PT.

MILENIA MEGA MANDIRI

HR & GA Division Training Dept.

HARUS ADA OPERTOR Bisa dilihat dari kondisi atau kebersihan pesawat telepon di ruang kerja, kalau pesawat telepon nya bersih terlihat dirawat, bisa dipredikasi cara penerimaan teleponnya baik. Etika menerima telepon sering tak diperhatikan, sehingga kadang penelpon merasa kurang nyaman dengan cara menerima telepon suatu institusi padahal, kredibilitas suatu institusi bisa dilihat dari cara penerimaan telepon.

Cara menerima telepon dan menelepon yang Baik

1. Pengertian Etika Bertelepon Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. 2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah 1) 2) 3) Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun). Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon. a) b) c) Berikan respon secara tepat dan lugas. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara. 3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon. 1) 2) Segeralah angkat jika telepon berdering. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon. PT. Milenia Mega Mandiri, selamat pagi/siang/sore. ..ada yang bisa kami bantu?

PT. MILENIA MEGA MANDIRI

HR & GA Division Training Dept. 3) Tanyakan nama penelepon dan dari instansi apa. Nama Bapak/Ibu siapa dan dari perusahaan apa? Saya akan sampaikan kepada Pak X/Bu X. 4) Untuk penelepon yang belum dikenal atau jarang diterima telponnya, maka perlu ditanyakan apa keperluannya. Bapak/Ibu akan membicarakan masalah apa? 5) Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. Pak X/Bu X, ada telpon dari Pak Y/Ibu Y dari Pemda. Apakah akan diterima? 6) Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. Pak/Bu, pak X/bu X sedang tidak berada di tempat. Apakah Bapak/Ibu akan meninggalkan pesan untuk disampaikan ke beliau? 7) Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon. Selamat pagi/siang/sore, Pak/Bu. 4. Langkah-langkah dan teknik menelepon 1) 2) 3) 4) Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik 1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kiri, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut. 1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus. 2. Ucapkan salam. 1. Tanyakan identitas penelepon. 2. Gunakan Smiling Voice dan Pitch Control selama pembicaraan berlangsung. 1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon. 2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan. 1. Akhiri pembicaraan dengan salam. 2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

PT. MILENIA MEGA MANDIRI

HR & GA Division Training Dept. 6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Suara terlalu keras. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Berbicara dengan nada memerintah. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. telepon