CARA MENJAWAB PANGGILAN TELEPON

Kemampuan bersikap profesional berperan penting dalam mencapai kesuksesan berkarier.

Hampir semua karyawan perlu menjawab panggilan telepon, apa pun jabatannya

Agar penelepon merasa nyaman, pelajari cara menerima panggilan telepon yang baik untuk
memberikan kesan positif dan bersiaplah menjawab pertanyaan yang diajukan.

Bagian1
Menerima Panggilan Telepon
1. Angkat telepon secepatnya. Saat telepon kantor berbunyi, membiarkan penelepon menunggu
bukan sikap yang sopan. Sebelum dering ketiga, segera angkat telepon dan sapalah orang yang
menelepon.

2. Peganglah gagang telepon di depan wajah. Mungkin Anda ingin langsung berbicara, tetapi
pastikan dahulu alat penerima suara pada telepon sudah berada di depan wajah. Berbicaralah jika
posisi gagang telepon sudah benar supaya penelepon menerima informasi yang lengkap.

3. Tarik napas dalam-dalam sebelum berbicara. Setelah memosisikan telpon di depan wajah,

tarik napas panjang untuk menenangkan diri dan memfokuskan pikiran sebelum mengucapkan
salam. Dengan demikian, Anda bisa berbicara dengan tenang sambil berkonsentrasi.[3]

4.Sebutkan nama ruangan dan nama Anda. Cara ini memberi tahu penelepon bahwa ia sudah
tersambung dengan ruangan yang ingin dihubungi. Jadi, pastikan ia tahu nama ruangan dan nama
Anda. Sebutkan nama ruangan terlebih dahulu. Anda boleh menulis kata-kata yang ingin
diucapkan saat menerima panggilan telepon supaya Anda tidak perlu memikirkan apa yang harus
disampaikan ketika telepon berdering. Susunan kata bisa disesuaikan dengan situasi dan kondisi
di tempat Anda bekerja.
 Sebagai contoh, sapalah penelepon dengan berkata, "Selamat pagi/siang/sore. Ruang
Aster . Saya Ns. Wahyu ada yang bisa saya bantu”. Melalui informasi ini, penelepon
 tahu nama ruangan dan nama Anda sehingga ia merasa lebih nyaman untuk
melanjutkan percakapan.

5. Siapkan alat tulis dan buku catatan di samping pesawat telepon. Dengan demikian, Anda
bisa langsung mencatat jika penelepon ingin meninggalkan pesan atau memberikan informasi.
Jangan biarkan ia menunggu karena Anda harus mencari kertas dan bolpoin untuk menulis.

Bagian2
Berbicara di Telepon
1. Tersenyumlah saat berbicara. Meskipun Anda sedang kesal, berpura-pura tersenyum
membuat suara Anda terdengar lebih menyenangkan bagi penelepon. Meskipun dipaksakan, cara
ini bisa memperbaiki suasana hati.

2. Berbicaralah dengan jelas dan profesional. Saat bekerja di lingkungan yang profesional,

pastikan Anda dan penelepon mampu berkomunikasi dengan jelas dan lugas. Berbicaralah
dengan tempo yang lambat dan ucapkan setiap kata dengan artikulasi yang jelas agar informasi
yang Anda sampaikan dipahami oleh penelepon.
  Jangan mengucapkan kata tak baku, misalnya "enggak", "sip", atau "nah". Ucapkan
setiap kata dengan jelas, misalnya "ya" atau "tidak" supaya kedua belah pihak
memahami dengan baik apa yang dibicarakan. Bersikaplah sopan dengan
mengucapkan "Terima kasih" dan "Sama-sama" sesuai kebutuhan.
 Jika Anda perlu menginformasikan angka atau huruf, misalnya memberi tahu nama
atau nomor telpon, pelajari alfabet fonetik (pengucapan bunyi ujar). Dengan
demikian, penelepon tidak bingung saat Anda mengucapkan huruf yang
pengucapannya sama, misalnya huruf B dan P.

3. Sapalah penelepon secara profesional. Alih-alih menyapa penelepon dengan nama kecil,

pastikan Anda mengucapkan "bapak" atau "ibu" sebelum menyebut namanya, misalnya "Bapak
Jon", terutama jika Anda tidak mengenal penelepon secara personal. Berusahalah mengingat
namanya dan ucapkan selama percakapan berlangsung.
 Segera tulis nama penelepon begitu ia memberi tahu namanya agar Anda tidak lupa.

4. Hubungkan penelepon dengan orang lain jika diperlukan. Seseorang yang menelepon ke

ruangan biasanya membutuhkan bantuan karena ingin mencari informasi atau sedang
menghadapi masalah. Jika Anda tidak bisa menjawab pertanyaan atau memberikan solusi,
tanyakan apakah ia mau berbicara dengan orang yang bisa membantu. Langkah ini menunjukkan
bahwa Anda peduli kepada penelepon dan ingin membantu agar masalahnya segera teratasi.

Telepon ruangan biasanya menggunakan sistem untuk mentransfer panggilan. Cari tahu apakah
telepon di ruangan Anda bisa ditransfer dan pelajari cara kerjanya. Jika tidak, cari tahu nomor
telepon orang yang perlu dihubungi lalu informasikan kepada penelepon.
 Tanyakan dengan sopan kepada penelepon apakah Anda boleh menghubungkannya
dengan orang lain. Sebagai contoh, "Maaf, saya tidak bisa menjawab pertanyaan Ibu.
Bagaimana kalau saya mentransfer sambungan telepon agar Ibu berbicara langsung
dengan Pak Bambang? Beliau bisa memberikan solusi." Pastikan penelepon setuju
sebelum Anda mentransfer sambungan telepon.
 Jika orang yang bisa membantu tidak ada di ruangan, tanyakan apakah penelepon ingin
meninggalkan pesan. Jangan lupa menyampaikan pesan kepada orang yang
berkompeten.
2.
 5. Akhiri percakapan secara profesional. Mengucapkan "Terima kasih" atau "Selamat
pagi/siang/sore" merupakan cara memberi tahu penelepon bahwa percakapan sudah berakhir dan
ia bisa menutup telepon. Jangan sampai muncul kebingungan apakah percakapan masih
dilanjutkan atau tidak.
 Tunggulah sampai penelepon menutup telepon. Apabila Anda yang menerima
panggilan telepon, biarkan penelepon menyampaikan semua yang ingin ia katakan
sampai selesai. Anda terkesan tidak sopan atau akan kehilangan informasi jika
menutup telepon ketika ia belum selesai berbicara.


Tips
 Jangan menerima panggilan telepon pribadi di tempat kerja. Anda berada di kantor untuk
bekerja, bukan untuk mengobrol dengan teman.

 Hindari pengalih perhatian. Agar penelepon merasa diperhatikan, tundalah pekerjaan yang
sedang dilakukan dan berfokuslah pada penelepon. Jangan sampai Anda teralihkan atau terkesan
sangat sibuk saat menjawab pertanyaan atau memberikan bantuan.

 Jangan berbicara sambil makan, minum, atau mengunyah permen karet sewaktu menelepon
sebab ucapan Anda akan sulit dipahami dan membuat penelepon merasa tidak dihargai.

 Walaupun penelepon menyampaikan keluhan atau bersikap kasar, tunjukkan empati, bersikap

tenang, dan berikan respons yang profesional.