Nama: A.A.

Ayu Putu Wulan Yulistina

NIM: 21.11.0.12571
Mata Kuliah: Simulasi Perkantoran
Prodi : DIII/Kesekretariatan
Semester : 5 (lima)

Latihan 1
Salah satu peran sekretaris yang sangat penting adalah penyampain pesan kepada bawahan. Pesan yang
dimaksud disini hendaknya diinterpretasikan dalam arti luas, yaitu sesuatu hal yang ingin disampaikan
kepada orang, dalam hal ini adalah bawahan. Berdasarka uraian diatas, mahasiswa diharapkan mampu
mensimulasikan peran tersebut!
Sekretaris : Selamat pagi, Wulan Yulistina, PT. Bumi Citra Permai. Ada yang bisa saya bantu?
Penelepon : Selamat pagi, saya Ibu Sarah selaku staff gudang ingin berbicara dengan Bapak
Anggito Prambudi selaku Direktur PT. Bumi Citra Permai.
Sekretaris : Mohon maaf Ibu Sarah, Bapak Anggito sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang
ada perjalanan bisnis ke luar kota. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau?
Penelepon : Iya Ibu, Bapak Kuncoro selaku reseller kami ingin mengkonfirmasikan terkait
banyaknya barang akan dikirim pada Hari Kamis, 8 November 2023 .
Sekretaris : Baiklah, akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Bapak Anggito dan untuk konfirmasi
lebih lanjut, akan saya hubungi kembali. Bolehkah saya tahu nomor Whatsapp yang bisa kami hubungi?
Penelepon : Nomor telepon yang dapat dihubungi yaitu 081991878665
Sekretaris : Maaf Ibu Sarah, mungkin ada yang bisa saya bantu kembali?
Penelepon : tidak terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari Ibu secepatnya.
Sekretaris : Baiklah. Ibu Sarah akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak
lanjut dari pimpinan kami.
Penelepon : Terima kasih, selamat pagi.
Sekretaris : Selamat pagi.
Latihan 2

Cara Menerima Telepon dan Menelepon dengan Baik

Hal-hal penting menerapkan etika ketika sedang bertelepon adalah :
1. Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan
penelpon.
4. Berikan respon secara tepat dan lugas.
5. Berbicaraseperlunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
6. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju,
buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk
berbicara.
Langkah-langkah dan teknik menerima telepon yang baik antara lain.
1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.(hindari kata menggunakan hallo)
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada
penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan
jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon
diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.