetapi sampai sekarang (tanggal 15 Maret 2013) sisa
pembayaran itu belum diterimannya. Oleh karena hal tersebut, CV
MENARA SAKTI menulis surat untuk mengingatkan hal itu.
Dimintanya uang sisa itu agar segera dikirimkan karena perlu untuk
membayar gaji pegawai. Tulislah surat CV MENARA SAKTI tersebut.

2. Tiga minggu setelah surat CV MENARA SAKTI dikirimnkan ternyata

tidak mendapat jawaban dari toko kertas ALI. Mengingatkan bahwa
uang tersebut sangat diperlukan maka CV MENARA SAKTI terpaksa
menulis surat lagi kepada toko kertas ALI. Dalam surat itu dinyatakan
keheranan CV MENARA SAKTI akan janji took kertas ALI yang akan
membayar sisa pembayaran itu pada akhir bulan Februari yang lalu
ternyata tidak benar. Tulislah surat dari CV MENARA SAKTI tersebut.

3. Tiga hari setelah surat kedua CV MENARA SAKTI diterima Toko ALI,
maka Toko kertas mengirimkan jawabannya dengan meminta maaf
karena tidak segera membalas surat dan membayar sisa pembayaran
tersebut. Dijelaskan bahwa keterlambatan tersebut disebabkan oleh
kesulitan dalam mendapatkan uang dari para pelanggannya yang
belum bayar utang-utang kepadannya. Selain itu, pegawai yang biasa
menangani surat-surat sudah beberapa hari tidak masuk kerja, karena
sakit.
 113

BAB VI
SURAT DINAS PEMERINTAH

Syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan

format yang menarik, tidak terlalu panjang, sertamemakai bahasa yang jelas,
padat, adab, dan takzim. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak
bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat
dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya
surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan
bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat yang singkat merupakan
suatu keuntungan. Kemudian, bahasa surat dinas dikatakan jelas jika
maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal, seperti subyek
dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan
dengan tepat. Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung
mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan
tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan
yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si
penerima. Selain itu, surat harus bersih, necis, dan tidak kotor.

Surat dinas merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi.

Informasi yang disampaikan secara tertulis dalam surat dapat berbentuk
pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan,
dan lain-lain. Informasi akan mencapai sasaranya jika bahasa yang
digunakan dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta
kedudukan penulis dan pembaca surat dinas.

Ketentuan Dalam Surat Dinas

Surat dinas Pemerintah yang sekarang dipergunakan adalah bentuk official

style. Bentuk surat itu merupakan bentuk variasi, yang terdiri dari :
1. Bentuk setengah lurus dengan bagian alamat surat ditempatkan di
bagian kanan atas, di bawah nama tempat dan tanggal surat. Bentuk ini
 114

sudah lama digunakan pada surat resmi Indonesia. Untuk mudahnya

disebut saja bentuk resmi Indonesia lama.
2. Bentuk setengah lurus dengan bagian kalimat surat dituliskan di
sebelah kiri vertikal di bawah nomor dan perihal surat. Ini adalah bentuk
perkembangan baru dalam surat-surat yang terutama di sandarkan pada
asas efesiensi. Sebut saja bentuk ini bentuk resmi Indonesia baru.
3. Bentuk setengah lurus dengan ciri-ciri khusus berdasarkan jenis surat
resmi tertentu seperti misalnya surat keputusan, surat instruksi, surat
edaran, surat perintah / tugas, surat perintah kerja, surat kuasa, surat
pengumuman / pemberitahuan.

Kesimpulan yang dapat diambil dari surat-surat Instansi Pemerintah yang

diperoleh adalah sebagai berikut :
1. Tidak ada pembuka surat (salutation) yaitu : Dengan hormat,
2. Tidak ada Penutup surat yaitu : Hormat kami,
3. Tidak ada initial (singkatan nama dari pengonsep surat /
penandatangan surat dan yang mengetik surat, tetapi hanya parap dari
pengonsep surat dari pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya.
4. Di bawah nam jabatan yang menandatangani surat, biasanya di
cantumkan Nomor Induk Pegawai (NIP), kecuali untuk jabatan Menteri,
dan untuk nama dipakai huruf besar semua tanpa dikurung.
5. Sebutan baik dalam hubungan kalimat maupun dalam penulisan adalah
sebagai berikut :
a. Untuk pejabat yang lebih tinggi dipergunakan sebutan : bapak
b. Untuk pejabat yang setingkat dan lebih rendah dengan sebutan
: Saudara
c. Untuk hubungan dengan pihak swasta dipergunakan sebutan :
Saudara
d. Untuk Pejabat Perwakilan Asing dipergunakan sebutan : Tuan.

6. Penulisan perihal atau Hal dibawah lampiran, dengan ketentuan bahwa

kata-kata tersebut tidak boleh melewati tengah halaman atau tanggal
surat.
 115

BABVII
SURAT LAMARAN PEKERJAAN

Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari uraian ini mahasiswa diharapkan dapat memahami cara
Membuat surat lamaran pekerjaan

Tujuan Instruksional Khusus

Mahasiswa dapat menyusun surat lamaran pekerjaan yang sesuai dengan
ketentuan.

Surat lamaran pekerjaan adalah surat permohonan dari orang yang

membutuhkan atau jabatan. Penulisan surat lamaran kerja berbeda dengan
penulisan surat-surat bisnis lainnya. Ada dua unsur penting yang harus
diajukan oleh pelamar pekerjaan, yakni surat lamaran kerja dan daftar
riwayat hidup (curriculum vitae).

Surat lamaran kerja memuat keinginan pelamar untuk bekerja pada badan
atau perusahaan, sedangkan daftar riwayat hidup merupakan penunjang
penting yang memuat informasi mengenai latar belakang pendidikan dan
keahlian yang dimiliki oleh pelamar. Informasi inilah yang menjadi salah satu
bahan pertimbangan utama bagi perusahaan yang memutuskan diterima
atau tidaknya pelamar. Riwayat hidup setiap pelamar berbeda-beda sesuai
dengan latar belakang pendidikan, ketrampilan, dan pengalaman yang
dimilikinya.

Secara umum, surat lamaran dibagi dalam tiga jenis, yakni :

a. Surat lamaran yang dikirimkan langsung kepada kantor atau perusahaan.
b. Surat lamaran berdasarkan pada iklan lowongan kerja,
c. Surat lamaran melalui kantor Penempatan Tenaga Kerja (Departemen
Tenaga Kerja).
 116

1. Bahasa Surat Lamaran Kerja

Dalam menulis surat lamaran kerja, kita harus menggunakan bahasa dan
kata-kata yang sopan, jelas, dan tidak bertele-tele. Surat lamaran bersifat
menonjolkan pribadi pelamar. Karena itu, biasanya ditulis tangan oleh
pelamar. Surat lamaran untuk pegawai Negeri harus ditulis di atas kertas
bermaterai Rp 6000;

Besarnya gaji tidak perlu dicantumkan dalam surat lamaran, kecuali jika
diminta oleh perusahaan yang dilamar. Perusahaan umumnya tidak
menyukai apabila pelamar langsung meminta gaji yang sesuai dengan
pengalaman dan tingkat pendidikan. Lebih sopan bila pelamar meminta gai
yang sesuai dengan kebutuhan sehari-hari, seperti biaya, biaya sandang dan
pangan, ongkos transportasi sehari-hari, dan biaya lain-lain. Yang penting,
jangan meminta gaji seolah-olah memaksakan jumlah yang diinginkan.

Bila melamar pada kantor dinas / departemen pemerintahan, masalah gaji

tidak perlu disinggung dalam surat lamaran. Hal ini karena sudah ada
ketentuan-ketentuan mengenai gaji dan tunjangan bagi pegawai Negeri dan
pada umumnya didasarkan pada jenjang pendidikan yang dibutuhkan.

2. Isi Surat Lamaran

Surat lamaran kerja harus mampu memberikan informasi-informasi penting

mengenai diri si pelamar yang dibutuhkan dalam kaitanya dengan pekerjaan
yang dilamarnya. Berikut merupakan isi surat lamaran yang ideal.

1. Data diri pribadi si pelamar, yang terdiri atas :

a. Nama lengkap
b. Jenis kelamin
c. Tempat dan tanggal lahir
d. Kewarganegaraan
e. Status menikah / belum menikah
 117

f. Alamat, harus ditulis dengan lengkap dan jelas, termasuk kode

pos dan nomor telepon (jika ada)

2. Pendidikan / Ijazah yang dimiliki :

a. Pendidikan formal; biasanya cukup disebutkan pendidikan
formal terakhir. Misalnya pendidikan dasar / menengah (SD /
SMP / SMU) dan pendidikan tinggi (perguruan tinggi /
universitas).
b. Pendidikan informal; perlu disebutkan pendidikan informal atau
kursus-kursus kejujuran yang pernah diikuti, misalnya kursus
mengetik, ketrampilan komputer, jahit menjahit, akuntansi
(pembukuan), kursus bahasa Asing (terutama Inggris),
perbankan, sekretaris, dan lain-lain. Pendidikan informal yang
disebutkan dalam surat lamaran umumnya yang dikaitkan
dengan jenis pekerjaan yang dilamar.
c. Ketrampilan khusus; dalam surat lamaran kerja perlu
disebutkan ketrampilan-ketrampilan khusus yang dimiliki
si pelamar, misalnya ketrampilan mengetik 10 jari dengan
cepat, mengusai ketrampilan mengoperasikan komputer atau
mesin-mesin, menguasai bahasa Inggris, lisan maupun tulisan,
mahir mengemudi (mempunyai SIM), mahir menulis steno, dan
lain-lain.

3. Pengalaman Kerja

Apabila pelamar baru lulus dari sekolah / perguruan tinggi atau belum pernah
bekerja sebelumnya, maka sebaiknya disebutkan ketrampilan kerja dalam
bidang pekerjaan yang dilamarnya dengan dasar pendidikan yang telah
diraihnya. Sebagai contoh, sarjana lulusan jurusan farmasi telah dibekali
dengan ketrampilan kerja dibidang produksi obat-obatan.

Pelamar yang telah mempunyai pengalaman kerja harus menyebutkan

pengalaman kerjanya dalam bidang yang dilamar. Demikian juga
pengalaman dalam bidang pekerjaan yang relevan dengan bidang kerja
 118

yang dilamar, misalnya pengalaman di bidang pengoperasian komputer,

pemasaran, pengalaman di bidang manajemen personalia, dan lain-lain.
Semua pengalaman kerja dari berbagai bidang perlu dimasukan sebagai
informasi diri.

4. Kegemaran atau Hobi

Tidak jarang kegemaran atau hobi menentukan diterima atau tidaknya

seseorang pelamar untuk bekerja. Suatu kantor atau perusahaan ada
kalanya berniat membentuk tim olahraga atau kesenian untuk
mempromosikan nama kantor atau perusahaan itu. Anggota tim bisa direkrut
dari pegawai atau karyawan di lingkungan sendiri. Jadi, di samping
ketrampilan pokok di bidang pekerjaan, hobi pun turut membantu atau
mempermudah diterimanya si pelamar pada kantor atau perusahaan.

Dalam surat lamaran, pengisian kegemaran atau hobi sebaiknya dipilih

kegemaran yang terarah, misalnya membaca buku-buku iptek (ilmu
pengetahuan dan teknologi) atau hobi dalam bidang kesenian atau olahraga.

5. Referensi

Dalam surat lamaran kerja perlu dilampirkan atau disebutkan surat referensi
untuk memperbesar kemungkinan diterimanya pelamar. Surat referensi
dapat diminta dari atasan atau orang yang kedudukannya lebih tinggi dari
pelamar, misalnya kepala kantor tempat si pelamar bekerja, profesor yang
mendidik si pelamar, kepala sekolah, menteri, jaksa, pengadilan,
dan lain-lain. Surat referensi biasanya berisi informasi mengenai kedaan
si pelamar, kecakapan, kesanggupan bekerja, kejujuran dan loyalitas,
rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan, serta sisi-sisi lain diri si pelamar.

Orang yang memberikan surat referensi hanya memberikan keterangan yang

dapat dilihat secara nyata mengenai si pelamar dan secara hokum tidak
bertanggung jawab bila kemudian hari timbul persoalan-persoalan atau
ketidaksesuaian tindakan dengan referensi yang diberikan sebelumnya.
 119

Sebenarnya, fungsi surat referensi hampir sama dengan surat rekomendasi,

aitu sama-sama menguatkan informasi mengenai pelamar. Hal yang
membedakan adalah surat rekomendasi sering mengandung nilai hukum,
sehingga pemberi rekomendasi turut bertanggung jawab jika orang yang di
beri rekomendasi tidak seperti yang disebutkan dalam sehingga pemberi
rekomendasi turut bertanggung jawab jika orang yang diberi rekomendasi
tidak seperti yang disebutkan dalam surat referensi.

6. Model Surat Lamaran Kerja

Model surat lamaran kerja harus disesuaikan dengan kantor atau

perusahaan yang dilamar. Pelamar harus memperhatikan masalah ini karena
model surat yang benar dapat mempengaruhi kemungkinan diterima atau
tidaknya si pelamar.

Surat lamaran kerja yang ditujukan pada kantor-kantor pemerintah sebaiknya

menggunakan model resmi atau official style. Untuk kata ganti diri sendiri,
sebaiknya digunakan kata “saya”. Adapun surat lamaran kerja yang ditujukan
pada perusahaan swasta nasional sebaiknya block style. Untuk kata ganti
orang yang dituju dalam perusahaan dalam perusahaan yang di lamar,
sebaliknya dipakai kata ganti “Bapak”.

Surat lamaran yang ditujukan kepada perusahaan asing sebaiknya

menggunakan model block style atau full block style. Untuk kata ganti diri
sebaiknya dipergunakan kata “saya” ,sedangkan untuk orang yang dituju
sebaiknya digunakan kata “Tuan”.

7. Beberapa Syarat mengenai Surat lamaran Kerja

Ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pelamar bila hendak membuat
surat lamaran kerja.
a. Kata-kata yang dipakai dalam surat lamaran harus sopan, sederhana,
dan ringkas. Isi surat lamaran harus menggambarkan kemampuan kerja
 120

pelamar dan keyakinannya bahwa bidang atau jenis pekerjaan yang

dilamar sesuai dengan kemamouan, tingkat pendidikan dan cita-citanya.
b. Terutama untuk perusahaan swasta, surat lamaran kerja tidak boleh
bernada meminta belas kasihan atau hal-hal yang sifatnya merendahkan
martabat sendiri. Di dalam surat lamaran kerja perlu disebutkan bahwa
surat lamaran itu diajukan berdasarkan sumber-sumber tertentu seperti
ikaln, informasi dari teman, pengumuman di tempat kantor tenaga kerja,
dan lain-lain.
c. Apabila surat lamaran kerja harus diulis tangan, tulislah dengan tulisan
tangan sendiri, jangan meminta bantuan orang lain untuk menuliskannya.
Barangkali dengan melihat langsung tulisan tangan si pelamar, pihak
perusahaan ingin mengetahui gambaran watak atau kepribadian
si pelamar. Usahakan surat lamaran itu rapi dan sebersih mungkin.
Kesalahan-kesalahan penulis atau coretan-coretan akan memberi citra
bahwa si pelamar kurang rapi dan ceroboh. Jika tidak di haruskan ditulis
tangan, surat lamaran boleh diketik dengan rapi dan bersih.

8. Lampiran

Pada umumnya, perusahaan yang membuka lowongan kerja mengharuskan

pelamar melampirkan beberapa surat pendukung, seperti ijasah terakhir,
surat keterangan kelakuan baik, curriculum vitae (daftar riwayat hidup),
fotokopi kartu tanda penduduk, foto dan lain-lain. Bacalah dengan teliti
pengumuman atau iklan mengenai lowongan kerja beserta syarat-syaratnya
yang diminta. Semua syarat yang diminta harus dipenuhi oleh pelamar.

Daftar riwayat hidup atau curriculum vitae harus berisikan data pribadi,
seperti nama lengkap, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, dan kondisi
kesehatan. Berilah gambaran citra diri yang baik dengan membeberkan hal-
hal yang positif (tetapi didukung dengan kebenaran) mengenai diri pelamar.
Hal-hal yang negatif atau kurang berkenan sebaiknya tidak perlu
dicantumkan dalam daftar riwayat hidup.
 121

Apabila telah mengikuti berbagai pendidikan atau pelatihan dan pengalaman

serta memperoleh sertifikat atau ijasah dari setiap pendidikan atau pelatihan
yang telah diikuti, sebaliknya dicantumkan seluruhnya dalam daftar riwayat
hidup. Kaya akan berbagai pengalaman dan didukung dengan berbagai
sertifikat pendidikan dan pelatihan akan memperbesar peluang si pelamar
untuk diterima bekerja. Urutan penulisan pendidikan dan pengalaman dalam
daftar riwayat hidup sebaiknya sesuai dengan urutan tahun diperolehnya
ijasah atau sertifikat yang dimiliki. Tujuannya untuk memudahkan pihak
perusahaan atau kantor menilai kemajuan-kemajuan yang diraih si pelamar
sebelumnya.

Jika diminta, lampirkan pas foto dalam kedaan berpakaian rapi atau berjas
lengkap dengan dasi. Kalaupun tidak diminta, tidak ada salahnya
melampirkan foto diri (dua lembar ukuran 4 x 6) di dalam berkas surat
lamaran Anda.

Berikut ini merupakan beberapa contoh surat lamaran kerja dan surat
keterangan serta sertifikat pendamping yang sering diminta dalam melamar
pekerjaan.
 122

Bandung, 4 Mei 2013

Yth, Pemasang Iklan Harian Kompas

Kotak Pos 543 / Jkt
Jakarta

Hal : Lamaran kerja untuk jabatan Sekretaris

Dengan hormat,

Sehubungan dengan iklan Bapak pada Harian Kompas tanggal

21 April 2013, dengan ini saya mengajukan surat permohonan bekerja
sebagai sekretaris di perusahaan Bapak.
Kualifikasi yang saya miliki adalah :
Nama : Lidya Saryatie
Tempat / tanggal lahir : Bandung, 24 Mei 1975
Alamat : Jalan Permai no. 27 Bandung
Jenis kelamin : Perempuan

Saya pernah bekerja sebagai sekretaris direksi di sebuah perusahaan asing

dan berhenti bekerja atas kemauan sendiri. Saya bersedia mengikuti testing
dan wawancara.

Atas terkabulnya permohonan ini, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Pemohon

Lidya Saryatie
Lampiran :
1. Salinan ijasah Diploma
2. Salinan ijasah kursus sekretaris
3. Salinan ijasah kursus bahasa Inggris
4. Daftar riwayat hidup
5. Foto diri pemohon 4 x 6 (dua lembar)
 123

Jakarta, 4 Mei 2013

Yth. Kepala Bagian Personalia

PT SUGIRI JAYA
Jalan Bengawan no. 78
Suarabaya

Hal : Lamaran kerja

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi dari seorang teman yang bekerja pada

perusahaan Bapak bahwa ada lowongan pekerjaan untuk jabatan
mechanical supervisor, saya sangat tertarik untuk mengisi kekosongan
tersebut
Saya adalah lulusan Institut Teknologi Nasional Bandung tahun 2005
dan telah bekerja pada posisi yang sama selama tiga tahun (2005– 2010)
dan telah mengikuti sejumlah training dan kursus. Di samping itu, saya juga
mahir menggunakan komputer.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama surat ini saya lampirkan
fotokopi ijasah dan sertifikat, 2 lembar pasfoto, surat pengalaman kerja, dan
daftar riwayat hidup.
Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Zainal Arifin
 124

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Zaenal, 1999. Penggunaan Bahasa Dalam surat Dinas. Jakarta :

Mediatama Sarana Perkasa.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1995. Pedoman Tata Persuratan
dan Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan Jakarta.
Panji, H. Suhanda. 1996. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa
Indonesia. Jakarta : Karya Utama
Pratama Bagas dan T Manurung. 2004. Surat Menyurat Bisnis Modern.
Bandung : Pustaka Setia.
 125

KATA PENGANTAR

Buku korespondensi Indonesa dengan bentuk seperti ini sudah mengalami

revisi. Dengan susunan sekarang seperti ini bahwa peserta didik bisa
menggunakannya dengan lebih mudah di dalam belajar mandiri. Dengan
mengikuti langkah – langkah yang ada didalam petunjuk, peserta didik dapat
belajar sendiri. Buku ini juga bisa digunakan oleh pengajar pengganti bila
pengajar yang bersangkutan sedang ada pengajar lain.

Penyusunan buku ini disusun berdasarkan bab. Tiap unit di dalam buku ini
dilengkapi dengan rumusan tujuan yang akan dicapai, materi, soal dan
rangkuman. Tujuan akan tercapai dengan baik, bila mahasiswa bisa
mengerjakan soal – soal yang berhunungan dengan materi yang tersaji.
Dengan membaca rangkuman pengguna buku ini bisa memahami secara
global apa yang telah dipelajari dalam satu sesi tertentu.

Bila hal – hal diatas secara runtut dan konsekuen dikerjakan semua maka
penyusun percaya bahwa setiap pengguna buku ini akan mahir di dalam
korespondensi niaga, dinas pemerintah dan korespondensi dalam mencari
pekerjaan.

Namun seperti ungkapan “Tiada gading yang tak retak”, demikian pula buku
ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, penyusun akan sangat
menghargai setiap usaha, saran dan kritik yang bertujuan untuk semakin
menyempurnakan buku ini.

Januari 2013

Penyusun
 126

DAFTAR ISI

Halaman Judul....................................................................................... i
Kata Pengantar...................................................................................... ii
Daftar Isi................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN..................................................................... 1
1. Pengertian Surat............................................................... 1
2. Fungsi surat....................................................................... 2
3. Surat sebagai alat komunikasi.......................................... 3
4. Kepandaian menulis surat................................................. 3

BAB II BAHASA DALAM SURAT....................................................... 5

1. Penggunaan Bahasa Dalam Surat................................... 5
2. Pemilihan Kata.................................................................. 5
3. Ungkapan Idiomatik........................................................... 7
4. Ungkapan Penghubung.................................................... 8
5. Ungkapan yang Bersinonim.............................................. 10
6. Latihan............................................................................... 12

BAB III PENGELOMPOKAN SURAT DAN BENTUK-BENTUK SURAT

1. Pengelompokan Surat....................................................... 23
2. Bentuk-bentuk Surat.......................................................... 27

BAB IV BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala Surat...................................................................... 38
2. Tanggal Surat.................................................................... 40
3. Nomor Surat...................................................................... 42
4. Lampiran Halaman............................................................ 42
5. Hal Surat............................................................................ 44
6. Salam Pembuka................................................................ 50
7. Isi Surat............................................................................. 51
8. Salam Penutup.................................................................. 53
9. Tanda tangan, Nama Jelas dan Jabatan.......................... 54
10. Penggunaan Singkatan a.n dan u.b.................................. 56
11. Tembusan ........................................................................ 58
 127

BAB V ANEKA SURAT NIAGA

1. Jenis-jenis Surat Niaga..................................................... 61
a. Surat Perkenalan........................................................ 62
b. Surat Permintaan Penawaran.................................... 62
c. Surat Penawaran........................................................ 63
d. Surat Pesanan dan Balasanya................................... 75
e. Surat Penerimaan Pesanan....................................... 79
f. Surat Konfirmasi Pesanan.......................................... 82
g. Surat Penolakan Pesanan.......................................... 84
h. Surat Pengiriman Pesanan........................................ 86
i. Surat-surat Tanda Bukti.............................................. 90
j. Surat Klim................................................................... 100
k. Surat Tagihan............................................................. 105

BAB VI SURAT DINAS PEMERINTAH

1. Syarat Surat Dinas yang Baik........................................... 113
2. Ketentuan dalam Surat Dinas........................................... 113

BAB VII SURAT LAMARAN PEKERJAAN

1. Bahasa Surat Lamaran Kerja............................................ 116
2. Isi Surat Lamaran.............................................................. 116
3. Model Surat Lamaran Kerja.............................................. 119
4. Beberapa Syarat Mengenai Surat Lamaran Kerja............ 119
5. Lampiran............................................................................ 120

DAFTAR PUSTAKA
 128

Oleh :
Rusmini

Program Studi Administrasi Bisnis

Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Semarang
2013