KLIPING KEARSIPAN

Disusun Oleh :

Nama : Hanada Fahreza

Kelas : X-OTKP

SMK NEGERI 1 KONGBENG

JL. Hamengkubuwono, Marga Mulia, Kec. Kongbeng
Tahun Ajaran 2021/2022
PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan
menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana
mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan
penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk
memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas
keamanan rekod.
Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem
klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali,
rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi.
Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus
diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi
institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan
(retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada
prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada
pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau
akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513).
Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau
dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA
mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem
pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod
sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan
Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem
klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik
(penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek,
geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi
nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan
rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini
arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis.
Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan
merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan dalam suatu wadah
penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan agar mudah ditemukan
saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi adalah proses merencanakan
dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di
mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk
memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan

Pengertian Klasifikasi Kearsipan

Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis, seperti binatang (sapi, kuda, kambing,
dan sejenisnya), nomor kendaraan (B, F, H, dan sejenisnya), buku (sejarah, agama,
dan sejenisnya), arsip (kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan sejenisnya).
Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali
yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. Kode merupakan tanda sebagai ganti
pokok masalah, sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. Tunjuk silang
digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda, tetapi mempunyai arti yang sama,
sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode
klasifikasi karena disusun secara abjad.

 Jenis-jenis Klasifikasi

 Klasifikasi Fasilitatif

Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu klasifikasi fasilitatif dan
klasifikasi substantif. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang
organisasi, contohnya:

1. Kepegawaian

2. Keuangan

 Klasifikasi Substantif

Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional

atau pokok organisasi. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas
pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya
mengurusi masalah haji, perkawinan, dan sejenisnya. Departemen Pekerjaan Umum
mengurusi masalah jalan, jembatan dan sejenisnya. Departemen Sosial mengurusi
masalah-masalah sosial, seperti bantuan sosial, rehabilitasi sosial, dan sejenisnya.

 Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan

Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua

perangkat, yaitu sebagai berikut.

1. Perangkat Lunak

1. Kode klasifikasi

2. Indeks

2. Perangkat Keras

1. Filing cabinet

2. Guide/Sekat yang terdiri dari:

1. Guide/Sekat I (Primer).

2. Guide/Sekat II (Sekunder).

3. Guide/Sekat III (Tersier).

3. Folder

 Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya

Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan

kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih mempercepat dalam
penemuan kembali tersebut, klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini.

1. Kode.

2. Indeks.

3. Tunjuk Silang.

4. Indeks Relatif.
  Pengenalan Bagan Klasifikasi

Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang
berbeda. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey
Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000, 100, sampai dengan 900
yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri, provinsi, kabupaten/kota sampai
kelurahan. Namun, ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00, 01, 02 sampai
tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. Pada
umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti
KP- sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan
angka, misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. KU sebagai pokok
masalah Keuangan, sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU
00 submasalah Penyusunan Anggaran.

 Kode Klasifikasi dan Penerapannya

 Unsur Kode Klasifikasi

Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah
dalam skema klasifikasi. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya
berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Unsur kode adalah huruf dan angka.
Dalam penggunaan unsur kode, perlu memperhatikan banyak atau sedikitnya
penggolongan beserta rinciannya. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi
dapat menggunakan unsur angka, huruf atau abjad.

 Kode pada Klasifikasi Fungsional

Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric.

Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. Huruf untuk kode
pokok masalah, sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. Huruf
bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. Kode
merupakan inisial, dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi.

 Hubungan Indeks dan Klasifikasi

Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua
pelaksanaan filing. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing;
demikian pula sebaliknya. Akan tetapi, ada beberapa pengecualian karena ada
beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya,
seperti arsip personal, arsip pasien/rekam medis. Sebaliknya, semua sistem filing apa
pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks.

 Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip

  Penyimpanan Arsip

Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang
substantif maupun fasilitatif, agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis.
Dengan demikian, arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Prinsip klasifikasi
mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Dari unit-unit kecil
dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. Unit-unit yang memiliki sifat sama
digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian
yang lengkap.

 Klasifikasi Fungsional

Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan
kegiatan organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan
klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. Penggolongan arsip tidak dibatasi
jumlah penggolongannya, tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang
ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.

Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari
pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah
(tersier). Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga.

 Prosedur Penyusunan Klasifikasi

Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat, maka perlu diperhatikan syarat-syarat
dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan
golongan/kelas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi.
Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Hanya
untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan
dalam penggunaannya.

 Indeks Relatif dan Daftar Indeks

 Pengelolaan Manajemen Kearsipan

Dalam pengelolaan kearsipan, salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah
bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Untuk keperluan tersebut
harus didukung adanya skema klasifikasi. Untuk memudahkan penggunaannya, skema
klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. Indeks relatif disusun atas subjek-
subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Skema klasifikasi disusun oleh
seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.

 Penyusunan Indeks Relatif

Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Fungsinya untuk
memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing.
Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan
arsip yang benar. Dengan demikian, akan memudahkan pula dalam penemuan
kembalinya. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Indeks relatif disusun dari
skema klasifikasi, sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas.

 Penggunaan Indeks Relatif

Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk
indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Selanjutnya dengan
dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan
penemuan kembali.