DEWI SETIATI

Menjawab Telepon
ELEMEN
Melakukan Panggilan
KOMPETENSI
Menangani Pesan
RUBRIK
PENILAIAN
 Pesawat Telepon
ALAT DAN Lembar Pesan Telepon
BAHAN
Alat Tulis
 Menerima Telepon

PROSEDUR Menelepon

Mencatat Lembar Pesan

Telepon
 Segera mengangkat telepon jangan biarkan telepon bersering lebih dari
3x

Ucapkan salam, identifikasi perusahaan dan tawarkan jasa

Usahakan nada suara seramah mungkin

Prosedur Dengarkan, catat dan beri reaksi terhadap apa yang disampaikan

Menerima Usahakan selalu tahu siapa/identitas penelepon

Telepon Tawarkan jasa untuk mencatat pesan telepon

Komfirmasi ulang semua yang dicatat agar tidak terjadi kesalahan menulis
pesan
Transfer/sambungkan telepon kepada orang yang dituju/pihak yang bisa
menyelesaikan/berhubungan dengan permasalahan yang dibicarakan

Bila telah selesai ucapkan salam

 •Selamat siang,
dengan PT Kencana,
Salam ada yang bisa saya
bantu ?
 •Maaf klo boleh
saya tau, saya
Identitas sedang berbicara
dengan siapa ?
 •Baik bu/bpk… mohon maaf
Izin sebentar, saya akan lihat
Bapak Hilman apakah beliau
ada ditempat
 •Saya Dewi, saya staf
administrasi Bapak Hilman,
Jasa direktur PT kencana…apakah
ibu…/bapak… akan
meninggalkan pesan ?
 •Mohon maaf, izinkan
Konfirmasi saya konfirmasi yang
saya catat……
 Memastikan nomor telepon yang dituju

Mohon maaf bila salah sambung

Prosedur Bila sudah tersambung dengan benar : ucapkan salam, identifikasi

diri dan perusahaan, sampaikan maksud tujuan menelepon

Menelepon Bila akan meninggalkan pesan telepon usahakan selalu tahu identitas
yang menerima telepon

Ucapkan terima kasih dan salam

Tutup telepon dengan benar

Salah Sambung
•Maaf… saya
salah sambung,
selamat siang
Menelepon • Selamat siang, saya Dewi
saya staf administrasi
Bapak Hilman dari PT
Kencana, ingin berbicara
dengan Bapak Sambas Ali
Muhidin untuk
membicarakan masalah
proposal, Apakah Bapak
Sambas Ali Muhidin ada
ditempat ?
Lembar
Pesan
Telepon
TERIMA KASIH