[MAKALAH KD 3.

15]

Anggota :
- Nureen Hayfa
- Meyka shandira
- Selly martha
- Meisya fajri
- Natasya Claudia
- Safira fitri
 Kata Pengantar

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa

dimana atas berkat dan karunia-Nya kami dapat menyusun
makalah dengan judul “Taking Simple Phone Message”.

Makalah ini dibuat agar dapat membahas mengenai

pengertian serta contoh dari taking simple phone message. hal ini
bertujuan agar pembaca lebih memahami lebih jauh mengenai
materi yang telah disampaikan.

Kami menyadari bahwa susunan makalah ini banyak

kekurangannya. Maka dari itu kami harap para pembaca
memberikan kritik maupun saran agar kami dapat meningkatkan
penulisan makalah kami di tugas selanjutnya. Sekian dari kami,
semoga makalah ini dapat bermanfaat, terimakasih.

Batam, 12 Agustus 2021

Penulis
 I

Daftar Isi

Kata pengantar …………………………………………………………….i

Daftar isi …………………………………………………………………….ii
A. Pendahuluan….…………………………………………....................1
B. Isi…………………………………………………………………………1
1. Pengertian…………………………………………………………...1
2. Jenis-jenis Taking Simple Phone
Message……………………………………………………………….1
a. Making a phone
call…………………………………………………………….1
b. Answering a phone
call………………………………………………………….2
c. Taking a phone
message………………………………………………...................2
d. Holding the
line………………………………………………………….3
e. Connecting a phone
call………………………………………………………….3
f. Leaving a phone
message………………………………………………………….4
3. Contoh dialog Taking Simple Phone
Message………………………………………………………………..4
C. Kesimpulan………………………………………………….................
5
 ii

A. Pendahuluan
Topik yang kita bahas kali ini adalah taking simple phone message. Kali ini kami akan
membahas tentang bagaimana cara dan pentingnya taking simple phone message dalam
kehidupan sehari-hari ataupun dalam situasi tertentu.

Telepon merupakan hal umum yang telah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari.
Hampir semua orang yang mempunyai telepon dan tahu bagaimana menggunakannya. Materi kita
kali ini tidak akan membahas bagaimana menggunakan telepon atau cara berbicara lewat telepon
secara umum.

Kita akan membahasnya dengan lebih spesifik yaitu tentang bagaiman berbicara lewat telepon
dalam situasi tertentu khususnya dalam situasi bisnis. Walau bagaimanapun pada saat berbicara
lewat telepon dalam situasi bisnis kita harus dapat melakukannya secara professional.

Ketika kita bekerja di sebuah perusahaan internasional, atau perusahaan dimana tempat kita
bekerja memiliki mitra perusahaan asing dan kita bertugas untuk menerima sebuah panggilan
telepon yang masuk, kita sudah harus tahu dengan istilah-istilah atau ungkapan-ungkapan tertentu
yang sering digunakan dalam percakapan bisnis lewat telepon.

B. Isi
1. Pengertian
Zaman informasi, telepon, dalam hal ini telepon genggam merupakan salah satu kebutuhan yang
tidak bisa terlepas dari kegiatan manusia. Bisa dikatakan bahwa telepon sudah menjadi
kebutuhan pokok hampir semua orang.

Dan yang kali ini hal yang akan kita bahas adalah apa itu taking simple phone message? Taking
simple phone message sendiri adalah sesuatu yang penting dan berguna dalam setiap bahasa.
Mau itu di tempat rumah ataupun di tempat kerja, kita mungkin membutuhkan keterampilan ini
ketika kita menerima sebuah panggilan di telepon dan perlu menyampaikan pesan untuk yang
lain.

2. jenis-Jenis Taking Simple Phone Message

a) Making a Phone Call

Ungkapan ini mungkin digunakan bukan pada saat kita menerima panggilan yang masuk,
tapi ungkapan ini digunakan pada saat kita ingin membuat sebuah panggilan telepon.

Dalam situasi bisnis pada saat kita ingin melakukan panggilan telepon, lakukan denga
singkat dan jelas dengan menyebutkan identitas dan maksud atau tujuan melakukan
panggilan telepon tersebut.
 1

Contoh ungkapan yang digunakan:

 Hello, my name is Fernando, I would like to speak to Mr. Ricardo please.

 Hello, I’m Alex from Spears Advertising Company, may I speak to Mrs. Windi?
 Good morning, my name is Julian, I’m calling from Krusty Crab restaurant, could you
connect me to the extension 346?
 Hello, this is Adam calling from DX corporation, could I speak to the sales manager
please?

b) Answering a Phone Call

Karena kita tidak dapat melihat lawan bicara pada saat kita sedang menelpon, jadi satu-
satunya yang kita andalkan adalah suara kita. Sehingga kita harus menggunakan nada suara
yang bersahabat dan sopan.

Saat ada panggilan telepon masuk, dan telepon bordering, sebaiknya kita tidak membiarkan
terlalu lama telepon tersebut bordering. Jangan biarkan telepon bordering lebih dari tiga kali
karena telepon bisnis merupakan sebuah panggilan yang sangat penting. Jangan membuat
orang lain menunggu.

Selain itu, gunakan kalimat sapaan yang formal dan sebutkan Nama perusahaan saat
menjawab sebuah panggilan yang masuk supaya orang yang menelpon tahu bahwa dia
menelpon nomor yang benar.

Contoh ungkapan yang digunakan:

 Good afternoon, Luke’s Café, can I help you?
 Hello, Atlantic Hotel, how may I help you?
 Good morning, Nelson Enterprise, my name is Vanessa, what can I do for you?
 Hello, Wilson Company, how may I direct you call?

c) Taking a Phone Message

Pada saat penelpon tidak berhasil menghubungi orang yang dimaksud, tugas kita sebagai
penerima telepon adalah memberitahu bahwa orang yang dituju sedang tidak dapat
menerima panggilan telepon dengan memberikan alasan-alasan tertentu.

Contohnya seperti berikut:

 I’m sorry, Mr William is on meeting at this moment.

 I’m sorry, Mr. Ato is not in today.
 I’m afraid Mrs. Tika is not in the office this time.
 I’m sorry, I’m afraid he’s not able to answer your call, he’s busy right now.
 2

Setelah memberi tahu bahwa orang yang dituju tidak dapat menerima panggilan telepon
yang masuk, tugas seorang penerima telepon selanjutnya adalah menanyakan apakah si
penelpon ingin meninggalkan pesan atau tidak dengan menggunakan contoh ungkapan
seperti berikut:

 Would you like to leave a message?

 May I write down your message?
 Would you like me to tell him/her that you called?

Pastikan saat menerima pesan kita memperoleh data-data seperti: Nama penelpon, no
telepon yang dapat dihubungi, waktu da nisi dari pesan yang diberikan. Kemudian sampaikan
pesan tersebut sesegera mungkin.

Selain ungkapan-ungkapan di atas, kita juga harus tahu ungkapan-ungkapan yang lain yang
digunakan pada saat menelpon dalam situasi bisnis.

d) Holding The Line

Ungkapan ini digunakan pada saat kita meminta penelpon supaya menunggu atau menahan
panggilannya.

Contohnya seperti berikut:

 Could you hold the line please?

 One moment please, I’ll check if he/she is available.
 Just a moment please.
 Could you hold on please.

e) Connecting a Phone Call

Ungkapan ini digunakan untuk menyambungkan penelpon dengan orang yang dituju.

Contohnya seperti berikut:

 I’ll put you through.

 Wait a minute please, you will be connected to extension 789.
 Sure, I’ll connect you to him/her now.
 3

f) Leaving a Phone Message

Ungkapan ini digunakan saat kita tidak berhasil menghubungi orang yang dituju. Sebagai
gantinya kita meninggalkan pesan di telepon pada orang yang ingin kita hubungi. Kita dapat
menggunakan ungkapan berikut untuk meninggalkan pesan telepon:

 Can you tell Mrs. Laras that I called

 Yes, would you please tell him Santonio called?
 Please, tell Mr. Ken to call me at 7899-7657.
 Please tell her to email me the product brochure to clara@gmail.com
 Let her know that the meeting for tomorrow is canceled.
 Could you reminder her about tomorrow’s employee’s gathering?

3. Contoh Dialog Taking Simple Phone Message

1) Conversation 1

Maria: hello, good morning, I’m Maria from Health n’ Beauty magazine, may I speak to Mr.
Smith please?
Secretary: good morning, Mrs. Maria, Smith Corporation. Could you hold the line please, I’ll
check if Mr. Smith is in his office.
Maria: ok, thanks.
Secretary: thanks for holding the line Mrs. Maria, I’ll connect you to Mr. Smith now.

2) Conversation 2

Jono: hello, I’m Jono Jackson from Liberty restaurant, I would like to speak to Mr, Wisnu.
Receptionist: just a moment please. I’m so sorry Mr. Jono, Mr. Wisnu is not at the office this
moment. Would you leave a message?
Jono: yes, could you please tell him the hall room will be available the day after tomorrow at 9
a.m to 12 a.m.
Receptionist: anything else?
Jono: no, that is all.
Receptionist: ok Mr. Jono I’ll tell him the message as soon as he gets back to the office.
Jono: thanks.
Receptionist: thanks for calling Jimmy company, bye.
Jono: bye.
 4

C. Kesimpulan

Dari materi yang sudah kita bahas seperti diatas, dapat disimpulkan bahwa Taking Simple Phone
Message memiliki makna dan kepentingannya tersendiri dalam penggunaannya. Selain berguna
dalam situasi tertentu, hal ini juga dapat berguna dalam bisnis.

Di dalam percakapan 2 orang atau lebih ini pula, di jelaskan beberapa ungkapan yang dapat kita
lakukan ketika sedang berkomunikasi melalui handphone. Kejelasan dalam berbahasa ketika
berkomunikasi ini pun juga diperlukan agar tidak terjadinya kesalahpahaman ketika berbicara. Selain
itu penggunaan bahasa yang di gunakan haruslah sopan terhadap satu sama lain.

Dengan adanya rangkuman konsep dari materi ini, diharapkan dapat membantu kita bahkan
dapat juga diterapkan dalam kehidupan sehari hari ataupun ketika bersosialisasi satu sama lain.

SELESAI