KOMUNIKASI MELALUI

TELEPON
• Komunikasi melalui telepon adalah hubungan langsung jarak
jauh untukmenyampaikan atau menerima informasi /
pembicaraan melalui alat /media elektroonik dari satu pihak
ke pihak lain.
Peralatan Dalam Bertelepon
• Pesawat telepon.
• Kalender meja.
• Jam dinding .
• Alat tulis.
• Lembar pesan telepon.
• Daftar nomor telepon.
• Buku daftar telepon masuk.
Etika Dalam Bertelepon
Etika bertelepon secara umum
• Mengangkat dengan segera bila telepon
berdering.
• Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila
menerima ataumenghubungi seseorang
melalui telepon.
• Menggunakan bahasa yang formal, baik,
sopan, dan tepat.
• Menyapa penelpon dengan sebutan ibu atau
bapak
• Berbicara dengan jelas, ramah dan
menyenangkan.
• Bertanya dengan bijaksana.
• Mencatat pesan atau pembicaraan.
• Mengucapkan terimakasih dan salam pada
bagian akhirpembicaraan.
• Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
Etika bertelepon secara khusus
• Menggunakan bahasa yang resmi,
terutama kepada orang yangbelum akrab
atau belum mengetahui identitasnya.
• Tidak berbicara dengan oraang lain selagi
menelepon.
• Tidak berbicara sambil makan sesuatu
atau mengunyah permen.
• Berbicara tidak terlalu banyak basa basi.
• .Tidak berbicara dengan nada kasar
apalagi membentak.
• Janganlah berbicara dengan nada
memerintah.
• Jangan membiarkan penelepon
menunggu terlalu lama, tanpapenjelasan,
hanya terdengar bunyi musik.
• Tidak mentransfer berkali-kali apalagi
ditransfer berkali-kali.
• Nada dan intonasi bicara tidak terkesan
malas atau tidak ramah.
• Sampaikanlah pesan kepada orang yang
dituju si penelepon.
Sikap Pelayanan Dalam
Bertelepon
• Caring, yaitu memperhatikan, mendengarkan dan mencatat
masalah penelpon atau konsumen
• Commited, yaitu merasa terikat dengan organisasi, tidak
melemparkan permasalahan kepada orang lain
• Confident, yaitu penuhkeyakinan dalam menghadapi masalah.
Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri
• Considerate, yaitu bersahabat, menolong dan mengerti emosi
penelpon
• Controlled, yaitu tidak terbawa emosi pada saat penelepon
mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu
membantu dalam mengatasi masalah penelepon
• Creative, yaitu kemampuan untuk menemukan cara yang efektif
dalam bekerja
• Contagious, yaitu menebar kegembiraan, antusias pada penelepon
Mencatat Pesan Telepon
Hal-hal yang perlu diperhatikan
ketika mencatat pesan telepon:
• Mencatat tanggal, waktu, nama
penelepon, nama perusahaan,
nomortelepon, isi pesan untuk
pimpinan dan tanda tangan
penerima telepon.
• Memindahkan segera ke
lembar pesan telepon.
• Meletakan pesan telepon di
atas meja orang yang dituju.
• Meletakan lembar pesan
telepon pada tempatnya
kembali.
Cara mencatat isi pesan, yaitu:
• Jika pesan yang disampaikan
panjang, tulislah inti atau
pokokpembicaraanya saja.
Kalimat utama dicatat,
sedangkan kalimat
penjelastidak perlu dicatat.
• Diulangi kembali isi pea
(konfirmasi), garis besarnya
saja, supayaterhindar dari
kesalahan.
• Pesan dapat dibuat berupa
bagan agar lebih praktis.
Etika Penanganan Bertelepon
• Pegang gagang pesawat telepon dekatkan dengan telinga dan mulut.
• Siapkan alat tulis untuk menulis pesan-pesan.
• Hindari kata “Hallo” saat membuka percakapan.
• Simaklah dengan baik saat penelepon berbicara.
• Tanggapi dengan cepat maksud dari pembicaraan penelpon.
• Berbicaralah dengan sikap yang menyenangkang. Berbicaralah
dengan tempo yang wajar.
• Apabila anda menelpon, anda harus tahu siapa yang akan
berbicaradengan kitai. Hindari menggunakan telepon kantor untuk
kepentingan pribadi
• Untuk menutup percakapan sebaiknya tanyakan “Ada lagi yang
bisasaya bantu pak/bu?” jika tidak ada segera ucapkan terima kasih
Kesimpulan
Telepon merupakan alat komunikasi yang paling
efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon
yang semakin meningkat. Telepon merupakan
bagiandari kehidupan manusia sarana penunjang
bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai
lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini
telepon sudahdimodifikasi, menjadi alat
komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam
model.