Penyesuaian di Tempat Kerja

I. E-mail dan Memo

A. Menerapkan Proses Menulis untuk Menghasilkan E-mail dan Memo yang Efektif
E-mail pada zaman modern adalah saluran komunikasi yang semakin sering dipakai
oleh organisasi untuk pesan-pesan yang sifatnya internal atau bahkan eksternal.
Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan dua
manfaat yang penting: Tercapainya tujuan yang diinginkan penulis dan meningkatkan citra
penulis di mata organisasi.
Penulisan e-mail dan memo terdiri atas tiga fase yaitu sebagai berikut:

• Fase 1: Analisis, Antisipasi, dan Adaptasi.

Sebelum melakukan penulisan, penulis harus menanyakan beberapa pertanyaan ini pada diri
sendiri:
o Apakah penulis butuh untuk menuliskan pesan ini? Mungkin dengan telepon
atau bertemu langsung dapat menyelesaikan masalah dengan singkat. Tetapi
dalam kasus lain, pesan yang disampaikan mungkin harus memiliki rekaman
yang permanen.
o Apakah penulis butuh mengirimkan pesan dalam bentuk e-mail atau hard-
copy memo? Penulis mungkin lebih tertarik melakukan pengiriman e-mail atau
memo, tetapi penyampaian pesan dengan telepon atau bertemu langsung
lebih baik dilakukan jika penulis membutuhkan: 1. Entusiasme, keramahan,
atau emosi lainnya ; 2. Menyediakan konteks ; 3. Menghaluskan
ketidaksetujuan.
o Mengapa penulis menulis? Penulis harus mengetahui mengapa harus menulis
dan apa yang akan dicapai dari tulisan itu.
o Bagaimana reaksi pembaca? Penulis menggambarkan pembaca dan
bagaimana pesan penulis mempengaruhi mereka. Penulis membayangkan
duduk dan berbicara bersama dengan pembaca. Penulis harus menghindari
berbicara secara terus terang, gagal dalam menjelaskan, dan mengabaikan
kebutuhan pembaca. Penulis juga harus berhati-hati dalam menulis karena
pesannya bisa saja dikirimkan kembali ke orang lain yang mungkin saja itu
adalah atasan penulis.
o Bagaimana penulis mempersingkat waktu pembaca? Penulis harus menulis
pesan yang dapat dipahami dalam waktu singkat. Penulis dapat menggunakan
tanda-tanda yang mempermudah pemahaman pembaca misalnya dengan
menggunakan listing, numbering, header, atau whitespace.
 • Fase 2: Riset, Organisasi, dan Komposisi
Fase ini meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
o Melakukan riset: Penulis dapat mengecek file-file perusahaan, bertanya pada
atasan, dan melakukan konsultasi dengan target audiens untuk
mengumpulkan informasi sebelum melakukan penulisan.
o Mengorganisir informasi: Membuat outline singkat berisi poin-poin yang ingin
dibahas pada pesan penulis,
o Membuat draf pertama: Penulis mengumpulkan informasi-informasi yang
berkaitan dalam satu paragraf yang sebisa mungkin harus singkat. Penulis
menghindari membuat paragraf yang sangat panjang. Setiap paragraf harus
memiliki ide utama di awal dan penjelasan ide utama tersebut.

• Fase 3: Revisi, Proofreading, dan Evaluasi

o Revisi agar pesan singkat dan jelas
o Proofreading untuk memperbaiki struktur kalimat dan penulisan kata
o Perencaan untuk feedback (umpan balik). Penulis menambahkan suatu
pertanyaan pada pembaca apakah pesan yang disampaikan ini sukses.
Pertanyaan tersebut contohnya adalah “Apakah saran-saran ini membuat
Anda nyaman?” ; “Bagaimana pendapat Anda soal ini?”, dll.
B. Menganalisis Struktur dan Format Pesan E-mail dan Memo
Secara umum pesan e-mail dan memo terdiri atas 4 bagian: Baris subjek informatif untuk
meringkaskan pesan, pembukaan yang langsung menunjukkan ide utama, teks tubuh yang
berisi penjelasan dan pembenaran akan ide utama, dan penutup yang cocok.

• Menulis baris subjek

Penulis diharuskan membuat baris subjek yang informatif. Baris subjek meringkas ide utama
yang disampaikan. E-mail dan memo tanpa baris subjek biasanya akan diabaikan atau bahkan
langsung dihapus oleh penerima.
Hal-hal yang harus dihindari penulis dalam menulis baris subjek:
o Kata-kata tak berarti, tidak menunjukkan isi pesan sesungguhnya
o Kata-kata berbahaya yang memungkinkan pembaca tidak ingin membaca
pesan tersebut
o Penggunaan hanya satu kata misalnya “Penting!” ; “Tolong” ; “Masalah”, dll.
o Penggunaan kata “free” atau “gratis” untuk menghindari pesan dianggap spam.
Penulisan baris subjek tidak perlu menggunakan struktur kalimat mengikuti EYD seperti
diperbolehkan menggunakan singkatan atau tidak menggunakan tanda baca titik di akhir
kalimat.
 • Pembukaan dan Teks Tubuh
Pesan dapat diawali dengan salam kemudian langsung menyampaikan ide utama pesan yang
disampaikan. Penjelasan ide utama tersebut ditulis pada bagian teks tubuh. Bagian teks tubuh
ini harus dapat dipahami pembaca dalam pembacaan yang singkat. Hal ini dapat dilakukan
dengan menulis teks tubuh dalam bentuk list, headings, gambar, atau grafik.
Penggunaan list ada dua macam yaitu numbering dan bullets. Penggunaan numbering
(1,2,3,...) menunjukkan urutan. Numbering digunakan untuk menjelaskan tahapan atau
kronologi. Lalu bullets atau daftar yang ditunjukkan oleh tanda titik tebal menunjukkan daftar
yang tidak menunjukkan urutan.

• Penutup pesan
Pesan ditutup dengan:
o Informasi tindakan, waktu, atau tanggal deadline
o Ringkasan pesan
o Pikiran penutup
Penulis memilih salah satu dari tiga penutup tersebut sesuai dengan kebutuhan. Jika pesan
yang disampaikan memiliki tenggat waktu respon yang dibutuhkan dari penerima maka
gunakan penutup berisi poin pertama. Jika pesan kompleks, poin kedua dapat digunakan.
Jika kedua poin pertama tidak dibutuhkan, poin ketiga dapat digunakan. Contoh kalimat dari
poin ketiga ini dapat berupa kalimat penutup biasa seperti “Terima kasih atas perhatiannya”
atau berbentuk dorongan untuk memberikan umpan balik seperti “Bagaimana kira-kira saran
Anda untuk proposal ini?”
Pada akhir pesan juga disertai semacam “tanda tangan”. Contohnya ada pada Gambar 1

Gambar 1: Contoh bagian tanda tangan pada penutup e-mail

Berikut adalah contoh e-mail formal yang salah.

Gambar 2: Contoh e-mail yang tidak profesional

Kata “stuff” pada baris subjek adalah contoh yang salah karena tidak informatif dan hanya
menggunakan satu kata.
Pembukaan menggunakan “hey” bersifat informal. Penulisan seperti ini salah terlebih bahwa
jika dilihat dari isi pesan, penulis kemungkinan belum mengenali atau bertemu langsung
dengan para target audiensnya.
Teks tubuh berisi satu paragraf panjang, hal yang harus dihindari dalam penulisan e-mail dan
memo.
Masih terdapat kesalahan penulisan (kata “make make” pada baris ke-7 dalam paragraf)
Kalimat penutup yang sifatnya terlalu santai dan sangat tidak profesional. Pada penutup juga
tidak ada “tanda tangan”
Berikut adalah perbaikan dari contoh email formal pada Gambar 2 setelah dilakukan
perbaikan
 Gambar 3: Contoh e-mail formal yang tepat

• Format Hard-Copy Memo

Memorandum (nota) berbentuk hard-copy digunakan untuk menyampaikan informasi di
dalam lingkup organisasi. Walau e-mail lebih sering digunakan, penggunaan memo masih
berguna jika dibutuhkan rekaman/catatan permanen untuk pesan yang disampaikan atau
sebagai bentuk formalitas. Sebagai contoh, perubahan prosedur, instruksi resmi, dan laporan
organisasi lebih sering menggunakan hard-copy memo.
Format memo terdiri atas:
o Bagian kepala berisi kop organisasi (jika digunakan), nama pengirim, nama
penerima, keterangan lain seperti no, lampiran, perihal, sifat, dll jika
dibutuhkan
 o Bagian isi berisi informasi, perintah, atau laporan yang disampaikan. Bagian isi
harus disampaikan secara singkat dan jelas
o Bagian kaki berisi tanda tangan dan nama jelas pembuat memo.
Contoh memo:

Gambar 4: Contoh memo

C. Menggunakan E-mail dengan Tangkas dan Aman

• Persiapan
o Membuat pesan secara offline terlebih dahulu. Jika pesan bersifat penting,
lebih baik dibuat drafnya secara offline terlebih dahulu dengan Ms. Word.
Membuat pesan langsung di website e-mail memiliki potensi gangguan
misalnya koneksi yang tidak lancar membuat pesan tidak terkirim dan penulis
harus mengetik ulang pesan yang ingin disampaikan.
o Cermati alamat e-mail penerima. Alamat e-mail bersifat case sensitive. Artinya
alamat e-mail harus sesuai apakah e-mail tersebut menggunakan huruf kapital
atau tidak, menggunakan spasi atau tidak, dsb. Misal penulis ingin
mengirimkan pesan pada alamat John@gmail.com tetapi pada kolom
penulisan yang ditulis adalah john@gmail.com. Perbedaan huruf “J” ini harus
dicermati karena kedua e-mail tersebut berbeda pemilik.
o Hindari menulis baris subjek dengan kata-kata yang menyesatkan.
o Melakukan uji top-of-screen. Artinya saat pesan dikirim, pembaca harus
melihat bagian terpenting pesan tersebut saat pertama kali membuka (apa
yang pertama kali terlihat pada layar).
• Isi, Nada, dan Ketepatan
o Pesan harus singkat dan jelas.
o Penulis jangan sampai mengirim hal-hal yang tidak ingin dipublikasi. Apa saja
yang diunggah pada internet bersifat permanen. Data tersebut dapat dijadikan
bukti atau senjata untuk penulis baik oleh rekan-rekan kerja dan atasan di
dalam organisasi atau digunakan oleh orang tidak dikenal. Penulis harus
 berhati-hati dalam melakukan pengiriman data melalui internet, salah satunya
adalah e-mail.
o Penulis jangan menggunakan e-mail semata-mata untuk menghindari kontak
langsung. Jika penulis memiliki pesan berisi kabar buruk yang ingin
disampaikan atau jika penulis ingin menyelesaikan suatu argumen dengan
audiens, lebih baik penulis menyampaikan langsung secara tatap muka.
Contoh jika penulis ingin memecat seorang karyawan maka lebih baik
disampaikan langsung daripada melalui e-mail.
o Penulis harus peduli pada ketepatan pesannya. Penulis tetap menggunakan
kaidah EYD dalam struktur kalimat di isi pesannya.
o Penggunaan nada pesan yang tepat. Penulis jangan sampai mengirim pesan
dengan nada yang negatif atau mendominasi.
o Menahan diri untuk menggunakan kata-kata atau kalimat yang sifatnya
adalah candaan. Tanpa isyarat dari raut muka dan suara penulis, candaan
dapat memiliki arti lain di mata pembaca.
• Etika berinternet
o Salinan pesan hanya dikirimkan pada orang-orang yang harus melihat pesan
tersebut.
o Jangan mengirimkan spam. Spam dapat berbentuk pesan yang sama dikirim
berulang-ulang pada penerima yang sama dalam waktu cepat atau pesan yang
berisi iklan yang tidak diminta.
o Gunakan istilah internet yang umum.
o Gunakan huruf kapital untuk label dan penekanan saja. Jangan menggunakan
huruf kapital untuk seluruh pesan karena dapat diartikan penulis berteriak
pada penerima pesan.
o Jangan mengirimkan kembali (forwarding) pesan tanpa persetujuan
pengirim pesan tersebut.
o Cek lampiran yang ingin dikirim. Penulis mengecek apakah lampiran memiliki
virus atau tidak. Penulis juga sebisa mungkin mengirim lampiran berukuran
kecil. Jika lampiran yang dikirimkan ukurannya besar, sampaikan alasannya di
dalam pesan (kecuali jika lampiran berukuran besar sudah menjadi hal yang
umum antara penulis dan penerima pesan, hal tersebut tidak perlu dijelaskan).
• Membaca dan Membalas Pesan
o Membaca sepintas seluruh pesan masuk sebelum membalas pesan tersebut.
o Pesan dicetak jika diperlukan
o Memberitahu kapan pesan akan dibalas jika tidak dapat dibalas secepatnya.
o Menghapus bagian pesan sebelumnya yang tidak perlu digunakan atau tidak
penting. Umumnya saat membalas pesan, pesan sebelumnya akan
dimasukkan pada bagian isi pesan sebagai konteks apa yang dibalas. Penulis
dapat menghapus bagian dari pesan sebelumnya yang tidak penting.
o Revisi baris subjek jika topik pesan sudah berbeda dari sebelumnya
o Berikan jawaban yang jelas dan jika bisa sertakan jawaban tersebut dengan
konteks. Beberapa penerima pesan sangat sibuk sehingga dikhawatirkan tidak
mengerti balasan pesan dari pembalas jika jawabannya tanpa konteks.
 o Jangan mengirim pesan dalam keadaan marah. Amarah penulis sangat
berpengaruh pada pesan yang disampaikannya. Penulis diharuskan untuk
menenangkan diri sebelum membalas pesan yang membuat penulis marah
tersebut.
• Penggunaan Pribadi
o Jangan menggunakan komputer kerja untuk urusan pribadi. Kecuali jika
diizinkan oleh tempat kerja
o Selalu beranggapan bahwa seluruh e-mail dimonitor oleh tempat kerja.