BAB 7

Menerapkan Penyimpanan Arsip Sistim Abjad, Subjek, Kronologis, Geografis

dan Nomor

1. Pengertian sistem penyimpanan

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkaan efektifitas dan
efisiensi penggunaan waktu, tempat tenaga dan biaya.

2. Manfaat sistem Penyimpanan arsip

a. Arsip dapat ditata dengan rapi
b. Ruang kerja lebih rapi dan efisien
c. Arsip tidak hilang
d. Mudah dalam perawatan
e. Mudah mencari bila dibutuhkan
f. Mudah dalam penyusutannya

3. Istilah –istilah dalam penyimpanan

Beberapa sistem penyimpanan yang biasa digunkan adalah sebagai berikut :
a. Sistem abjad ( Alphabetical filing system)
b. Sistem Subjek ( Subjectical filing system)
c. Sistem tanggal (Cranological filing system)
d. Sistem wilayah ( Geographical filing system)
e. Sistem nomor ( numberical filing system)
Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan sering ditemuiistilah –istilah yang
biasadigunkan antara lain sebagai berikut :
a. Caption (kata tangkap)
Adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi
dokumen atau arsip untuk tujuan penyimpanan.
1. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim(surat masuk),
yaitu nama badan pemerintah, lembaga negara, badan swasta maupun
nama perorangan. Untuk surat keluar kata tangkapnya adalah tujuan
surat
2. Pada sistem subyek, kata tangkapnya adalah nama masalah/perihal/isi
surat.
3. Pada sistem tanggal, kata tangkapnya adalah tanggal surat
 4. Pada sistem wilayah, kata tangkapnya adalah nama tempat asal surat
(surat masuk) dan nama tempat tujuan surat (surat keluar)
5. Pada sistem nomor, kata tangkapnya adalah angka tertentu atau nomor
tertentu sesuai aturan sistem nomor .

b. Mengindek
Adalah kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan
penemuan kembali. Indek diambil dari kata tangkap (caption) terpenting dari
surat yang dimaksud sesuai dengan sistem penyimpanan.
1) Mengindek dalam sistem abjad berarti kegiatan membagi nama
orang/badan/organisasi menjadi beberapa unit.
2) Mengindek dalam sisitem subyek berarti menafsirkan masalah
surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar
klasifikasi kebudian mencatat pada kartu indek
3) Mengindek pada sistem tanggal berarti menentukan tanggal surat
menjadi beberapa unit yaitu : tanggal, bulan dan tahun serta
mencatatnya dalam kartu indek.
4) Mengindek dalam sistem wilayah berarti mencocokkan nama asal
tempat asal/tujuan suratdengan daftar klasifikasi masalah dan
mencatatnya pada kartu indek.
5) Mengindek dalam sistem nomor berarti menentukan nomor arsip
untuk keperluan penempatan arsip

c. Kode
Adalah tanda tertentu sebagai pedoman penyimpanan yang dibubuhkan
pada lembaran warkat.

d. Daftar klasifikasi
Adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan
urutan abjad, masalah, wilayah, nomor .

4. Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

a. Sistem Abjad
1) Pengertian sistem abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokkan nama orang/badan/organisasi. Nama terebut
disusun berdasarkan urutan abjad.
 2) Tata Cara Membuat Indeks
- Nama Umum Orang Indonesia
1. Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga(marga)
diindeks urut dari belakang

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

Sri Wahyuni Wahyuni Sri - Wa

Ani Nawang Sari Sari Ani Nawang Sa

2. Nama orang yang menggunakan nama baptis diindeks nama diri kemudian
diikuti oleh nama baptisnya

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

Paulus Suseno Suseno Paulus -

Theresia Farida Farida Theresia -

3. Nama orang Indonesia yang menggunakan nama marga , diindeks nama

marganya dulu baru nama yang lain

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

Diana Nasution Nasution Diana -

Henry Siahaan Siahaan Henry -

4. Nama orang yang mempergunakan singkatan, diindeks nama jelasnya

diikuti singkatannya

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

Lely K Lely K -

Popi R Kusuma Kusuma PopiR

5. Nama yang diikuti nama gelar

(kesarjanaan,kepangkatan,keagamaan,kebangsawanan,gelar rumah
 tangga) maka diindeks nama jelasnya diikuti nama gelar yang diletakkan
diantara tanda kurung.

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

Ir. Juanda Juanda (Ir.) Ju

Jend. Sutanto Sutanto (Jend.) Su

K.H. Daldiri Daldiri (K.H.) Da

R.A. Kartini Kartini (R.A.) Ka

Ny.Edi Baskoro Baskoro Edi (Ny.) Ba

- Nama orang eropa

1. Nama orang Eropa diindeks nama belakangnya diikuti nama lainnya

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

George W.Bush Bush George W

Thomas D. Franklin Franklin Thomas D

George R. Terry Terry George R

2. Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung, maka diindeks nama
dan kata penghubung dijadikan satu kata atau satu unit

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2

Peter Smith-White Smith-White Peter

Jane Lopez-Tiana Lopez-Tiana Jane

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan De,Du,la,le,Van,Mac dll

diindeks awalan sebagai satu kesatuan dengan nama keluarga

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2

 Henry Van Houten Van Houten Henry

Sandro Da Lavenna Da Lavenna Sandro

Frans Mac Kenzie Mac Kenzie Frans

- Nama orang Cina dan Korea

Nama orang China dan Korea diindeks nama keluarganya, karena

nama keluargaberada di depan nama diri

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

The Liang Gie The Liang Gie

Tan Yoe Hok Tan Yoe Hok

Lim Swie King Lim Swie King

- 3) Nama perusahaan
1. Nama perusahaan dapat diindeks nama badan usaha atau perusahaan
terlebih dahulu diikuti badan hukumnya

Contoh :

Nama Unit1 Unit 2 Unit 3

CV Magantara Magantara (CV)

PT Jasa Marga Jasa Marga (PT)

Koperasi Maju Maju Koperasi

2. Nama perusahaan yang menggunakan angka maka diindeks angka ditulis

dalam bentuk huruf dan dijadikan sebagai tanda pengenal utama

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2

Toko 55 Lima lima Toko

Fa 48 Empat delapan Firma

 The 90 Club Ninety Club

3. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan

Nama perusahaan yang menggunakan singkatan diindeks kegiatan
utamanya dan singkatannya dipanjangkan atau tetap dengan singkatannya

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

PT Telkom Telekomunikasi Perseroan Terbatas

BRI Rakyat Indonesia, Bank

DPR Perwakilan Raky. Dewan

4. Nama Badan usaha

Nama badan usaha yang menggunakan nama orang maka dindeks nama
orang diikuti bentuk badan usahanya

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

Rumah Sakit Amril Amril Rumah Sakit

Yayasan Widati Widati Yayasan

Toko Obat Wanti Wanti Toko Obat

3) Nama kedutaan dan nama negara

Nama kedutaan besar dan nama negara daijadikan sebagai kata

tangkap utama

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2

Negara Australia Australia Negara

Kedutaan Besar

Pakistan Pakistan (Kedutaan Besar)

4) Nama instansi pemerintah

Nama departemen, direktorat jendral dan sejenisnya dapat diindeks kegiatan

utamanya

Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2

Departemen Agama Agama Departemen

Dinas Pendidikan Pendidikan(dan) Kebudayaan

Kantor Urusan Agama Agama Kantor Urusan

5. Merancang daftar klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad, nama-nama dikelompokkan atas 4.

kelompok :

a. nama orang
b. nama perusahaan
c. nama instansi pemerintah
d. Nama organisasi dan lembaga

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad

mulai dari A sampai Z. Akan tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka
penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua,ketiga adan seterusnya.

Contoh :

A, B, C, .............................. Z

Aa, Ab, Ac, .........................Az

Aba, Abb, Abc, ...................Abz

Aca, Acb, Acc, ....................Acz

Apabila nama-nama yang telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan

beardasarkan abjad, nama-nama tersebut diurutkan sebagai berikut :

Aan, Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul

 Abas, Abdul Bainulhakim Carlianis Darman

Abbas, Yasir Badrianus Channe Dasman

Abdul, Yadi Badri, Mutia Cherry, Retno Dirman, Asri

Prosedur penyimpanan arsip

Persiapan

Peralatan yang perlu disiapkan antara lain :

a. lemari arsip (filing cabinet)

b. guide(pemandu/penyekat)

c. folder

d. label

e. rak penyortir

f. kartu indeks

g. laci kartu indeks

Cara Menyusun Perlengkapan :

a. laci pertama pada lemari diberi guide A sampai Z

b. di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung pada
tiap abjad yang diperlukan Misalnya, Aa, Ab, Ac, Ad dan seterusnya

Apabila frekuensi arsip masih sedikit, satu laci bisa dipergunakan untuk beberapa
guide. Misalnya, laci pertama berisi guide A-C, laci kedua berisi guide D-F dan
seterusnya

Langkah-langkah penyimpanan arsip

• Penampungan

Arsip hasil penciptaan sendiri dan hasil penerimaan dari luar

kantor/perusahaandikumpulkan dan diproses untuk disimpan.
 • Penelitian/pemeriksaan
Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda pelepas (releace
mark) bahwa surat siap untuk disimpan.Biasanya tertera dalam disposisi misalnya :
file. simpan , arsip atau dep.

• Pengindekan
Pemberian indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan.
Pemberian indeks dilakukan dengan tepat dan benar.

• Pengkodean
Pengkodean berarti pemberian tanda arsip yang mengindikasikan penyimpanannya
dalam berkas. Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai
dasar penyimpanan arsip tersebut.

• Penyortiran
Diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara berurutan berdasrkan abjad
ataau angka. Setelah ditetapkan kodenya, arsip disortir sesuai kode
penyimpanannya.

• Penyimpanan
Kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya sesuai kodenya

• Penemuan kembali arsip

Penemuan kembali arsip sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat
penyimpanan.

Langlah-langkah penemuan kembali sbb. :

a.Telitilah arsip yang diminta atau akan dicari dan untuk ditemukan
kodenya.

b. Isilah bon peminjaman arsip.

c. Carilah arsip ke laci filing cabinet sesuai kodenya.

d. Ambillah arsip yang diminta

e. Tempatkanlah bon pinjam arsip di tempat arsip yang diambil

f. Serahkanlah arsip kepada yang memerlukan

b. Sistem subjek
1) Pengertian sistem subjek
 Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/ subjek pada isi surat.
Isi dokumen/ surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok
surat atau subjek.
2) Daftar klasifikasi subjek
Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek, yaitu sebagai berikut.
a) Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat
dibuat tetap dan seragam.
b) Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang
sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
c) Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditemukan
kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi
menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).
Tingkat II : Sub masalah (masalah yang lebih kecil dari
masalah utama).
Tingkat III: sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari
sub masalah).
Contoh :
Kepegawaian (Masalah Utama)
Cuti (Sub Masalah)
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit (Sub-sub Masalah)
Cuti Tahunan
Cuti Sakit Kode Hanging
folder

Cuti Cuti Melahirkan

KEPEGAWAIAN Kode Laci

 Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem subjek
Peralatan dan perlengkapan yang seringkali digunakan untuk
menyimpan arsip sistem subjek antara lain sebagai berikut :
a) Filing cabinet
Kebutuhan filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang
sudah dibuat. Satu laci filing cabinet dapat memuat satu masalah
utama. Jika masalah utama ada 10, maka diperlukan 10 laci (3 filing
cabinet @ 4 laci). Dapat juga satu laci untuk memuat satu sub
masalah.
b) Guide
Jika satu laci memuat satu masalah utama, maka jumlah guide yang
dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah ditambah dengan sub-sub
masalah. Jika satu laci memuat satu sub masalah.
c) Hanging folder
Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah,
atau sebanyak jumlah masalah yang ada pada tingkatan terakhir.
d) Kartu Indeks
Setiap satu jenis surat (hal surat) dibuatkan satu kartu indeksnya.
Jadi, semua surat yang disimpan mempunyai kartu indeksnya.
e) Kartu tunjuk silang
Tidak semua surat yang disimpan dibuat suatu kartu tunjuk silang.
Tetapi hanya surat-surat yang berisikan lebih dari satu masalah, baru
dibuatkan tunjuk silang. Petugas arsip harus cermat dalam
menentukan surat-surat/ arsip yang manakah yang perlu dibuat
tunjuk silangnya.
f) Rak sortir
Rak sortir diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan subjek.
Jumlah subjek yang ada dapat dijadikan dasar untuk menentukan
berapa banyak alat sortir yang digunakan.
g) Cardex
Cardex digunakan untuk menyimpan kartu indeks, yang penyusun
kartu indeksnya berdasarkan abjad.
3) Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek
Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama
dengan sistem-sistem yang lain, y aitu sebagai berikut :
 a) Memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan
apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat
tanda-tanda perintah simpan. Pada saat memeriksa petugas
sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh :
Herliana akan menyimpan surat dari Ardian Harahap tentang cuti
sakit.
Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.
b) Mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan
permasalahan surat dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi
yang sudah dibuat.
Contoh :
Surat pada contoh di atas diindeks dengan melihat masalah surat
pada daftar klasifikasi. Masalah surat adalah cuti sakit, sedangkan
daftar klasifikasi subjek yang sudah dibuat adalah :
Keuangan
Kredit
Pajak
Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
Gaji Gaji Bulanan
Gaji Mingguan
Gaji Harian
Dengan demikian surat tersebut indeksnya adalah : Cuti Sakit-
Cuti-Kepegawaian

c) Mengode
Menuliskan kode pada surat sesuai dengan daftar klasifikasi
subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode berupa
hurufatau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah
kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi
tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama
 subjeknya. Daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.
Contoh :
Surat pada contoh diatas kodenya adalah Cuti Sakit.
d) Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokkan
menjadi satu. Apabla surat hanya satu, maka tidak perlu
disortir.
e) Menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode
tempat penyimpanan.
Contoh : Surat cuti sakit dari Ardia

Ha

Judul Surat : Ardian Harahap

No. Surat : 12/B/II/09
Tanggal Surat : 15 2009
Kode Surat : Cuti Sakit

Perhatikan contoh penempatan arsip system subjek dalam filing cabinet.

Kode GuideCuti tahunan Kode Hanging folder

Cuti Sakit

CutiCuti Melahirkan

KEPEGAWAIAN Kode Laci

Contoh penempatan arsip sistem subjek.

5) Prosedur penemuan kembali

Langkah-langkah menemukan arsip dalam sistem subjek adalah sebagai berikut :

a) Tentukan subjek dari surat yang dicari.

Contoh :
Bapak Anwar ingin mencari arsip tentang SPT (Surat Pemberitahuan Pajak) PPh
tahun 2008. Oleh karena itu, Herlina sebagai arsiparis menentukan subjek surat
tersebut, yaitu SPT
b) Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek
surat dengan daftar klasifikasi subjek.
Contoh :
Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
Keuangan
Kredit
Pajak
PBB
PPh
PPn
Berarti surat tersebut indeksnya PPh-Pajak-keuangan.
c) Menentukan kode surat.
Contoh : Surat tersebut kodenya PPh.
d) Mencari arsip pada tempat penyimpanan.
Contoh : Arsip tersebut dicari pada laci berkode keuangan, dibelakang guide berkode
Pajak, di dalam hanging folder berkode PPh.
e) Mengambil asip jika arsip memang benar arsip yang dicari.
Ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
f) Memberikan arsip pada peminjam.
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2).
g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

Berikut langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui
subjeknya.

a) Tentukan nama orang/ badan/ perusahaan sebagai identitas surat.

Contoh :
Andhika ingin mencari arsip atas nama Gunawan Wibisono, tetapi dia tidak
mengetahui apa subjek arsip tersebut. Dengan demikian identitas surat tersebut
adalah Gunawan Wibisono.
b) Indekslah nama tersebut.
Contoh:
Indeks dari nama Gunawan Wibisono adalah Wibisono, Gunawan.
c) Tentukan kodenya, yaitu: Wi.
d) Carilah kartu indeks pada laci cadex yang berkode W, di belakang guide Wi.
e) Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.

Wi

Judul Surat : Gunawan Wibisono

No. Surat : 11/C/I/09
Tanggal Surat : 14 Januari 2009
Kode Surat : Cuti Sakit

f) Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek.

Misallnya : Cuti Sakit-Cuti-Kepegawaian.
g) Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, dibelakang guide Cuti
dan di dalam hanging folder Cuti Sakit.
h) Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan
lembar pinjam arsip (lembar 1).
i) Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
j) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
D. Sistem tanggal(Chronological Filing system)

1. Pengertian Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanandanpenemuan kembali arsip yang

disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat.

Sistem tanggal tidak perlu dibuatkan daftar klasifikasi karena sangat sederhana
yaitu tahun sebagai kode laci, bulan kode guide dan tanggal sebagai kode folder

2. Peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

a. Filing Cabinet

Pada umumnya satu laci menyimpan arsip untuk satu tahun

b. Guide
Jika satu laci untuk satu tahun, maka memerlukan guide sebanyak 12 ( satu
tahun ada 12 bulan )

c. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan sebantak jumlah haridalam satu
tahun ( 365hariatau 366 hari )

d. Kartu indeks
Jumlah kartu yang diperlukan sebanyak arsip yang disimpan

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

a. Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa sudah ada tanda perintah penyimpanan dan
menentukan identitas surat yaitu tanggal surat dibuat.
b. Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal dan sub-sub tanggal.
c. Mengkode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal
d. Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi
e. Menempatkan
Tempatkan arsip sesuai dengan kode
Prosedur penemuan kembali

a. Tentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.contoh arsip dari Ade
Kurniadi tertanggal 4 Februari 2012. Berarti identitas surat tersebut 4 Februari 2012

b. Cari arsip tersebut di dalam laci 2012, di belakang guide Februari didalam
folder 4

c. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai dengan yang dicari Jika ya, ambil
arsiptersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

d. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip

(lembar 2 )

e. Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) ke dalam tickler file.

E. Sistem wilayah(geographic filing system )

Pengertian sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat/wilayah pengirim surat atau penerima
surat.
Dengan kata lain kalau surat masuk disimpan berdasarkan wilayah asal surat.Untuk surat
keluar surat disimpan berdasarkan wilayah penerima surat.

Daftar klasifikasi wilayah

Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah pengetahuan tentang wilayah yang ada di
benua, negara, propinsi, kabupaten, kotamadaya, kecamatan dan desa sangat diperlukan.
Contoh :

a. Menurut nama benua /negara

Contoh :

1. ASIA ( wilayah utama)

A. Asia Tenggara ( sub wilayah )

a. Brunei ( sub sub wilayah )

b. Indonesia
 c. Malaysia

Peralatan dan perlengkapan sistem wilayah

a. Filing Cabinet
biasanya satu laci memuat satu wilayah utama.
b. Guide
jumlah guide sebanyak sub wilayah yang ada pada daftar klasifikasi.
c. Hanging folder
jumlah yang dibutuhkan sebanyak sub-subwilayah yang ada pada daftar klasifikasi
wilayah.
d. Cardex
satu laci untuk menyimpan kartu indek yang berkode sama.
e. Kartu indeks
setiap arsip dibuatkan kartu indeks sebanyak jumlah arsip yang disimpan
f. Rak sortir
jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan.

Prosedur penyimpanan sistem wilayah

a. Memeriksa surat/berkas arsip diperiksa tanda penyimpanan, kemudian ditentukan

identitasnya berdasarkan penetapan nama tempat/wilayah.
b. Mengindeks mencocokkan identitas surat dengan daftar klasifikasi.
c. Mengkode surat diberi kode wilayah, sesuai dengan kode yang ada pada daftar
klasifikasi.
d. Menyortir dilakukan jika jumlah surat yang disimpan dalam waktu yang
bersamaan jumlahnya banyak.
e. Menempatkan Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat

Prosedur penemuan kembali

a. Tentukan judul/identitas dari surat yang dicari.

Peminjam meminta surat dari Medan, berarti judulnya Medan.
b. Cocokkan dengan daftar klasifikasi wilayah
Surat dicocokkan dengan daftar klasifikasi, maka terdapat pada Medan – Sumatra –
Wilayah 1.
c. Cari arsip pada laci yang berkode wilayah 1, di belakang guide Sumatra, di dalam
folder Medan.
 d. Ambil arsip tersebut, tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
e. Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2 ).
f. Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file.

E. Sistem nomor ( numeric filing system )

Pengertian sistem nomor :

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan
menggunakan kode angka/nomor.

Macam-macam sistem nomor :

a. Sistem Nomor Dewey

Pengertian Sistem Nomor Dewey

• Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pembagian masalah

utama, masalah, sub masalah masing-masing menjadi 10 dengan diberi kode
angka/nomor.

• Karena dibagi sepuluh maka sistem ini disebut dengan sistem klasifikasi
persepuluhan atau disingkat DDC ( Dewey Decimal Clasification )

• Sistem ini diciptakan oleh Melvil Dewey pada tahun 1873. Biasanya digunakan
untuk penyimpanan buku-buku atau bahan-bahan perpustakaan.

Tata cara penomoran DDc :

a. Diperlukan 10 laci filing cabinet, dengan diberi kode 000 – 900 dan merupakan kode
masalah utama. Adapun 10 laci tersebut adalah

o Laci 1 kode 000 untuk masalah utama hukum dan peraturan

o Laci 2 kode 100 untuk masalah utama manajemen
o Laci 3 kode 200 untuk masalah utama perdagangan
o Laci 4 kode 300 untuk masalah utama pabrik
o Laci 5 kode 400 untuk masalah utama ketatausahaan
o Laci 6 kode 500 untuk masalah utama kepegawaian
o Laci 7 kode 600 untuk masalah utama keuangan
o Laci 8 kode 700 untuk masalah utama perbekalan
o Laci 9 kode 800 untuk masalah utama organisasi dan metode
 o Laci 10 kode 900 untuk masalah utama hubungan masyarakat
b. Setiap laci (masalah utama)memerlukan 10 guide (sub masalah) apabila ada 10 masalah
utama berarti ada 100 guide (sub masalah). Jadi pada laci yang berkode 000, terdapat 10
guide yang diberi kode sebagai berikut :
o Guide 1 kodenya 000
o Guide 2 kodenya 010
o Guide 3 kodenya 020
o Guide 4 kodenya 030
o Guide 5 kodenya 040
o Guide 6 kodenya 050
o Guide 7 kodenya 060
o Guide 8 kodenya 070
o Guide 9 kodenya 080
o Guide 10 kodenya 090
c. Setiap guide memerlukan 10 folder, dengan diberi kode 0 – 9 yang merupakan kode sub
masalah. Misal guide nomor 200 untuk masalah Penawaran berisi 10 folder
Contoh:
Guide nomor 200 Penawaran berisi 10 folder sbb :
o Folder nomor 200 untuk alat-alat rumah tangga
o Folder nomor 201 untuk barang hiburan
o Folder nomor 202 untuk barang plastik
o Folder nomor 203 untuk hasil bumi
o Folder nomor 204 untuk keperluan anak dan wanita
o Folder nomor 205 untuk keperluan kantor
o Folder nomor 206 untuk makanan dan minuman
o Folder nomor 207 untuk obat-obatan
o Folder nomor 208 untuk rupa-rupa
o Folder nomor 209 untuk sandang
d. Dalam satu folder dapat menyimpan 25 surat yang sejenis dengan diberi kode 0 – 25
di bagian kanan bawah kertas. Misalnya surat penawaran tentang barang hiburan
pada folder 201 bersi :

Surat pertama diberi kode nomor 201.0

Surat kedua diberi kode nomor 201.1

Surat kesebelas diberi kode nomor 201.10

 Surat keduapuluh lima diberi kode 201.24

Contohcaramenbaca :

Surat diberi kode 201.10 berarti

Disimpan dalam laci nomor 200 atau laci ke 3

Di belakang guide nomor 200 atau ke 1

Di dalam folder nomor 201 atau ke 2

Merupakan surat nomor 10 atau surat yang ke 11

Rumus nomor Dewey :

2 0 1 . 10

Peralatan dan perlengkapansistem nomor Dewey

a. Filing cabinet 10 laci.

b. Guide berjumlah 10 untuk tiap laci, jadi guide keseluruhan yang dibutuhkan
sebanyak 100 buah.
c. Tiap guide memerlukan 10 folder, sehingga folder keseluruhan sebanyak 1000 buah.
d. Kartu indeks , setiap satu surat dibuatkan 1 kartu indeks.
e. Rak sortir.

Prosedur penyimpanan arsipsistem nomor dewey

a. Memeriksa berkas
Periksa tanda perintah penyimpanan.
b. MengindeksSurat dicocokkan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey.
Contoh : surat penawaran televisi.
c. Mengkode
Sesuai dengan daftar klasifikasi surat tsb diberi kode 201.0.
d. Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak.
e. Menempatkan
Surat ditempatkan pada laci berkode 200, di belakang guide 200 di dalam folder
201 merupakan surat pertama .

Prosedur penemuan kembali arsip

 1. Jika kode surat yang dicari sudah diketahui, maka dapat langsung dicari pada
tempat penyimpanan.
2. Cari surat pada tempat penyimpanan. Contoh : surat kode 225.0 maka surat tsb
dicari pada laci 200 , di belakang guide 220 di dalam folder 225 surat yang ke 1.
3. Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 ).
4. Berikan ke peminjam berikut lembar pinjam arsip( lembar 2 ).
5. Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file .

b. Sistem Nomor Terminal Digit

Pengertian sistem nomor terminal digit

• Sistem nomor digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan
nomor urut pada buku arsip.

• Nomor buku arsip dimulai dengan nomor kode 0000 ( 4 digit )

• Untuk menentukan nomor laci, guide, folder dan surat dimulai dari angka paling
kanan/belakang

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor

atau instansi antara lain :
a. Rumah sakit : nomor identitas pasien
b. Kantor Pos : nomor kode pos
c. Bank : nomor rekening, PIN
d. Perguruan Tinggi : nomor induk mahasiswa
e. PLN : nomor rekening listrik

Tata cara penomoran terminal digit

a. Disediakan 10 laci dengan nomor sbb :

Laci 1 diberi kode 00 - 09

Laci 2 diberi kode 10 - 19

Laci 3 diberi kode 20 - 29

Laci 4 diberi kode 30 - 39

Laci 5 diberi kode 40 - 49

 Laci 6 diberi kode 50 - 59

Laci 7 diberi kode 60 - 69

Laci 8 diberi kode 70 - 79

Laci 9 diberi kode 80 - 89

Laci 10 diberi kode 90 - 99

b. Tiap laci disediakan 10 guide sehingga seluruhnya membutuhkan 100 guide, yang diberi
nomor sbb :

Laci 00 – 09 berisi guide dengan nomor : 00,01,02,03 ... 09

Laci 10 – 19 berisi guide dengan nomor : 10,11,12,13 ... 19

Laci 20 – 29 berisi guide dengan nomor : 20,21,22,23 ... 29

Laci 30 – 39 berisi guide dengan nomor : 30,31,32,33 ... 39

Laci 40 – 49 berisi guide dengan nomor : 40,41,42,43 ... 49

Laci 50 – 59 berisi guide dengan nomor : 50,51,52,53 ... 59

Laci 60 – 69 berisi guide dengan nomor : 60,61,62,63 ... 69

Laci 70 – 79 berisi guide dengan nomor : 70,71,72,73 ... 79

Laci 80 – 89 berisi guide dengan nomor : 80,81,82,83 ... 89

Laci 90 – 99 berisi guide dengan nomor : 90,91,92,93 ... 99

c. Di belakang guide terdapat 10 folder, sehingga dalam satu laci terdapat 100 folder.

Misal : di belakang guide 30 terdapat 5 folder dengan nomor sbb :

30/0 30/1 30/2 30/3 30/4

d. Surat-surat yang akan disimpan dicatat dalam buku arsip dan diberi kode mulai dari 0000

Contoh :

1. surat pertama diberi kode 0000

2. surat kedua diberi kode 0001

3. surat kesebelas diberi kode 0010

 4. surat keseratus diberi kode 0099

Contoh kolom buku arsip

e. Untuk memermudah dalam mengurai kode surat dapat dipakai ketentuan sbb :

1. angka kedua dari belakang adalah nomor laci

2. dua angka paling belakang adalah nomor guide

3. angka ketiga dari belakang adalah nomor folder

4. angka keempat atau selebihnya adalah nomor surat

Contoh : 0

0 1 9 berarti

disimpan pada laci nomor 10 – 19 ke 2

di belakang guide nomor 19 ke 10

di dalam folder nomor 19/0 ke 1

surat nomor 0 ke 1

sebelumnya tidak ada surat

sesudahnya surat nomor 1019

RUMUS TERMINAL DIGIT

0 0 1 9

Prosedurpenyimpanan, arsipSistem Terminal Digit

1. Memeriksa berkas
2. Mengindeks
Membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk
menunjukkan letak/posisi di mana surat tersebut disimpan.
3. Mengkode
Contoh surat yang terakhir dalam buku arsip 2456 maka surat selanjutnya diberi
kode 2457.
4. Menyortir.
 5. Menempatkan.
Surat dengan kode 2457 disimpan pada laci nomor 50 – 59, guide nomor 57, folder
nomor 57/4, surat nomor 2 sebelumnya surat nomor 1457 sesudahnya surat nomor
3457.

Prosedur penemuan kembali SuratSistem Terminal Digit

1. Tentukan kode surat yang akan dicari.

2. Jika kode surat sudah diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, jika tidak
diketahui maka harus mencari kartu indeksnya terlebih dahulu.
3. Lihat kode surat yang tertera di kartu indeks.
4. Cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan kodenya.
5. Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar1) .
6. Berikan kpd peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
7. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file .

PEMELIHARAAN ARSIP

Pengertian pemeliharaan arsip:

• Pemeliharaan arsip adalah usaha menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip tahan
lama masih dapat digunakan untuk generasi mendatang.

Tujuan Pemeliharaan arsip :

1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien

2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas

3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi

4. Mencegah terjadinya bencana

5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat

6. Melindungi hak milik organisasi/perusahaan

Penyebabkerusakanarsip

Faktor – faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :

1. Faktor intern

adalah faktor yang berasal dari benda arsip itu sendiri antara lain :
 a. Kertas

b. Tinta

c. Lem

2. Faktor ekstern
adalah faktor yang berasal dari pengaruh luar benda arsip ( keadaan fisis, biologis
dan
manusia )

a. Keadaan fisis ( keadaan alam )

- Polusi Udara.
- Kelembaban udara.
- Sinar matahari.
- Debu.

b. Biologis ( bakteri dan binatang perusak arsip )

1. Jamur
2. kutu buku
3. rayap ( anai-anai )
4. Ngengat ( silverfish )
5. kecoa dan tikus

C. Manusia

Kecerobohan manusia yang menyebabkan kerusakan arsip misalnya arsip basah,

terbakar,
hilang , sobek dll.

Cara-cara pemeliharaan arsip :

1. Memencarkan salinan arsip.

2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan.
3. Menyimpan pada ruang khusus.
4. Membangun ruang/gedung.
5. Melakukan fumigasi ( kegiatan penyemprotan arsip denganobat kimia dan
pembasmi hama).
6. Melakukan deasidifikasi ( cara menetralkan asam yangsedang merusak arsip ).
 7. Memberikan pengetahuan kpd petugas mengenaipemeliharaan dan
pengawetan arsip.
8. Pemasangan detektor.
9. Pengecekan arsip secara periodik.
10. Keamanan sepanjang waktu.

Penyusutan arsip
Pengertian penyusutan arsip :
Penyusutan arsip adalah tindakan pengurangan jumlah arsip yang disimpan sesuai dengan
sistem yang berlaku.

Jumlah arsip yang disimpan dapat diperoleh dari :

1. Jumlah nomor urut kartu kendali surat masuk dan keluar

2. Jumlah semua kartu indeks yang disimpan

3. Jumlah dari nomor urut semua kartu klaper

Tujuan penyusutan arsip

1. Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip.

2. Menjamin tersedianya informasi dan arsip yang benar-benar bernilai guna.
3. Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.

CARA PENYUSUTAN ARSIP :

1. Memindahkan arsip dari unit kearsipan dalam lingkungan lembaga/instansi/kantor.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional .

TeknikPenyusutanArsip

A. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka
penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah.

Teknik membuat Jadwal Retensi Arsip

1. Inventarisasi, adalah pendataan atau pencatatan fiskarsip(foto,film,rekaman)

maupun non fisik(jumlah,volumearsip,jangkawaktu dll ).
 2. Penyusunan daftar jenis/seri arsip, yaitu daftar yang berisi tentang jenis-jenis arsip
yang telah disimpan.
3. Penilaian arsip, adalah suatu pengujian terhadapsekelompok data melalui daftar
arsip dalammenentukan nilai guna setiap seri arsip organisasi.

B. Berdasarkan non Jadwal Retensi Arsip, langkah-langkah sebagi berikut

1. Pelaksanaan pembenahan arsip

2. Penilaian arsip
3. Penyusunan daftar arsip
4. Pelaksanaan penyusutan
5. Perencanaan pembenahan arsip

Pemindahan arsip
Pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit kerja kepada Unit Sentral
Arsip

Cara pemindahan arsip :

1. Petugas membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis arsip yang akan
diserahkan ( Daftar Pertelaan ).
2. Berita Acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang
menerima.

Penyerahan arsip

Ketentuan Penyerahan Arsip:

1. Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah

di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.
2. Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Nasional Daerah harus diserahkan kepada
Arsip Nasional Daerah.
3. Penyerahan arsip sebagai mana dimaksud di atas dilakukan sekurang-kurangnya satu
kali dalam 10 tahun, serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan
Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.

Pemusnahan arsip

Pengertian pemusnahan arsip:

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghapus keberadaan arsip dari tempat

penyimpanan atau tindakan penghancuran secara fisik yang dilakukan secara total
sehingga dihilangkan identitasnya
Cara pemusnahan arsip :
1. Pembakaran arsip
2. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
3. Penghancuran dengan penggunaan bahan kimia

Prosedur pemusnahan arsip :

1. Seleksi arsip yang akan dimusnahkan
2. Buat Daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
3. Buat BertaAcara Pemusnahan
4. Laksanakan pemusnahan dengan 2 orang saksi