Indeks

1. Pengertian Indeks
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Read and Ginn
(2010:34) menyebutkan bahwa: “Indexing is the mental process of determining the
filing segment (or name) by which a record is to be stored and the placing or listing
of items in an order that follows a particular system.” Menurut Read and Ginn,
mengindenks adalah menentukan filing segment (atau nama) arsip yang disimpan
dalam urutan yang mengikuti sistem tertentu. Dalam penyimpanan arsip sistem
abjad misalnya, proses pengindeksan berarti menentukan nama yang akan
digunakan dalam penyimpanan arsip. Nama ini biasanya mudah dikenali, karena
dalam proses korespondensi nama selalu ada dalam arsip. Setiap bagian kata dari
nama yang membentuk filing segment, menurut Read and Ginn, kemudian diberi
label (disebut unit, misalnya unit 1, unit 2, unit 3 atau unit 4). Banyaknya unit
tergantung pada banyaknya kata yang membentuk nama (filing segment). Unit yang
paling utama adalah unit 1 (pertama), karena akan menentukan dimana posisi arsip
tersebut disimpan.

Filing segment

Gambar 1. Filing Segment dalam Surat

 Berdasarkan contoh dalam gambar 27 di atas, maka filing segment-nya adalah
Rere Agrezta. Ada dua kata yang membentu filing segment pada surat tersebut,
yaitu Rere dan Agrezta. Oleh karena itu untuk contoh di atas hanya tercapat dua
unit, yaitu unit 1 dan unit 2. Setelah unit diketahui langkah selanjutnya adalah
menentukan kata penting yang akan dijadikan sebagai unit 1. Untuk menentukan
kata mana yang akan ditempatkan dalam unit 1 atau unit 2, maka perlu ditentukan
dulu teknik penulisan indeks yang akan dipakai. Apabila contoh di atas penulisan
indeksnya menggunakan teknik indexing order, maka yang menjadi Unit 1 (utama)
adalah Agrezta, yang menjadi Unit 2 adalah Rere, dan kode indeksnya adalah Ag.
Dengan demikian untuk contoh di atas, maka surat akan disimpan di folder A.
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan
mengindeks berfungsi untuk: (1) membedakan antara berkas yang satu dengan
berkas lainnya, dan (2) mempermudah dalam penemuan dan penyimpanan arsip.

2. Jenis Penulisan Indeks

Kegiatan mengindeks dalam pemberkasan arsip dapat berupa nama orang,
nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
Mengindeks nama orang pada dasarnya menjadikan nama sebagai kata tangkap.
Cara penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
(1) straigth order, dan (2) indexing order. Straigth order adalah cara penulisan
indeks yang dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sementara indexing order
adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan
mengindeks. (Gunawan Ari Wibowo, 2012).

Contoh penulisan indeks dengan cara straigth order:

Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia  Widhian Aulia, Dr.
Ir. Kamila Cynthia  Kamila Cynthia, Ir.
Prof. Dr. Ali Alauddin  Ali Alauddin, Prof., Dr.
Ade Maulana  Ade Maulana
Rere Agrezta Simamora  Rere Agrezta Simamora
PT. Angin Lalu  Angin, Lalu, PT.
CV. Sama Suka  Sama, Suka, CV.
 Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia  Widhian, Aulia, Dr.
Ir. Kamila Cynthia  Kamila, Cynthia, Ir.
Prof. Dr. Ali Alauddin  Ali, Alauddin, Prof., Dr.
Ade Maulana  Ade, Maulana
Rere Agrezta Simamora  Simamora, Rere, Agrezta
PT. Angin Lalu  Angin, Lalu, PT.
CV. Sama Suka  Sama, Suka, CV.
3. Tata cara Mengindeks
Penulisan indeks dilakukan dengan memperhatikan aturan-aturan yang berlaku
agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan
dengan baik. Berikut adalah beberapa aturan dalam mengindeks merujuk pada
pendapat ahli Gregg, et. al. (1962:375-384) dan Read and Ginn (2010: 31-87):

a. Mengindeks Nama Orang

1) Nama biasa yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau
marga. Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama itu ditulis.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Sambas Ali Muhidin Sambas Ali Muhidin
2 Kamila Cynthia Inara Kamila Cynthia Inara
3 Widhian Meilani Aulia Widhian Meilani Aulia

2) Nama perorangan, jika memakai nama keluarga, maka unit pertama

adalah nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama
keluarga biasanya ditulis di depan, oleh karena itu penulisan indeks
sebagimana nama itu ditulis.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 George R. Terry Terry Geoerge R
2 Liem Swie King Liem Swie King
3 Kim Jong Soen Kim Jong Soen
4 Thiago Messi Messi Thiago
3) Nama peorangan jika memakai nama marga sebagai salah satu unit
nama orang tersebut maka unit pertama adalah nama marganya.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris
2 Pierre Tendean Tendean Pierre -
3 Paulo Sitanggang Sitanggang Paulo -
4 Ferdinand Sinaga Sinaga Ferdinand -
5 Baharuddin Jusuf Habibie Baharuddin Jusuf
Habibie

4) Nama perorangan jika memakai nama baptis, maka yang dipakai adalah
nama aslinya/nama jelasnya.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus -
2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius -

5) Nama perorangan jika disingkat, maka yang dipakai adalah nama

jelasnya.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R. Agrezta Agrezta R. -
2 Reza H. Reza H. -
3 Kamila C. I. Kamila C I
4 W. M. Aulia Aulia W M
6) Nama wanita jika diikuti nama suaminya, maka yang digunakan adalah
nama suaminya.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ny. Agrezta Reza Reza Agrezta (Ny.)
2 Ny. Kamila Ibrahim Ibarahim Kamila (Ny.)
3 Aulia Kartadipoera Kartadipoera Aulia -
4 Tien Suharto Suharto Tien -

7) Nama perorangan, jika memakai gelar baik gelar adat, gelar keagamaan,
gelar kesarjanaan atau gelar yang berwujud kepangkatan, maka
gelarnya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai
dengan peraturan mengindeks.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 RA. Kartini Kartini (RA)
2 dr. RM. Nurrachim Nurrachim (dr., RM.)
3 K.H. Ade Maulana Ade Maulana (K.H.)
4 Dr. Kamila Inara Inara Kamila (Dr.)
5 Kapten Jono Jono (Kapten)

8) Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, maka unit utamanya adalah

nama diri, kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus
2 I Made Putu Wirawan Wirawan Putu I Made
3 I Gusti Nyoman Panji Panji Nyoman I Gusti
9) Semua tanda baca diabaikan ketika mengindeks. Koma, titik, tanda
hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda tanya, tanda kutip,
garis bawah, dan garis miring diabaikan, dan nama-nama yang diindeks
mengikuti peraturan menindeks.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
3 Terrence O’Donald ODonald Terrence -

10) Nama asing yang memakai awalan, seperti: D', Da, De, Del, De La,
Della, Den, Des, Di, Dos, Du, E', El, Fitz, Il, L ', La, Las, Le, Les, Lo, Los,
M', Mac, Mc, O', Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter,
Van, Van de, Van der, Von, Von der, dan sebagainya, maka awalan
tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung dengan
nama sisanya menjadi satu unit.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
3 Terrence O’Donald ODonald Terrence -
4 Robbin Van Persie VanPersie Robbin -
5 Oscar De La Hoya DeLaHoya Oscar -
b. Mengindeks Nama Perusahaan

1) Nama perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis

dengan kepala surat atau merk dagang yang tertulis.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Persatuan Wartawan Wartawan Indonesia Persatuan
Indonesia
2 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia Ikatan
3 Universitas Pendidikan Pendidikan Indonesia Universitas
Indonesia
4 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT
5 Hotel Isola Resort Isola Resort Hotel
6 Bank BRI BRI Bank -
7 Toko Buku ABC ABC Toko Buku -
8 CV. Karya Adhika Karya Adhika PT
9 PT. Telkom Indonesia Telkom Indonesia PT

2) Nama organisasi yang sering disingkat dan sudah populer dengan nama
singkatannya tidak perlu dipanjangkan, dan diindeks seperti yang
tertulis. Jika huruf tunggal dipisahkan oleh spasi, indeks setiap huruf
sebagai unit terpisah, seperti M P R. Akronim (kata yang dibentuk dari
pertama, atau beberapa huruf pertama, dari beberapa kata, seperti
UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi.
Kata disingkat (Lab., Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca
atau spasi.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4
1 MPR M P R
3 UPI UPI - -
4 UNPAD UNPAD - -
5 ITB ITB - -
6 TVRI TVRI

3) Nama Perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai

salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah
 nama orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan
peraturan mengindeks
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Rumah Sakit Hasan Hasan Sadikin Rumah
Sadikin Sakit
2 Bandara Husein Sastranegara Husein Bandara
Sastranegara
3 Ayam Goreng Suharti Ayam Goreng -
Suharti
4 Keripik Ma Icih Ma Icih Keripik

4) Nama perusahaan yang terdiri dari nama angka sebagai bagian dari
nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka
dengan haruf sebagai satu unit.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 7 Day Market Seven Day Market
2 Toko 711 Tujuh Sebelas Toko -
3 Taksi 4848 Empat Delapan Taksi -
Empat Delapan
4 21 Movie Twenty One Movie -

5) Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan simbol

(articles, prepositions, conjunctions, and symbols) ditulis sebagai unit
terpisah dalam pengindeksannya. Contoh kata-kata kecil dan simbol
yang dipakai sebagai nama bisnis, adalah:
Articles : a, an, the
Prepositions : at, in, out, on, off, by, to, with, for, of, over (di, di, luar,
on, off, oleh, untuk, dengan, untuk, dari, lebih)
Conjunctions : and, but, or, nor (dan, tetapi, atau, atau)
Symbols : &, ¢, $, #, %
 Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4
1 A & A Drilling A and A Drilling
2 A Clean House A Clean House -
3 The $ Shop Dollar Shop The
4 Metty & Shopie Salon Metty and Shopie Salon

6) Semua tanda baca diabaikan ketika mengindeks. Koma, titik, tanda

hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda tanya, tanda kutip,
garis bawah, dan garis miring diabaikan, dan nama-nama yang diindeks
mengikuti peraturan menindeks.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Bandara Soekarno- SoekarnoHatta Bandara -
Hatta
2 Inter-Asia Services InterAsia Services -
3 kapanlagi.com kapanlagicom -
4 I Do Windows ! I Do Windows

c. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1) Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adalah kata pengenal

yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk
organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir.
Contoh:

Filing Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kementerian Pendidikan RI Kementerian
Pendidikan RI
2 Departemen Sosial Sosial Departemen

2) Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang

diutamakan ialah nama tempat atau daerah baru kemudian diikuti oleh
bentuk kata tingkat badannya.
Contoh:
 Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kota Bandung Bandung Kota
2 Kabupaten Bogor Bogor Kabupaten
3 Provinsi Jawa Barat Jawa Barat Provinsi
4 Kecapatan Antapani Antapani Kecamatan