Direct Request

Penulisan Pesan Bisnis

 Direct Request

“Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau

organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi
penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai
media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”
contoh :suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan
informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain
dengan menggunakan media elektronik, seperti : telepon,
faksimile atau e-mail.
Pengorganisasian direct request
1. Bagian awal :
Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah
menyatakan apa yang diinginkan (ide pokok)pada
kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya.
Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan surat
direct request. Contoh :“saya senang sekali ....” atau
“saya sangat berterima kasih ....”.
2. Bagian Pertengahan :
Bagian pertengahan surat direct request biasanya
menjelaskan permintaan yang sebenarnya,
contoh :“saya ingin sekali memesan beberapa
contoh buku referensi yang anda tawarkan pada
bulan Januari 2018 yang lalu.
3. Bagian terakhir :
nyatakan dengan jelas tindakan apa yang
diinginkan, misalnya dimana audiens dapat
mencari informasi atau produk, batas waktunya,
dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu
pernyataan yang ramah yang mengingatkan
audiens akan pentingnya permintaan tersebut,
Contoh : “jika buku-buku referensi terjual lancar,
anda dapat memesan buku-buku tambahan dari
Gramedia bookstore”.
 Permintaan Informasi Rutin

Dibagi dua :
1. Permintaan di dalam organisasi.
contoh : memo.
2. Permintaan ke luar organisasi.
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi
dengan para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk
berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk
memperoleh informasi.
contoh : Meminta informasi produk baru, buku-buku terbaru.
 Menulis Direct request untuk
Pengaduan.
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.
6. Pembatalan atas suatu pesanan produk.
7. Pembuatan atas kesalahan penagihan produk.
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.
 Dalam menulis surat pengaduan perlu
diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1)    Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.

Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga pembaca dapat dengan
mudah memahami apa masalah sebenarnya.
2)    Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen
pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan yang kita buat
3)    Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat emosional
4)    Permintaan tindakan khusus.
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau keinginan kita dikemudian
hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon
secara lengkap.
 Contoh lain Direct Request

1. Surat Undangan.
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini,
pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
• Ide pokok (main idea).
• Penjelasan rinci (explanations).
• Penutup (close courtsey).
2. Surat Pesanan dan Reservasi.
Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:
• Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
• Metode pengirimannya. 
• Cara pembayarannya.
 Permintaan Rutin dan
good News

Routin messages (Pesan Rutin) Good News (Berita baik)

• Pembuka :Pernyataan ide pokok • Pembuka : Pernyataan good News
(main)
•Pertengahan /isi : Penjelasan Rinci • Pertengahan /Isi : Penjelasan rinci
•Penutup : Mengingatkan kembali ide • Penutup : Mengingatkan kembali
pokok atau mencakup pemikiran good news atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi masa penutup yang berorientasi masa
depan. depan.
 Strategi Permintaan
Pesan Rutin
1. Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan
ide pokok dengan mengemukakan secara tegas
apa yang diinginkan.
2. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian
pembaca
3. Bagian penutup : kemukakan pernyataan
keramahan, penghargaan dan tindakan khusus
yang diinginkan.
Strategi penulisan pesan-pesan
positif (good will)
• Dapat menggunakan pendekatan langsung
• Apapun bentuk permintaan yang diinginkan,
usahakan selalu sopan, ramah dan tidak
emosional.
• Usahakan bagian awal pesan positif dimulai
dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan
mampu menarik perhatian pembaca.
Hal-hal yang berkaitan dengan komponen
penting dalam penulisan pesan positif :

a. Ide pokok yang jelas

b. Penjelasan rinci
c. Penutup Surat
 Contoh pesan Good News
dan Good Will
Finansial Nonfinansial
Kenaikan gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan atau perumahan
THR Proposal (usulan ) suatu proyek
diterima.
Kredit bunga sangat ringan