MENERAPKAN PEMELIHARAAN ARSIP

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu
sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.
Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk
mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran lembaran tulisan.
Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan
secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan
kembali secara tepat.

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya

Contoh jenis arsip

1) Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

2) Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji,

bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar.

Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan
wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan
dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat
dibedakan menjadi:

1) Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, surat keputusan, notulen rapat,

berita acara, laporan dan tabel.

2) Pita rekaman
3) Mikrofilm

4) Disket

5) Compact disk

6) Flast disk

Ada beberapa macam contoh Arsip menurut nilai gunanya. penggolongan arsip
berdasarkan nilai dan kegunaannya

v Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

v Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

v Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto
dan peristiwa

v Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

v Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya

atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:

1) Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo

2) Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat
pesanan barang

3) Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan
keuangan, buku kas dan daftar gaji

4) Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat
tanah/bangunan dan ijazah

Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam

mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan kantor sehari-hari
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip menurut tempat/tingkat pengolahannya. penggolongan arsip berdasarkan

tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat
dibedakan menjadi:

1) Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di
Jakarta.

2) Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian

dapat dibedakan menjadi:

1) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan
printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan
dokumen asli.

3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum

atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:

1) Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2) Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print
komputer.

3.Pengertian sistem kearsipan

System kearsipan adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan
pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat
ditemukan cepat dan tepat.

Kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan

arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan
arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan
kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala
kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh
factor sebagai berikut:

a) Factor dari dalam

Seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya
tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta
pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan
sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan yang baik
jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab ataupun selulosa tape dan
sejenisnya.

b) Factor dari luar

Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga
kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak
kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh
ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya,
rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan
hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga
serangga lain.

terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi
lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

4.Penyusutan

Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan

kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
1) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, ,

serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan

pemerintah.

Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah

kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:

1)Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

2)Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3)Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

Tahap – tahap penyusutan arsip :

1).Penilaian Arsip

Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip
yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama
arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut
akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.

Ada 4 golongan arsip, yaitu:

a) Arsip vital

Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga
tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya
akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan
(IMB), dan sebagainya.

b) .Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif
tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif
selama 25 tahun. Misalnya, bukti – bukti keuangan.

c) .Arsip berguna

Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini
disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun.
Misalnya, surat pesanan, neraca dan laporan tahunan.

d) .Arsip tidak berguna

Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan
paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan
pengumuman.

2).Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain

Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat
dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau
jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat
dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti:
micro film, CDROM atau CD- WROM

3).Pemusnahan arsip

Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagai arsip inaktif
untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka
waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip
statis karena alasan historis.

4) Pencatatan pemindahan atau pemusnahan

Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan
dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.

Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media

lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen yang dibuat dari kertas dialihkan
ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara langsung dalam media
elektronik.
Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab perlu
dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan
dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat
pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang
menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai penanggungjawab arsip.
Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan :

a) Pemindahan secara terus – menerus

Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.

Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada perusahaan
seperti kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan sebagainya,
dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai.

b) Pemindahan secara periodik

Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu tertentu.
Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti keuangan
dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutp buku pada akhir
periode akutansi.

Pengelolaan Kearsipan

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat
atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu,
didalam kearsipan terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan,
temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau
kegunaan tertentu.

Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga
mudah ditemu – balikkan atau ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan,
serta langkah – langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan
arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet,
efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing kantor/instansi yang bersangkutan.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana
fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis
sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap
disajikan.

PEMELIHARAAN ARSIP

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah
kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:

1. Pengaturan ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus :

a.) Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75° F, dengan kelembaban
antara 50-60%).

b.) Terang (Terkena sinar matahari tak langsung).

c.) Mempunyai ventilasi yang merata.

d.) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara
diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip

salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan,
atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.

4. Larangan-larangan

Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:

a.) Dilarang membawa dan atau makan di tempat penyimpanan arsip.

b.) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat
menimbulkan bahaya kebakaran).
5. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.

Tujuan pemeliharaan arsip adalah:

Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian
setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan
pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip
telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.