Cara Penanganan

Telepon Masuk & Keluar

By :
Juni Amelia Rachman
Yusran
Alya Azizah
Penanganan telepon masuk
melibatkan meletakkan
pesawat telepon di tempat
yang mudah dijangkau dan
menyiapkan alat tulis. Selain
itu, penting untuk memiliki
informasi yang diperlukan
dan meminta bantuan jika
harus meninggalkan tempat.
Jika perlu mengalihkan
panggilan, usahakan agar
tidak terlalu lama.
Tata Cara dalam menangani telepon melibatkan sikap yang santun, efisien,
dan efektif. Terdapat istilah 7C yang perlu diperhatikan sebagai seorang
penerima telepon :

1. Caring (Memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat masalah

konsumen atau penelepon)
2. Committed (Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan
permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan
pribadi)
3. Confident (Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah)
4. Considerate (Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.
5. Controlled (Tidak terbawa emosi saat penelepon mengungkapkan
kekecewaan atau kemarahan)
6. Creative (Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima
telepon)
7. Contagious (Bersikap gembira, antusias, sejuk, dan damai pada
penelepon)
Hal umum yang perlu diperhatikan saat menerima panggilan telepon
melibatkan :
1. Mengangkat telepon dengan jelas untuk percakapan yang jelas.
2. Tetap tenang, gunakan bahasa resmi yang mudah dipahami, dan
hindari istilah sulit.
3. Jika yang diinginkan oleh penelepon berada di tempat, segera hubungkan
mereka.
4. Jika panggilan salah sambung, jelaskan dengan ramah.
5. Berbicara dengan bahasa yang ramah, sopan, dan akrab untuk
mencerminkan sikap yang baik.
Ketika menerima panggilan telepon, penting
untuk berkomunikasi dengan suara yang baik
atau phonogenic. Phonogenic adalah suara
yang memberikan kesan santun, ramah,
menyenangkan, bersahabat, dan penuh
perhatian bagi penelepon. Beberapa alat yang
digunakan untuk mempermudah komunikasi
dalam menerima telepon meliputi pesawat
telepon, kalender meja, jam dinding, alat tulis
seperti pensil dan ballpoint, Lembar Pesan
Telepon (LPT), daftar nomor telepon ekstensi
internal, dan buku daftar telepon masuk.
Ketika menerima panggilan telepon, penting untuk
berkomunikasi dengan suara yang baik atau phonogenic.
Phonogenic adalah suara yang memberikan kesan santun,
ramah, menyenangkan, bersahabat, dan penuh perhatian bagi
penelepon. Beberapa alat yang digunakan untuk mempermudah
komunikasi dalam menerima telepon meliputi pesawat telepon,
kalender meja, jam dinding, alat tulis seperti pensil dan ballpoint,
Lembar Pesan Telepon (LPT), daftar nomor telepon ekstensi
internal, dan buku daftar telepon masuk.
 Penanganan Telepon Masuk

Persiapan dalam melakukan panggilan melalui telepon :

Persiapkan nomor telepon yang akan dihubungi
Siapkan peralatan untuk menulis untuk memudahkan
siap mencatat hal yang penting
Pastikan tidak ada kegiatan lain yang akan menggangu anda saat melakukan panggilan telepon

Pelaksanaan dalam menelepon :

Memutar atau menekan nomer telepon yang akan dihubungi dengan tepat sesuai dengan yang
dimaksudkan
Bila ada kesalahan menelepon maka segeralah untuk minta maaf
Berikan salam dan menyebutkan identitas diri sebelum dipesan bila telah tersambung
Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas yang mudah untuk dipahami
Mencatat hal–hal yang penting saat mendapatkan balasan pembicaraan
Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terimakasih serta salam

*(Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat
menyampaikan informasi,secara Efektif dan Efisien(singkat, padat dan jelas).
 Etika Bertelepon
) ) ) ) ) ) ) ) ) Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umum, yaitu :
) ) ) ) ) ) ) ) )
Mengangkat dengan segera bila telepon berdering.
Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang.
Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak.

Berbicara dengan jelas,ramah dan menyenangkan.

Bertanya dengan bijaksana.
Mencatat pesan ataupembicaraan.
Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan.
Meletakkan gagang terlepon dengan pelan.

Berbicara melalui telepon harus terdengar menyenangkan dengan kriteria.

Berbicara dengan kecepatan normal.
Berbicaraseakan-akanberadadihadapan penelepon
Berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi dan tidak keras.
Berbicara dengan rasa santun,ramah, danrasa ingin membantu penelepon.
 PENANGANAN TELEPON KELUAR
Penanganan telepon keluar adalah
kegiatan untuk melakukan
panggilan telepon, baik atas
perintah atasan atau karena ada
keperluan
Hal-hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan dalam
menangani telepon keluar, antara lain ;

1. Pahami dengan seksama maksud atau tujuan menelpon

catat poin-poin yang akan dibatasi.
2. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi, bila tidak
ada segera cari tahu.
3. Siapakan nama dan jabatan yang hendak dihubungi.
4. Siapkan alat tulis ( block note dan bolpoin ) serta
peralatan lain yang mungkin dibutuhkan.
 k f o r w a t c h
a n i n g
T h
Our Presentation

www.reallygreatsite.com