Beberapa hal penting yang harus diperhatikan sebelum menjawab telepon

Sebelum memberikan anda informasi mengenai contoh percakapan Bahasa Inggris,

maka pada kesempatan kali ini kami akan memberikan kepada anda informasi
mengenai beberapa hal penting yang harus anda perhatikan sebelum anda menjawab
telepon di kantor anda. Berikut adalah beberapa hal penting yang harus anda
perhatikan sebelum menjawab telepon :

1. Don’t let someone wait too long (Jangan membiarkan seseorang

menunggu terlalu lama)

Hal pertama yang harus anda perhatikan ketika anda ingin menjawab telepon di
kantor atau di tempat kerja anda adalah jangan sampai anda membiarkan seseorang
menunggu terlalu lama jawaban telepon. Ketika anda mendengar telepon berdering
maka segeralah angkat jika memang tidak ada yang sedang anda lakukan.Coba
bayangkan saja bagaimana perasaan anda ketika anda menelpon sebuah perusahaan
atau kantor misalnya kemudian tidak ada jawaban dari mereka dan bahkan responnya
sangat lama. Pasti hal seperti itu akan sangat mengganggu anda bukan?

2. Don’t let the phone ring too long (Jangan membiarkan telepon berdering
terlalu lama)

Hal kedua yang harus anda perhatikan ketika anda akan mengangkat telepon adalah
jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Sama seperti halnya yang sudah
kami bahas di atas tadi ya. Jika anda sedang tidak sibuk, ketika telepon di kantor anda
berdering maka segeralah mengangkat telepon itu dan jangan sampai membiarkan
telepon berdering lebih dari 3 kali ya. Pastikan anda membuat kesan kepada orang
yang menelpon bahwa tempat anda bekerja sangatlah responsif.

3. Must smile when answer telephone (Tetap tersenyum ketika menjawab

telepon)

Hal ketiga yang harus anda perhatikan ketika anda menjawab telepon adalah tetaplah
tersenyum dan ramah ketika menjawab telepon. Walau mungkin orang yang ada di
seberang tidak bisa melihat kita tersenyum, namun itu terdengar dari nada bicara kita.
Jika kita menjawab telepon dengan ramah, sopan, dan lembut pasti orang yang
berbicara dengan kita akan merasa dihargai. So, mulai saat ini walau mungkin
keadaan anda sedang tidak enak atau sedang buruk, tetap saja anda harus menjawab
telepon di kantor anda dengan baik dan juga dengan ramah ya. Jangan sampai
reputasi anda jelek di kantor hanya karena anda menjawab telepon dengan emosi.
 4. Mention name when you answer the phone (Sebutkan nama ketika
menjawab telepon)

Hal keempat yang harus anda perhatikan ketika anda menjawab telepon di kantor
anda, anda harus menyebutkan nama anda ketika anda menjawab mereka sehingga
mereka tahu mereka sedang berbicara dengan siapa dan mereka bisa memanggil anda
dengan sopan juga. Hal yang satu ini sangatlah sepele namun masih sering diabaikan
oleh orang-orang. Jadi mulai sekarang jangan sampai lupa ya untuk menyebutkan
nama ketika anda menjawab telepon.
CARA MENERIMA TELEPON DAN MENELEPON YANG BAIK

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon

(menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas,
terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.

Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).

Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi
perasaan penelpon.

Berikan respon secara tepat dan lugas.

Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan
bersahabat.

Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang
dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya
waktu untuk berbicara. 

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

Segeralah angkat jika telepon berdering.

Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.

Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang
dicari.

Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan
tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan

salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai
gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah
penelepon. 
4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju
sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan
pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk
berbicara dengan orang yang dituju.

Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri
pembicaraan. 

5. Cara menggunakan telepon yang baik 

Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon
dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.

Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.

Ucapkan salam.

Tanyakan identitas penelepon.

Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.

Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.

Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.

Akhiri pembicaraan dengan salam.

Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    

telepon

Suara terlalu keras. 

Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

Berbicara dengan nada memerintah.

Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah

DIBAWAH INI BERBAGAI PERSIAPAN YANG HARUS SEKRETARIS

LAKUKAN SEBELUM MEMBUAT PANGGGILAN TELEPON :

Persiapan bahan-bahan

Bahan-bahan yang harus dipersiapkan adalah alat-alat yang mendukung proses

komunikasi melalui telepon.

a.    Pesawat telepon
b.    Kalendar
c.    Jam
d.    Alat tulis
e.    Lembar pesan telepon
f.    Block note

Persiapan Nomor telepon

Nomor telepon sangat penting ketika kita akan melakukan panggilan telepon, maka
dari itu kita harus mempersiapkan nomor telepon terlebih dahulu, pastika bahwa
nomor telepon yang akan kita tuju itu sudah benar.

Dalam mempersiapkan nomor telepon kita bisa melelui

1.    Yellow Book

2.    Buku telepon
3.    Kartu nama
4.    Daftar nomor di Handphone
5.    108, dll

Pelaksanaan dalam membuat panggilan telepon

1. Buatlah konsep bertelepon kedalam block note, tulis apa yang akan
disampaikan saat bertelepon hl ini memudahkan kita dalam menyampaikan informasi
kepada orang lain.

2. Angkat gagang telepon menggunakan tangan kiri, karena nantinya kita akan

menggunakan tangan kanan kita untuk menulis pada saat kegiatan
bertelepon berlangsung. Tekan nomor telepon yang akaaan dituju   dengan benar,
tunggu ampai telepon tersambungkan.

3. Ketika telepon tersambung dan mendapat respon dari pihak lain, mulailah

memperkenalkan identitas perusahaan, nama pribadi dan jabatan. Karena hal tersebut
sangat penting supaya tidak terjadi salah paham.

Contohnya Kita adalah pihak ke-2

Pihak 1  : PT Mansyur Permai, selamat pagi ada yang bisa kami bantu?
Pihak 2  : Selamat pagi, dengan saya  Reni sekretaris PT Indo Mulyasan.
Pihak 1  : Ada yang bisa kami bantu, ibu?

4. Sampaikan maksud dan tujuan

Setelah memperkenalkan diri, sampaikan tujuan kita ketika bertelepon. Diharapkan

informasi yang diampaikan jelas, singkat dan komunikatif supaya mudah
dipahami.Apabila ada hal penting kita bisa mencatat dilembar block note.
Contohnya
Pihak 1  : Ada yang bisa kami bantu, bu?
Pihak 2  : Saya ingin berbicara dengan Bapak Iskandar Direktur Utama PT Mansyur
  Permai, apakah bapak iskandar ada ditempat?
Pihak 1  : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Pihak 2  : Belum, kami hanya ingin mengkonfrmasi ulang kedatangan Bapak
Iskandar
  pada acara pameran mesin kantor terbaru minggu depan.
Pihak 1 : Baiklah ibu, saya akan sambungkan ke nomor bapak iskandar diruangannya,
silahkan tunggu sebentar.
Pihak 2  : Baiklah
Pihak 1  : permisi masih dengan ibu Reni ?
Pihak 2  : iya dengan saya sendiri.
Pihak 1  : Mohon maaf ibu bapak Iskandar sedang bertemu dengan klien nya dan
tidak
bisa diganggu. Dan bapak Iskandar berpesan nanti akan menghubungi kembali pukul
15.00 WIB.
Pihak 2  : Baiklah tidak masalah, kami akan menunggu konfirmasi dari Bapak
Iskandar

-    Pesan yang harus dicatat pada Block note adalah Bapak Iskandar menghubungi
kembali pukul 15.00 WIB.

5. Mengakhiri Percakapan

Setlah kita menyampaikan maksud dan tujuan kita dengan jelas, kita bisa mengakhiri
percakapan tersebut. Jangan lupa saat mengakhiri percakapan kita harus tetap sopan
dan ramah. Ucapkan terimakasih dan salam. 

Jika kita yang menghubungi pihak lain terlebih dahulu maka setelah mengucapkan
terimakasih dan salam kita bisa menutup telepon terlebih dahulu, tetapi sebaliknya
jika kita yang menerima telepon kita harus menunggu telepon tersebut ditutup
terlebih dahulu baru kita bisa menutup telepon.
Contohnya
Pihak 1  : Baiklah ibu, mungkin ada hal lain yang ingin disampaikan ?
Pihak 2  : Saya kira cukup, kami menunggu informasi dari Bapak Iskandar.
Terimakasih
dan Selamat Pagi.
Pihak 1  : Terimakasih, Selamat Pagi.

6. Letakan gagng telepon pada tempatnya dengan hati-hati

Ketika meletakan gagang telepon kita harus menggunakan etika, letakan gagang

telepon dengan hati-hati sehingga tidak menimbulkan suara.