Cara menerima dan Menjawab Telepon

Halo semua di sini Amrru Suganda, seorang mahasiswa pendidikan administrasi

perkantoran universitas negeri malang cara menerima dan menjawab telepon
yang baik dan benar.

Oke langsung saja kita ke bagian pertama

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun, tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak
telepon) yang (dimana hal ini) meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting terkait etika bertelepon

1. Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.

2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
4. Berikan respon secara tepat dan lugas.
5. Berbicara seperlunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
6. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan,
dan pensil.
7. (juga) Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1. Memakai suara terlalu keras.

2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
7. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

4. Hal-hal yang perlu disiapkan sebelum menerima telepon

Siapkan selalu perlengkapan ketika akan menerima telepon, seperti buku catatan, dan alat tulis. Ini
penting, agar kita dapat merespon dengan cepat dan tepat. Jangan sampai terjadi ketika alat-alat
mencatat tersebut dibutuhkan kita sibuk mencarinya. Kasihan si penelepon, waktu dan biaya pulsa
tersita oleh ketidaksiapan kita.
5. Langkah-langkah dan teknik menerima dan menjawab telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.

2. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga.
3. Atur nafas kita agar tidak terdengar seperti sedang gugup
4. Ucapkanlah salam untuk mengawali pembicaraan
5. Tanyakan identitas penelepon.
6. Simak baik-baik pesan dan kalimat dari penelepon.
7. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
8. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon
untuk meninggalkan pesan.
9. Apabila ada yang anda tidak mengerti, tidak ada salahnya untuk mengulangi pertanyaan penelepon.
10. Jangan lupa selalu gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
11. Setelah anda menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon akhirilah pembicaraan dengan salam,

8. Cara menutup Telepon dengan Baik.

Jika pembicaraan sudah selesai, jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon.
Tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah
penelepon. Jika sudah, pencetlah terlebih dahulu tempat penyimpanan gagang sebelum meletakkan
teleponnya. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

9. Tips

 Jangan menerima panggilan telepon pribadi di tempat kerja. Anda berada di kantor untuk
bekerja, bukan untuk mengobrol dengan teman. Jika ingin mengobrol atau mengirim pesan
kepada teman, tundalah sampai istirahat makan siang atau jam kerja selesai.
 Hindari pengalih perhatian. Agar penelepon merasa diperhatikan, tundalah pekerjaan yang
sedang dilakukan dan berfokuslah pada penelepon. Jangan sampai Anda teralihkan atau
terkesan sangat sibuk saat menjawab pertanyaan atau memberikan bantuan.
 Jangan berbicara sambil makan, minum, atau mengunyah permen karet sewaktu menelepon
sebab ucapan Anda akan sulit dipahami dan membuat penelepon merasa tidak dihargai.
 Walaupun penelepon menyampaikan keluhan atau bersikap kasar, tunjukkan empati, bersikap
tenang, dan berikan respons yang profesional.

Berikut ini contoh lembar pesan telepon