Proses Penulisan dalam Bisnis

I. Membuat Pesan Bisnis

A. Dasar Penulisan Bisnis
John H. Johnson merupakan salah satu orang keturunan Afrika-Amerika yang berhasil
masuk pada daftar 400 orang terkaya di majalah Forbes. Menurutnya, rahasia kesuksesannya
yang paling besar adalah fokus pada audiens bisnisnya. Dengan calon pengiklan, ia selalu
berbicara tentang bagaimana apa yang bisa ia lakukan untuk mereka, bagaimana caranya agar
penjualan dan keuntungan mereka meningkat, dan bagaimana caranya agar hidup mereka
menjadi mudah.
Kesadaran akan audiens (Audience awareness) merupakan salah satu dasar
komunikasi bisnis. Dalam mempersiapkan pesan bisnis dan presentasi lisan, hal-hal yang
harus diperhatikan adalah:
1. Fokus pada audiens. Seperti halnya John H. Johnson, penulis harus melihat masalah
dari sudut pandang penerima pesan atau audiens ini bukan dari sudut pandang penulis.
2. Memiliki maksud/tujuan tertentu. Pesan yang ditulis harus berisi pemecahan
masalah dan penyampaian informasi.
3. Ekonomis. Ide-ide yang disampaikan dalam pesan bersifat singkat tetapi jelas. Pesan
yang panjang tidak akan dihargai.
Kemampuan untuk menulis pesan bisnis dengan 3 hal di atas tidak datang secara alami. Hanya
sebagian kecil pemula yang dapat membuat pesan bisnis yang baik. Untuk menjadi penulis
dan pembicara bisnis yang handal, hal yang terus dilakukan dari awal adalah mengikuti proses
persiapan yang sistematik, mempelajari model-model pesan bisnis, dan melatih diri dalam
penyusunan pesan bisnis ini.
B. Proses Penulisan untuk Pesan Bisnis dan Presentasi Lisan
Proses menulis pesan bisnis akan lebih mudah jika memiliki rencana yang sistematik.
Perencanaan ini dibagi menjadi 3 tahap yaitu pra-penulisan, penulisan, dan revisi. Tiga
tahapan ini tidak selalu dilakukan secara berurutan, terkadang penulis harus mengulangi
tahap sebelumnya. Alur tahapan ini dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1: Alur Tahapan Penulisan Pesan Bisnis

 Untuk menggambarkan proses penulisan ini, misalkan penulis memiliki bisnis restoran
“A”. Pada jam sibuk penulis memperoleh keluhan. Keluhan tersebut terkait dengan beberapa
baris antrian yang semrawut. Penulis melihat dua orang pelanggan hampir baku hantam
karena memotong antrian. Beberapa pelanggan juga sangat fokus pada antriannya agar tidak
dipotong sehingga mereka tidak fokus pada apa yang ingin mereka pesan. Akibatnya saat
giliran mereka memesan, mereka malah bingung ingin memesan apa sehingga waktu antrian
menjadi lebih lama lagi. Penulis ingin mendiskusikan sistem antrian dengan cabang restoran
“A” yang lain. Penulis ingin meyakinkan bahwa sistem antrian satu jalur yang mengular lebih
baik daripada antrian dalam beberapa baris. Penulis bisa saja menghubungi langsung para
pemilik cabang restoran “A” lainnya untuk mendiskusikan hal ini tetapi penulis ingin
menyajikan argumen-argumen yang serius dengan poin-poin yang bagus agar mereka akan
mengingat dan bersedia untuk menindaklanjuti argumen-argumen yang diberikan penulis.
Penulis akan mencoba menulis pesan dengan harapan dapat memperoleh dukungan mereka.
PRA-PENULISAN
Hal yang terlibat pada tahapan ini adalah menganalisis audiens dan tujuan penulisan. Target
audiens penulis adalah pemilik restoran “A” cabang lain yang sebagian memiliki pendidikan
yang tinggi dan sebagian lagi tidak. Tujuan penulisannya adalah untuk meyakinkan audiens
bahwa perubahan kebijakan mengenai antrian dapat meningkatkan pelayanan pelanggan.
Perubahan sistem antrian menjadi satu jalur mengular diyakinkan dapat mengurangi
kesemrawutan dan membuat pelanggan senang karena mereka tidak perlu khawatir dalam
antrian mereka.
Tahap ini juga melibatkan antisipasi bagaimana audiens akan bereaksi terhadap pesan
penulis. Penulis yakin beberapa pemilik cabang akan setuju dengan rencana penulis dan
sebagian lainnya khawatir jika pelanggan melihat satu jalur antrian yang panjang mereka akan
pergi ke tempat lain. Dalam mengadaptasi pesan penulis ke audiens, penulis harus
memikirkan kata-kata yang tepat untuk memperoleh persetujuan mereka
PENULISAN
Pada tahapan kedua, hal yang dilakukan adalah meneliti, mengatur, lalu menyusun. Penelitian
dapat dilakukan dengan melihat bisnis lain dengan sistem antrian yang sama. Penulis dapat
juga menghubungi pemilik cabang lain apakah mereka khawatir dengan antrian yang
semrawut. Penulis dapat memanggil beberapa pemilik cabang untuk bertukar pikiran dengan
mereka untuk melihat ide-ide mereka dalam memecahkan masalah yang dihadapi.
Jika sudah mendapatkan informasi yang cukup, penulis harus mengatur pesannya. Apakah
pesannya dimulai langsung dengan menyebutkan masalah dan pemecahannya? Atau
pesannya dimulai dengan menjelaskan secara perlahan masalahnya, lalu buktinya, kemudian
diakhiri dengan cara menyelesaikan masalahnya? Setelah diatur pesannya, penulis dapat
menyusun pesannya langsung.
REVISI
Pada tahapan ketiga, penulis melakukan revisi, proofreading, dan mengevaluasi pesan.
Setelah menulis draf pertama, penulis akan menghabiskan banyak waktu untuk merevisi
kejelasan, keringkasan, tone, dan keterbacaan. Setelah evaluasi, penulis akan melakukan
proofreading untuk mengkoreksi tatanan kata. Lalu terakhir penulis akan mengevaluasi pesan
apakah pesan tersebut dapat memenuhi tujuan penulis.
Waktu yang dibutuhkan untuk tiga tahapan penulisan berbeda-beda tergantung
kerumitan masalah, tujuan, audiens, dan jadwal penulis. Seorang ahli menyajikan gambaran
kasar persentase waktu yang dibutuhkan untuk tiga tahapan tersebut

• Pra-penulisan: 25%
• Penulisan: 25%
• Revisi: 50% (45% revisi dan 5% proofreading)
Walau tahapan yang digambarkan sebelumnya terlihat kaku tetapi dengan mengacu pada
Gambar 1, alur penulisan tidak kaku tetapi alurnya dapat diubah-ubah sesuai kebutuhan
penulis. Misalkan penulis mendapatkan ide baru setelah sudah sampai tahap penulisan
sehingga penulis harus kembali ke tahap pra-penulisan untuk memikirkan kembali rencana
penulis sesuai dengan ide baru yang diperoleh ini.

C. Menganalisis Tujuan dan Audience

• Mengidentifikasi tujuan penulis
Penulis harus menanyakan dua hal ini sebelum menulis pesan bisnis: “Mengapa saya
mengirim pesan ini?” dan “Apa yang saya ingin capai”. Jawaban penulis menjadi tolak
ukur bagaimana penulis menyusun dan memberikan informasi.
Pesan yang disampaikan biasanya memiliki tujuan utama dan tujuan sekunder.
Tujuan utama umumnya adalah untuk memberikan informasi atau membujuk.
Sedangkan tujuan sekundernya adalah untuk mempromosikan niat baik penulis dan
bisnis penulis.
• Memilih bentuk komunikasi yang terbaik
Setelah melakukan identifikasi tujuan, penulis harus memilih bentuk komunikasi yang
sesuai. Bentuk komunikasi ini dapat berupa penyampaian langsung dengan lisan
(lewat rapat misalnya), pesan yang ditulis, atau pesan elektronik. Bentuk komunikasi
tersebut dipilih tergantung beberapa faktor:
o Pentingnya pesan
o Banyaknya dan cepatnya feedback dan interaktivitas yang dibutuhkan
o Kebutuhan untuk direkam secara permanen
o Biaya bentuk komunikasi yang dipilih
o Tingkat formalitas yang diinginkan
Gambar 2 menunjukkan bentuk komunikasi dan pemakaian terbaiknya.
 Gambar 2: Pemilihan bentuk komunikasi terbaik

• Mengganti ke bentuk komunikasi yang lebih cepat

Perkembangan teknologi dan kompetisi mempercepat laju bisnis. Hal ini
menyebabkan bentuk komunikasi yang digunakan adalah bentuk yang dapat
menyampaikan informasi dengan cepat, murah, dan mudah. Misalnya mengganti
sistem penyampaian pesan dengan pesan tertulis menjadi e-mail. Tetapi walaupun
pelaku bisnis cenderung memilih bentuk komunikasi yang efisien tersebut, masih ada
pesan-pesan yang berbentuk hard-copy terutama jika pesan bersifat persuasif,
permanen, atau formal.
• Membuat profil audiens
Dengan membuat profil audiens, penulis dapat mengidentifikasi tone dan bentuk
komunikasi yang tepat.
• Merespon profil audiens
Setelah membuat profil audiens, penulis dapat menentukan apakah pesan yang dibuat
akan diterima oleh audiens secara normal, positif, atau negatif. Salah satu keuntungan
dalam membuat profil audiens adalah penulis dapat melihat kemungkinan adanya
audiens sekunder. Misalkan pesan ingin ditujukan pada teman kerja. Ada
kemungkinan teman kerja ini ingin menunjukkan masalah dalam pesan ini pada
bosnya untuk meminta pendapat bosnya. Maka penulis harus menyusun pesan
dengan melibatkan kemungkinan ini.

D. Adaptasi pada Audiens

Salah satu aspek penting adaptasi adalah tone. Tone adalah sikap penulis terhadap
pembaca. Tone menggambarkan perasaan penerima pesan setelah membaca atau
mendengar pesan tersebut. Beberapa teknik yang digunakan komunikator ahli dalam
membuat pesan dengan tone positif adalah sebagai berikut:

• Keuntungan audiens
Selalu menunjukkan keuntungan yang akan didapatkan audiens dalam pesan yang
disampaikan. Mengadaptasi pesan penulis pada kebutuhan audiens berarti penulis
menempatkan dirinya pada keadaan audiens. Hal ini disebut sebagai empati. Contoh:
o Fokus pada Penulis: “Kami menawarkan paket belajar bahasa yang dipercaya
dapat memenuhi kebutuhan belajar bahasa Anda.”
o Fokus pada Audiens: “Semakin cepat Anda memesan paket belajar bahasa
kami, semakin cepat Anda dapat mempelajari dan memahami bahasa ini”
• Sudut pandang audiens
Disebut juga sebagai “you” attitude. Artinya bahwa pesan yang disampaikan fokus
pada sudut pandang Audiens yaitu sudut pandang orang kedua (Anda, kamu). Karena
kebanyakan audiens memiliki ketertarikan pada diri mereka masing-masing maka
tekankan penggunaan kata “Anda” atau “kamu” sebisanya. Sebisanya dalam artian
bahwa jangan sampai pesan penulis bersifat manipulatif atau bersifat mengkhususkan
audiens dengan sering menekankan “Anda” dan menghilangkan pernyataan “saya”
dan “kami”.
Contoh: “Anda tidak dapat mengklaim garansi sebelum Anda mengisi surat
pernyataan”. Kalimat ini menyebutkan Anda dua kali dalam satu kalimat. Audiens bisa
saja merasa sangat terkritik dengan pesan semacam ini. Pesan ini dapat diganti
menjadi “Garansi dapat diklaim setelah pelanggan mengisi surat pernyataan”. Disini
kata Anda diganti dengan pelanggan agar sifatnya tidak personal dan hanya
disebutkan sekali. Pesan ini memiliki tone yang berbeda dengan pesan pertama. Pesan
kedua terlihat lebih positif dan tidak sangat mengkritisi audiens karena mereka lupa
surat pernyataannya.
• Bersifat percakapan sehari-hari tetapi tetap profesional
Pada zaman modern, komunikasi langsung dapat digantikan dengan aplikasi pesan
instan seperti e-mail, SMS, chat, dan media sosial. Penggunaan aplikasi ini sangat
efektif untuk mengirimkan pesan yang bersifat informal dengan gaya bahasa
percakapan biasa. Namun, pesan-pesan pada tempat kerja jangan sampai pada
tingkat yang sangat tidak profesional (gaya bahasa terlalu santai). Contoh:
Gaya terlalu santai:

Gaya percakapan sehari-hari tetapi tetap profesional:

Gaya sangat formal:

 • Bahasa yang positif
Penggunaan bahasa yang positif menumbuhkan niat baik dan memberikan banyak
opsi kepada penerima pesan. Penggunaan kata positif menggambarkan “apa yang
dapat dilakukan” bukan “apa yang tidak dapat dilakukan”. Contoh:
o Negatif : “Kami tidak dapat menyelesaikan pesanan Anda sebelum kami
memperoleh bukti pembayaran”
o Positif : “Kami berharap dapat menyelesaikan pesanan Anda segera setelah
kami memperoleh bukti pembayaran”
• Bahasa yang inklusif
Seorang komunikator yang sensitif selalu menghindari kesan mengecualikan suatu
golongan dalam pesannya. Misalkan dalam pesan berbahasa Inggris hindari
penggunaan kata-kata yang menunjukkan jenis kelamin seperti “she, he, her, his” dan
selalu gunakan kata pengganti plural seperti “their” atau tidak menghilangkan kata
“she, he, her, his”. Pesan yang mengkhususkan pada kata ganti yang menunjukkan
jenis kelamin cenderung dianggap seksis. Kecuali jika pesan memang ditujukan pada
kaum lelaki atau perempuan saja.
• Bahasa yang sederhana
Penulis harus menghindari kata-kata yang ambigu, berbelit-belit, dan membutuhkan
penjelasan panjang. Penulis harus menggunakan kata-kata yang artinya sudah jelas
dan mudah dipahami.
• Menggunakan kata-kata yang biasa
Penulis sebisa mungkin menghindari kata-kata yang memiliki makna yang sama tetapi
tidak umum digunakan. Contoh menggunakan kata “seyogyanya” untuk
menggantikan kata “selayaknya” dapat membingungkan pembaca yang awam.

E. Mengembangkan Penulisan Bisnis dengan Teknologi

Teknologi penulisan pesan yang baik dapat mencegah atau melawan hambatan dalam
penulisan (writer block). Teknologi ini adalah komputer. Dengan komputer, penulis dapat
menulis langsung ide yang terpikirkan dan menggarisbawahi hal-hal yang penting untuk
menyusunnya nanti dalam urutan yang logis. Bayangkan penulis melakukan hal tersebut
tanpa komputer, akan memakan waktu yang lebih lama karena proses pengeditannya.
Komputer juga dapat digunakan untuk mencari informasi-informasi penting dengan
cepat dan murah. Informasi-informasi ini dapat diperoleh dari internet melalui pencarian web
atau melalui database komersial seperti EBSCO, Lexis, atau InfoTrac. Database komersial
digunakan untuk mencari informasi bisnis yang legal dan saintifik.
Perangkat lunak pengolah kata yang ada pada komputer (contohnya Ms. Word) dapat
membantu untuk membuat outline dan mengeditnya dengan mudah. Fitur ini dapat
membantu untuk mengorganisir ide-ide penulis. Selain membuat outline, fitur lain yang
sangat membantu adalah adanya pengecekan kata dan tipografi secara otomatis untuk
membantu dalam proses proofreading. Fitur lainnya adalah menambahkan gambar untuk
memberikan ilustrasi dan klarifikasi ide-ide dan/atau data-data.
II. Teknik Mengembangkan Tulisan
A. Pengumpulan Informasi dengan Riset
• Riset Formal
o Pencarian manual dengan mencari informasi dalam bentuk buku, koran,
majalah, dan jurnal. Sumber-sumber bacaan lain yang dapat digunakan adalah
ensiklopedia, buku referensi, catatan, kamus, direktori, dan almanak.
o Pencarian secara elektronik dengan mencari informasi dalam bentuk halaman-
halaman di internet, database, dan CD.
o Mencari informasi pada sumbernya langsung. Contoh dengan melakukan
wawancara atau survei.
o Melakukan uji saintifik dengan melibatkan variabel-variabel terkontrol.
Contoh: Coca-cola ingin menguji pada harga berapa dan keadaan apa
konsumen akan pindah dari Coca-cola ke brand lain yang sama jenisnya.
• Riset Informal
o Mengumpulkan informasi dari keseharian. Misalnya mengumpulkan informasi
dari pesan-pesan konsumen yang masuk setiap hari pada komputer kerja.
o Bertanya pada seseorang yang menugaskan untuk menulis pesan. Misal
menanyakan topik pesannya, tindakan yang harus dilakukan, dan sumber-
sumber yang disarankan oleh pemberi tugas.
o Melakukan wawancara pada target audiens
o Melakukan survei informal yang sifatnya tidak saintifik.
o Brainstorming ide-ide secara sendiri atau bersama orang lain.

B. Mengorganisir untuk Menunjukkan Hubungan

Setelah mengumpulkan data, penulis harus mengorganisir data-data tersebut. Ada

dua proses dalam mengorganisir data: pengelompokkan dan pola. Penulis kemudian
membuat daftar tentang topik yang akan dibahas. Penulis dapat mengorganisir ide-ide
menjadi suatu garis besar (outline). Contoh outline dapat dilihat pada Gambar 3.
 Gambar 3: Contoh format outline pesan bisnis

Setelah mengembangkan outline, penulis harus menetapkan dimana ide utama akan
diletakkan pada pesan. Jika ide utama diletakkan di awal pesan, pesan ini memiliki pola
langsung (direct pattern). Pola langsung meletakkan ide utama dahulu lalu dilanjutkan dengan
penjelasan atau bukti-bukti. Jika ide utama diletakkan setelah penjelasan atau bukti-bukti,
pesan ini memiliki pola tak langsung (indirect pattern).

Contoh:

Pola tak langsung:

“Sudah beberapa tahun kita mengalami kesulitan dalam penjadwalan hari libur, hari pribadi,
dan waktu sakit. Bagian HRD mengalami kesulitan dengan absensi yang tidak terjadwal.
Setelah dilakukan investigasi, bagian manajemen akan mencoba program cuti berbayar
terpusat dimulai dari bulan Januari tanggal 1. Memo ini akan menjabarkan keuntungan-
keuntungan dan prosedur-prosedurnya”

Pola langsung:

“Memo ini menjelaskan keuntungan-keuntungan dan prosedur-prosedur program cuti

berbayar terbaru yang dilaksanakan mulai bulan Januari tanggal 1”
Pola yang dipilih akan menentukan bagaimana audiens akan merespon seperti yang
digambarkan pada Gambar 4.

Gambar 4: Pola pesan menentukan ekspetasi audiens

Pola langsung digunakan jika ekspetasi respon audiens adalah puas, tertarik, atau netral. Pola
tak langsung digunakan jika ekspetasi respon audiens adalah tidak menginginkan atau tidak
tertarik, tidak senang atau kecewa, atau menimbulkan perseteruan.
Keuntungan pesan dengan pola langsung:

• Menghemat waktu pembaca

• Menetapkan kerangka berpikir yang tepat.
• Mencegah pembaca frustasi karena terlalu bertele-tele (ide utamanya ada di bagian
akhir).
Keuntungan pesan dengan pola tak langsung:

• Menghormati perasaan audiens. Jika pesan yang disampaikan memuat berita buruk,
audiens dapat mempersiapkan diri sebelum sampai pada berita buruk yang
disampaikan di ide utama pesan
• Mendorong pembaca untuk mendengarkan pesan secara menyeluruh.
• Meminimalisir reaksi negatif.
C. Pengembangan Teknik Menulis
Penulisan pesan bisnis harus memenuhi kaidah EYD. Kalimat harus lengkap, memuat
setidaknya subjek dan predikat. Kalimatnya tidak boleh terlalu panjang. Berdasarkan
American Press Institute, tingkat pemahaman pembaca menurun jika kalimatnya semakin
panjang.

Gambar 5: Panjang kalimat menentukan tingkat pemahaman pembaca

Penulis dapat mengembangkan penekanan kata-kata dalam pesannya. Jika
penyampaiannya dilakukan secara oral, penekanan kata dapat dilakukan dengan
menyuarakan pesan tersebut dengan lantang atau diulang berkali-kali. Pada pesan yang
tertulis, penekanan ini dapat dilakukan dengan beberapa contoh sebagai berikut:

• Garis bawah: Memusatkan mata pada kata

• Garis miring atau Cetak tebal: Berfungsi menekankan bahwa kata-kata itu mempunyai
arti khusus
• Mengubah font: Mengubah ukuran dan jenis font dapat menambah penekanan.
• HURUF BESAR SEMUA: KALIMAT ATAU KATA SEPERTI INI SAMA DENGAN TERIAKAN.
• Garis hubung: Secara efektif dapat menangkap perhatian – asal digunakan secara
hemat.
• Tabulasi: Membuat daftar secara vertikal dapat menonjolkan pesan.
• dll.
Penulis memperhatikan kalimat aktif dan pasif dalam penulisan pesan bisnis. Kalimat
aktif (penekanan pada yang melakukan kerja) harus digunakan pada mayoritas pesan bisnis
karena memuat kejelasan siapa yang melakukan dan apa yang dilakukan. Kalimat pasif hanya
digunakan jika diperlukan suatu kebijaksanaan dan kepekaan.
Contoh kalimat aktif:
“Manajer selesai melaksanakan pemeriksaan kinerja untuk semua pekerja”
Contoh kalimat pasif (penekanan pada apa yang dilakukan dan kepada siapa hal itu
dilakukan):
“Pemeriksaan kinerja untuk semua pekerja selesai dilaksanakan oleh manajer”
Contoh kalimat pasif (pengurangan tekanan pada berita buruk):
“Pinjaman tidak dapat diberikan oleh kami”
Contoh kalimat pasif (menyembunyikan pelaku kerja):
“Pemeriksaan kinerja untuk semua pekerja selesai dilaksanakan”
 Penulis memperhatikan sifat paralel kata-kata dalam kalimat. Misalnya jika
menyebutkan beberapa kata kerja harus sama imbuhannya.
Contoh salah:
“Seluruh pegawai dimohon untuk melengkapi atribut kerja, komputernya dicek sudah mati
apa belum sebelum pulang, dan pulang tepat waktu.”
Contoh benar:
“Seluruh pegawai dimohon untuk melengkapi atribut kerja, mengecek keadaan komputer
sebelum pulang, dan melakukan absensi pulang secara tepat waktu”

D. Mengusahakan Paragraf yang Koheren

Tiga hal yang dilakukan untuk membuat paragraf yang koheren

• Pengulangan ide-ide kunci: Hal ini harus dilakukan secara efektif

• Penggunaan kata ganti yang tepat
• Penggunaan ungkapan transisi yang tepat
Penulis harus mengusahakan paragraf tidak terlalu panjang. Jika suatu topik tidak dapat
dimuat dalam 8 baris atau kurang, maka topik itu dapat dipecah menjadi beberapa paragraf-
paragraf kecil.
E. Membuat Draf Pertama
Setelah melakukan riset, mengorganisir data, dan menentukan polanya, maka penulis
siap untuk membuat draf pertama. Dalam draf pertama penulis disarankan menulis secara
cepat. Penulis menghindari pengecekan EYD dan kata-kata yang tidak tepat karena hal itu
dapat dilakukan pada proses proofreading nanti. Penulis disarankan untuk menggunakan
komputer langsung untuk membuat draf, tidak perlu ditulis tangan dahulu lalu diketik.
III. Revisi dan Proofreading Pesan Bisnis
A. Memahami Proses Revisi
Proses revisi melibatkan perbaikan konten dan struktur kalimat. Revisi dapat berarti
menambahkan, menghilangkan, atau menyusun kembali tulisan. Proofreading (uji-baca)
melibatkan perbaikan EYD, format kalimat, kata, dan tanda baca.
Sangat jarang pesan yang dibuat pertama kali atau bahkan versi keduanya adalah
pesan yang memuaskan. Para ahli mengatakan bahwa hanya amatir yang memiliki ekspetasi
penulisan sempurna pada percobaan pertama kali. Tahap revisi ini merupakan kesempatan
penulis untuk meyakinkan bahwa pesannya jelas, kuat, dan mengatakan apa yang penulis
inginkan.
B. Susunan Kata yang Ringkas
Dalam bisnis, waktu adalah uang. Menerapkan ungkapan tersebut pada penulisan
berarti ringkasnya tulisan dapat menghemat waktu dan tentu saja uang. Pada proses revisi
penulis mengecek kalimat-kalimat pada pesannya dan memikirkan apa kalimat tersebut
dapat dibuat lebih singkat atau tidak?
Hal-hal yang harus dihindari penulis adalah sebagai berikut:

• Frasa-frasa yang panjang lebar. Misalnya pada kalimat “Perusahaan ini sangat sedikit
mengalami masalah”, frasa “sangat sedikit” dapat diganti dengan “jarang”. Kalimat
yang baru menjadi “Perusahaan ini jarang mengalami masalah”.
• Kalimat pengantar yang terlalu bertele-tele, misal “Pesan ini disampaikan kepada
pegawai bahwasannya program cuti berbayar akan dilaksanakan pada tanggal 1
Januari tahun depan”. Kalimat “Pesan ini disampaikan kepada pegawai bahwasannya”
tidak diperlukan sehingga hasil revisinya menjadi “Program cuti berbayar akan
dilaksanakan mulai tanggal 1 Januari tahun depan”.
• Penggunaan penguat kata keterangan yang berlebihan. Contoh “Kita tidak benar-
benar peduli pada persoalan proposal yang ditolak”. Kata “benar-benar” dihapus saja
sehingga menjadi “Kita tidak peduli pada persoalan proposal yang ditolak”.
• Kata-kata pengisi (fillers) yang tidak dibutuhkan dan hanya memanjangkan kalimat
saja. Contoh “Hanya ada satu kandidat yang akan diterima perusahaan ini” Kata “ada”
dapat dihapus sehingga menjadi “Hanya satu kandidat yang akan diterima perusahaan
ini”.
• Penggunaan kata-kata yang sama berulang-ulang. Penulis dapat mengganti kata
tersebut dengan sinomim untuk menghindari pesan yang monoton. Contoh “Suatu
percobaan dilakukan para siswa. Percobaan itu terdiri atas percobaan titik lebur,
percobaan tekanan air, dan percobaan listrik statis.” Kata “percobaan” disini sering
diulang-ulang. Dua kata “percobaan” pertama dibiarkan saja, 3 kata “percobaan”
terakhir diganti, misal menjadi “Percobaan itu terdiri atas tes titik lebur, uji tekanan
air, dan eksperimen listrik statis”
• Pengunaan kata yang mubazir. Contoh “Tingginya ukuran patung tersebut adalah 200
cm” menjadi “Tinggi patung tersebut adalah 200 cm”
 • Penggunaan jargon. Jargon berarti kata-kata yang digunakan khusus pada suatu
pekerjaan atau aktivitas tertentu. Penulis hanya menggunakan jargon jika konteks
pesannya terspesialisasi. Contoh jargon: “ekskavasi” bisa diganti “penggalian”.
“protokol” dapat diganti “tata-cara” atau “peraturan”. “Sinkron” diganti menjadi
“serentak”, dll.
• Penggunaan slang. Contoh slang seperti “galau”, “OTW”, “gaje”, dll. harus dihindari
penulis.
• Penggunaan kata kerja/benda berlebihan. Contoh “Para peserta rapat mencapai
persetujuan untuk melanjutkan proyek yang sempat berhenti” diganti menjadi “Para
peserta rapat menyetujui untuk melanjutkan proyek yang sempat berhenti”.
• Penggunaan kata benda yang sifatnya umum. Penulis mengusahakan untuk menyebut
kata benda dalam bentuk yang jelas bentuk atau nominalnya. Contoh “Sony
meluncurkan gadget terbarunya” diganti menjadi “Sony meluncurkan smartphone
terbarunya yaitu Xperia Z1”.
C. Memahami Proses Proofreading
Penulis melakukan proofreading setelah pesan sudah selesai disusun. Proofreading
tidak dilakukan di awal waktu sebelum pesan selesai karena ada bagian pesan yang bisa saja
dibuang atau diubah. Proofreading sebelum pesan selesai membuang-buang waktu. Hal-hal
yang harus diperhatikan pada saat proofreading secara garis besar adalah tatanan kata,
struktur kalimat, EYD, tanda baca, nama dan angka, serta format penulisan.
Untuk dokumen-dokumen yang rutin disusun dibutuhkan proofreading yang ringan.
Metode paling aman yang dapat dilakukan adalah membaca dari pesan yang sudah dicetak.
Hal ini dilakukan karena pesan yang dibaca dari hasil ketikan terkadang memiliki tone yang
berbeda setelah pesan tersebut dicetak. Dari pesan yang tercetak juga dapat diketahui bahwa
apakah ada cetakan yang salah sehingga format halamannya harus diperbaiki.
Untuk dokumen-dokumen yang sifatnya rumit, panjang, dan penting, hal-hal yang
harus dilakukan dalam proses proofreading adalah:

• Dokumennya dicetak lalu biarkan dahulu selama minimal sehari sebelum dilakukan
proofreading. Penulis diberikan waktu untuk mempersiapkan diri secara penuh untuk
melakukan proofreading.
• Siapkan waktu yang cukup. Kekurangan waktu adalah alasan umum yang
menyebabkan buruknya hasil proofreading.
• Mempersiapkan diri untuk menemukan kesalahan. Secara psikologis, diri sendiri tidak
memiliki ekspetasi untuk mencari kesalahan atau tidak ingin mencari kesalahan
tersebut. Hambatan ini dapat diredam dengan tidak mengkritisi diri sendiri setiap
menemukan kesalahan.
• Membaca pesan setidaknya dua kali.
• Membaca pelan-pelan
• Untuk dokumen yang harus sempurna, penulis dapat meminta orang lain untuk
membacakan dokumen tersebut secara utuh.
• Menandai bagian-bagian yang direvisi. Misal dengan coretan tinta merah. Pada teknik
proofreading sendiri ada tanda khusus yang dijadikan pedoman. Tanda-tanda tersebut
dapat dilihat pada Gambar 5

Gambar 5: Tanda-tanda proofreading dan aplikasinya