Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus
bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan
lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon
bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang
dimaksud.
Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali
salam selamat pagi/siang /sore.
Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras
seperti orang sedang marah.
Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
Jangan menguap.
Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda
sedang berbicara di telepon.