Telekomunikasi berasal dari dua kata, yaitu tele yang berarti jarak jauh dan komunikasi
yang berarti hubungan. Telekomunikasi dilakukan antara dua orang atau lebih yang
berhubungan secara berjauhan dengan menggunakan media telekomunikasi elektronik. Media
komunikasi antara lain : Telepon, Faksimil,dll
Di dalam komuniksai melalui telepon tentunya kita harus tahu tentang etika
bertelepon.Adapun Etika Bertelepon yang harus diperhatikan secara umum yaitu :
1. Begitu bel telepon berdering, segera angkatlah telepon dengan tangan kiri dan tangan
kanan meraih alat tulis serta Lembar Pesan Telepon untuk mengadakan persiapan,
barangkali ada pesan atau hal yang akan ditanyakan.
2. Menjawab telepon hendaknya secara cepat, singkat, jelas dan hormat, dengan terlebih
dahulu memberikan ucapan salam penghormatan, serta berikan identitas, maksudnya
katakan dimana telepon diterima dengan cara mengucapkan selamat ( pagi / siang ),
menyebutkan nama kantor, atau nomor telepon dimana seseorang berada
3. Memberikan penjelasan dengan tepat dan sopan, jika :
Berikut sikap pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan
adalah 7 C, yaitu :
1. Caring : memperhatikan
2. Commited: Merasa terikat dengan organisasi
3. Confident : penuh keyakinan dalam mengatasi masalah
4. Considerate : bersahabat, menolong, danmengerti emosi penelepon
5. Controlled : Tidak terbawa emosi ketika penelepon mengungkapkan kekecewaan (
marah )
6. Creative : mampu menemukan cara - cara yang baik dalam menerima telepon
7. Contagious : bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon
Pesawat telepon
Kalender meja
Jam dinding
Alat tulis
Lembar Pesan Telepon ( LPT )
Daftar nomortelepon extention internal
Buu dafta telepon masuk
1. Menggunakan bahasa resmi, terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui
identitas orang yang berbicara di telepon
2. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon
3. Tidak berbicara sambil makan
4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
5. Tidak berbicara dengan nada kasar
6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah
7. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama
8. Tidak mentransfer berkali-kali, apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
9. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon
11. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls)
12. Hal umum dalam menerima telepon
2) Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda
penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung
6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan.
Tanyakan dulu identitas penelepon
2) Menyampaikan salam
5) Bila penelepon kurang jelas, jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan
1) Caring
2) Commited
Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain
dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi
3) Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri
sendiri
4) Considerate
5) Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap
bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
6) Creative
7) Contagious
Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon, yaitu suara
yang memberikan kesan santun, bersahabat dan penuh perhatian.
4) Berbicara dengan nada yang santun, ramah dan rasa ingin membantu penelepon
1) Pesawat telepon
2) Kalender meja
3) Jam dindings
2) Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon
3) Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang
akan dibicarakan
4) Jika yang dituju bersedia menerima telepon, persilahkan penelepon untuk segera bicara
5) Jika saluran tersebut sedang dipakai, segera informasikan kepada penelepon. Tawarkan
bantuan yang dapat diberikan
f) Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang
yang dituju pimpinan
Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan
f) Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan
Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon
Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan
untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon
Memindahkan segera ke lembar pesan telepon
Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju
Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali
1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat
utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.
2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan
3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis
1. Alat: suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada sambung
tidak terdengar, atau sambungan terputus-putus
2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik,