1 Bertelepon

2 Telepon adalah alat

komunikasi untuk menerima dan
menyampaikan informasi dengan
cepat.

3 Macam-macam telepon
Telepon meja Telepon Dinding
Telepon mobil, peswat atau kapal

4 Hubungan telepon Lokal

Hubungan yang dilakukan pada satu
lingkup daerah
tertentu.InterlokalHubungan telepon
anatara dua orang yang jaraknya
cukup jauhInternasionalHubungan
telepon dari seseorang atau organisasi
dari suatu negara ke negara lain
5 Jenis2 alat komunikasi kantor
FaksimileMesin telecopier yang
memanfaatkan jaringan telepon.

6 TeleconferenceSuatu sistem
komunikasi yang memungkinkan
beberapa pihak untuk saling kontak
suara dan melihat melalui komputer.

7 Hambatan Hubungan telepon

1. Faktor kondisi fisik peralatan
teleponSuara berisik tidak jelasSuara
hilang-timbulSuara tiba-tiba
mengecilSaat memutar/menekan
nomor telepon tidak terdengar nada
kontakTidak terdengar nada
sambungTiba-tiba sambungan
terputus di saat percakapan
berlangsung
8 2. Faktor pengguna atau
pemakai
Berbicara berdecak atau sambil
makanBernicara monoton dan tidak
jelas pengucapannyaBerbicara terlalu
cepatMeninggalkan telepon sambil
beerbicara kepada orang lainBerbicara
sambil bersenda guraBerbicara sambil
kepala bergerak ke kanan dan ke
kiriBerbicara dengan desah nafas
terdegarLetak gagang telepon terlalu
ke atau ke bawah

9 Etika menerima telepon

Menyiapkan kertas catatan dan pena
di dekat pesawat telepon. Konsentrasi
agar alur percakapan dan jawaban
dapat lancar. Tunggu telepon hingga
berdering 2-3 kali, segeralah
angkat. Mengangkat gagang telepon
dengan tangan kiri, dan hati-hati agar
tidak menimbulkan suara yang
mengganggu orang yang
menelepon. Mengucapkan salam
ketika angkat telepon, tidak boleh
menggunakan kata “Halo”.

10 Sebutkan identitas nama

perusahaan.
Tawarkan keperluan dan bantuan
kepada orang yang
menelepon. Menjaga jarak mulut
untuk menghindari suara yang kurang
jelas. Posisi tubuh yang bebas tetapi
proporsional agar suara dapat
terdengar dengan baik. Menjawab
semua pertanyaan orang yang
menelepon dengan sabar dan
jelas. Jika orang yang dituju orang
yang menelepon tidak sedang berada
di tempat, maka penerima telepon
hendaknya menawarkan untuk
meninggalkan pesan. Jika
pembicaraan sudah selesai,
hendaknya mengucapkan salam dan
tunggu hingga orang yang menelepon
menutup gagang telepon terlebih
dahulu.

11 Etika MenelponMenyiapkan nomor

telepon yang dituju dan pokok
bahasan yang akan
dibicarakan.Menyiapkan catatan untuk
menulis hasil pembicaraan
telepon..Menekan nomor yang dituju
dan sudah tersambung, ucapkan
salam dan sebutkan identitas diri
serta kemukakan keinginan untuk
berbicara dengan orang yang
dituju. Berbicara dengan sopan dan
ucapkan salam untuk mengakhiri
pembicaraan telepon.
12 Mencatat pesan telepon
1) Mencatat tanggal, waktu, nama
penelepon, nama perusahaan, nomor
telepon, isi pesan untuk pimpinan dan
tanda tangan penerima telepon.
2) Memindahkan segera ke lembar
pesan telepon. 3) Meletakan pesan
telepon di atas meja orang yang
dituju. 4) Meletakan lembar pesan
telepon pada tempatnya kembali.Cara
mencatat isi pesan, yaitu: 1. Jika
pesan yang disampaikan panjang,
tulislah inti atau pokok pembicaraanya
saja. Kalimat utama dicatat,
sedangkan kalimat penjelas tidak
perlu dicatat. 2. Diulangi kembali isi
pea (konfirmasi), garis besarnya saja,
supaya terhindar dari kesalahan. 3.
Pesan dapat dibuat berupa bagan
agar lebih praktis.
13 Cara mencatat isi pesan
1. Jika pesan yang disampaikan
panjang, tulislah inti atau pokok
pembicaraanya saja. Kalimat utama
dicatat, sedangkan kalimat penjelas
tidak perlu dicatat. 2. Diulangi kembali
isi pea (konfirmasi), garis besarnya
saja, supaya terhindar dari kesalahan.
3. Pesan dapat dibuat berupa bagan
agar lebih praktis.

14 Menerima dan melayani

telepon
Etiket menelepon dan menerima
teleponMencatat pesan melalui
teleponMembuat janji melalui telepon

15 Lembar pesan telepon

16 Membuat janji melalui
telepon
Telp dan sebutkan nama perusahaan
dllMintaah waktu dan tempat
bertemunyaJangan memaksa jika
pimpinan tdk bisa bertemu sesuai dg
jadwal anda inginkanBuat janji
kembali setelah menanyakan
kepimpinanCatatlah di buku LPT

17 Menerima Tamu

18 Pengertian tamuMacam-macam
tamuLangkah-langkah menerima
tamuMembuat/membatalkanperjanjia
n dengan tamu

19 Pengertian TamuMenurut
Wursanto (2006:55), tamu adalah
tamu organisasi, badan, lembaga atau
perusahaan, yaitu orang baik, baik
sebagai pejabat utusan dari suatu
lembaga maupun sebagai pribadi,
yang berkunjung ke lembaga lain
untuk kepentingan kedinasan maupun
untuk kepentingan pribadi.

20 Menurut Soemarto dan

Dwiantara, tamu organisasi atau
perusahaan bisa seseorang atau
sekelompok orang dengan membawa
satu atau beberapa kepentingan, baik
itu kepentingan dirinya sebagai
pribadi, maupun kepentingan orang
lain, termasuk kepentingan organisasi
tertentu karena mereka adalah utusan
organisasi tersebut.

21 Jenis2 tamu:Tamu dengan

perjanjian sebelumnya, artinya tamu
ini adalah tamu yang
diharapkan.Tamu tanpa perjanjian,
yaitu tamu yang datang tanpa ada
perjanjian sebelumnya. Tamu ini
biasanya berasal dari kalangan teman
atau keluarga pimpinan, salesman
yang ingin menawarkan produk, tamu
yang bermaksud meminta
sumbangan, relasi atau tamu rutin
dari pimpinan.

22 Seorang sekretaris harus

memahami bahwa tidak mungkin
setiap saat pimpinan terus menerus
menerima tamu, jadi :tamu tertentu
dapat disalurkan ke pejabat lain,tamu
yang tidak dapat diterima oleh
pimpinan harus diberi penjelasan
dengan baik dan enak oleh sekretaris
agar tidak marah atau
tersinggung.Tamu dapat menemui
pimpinan pada waktu lain dan
kemudian membuat perjanjian
temunya.

23 Langkah-langkah menerima
tamu:
memberi salam dan menyapa tamu
dengan ramah, sopan dan
menanyakan keperluan tamu yang
datang serta mempersilahkan untuk
mengisi buku tamu/Kartu
tamuMenjaga diri dalam apa yang
sedang dibicarakan tamuMemberikan
informasi yang dibutuhkan dan
membantu pimpinan membuat janji
dengan tamu

24 Apabila tamu tidak dapat

menerima tamu, berikan penjelasan
dengan baik dan jangan sampai
menyinggung perasaan
tamuUsahakan agar tamu merasa
senang apabila harus menunggu dan
sediakan bahan bacaan seperti
majalah dan koran agar tamu tidak
merasa jenuh menungguBerikan
perhatian yang besar kepada tamy
dan jangan membeda-bedakan tamu
yang datang.

25 Membuat dan membatalkan

perjanjian
Perjanjian sebaiknya dicatat di buku
khusus oleh sekretaris untuk
membantu mengingatkan
pimpinan.Buatlah perjanjian jika tamu
menghendakinya, dan apabila ada
perubahan perjanjian, maka
sampaikan secepatnya melalui
kurir/telepon, sesuai dengan
keadaan.Pembatalan perjanjian yang
mungkin diadakan jangan sampai
terlambat untuk dikomunikasikan,
agar dapat memberi kesan yang baik.

26 Sekretaris perlu membuat

catatan megenai perjanjian yang
dibuat pimpinan.
Catatan tersebut dapat ditulis dala
kart/agenda perjanjian
pimpinanBerdasarkan agenda
perjanjian yang ada sekretaris dapat
mengetahui apakah tamu yang akan
berkunjung menemui pimpinan sudah
sesuai dengan perjanjian sebelumnya