BAB V

SISTEM ABJAD (ALPHABETIS)

Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang, baik perihal dari
surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subyek itu
dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusunnya maka nama-nama atau kata-kata
dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi
pemerintah dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk dapat
menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan–peraturan kearsipan
yang merupakan standard. Peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi,
sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan.
Standar tentang peraturan dimaksud telah ada, sehingga setiap organisasi tidak perlu
bersusah payah menentukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan, karena hal ini
tidak merupakan hal yang mudah.
Prosedur Penyimpanan
1. Penentuan Judul (Caption)
Sebelum kegiatan penyimpanan dapat dilaksanakan, maka terlebih dahulu harus
ditetapkan judul (caption) dari setiap surat yang akan disimpan. Penetapan/penentuan
judul ini sangat penting dan mutlak harus dilakukan. Sehingga dengan demikian kita
mempunyai suatu pedoman bahwa dari setiap warkat/surat yang akan disimpan
mempunyai cara penentuan caption yang sama.
Dalam filing sistem abjad yang diambil sebagai judul dari setiap surat yang akan
disimpan adalah nama, baik nama perorangan (individual name), nama instansi
pemerintah (Government name) maupun nama dari suatu perkumpulan/organisasi
kemasyarakatan (Civic Mission).
Sehingga dengan demikian ada dua kemungkinan yang dapat dijadikan sebagai
caption dari setiap surat yang akan disimpan, yaitu nama perorangan (penandatangan
surat) dan nama organisasi pengirim surat. Salah satu dari nama tersebut dapat
diambil sebagai caption. Selanjutnya caption inilah yang akan di indeks sesuai
dengan peraturan mengindeks yang berlaku.

28
 Untuk nama perorangan, pada prinsipnya dapat dibedakan atas dua :
1. Nama-nama orang Indonesia
2. Nama-nama orang Luar Negeri
Tentang nama orang Indonesia secara garis besar dapat dibedakan atas dua, yang
pertama adalah nama orang Indonesia pada umumnya, yaitu nama-nama orang
Indonesia yang menurut adat kebiasaannya tidak menggunakan nama marga selain
namanya sendiri. Seperti kebiasaan pemberian nama suku Jawa, Sunda dan lain-
lain. Yang kedua adalah nama orang Indonesia yang menggunakan marga, yaitu
nama orang Indonesia yang menurut adat kebiasaannya menggunakan nama
marga/keluarga selain namanya sendiri. Seperti pemberian nama suku Batak,
Minahasa dan lain-lain.
Sedangkan nama orang luar negeri secara garis besar dapat dibedakan atas tiga,
yaitu: yang pertama nama orang Eropah, adalah cara-cara pemberian nama yang adat
kebiasaannya dipergunakan oleh bangsa Eropah dan bangsa-bangsa lain seperti
(bangsa Amerika, Australia). Yang kedua nama orang Tionghoa, adalah cara-cara
pemberian nama yang adat kebiasaannya menggunakan tata cara seperti orang
Tionghoa dan bangsa-bangsa lain (bangsa Korea, Vietnam). Yang ketiga nama-nama
Internasional adalah tata cara pemberian nama yang menurut adat kebiasaannya
menggunakan peraturan di luar kedua nama di atas, seperti Afrika, India, dan lain-
lain.
Berdasarkan ketentuan ini maka jelaslah bagi kita bahwa yang diambil sebagai judul
dari setiap surat yang akan disimpan adalah nama, baik nama dari penandatangan
suratnya maupun nama dari organisasinya.
2. Indexing
Aktivitas penentuan/penetapan ciri-ciri terpenting dari setiap surat yang akan
disimpan (indexing) dapat dilakukan dengan mengadakan proses penetapan
berdasarkan peraturan pengindekskan. Indexing adalah merupakan aktivitas yang
sangat mempengaruhi tingkat keberhasilan pelaksanaan filing sistem abjad.
Kesalahan yang dilakukan pada tahap ini akan mengakibatkan kesalahan yang
beruntun sampai pada tahap penyimpanannya. Oleh karenanya pemahaman tentang
peraturan-peraturan pengindekskan mutlak harus dikuasai oleh seorang arsiparis.

29
Dalam penentuan ciri terpenting dari setiap surat yang akan disimpan berdasarkan
peraturan mengindeks yang ada, perlu kiranya kita memahami adat kebiasaan dalam
tata cara pemberian nama. Oleh karenanya pengenalan tentang adat budaya
masyarakat terutama dalam hal pemberian nama perlu ditelusuri secara lebih
mendalam. Sebagai contoh tata cara pemberian nama yang digunakan oleh
masyarakat suku Batak yang selalu mencantumkan nama keluarga. Untuk itu
pengenalan nama-nama marga suku Batak seperti : Nasution, Siregar, Manurung,
Batu Bara, Lubis, dll. Perlu diketahui. Pengetahuan ini akan sangat membantu kita di
dalam memberlakukan peraturan pengindeks yang ada.
Proses penentuan ciri terpenting ini dapat dilakukan berdasarkan peraturan-
peraturan mengindeks seperti beriktu ini :
A. Peraturan Meng-indeks Nama Perorangan
Peraturan 1 :
Nama-nama orang Indonesia pada umumnya yang mempunyai adat kebiasaannya
tidak menggunakan nama marga/keluarga, di indeks bagian nama yang terakhir.
Contoh:
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Budi Tanoto Tanoto Budi -
Wayan Arya Wirawan Arya Wirawan Wayan
Anna Marisa Mathovany Mathovany Anna Marisa

Peraturan 2:
Nama-nama orang Indonesia yang mencantumkan nama marga/keluarga selain
namanya sendiri, maka yang diutamakan untuk di indeks adalah nama marganya.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Jhon Sihar Manurung Manurung Jhon Sihar
Amran Siregar Siregar Amran -
Andi Sopian Lubis Lubis Andi Sopian

Peraturan 3:
Nama-nama orang Indonesia yang menggunakan nama Kristen, maka yang di
indeks diutamakan namanya sendiri.

30
Contoh:
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Antonius Budi Susilo Susilo Budi Antonius
Paulus Sudrajat Sudrajat Paulus -
Fransiscus Seda Seda Fransiscus -

Peraturan 4:
Nama-nama orang Indonesia yang mempergunakan nama singkatan, maka yang
diutamakan untuk di indeks adalah bagian nama yang tidak disingkat.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
BM. Diah Diah B M
E. Kusdinar Kusdinar E -
Sutini C. Sutini C -

Peraturan 5:
Nama-nama orang Indonesia yang menggunakan nama gelar (gelar
kebangsawanan, kesarjanaan, keagamaan, kepangkatan), maka yang
diutamakan untuk di indeks adalah namanya sendiri sedangkan gelar ditempatkan
pada bagian akhir.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Monsigneur Leo Sukota Sukota Leo Monsign
Gubernur Ali Sadikin Sadikin Ali Gubernur
Prof. Dr. Abdul Malik. M.S Malik Abdul (Prof.Dr.M.S)

Peraturan 6:
Nama wanita yang sudah bersuami dan mencantumkan nama suaminya selain
namanya sendiri, maka yang diutamakan untuk di indeks adalah nama suaminya,
kemudian nama yang lain.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Ny. Kartini Legawa Legawa Kartini (Ny)
Ny. Suciati Suwiryo Suwiryo Suciati (Ny)

Peraturan 7:
Nama-nama orang Eropa pada umumnya terdiri dari, nama pertama, nama tengah,
nama akhir/ketiga/keluarga), maka di indeks mulai dari nama akhir (ketiga)
kemudian nama pertama, dan terakhir nama tengah (initial).

31
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
William C. Thomson Thomson William C
George R. Terry Terry George R
Thomas R. Jones Jones Thomas R

Peraturan 8:
Nama-nama orang Eropah yang menggunakan, tanda penghubung (hypen), maka
akan di indeks nama yang menggunakan tanda penghubung sebagai satu
kesatuan.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Dr. Peter Smith-White Smith-White Peter Dr
Marry Duff-Fracir Duff-Fracir Marry -
Charles Bick-Gran Bick-Gran Charles -

Peraturan 9:
Nama-nama orang Eropah yang menggunakan nama ketiga (surname)/Family
name yang sering diikuti dengan awalan seperti A’, D’, de, dela, Des, Mac, Mc,
O’van der, Van, dan Van der, akan di indeks sebagai satu kesatuan dengan
surname.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Sandra O’ Hara O’ Hara Sandra -
Leonardo da Vinci Da Vinci Leonardo -
Henry Van Houten Van Houten Henry -

Peraturan 10:
Nama-nama orang Eropah yang menggunakan nama seniority (seperti: Senior
(Sr), Yunior (Jr), The 2nd, II, III, maka yang diutamakan di indeks adalah
namanya sedangkan seniority tersebut diletakkan pada bagian akhir.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Walter Mc Douglas Sr Mc Douglas Walter Sr
Donald Marris II Marris Donald II
Jhon Kennedy Jr Kennedy Jhon Jr

Peraturan 11:

32
Mengindeks nama-nama orang Tionghoa, akan di indeks mengutamakan nama
keluarga. Karena nama-nama orang Tionghoa, nama keluarga terdapat pada
urutan paling depan, maka nama keluarga terletak pada unit pertama.
Peraturan meng indeks nama-nama orang Tionghoa berlaku pula untuk nama-
nama orang Vietnam, Korea, Nasyuria.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Tan Yoe Hok Tan Yoe Hok
Chiang Kai Shek Chiang Kai Shek
Tan Dien Nio Tan Dien Nio

Peraturan 12:
Mengindeks nama-nama orang Turki, Mesir, Persia, maka akan diindeks bagian
nama yang terakhir.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Gamal Abdul Naser Naser Gamal Abdul
Ny. Golda Meyer Meyer Golda (Ny)
Mahatma Gandhi Gandhi Mahatma -

B. Peraturan Meng-indeks Organisasi

Peraturan 13:
Nama-nama perusahaan, nama toko, akan di indeks dimulai dari kata tangkap
yang terpenting, nama persh),toko) emudian jenis badan hukum atau kegiatannya.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
PT Gudang Garam Gudang Garam Pers. Terb.
Pabrik Sepatu Bata Bata Pabrik Sepatu
Toko Sinar Terang Sinar Terang Toko

Peraturan 14 :
Nama-nama perusahaan yang menggunakan singkatan, maka singkatan itu
dipanjangkan dan di indeks seperti unit tersendiri.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
JAL Japan Air Line
GIA Garuda Indonesia Airways
Meelke Electric Corporat Meelke Electric Corporat

33
Peraturan 15 :
Nama-nama perusahaan yang menggunakan huruf dan ternyata bukan merupakan
singkatan maka di indeks sebagai unit tersendiri.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Firma KS K S Firma
Baterai ABC A B C (Baterai)
A Q Co A Q Company

Peraturan 16 :
Perusahaan yang menggunakan nama diri orang, maka yang di indeks diutamakan
nama dirinya, kemudian unit yang lain.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
PT Daryono Motor Daryono Motor Pers. Terbatas
Toko Bunga Dewi Dewi Toko Bunga
Jhon Lee Co. Lee Jhon Company

Peraturan 17 :
Nama-nama perusahaan yang menggunakan kata sandang “the”. Sering kita
dapati nama-nama perusahaan internasional menggunakan kata sandang “the” di
depan atau di tengah-tengah namanya. Untuk mengindeks nama perusahaan yang
menggunakan kata sandang “the” ditetapkan peraturan sebagai berikut :
1. Kata sandang “the” dipandang bukan sebagai unit yang berdiri sendiri dan
dalam filing ditulis di antara tanda kurung
2. “the” yang terletak di depan nama perusahaan diletakkan pada unit terakhir, di
antara tanda kurung.
3. “the” yang terletak di tengah-tengah nama ditulis di antara kurung, sesuai
dengan letaknya mengikuti unit di depannya.
Contoh:
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
The Smith Bakery Co Smith Bakery Company (The)
The Drive Inn Theatre Drive Inn Theatre (The)
Jack the Baber Service Jack (the) Baber Service

34
Peraturan 18:
Nama-nama perusahaan yang menggunakan kata sambung “dan” (and, &) dan
kata depan (of), dianut peraturan sebagai berikut : Kata sambung “dan” (and) atau
tanda “&”, kata depan “of” tidak terpisah dengan unit di depannya dan ditulis
diantara kurung.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Williem & Co Inc William (&) Company Incorporated
Bank of America Bank (of) America -
Suryono and Co. Suryono (&) Company -

Peraturan 19 :
Nama-nama perusahaan yang menggunakan ilmu bumi (seperti nama jalan, nama
kota, nama Negara), akan di indeks dan dikode kata tangkap yang penting dahulu,
selanjutnya diikuti unit-unit yang lainnya.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Pabrik Semen Cibinong Semen Cibinong Pabrik
Bethlehem Taylor Shop Bethlehem Taylor Shop

Peraturan 20 :
Nama-nama perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa perhotelan dan
mencantumkan nama perusahaannya, akan di indeks kata tangkap yang utama
dahulu sebagai unit ke satu, sedangkan kata hotel, motel, losmen dan lain-lain, di
indeks sebagai unit yang terakhir.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Hotel Mandarin Mandarin Hotel -
The Chancellor Hotel Cancelor Hotel (The) -

Peraturan 21:
Nama-nama perusahaan yang terdiri dari dua gabungan nama orang yang
menggunakan tanda penghubung akan diindeks sebagai berikut : Tiap nama
merupakan unit yang terpisah sesuai dengan pemisahnya.

35
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Martha-Siregar & Co Martha Siregar (&) Company
Lopez-Tiara Shop Lopez Tiara Shop

Peraturan 22:
Nama-nama perusahaan yang menggunakan namanya dengan angka, maka
sebelum diindeks dihurufkan terlebih dahulu, dan kemudian diindeks sebagai satu
unit.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Toko Pojok 45 Pojok Empat lima Toko
Toko Manisan 3 Saudara Manisan Tiga SAudar Toko

Peraturan 23 :
Untuk mengindeks nama organisasi kemasyarakatan (Civic Massion) pada
umumnya akan di indeks dengan mengutamakan kata tangkap yang terpenting
dahulu, sifat organisasi seperti yayasan, lembaga, perkumpulan, persatuan,
paguyuban, perhimpunan dan lain-lain akan di indeks sebagai unit yang terakhir.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
PNI Nasional Indonesia Partai
IDI Dokter Indonesia Ikatan
LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia,
Lembaga

Peraturan 24 :
Mengindeks nama badan/lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan dan
pengajaran yang menggunakan kata sekolah, akademi, universitas, maka
diutamakan untuk di indeks adalah nama yang terpenting kemudian baru nama
sekolahnya.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
SMP Negeri I Menengah Pertama Negeri I, Sekolah
George Washington Univer-sity Washington George University

36
 Peraturan 25 :
Mengindeks nama badan pemerintah, maka akan diutamakan untuk diindeks
adalah nama yang terpenting dan kemudian nama badan.
Contoh :
Caption Unit 1 Unit 2 Unit 3
Departemen Penerangan Departemen -
Penerangan
Kanwil Agama Bali Provinsi Agama, Kanwil
Provinsi Bali

Peraturan ini hendaknya diberlakukan secara konskwen, artinya siapapun yang

akan melakukan kegiatan penanganan penyimpanan arsip harus selalu
berpedoman kepada peraturan yang sudah disepakati.
Dalam praktiknya peraturan mengindeks tersebut di atas ada kemungkinan tidak
akan mampu diterapkan secara utuh untuk semua jenis nama yang ada. Hal ini
dimungkinkan karena ada nama yang pemberian namanya tidak mengikuti aturan
atau kebiasaan pemberian nama pada umumnya. Seperti nama : Basirudin Datuk
Batungkek Ameh. Untuk nama-nama yang terdiri lebih dari tiga bagian (unit)
dengan tidak ada cirri khas dari nama yang bersangkutan, maka dalam proses
pengindekskannya seorang arsiparis akan dapat menentukannya sendiri, dengan
menggunakan salah satu peraturan yang paling mendekatinya.
3. Coding
Sebagai kegiatan berikutnya adalah mencantumkan atau memberikan tanda-tanda
tertentu berupa huruf abjad dari A sampai Z pada setiap warkat yang akan kita simpan
sesuai dengan proses pengindekskan yang telah dilakukan. Pemberian tanda/kode
berupa huruf inilah yang disebut dengan coding.
Sebagai contoh : surat dengan caption PT. Kencana Ungu, setelah di indeks akan
menjadi : Kencana Ungu PT, maka sebagai tanda pengenal/kode dari surat yang
bersangkutan adalah huruf “K”. huruf K inilah nantinya akan dipakai sebagai
dasar/pedoman baik dalam proses penyimpanannya maupun dalam mencari kembali
surat tersebut bila diperlukan.

37
4. Penunjuk Silang (Cross Reference)
Langkah ini tidak diberlakukan pada setiap surat yang akan kita simpan. Dengan kata
lain cross-reference baru akan kita laksanakan bila hal tersebut memang betul-betul
diperlukan.
Tunjuk silang yang didefinisikan sebagai penentuan/penetapan kata tangkap/ciri
terpenting yang lain dari surat yang akan disimpan. Sebagai contoh: surat yang akan
disimpan berasal dari PT Kiat Praktis, yang ditanda tangani oleh Dirutnya yaitu Drs.
Budi Iswara, MBA. Bila dalam kegiatan penentuan caption diambil dari nama
organisasinya yaitu Kiat Praktis PT, maka kegiatan cross reference (penentua kata
tangkap yang lain) dapat dilakukan dengan menggunakan nama penanda tangan surat
sebagai caption, yaitu: Iswara Budi, Drs, MBA (caption setelah di indeks).
Sehingga dokumen yang asli akan disimpan dengan kode “K”, sedangkan
duplikasinya dengan bantuan Cross reference akan disimpan dengan kode “I”. jadi
dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan cross reference adalah kegiatan
yang dilakukan untuk mencari surat yang sama dari arah yang berbeda.
5. Penataan/Penyimpanan Warkat
Langkah berikutnya adalah mengatur, menyusun dan menempatkan warkat-warkat
pada tempat penyimpanan (filing cabinet, lemari filing, rotary filing dan lain-lain)
sesuai dengan kode yang dimilikinya. Artinya bila surat yang akan disimpan
mempunyai kode “A”, maka surat tersebut akan disimpan pada tempat penyimpanan
yang berkode “A” pula.
Untuk kegiatan penyimpanan ini maka perlu disediakan tempat penyimpanan
sejumlah huruf abjad yang ada (dua puluh enam). Kemudian pada setiap tempat
penyimpanan akan diberi tanda utama berupa huruf abjad. Pada kotak/bok
penyimpanan yang diberi guide “A”, akan disimpan semua surat-surat yang berkode
“A”. kemudian surat-surat tersebut akan disusun secara alphabetis, mulai dari surat
yang berkode: Aa, Ab, Ac, sampai Az.

38
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa filing sistem abjad adalah merupakan sistem
penyimpanan warkat yang menggunakan huruf abjad sebagai dasar/program kegiatannya.
Sistem ini kelihatannya mudah dan sederhana, disamping mempunyai kelemahan.

Adapun kelebihan filing sistem Abjad adalah :

1. Surat yang berasal dari nama yang sama akan disimpan menjadi satu
2. Surat masuk dan pertinggal surat keluar akan disimpan bersebelahan
3. Pencarian surat dapat dilakukan secara langsung, tanpa menggunakan daftar indeks.
4. Sederhana dan mudah untuk dikerjakan.
Sedangkan Kelemahannya :
1. Pencaharian surat hanya dapat dilakukan setelah menyebut nama secara lengkap
2. Surat-surat yang mempunyai pokok masalah sama, tapi berbeda nama pengirimnya
akan disimpan pada tempat yang berbeda.
3. Harus memakai peraturan mengindeks.

39