SISTEM NOMOR

Menurut Amsyah (2005:100),” Sistem Nomor

adalah sistem penyimpanan warkat yang
berdasarkan kode nomor sebagai pengganti
dari nama orang atau nama badan”.

Sistem nomor termasuk ke dalam sistem kearsipan

tidak langsung (indirect filing system), karena
menemukan dokumen dibantu oleh alat bantu kartu
indeks, daftar indeks, dan buku arsip.
Sistem nomor ini dibagi atas tiga, yaitu:

1. Sistem nomor urut

2. Sistem nomor dua desimal (Terminal Digit).
3. Sistem nomor tiga desimal (Melvil Dewey)
Sistem Nomor Urut

Sistem nomor urut adalah sistem nomor berdasarkan urutan nomor.

Sistem ini disebut juga serial numeric filing. Dalam sistem ini arsip-arsip
yang akan disimpan diberi urutan nomor 1, 2, 3, 4, 5, 6 dan seterusnya
sampai nomor-nomor yang lebih besar.
Sistem Nomor Terminal Digit

Sistem nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang

memakai nomor urut dalam buku arsip.
Tahap Persiapan
Adapun pekerjaan yang termasuk pada tahap ini adalah menyiapkan buku arsip,
filing cabinet, guide, map, kartu indeks.
1. Buku Arsip
Buku arsip adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua arsip yang akan
disimpan. Buku arsip terdiri dari kolom-kolom sebagai berikut:
 Buku Arsip

No. Tanggal Tanggal Hal Nomor Dari Kode Ket.

Urut Surat Simpan Surat
1 7 Januari 9 Januari Penawaran 925/NH/XII PT 01
2017 2017 Komputer /2017 Nisarah
99
099
30876
30876
Buku Arsip

No. Caption Alamat Hal Tanggal Nomor surat Kode Keterangan

Lemari Arsip (filing cabinet)
Guide

Pada tiap filing cabinet dipasang lembar-lembar guide. Nomor urut

guide pada tiap-tiap laci tergantung di nomor urut lainnya. Maksudnya
semua nomor guide berurutan sesuai dengan pokok nomor yang
digunakan. Misalnya laci yang bernomor 20 – 29, ini berarti dalam laci
tersebut terdapat guide nomor 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, dan
nomor 29.
Dibawah ini dapat dilihat gambar pengarsipan sistem nomor Terminal digit:

19

dst

11/2
11/1
11/0
11
10/4
10/3
10/2
10/1
10/0 10

10 - 19
Map atau folder

• Pada tiap laci terdapat 10 guide. Di belakang setiap guide terdapat 10

folde. Jadi pada setiap laci terdapat 100 folder dan 1000 folder untuk setiap
filing cabinet. Nomor folder yang terletak pada bagian belakang guide
berurutan dari 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Supaya map jangan tertukar satu
sama lain maka pada guide yang berbeda untuk setiap folder dapat diberi
nomor kode seperti dibawah ini:
• Laci nomor 00 - 09 berarti: folder – folder yang berada di belakang guide 00
- 09 diberi nomor 00/0, 00/1, 00/2, 00/3, 00/4, 00/5, 00/6, 00/7, 00/8,
00/9.
• Laci nomor 20 – 29 berarti: folder – folder yang berada dibelakang guide 20
diberi nomor 20/0, 20/1, 20/2, 20/3, 20/4, 20/5, 20/6, 20/7, 20/8, 20/9.
Kartu Indeks
B
Caption : Batubara, Ria, S.E.

Nomor : 925/NH/XII/2017

Hal : Penawaran Komputer

Tanggal : 14 Desember 2017

Kode : 4500210
Prosedur penyimpanan arsip menurut dua nomor akhir (terminal digit)
• Meneliti arsip yang akan disimpan, apakah sudah
ada persetujuan dari pimpinan yang
bersangkutan, bahwa arsip tersebut sudah boleh
disimpan.
• Membukukan/mencabut arsip yang akan
disimpan dalam buku arsip.
• Memberi kode arsip. Kode diambil dari urutan
nomor buku arsip.
• Mengindeks kode arsip. Dalam terminal digit filling mengindeks
berarti menguraikan kode arsip menjadi tiga unit/bagian untuk
mengetahui:
• nomor laci
• nomor guide, dan
• nomor folder, tempat arsip tersebut akan disimpan.
Cara mengindeks nomor/kode arsip adalah
sebagai berikut:
Nomor/kode arsip diindeks menjadi tiga unit/bagian
• Unit pertama diambilkan dua angka terakhir (dari belakang) dari kode surat.
• Unit kedua diambilkan angka yang ketiga dari belakang kode arsip setelah
dua angka setelah unit pertama.
• Unit ketiga adalah semua angka, sisa dari unit pertama dan unit kedua.
Sistem Nomor Terminal Digit
PT NISARAH
Jl. Cipedes Atas No. 34
MEDAN

No.: 925/NH/XII/20017 14 Desember 2017

Hal: Penawaran Komputer

2 1 3
Ria Batubara, S.E.
Masing-masing unit mempunyai arti sebagai berikut:
• Unit pertama: menunjukkan nomor laci dan nomor nomor guide
• Unit kedua: menunjukkan nomor folder
• Unit ketiga: tidak perlu diperhatikan
 4500210 artinya surat yang berkode
4500210 disimpan di laci dengan kode
10-19 pada guide dengan kode 10
persisnya di hanging folder dengan
kode 2
Sistem Nomor tiga desimal (Melvil Dewey)
• Disebut Sistem nomor melvil Dewey karena sistem ini diciptakan
oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 pustakawan Amerika.
• Menurut Melvil Dewey bidang pengetahuan di dunia ini dibagi
menjadi 10 bagian dan satu diantaranya adalah karya umum atau
dengan kata lain ilmu pengetahuan menjadi 9 bagian (golongan) dan
satu lagi bidang yang bersifat spesifik.
• Setiap bidang diberi kode angka berupa ratusan yang menunjukkan
satu masalah/pokok persoalan. Setiap pokok masalah diberi kode
nomor sehingga akan diperoleh suatu daftar nama yang mewakili
subjek dari masalah yang terdapat pada warkat. Daftar masalah
ditetapkan lebih dahulu.
• Mula-mula pembagian utama (main subject), pembagian kedua (sub
subject) dan kemudian pembagian pembantu dibagi menjadi
pembagian yang lebih kecil, namun dalam sistem klasifikasi Dewey
hanya dibagi menjadi 10 masalah.
 A. SISTEM NOMORPERSEPULUHAN
(Sistem Nomor Melvil Dewey)
10 kelompok secara ringkas adalah terdiri dari ilmu pengetahuan :

000 karya umum 500 ilmu-ilmu murni

100 filsafat 600 ilmu-ilmu terapan
200 agama 700 kesenian dan olahraga
300 ilmu-ilmu sosial 800 kesusastraan
400 bahasa 900 sejarah dan geografi

Masing-masing golongan utama diperinci menjadi 10 bagian yang lebih kecil, misalnya nomor 300
(ilmu-ilmu sosial) sebagai berikut :

300 = sosiologi 350 = administrasi niaga

310 = statistik 360 = kesejahteraan rakyat
320 = politik 370 = pendidikan
330 = ekonomi 380 = niaga/dagang
340 = administrasi negara 390 = adat istiadat
 Setelah disusun 10 masalah pokok, maka tiap-tiap
masalah dibagi menjadi 10 bagian kedua (sub
subjek), seperti contoh berikut :

500 = pendidikan

500 = dalam negeri 550 = penataran pegawai

510 = intern pada jam kerja 560 = studi tour
520 = kursus jabatan 570 = tugas belajar
530 = latihan jabatan pimpinan 580 = bantuan biaya belajar
540 = luar negeri 590 = dan lain-lain
 Selanjutnya 10 sub subjek ini dapat dibagi menjadi 10 sub
subjek sebagai berikut :

540 = pendidikan luar negeri

540 = pendidikan ke Asia 545 = dsb

541 = pendidikan ke Australia 546 = dsb
542 = pendidikan ke Eropa Barat 547 = dsb
543 = pendidikan ke Eropa Timur 548 = dsb
544 = dsb 549 = dsb
542 = Eropa Barat
542.0 = pendidikan ke Belanda
542.1 = pendidikan ke Belgia
542.2 = pendidikan ke Inggris
542.3 = pendidikan ke Itali
542.4 = pendidikan ke Jerman
542.5 = pendidikan ke Prancis
542.6 = pendidikan ke Swiss
542.7 = dsb
542.8 = dsb
542.9 = dsb
Kartu Indeks
B
Caption : Batubara, Ria, S.E.

Nomor : 925/NH/XII/2017

Hal : Pendidikan Ke Jerman

Tanggal : 14 Desember 2017

Kode : 542.4
 SISTEM NOMOR MELVIL DEWEY

PT NISARAH
Jl. Cipedes Atas No. 34
MEDAN

No.: 925/NH/XII/2017 14 Desember 2017

Hal: Pendidikan Ke Jerman

2 1 3
Ria Simanjuntak, S.E.
Buku Arsip

No. Tanggal Tanggal Hal Nomor Dari Kode K

Urut Surat Simpan Surat e
t.

1 14 17 Pendidikan 925/NH/X PT 542.4

Desembe Desember Ke Jerman II/2017 Nisarah
r 2017 2017
Agar lebih jelas aktivitas penyimpanan di atas,
kita lihat dalam gambar:

000 500

100 600
200 700

300 800
400 900
Selanjutnya perhatikan gambar kode pada masing-masing laci.

590

580
570

560

550
540

530

520

510

500

500
Agar lebih jelas nomor 542.20 mempunyai arti:

Pendidikan
• Pendidikan luar negeri
542 Pendidikan luar negeri ke Eropa Barat
542.2 Pendidikan luar negeri ke Eropa Barat, Inggris
542.20 Surat pertama dari pendidikan luar negeri
ke Eropa Barat, Inggris
542.21 Surat kedua dari pendidikan luar negeri ke E eropa
Barat, Inggris