Making and Taking Simple Phone Message

Telephone merupakan hal umum yang telah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari. Hampir semua orang yang
mempunyai telephone dan tahu bagaimana menggunakannya.

Materi kita kali ini tidak akan membahas bagaimana menggunakan telephone atau cara berbicara lewat telephone secara
umum.

Kita akan membahasanya lebih spesifik yaitu tentang bagaimana berbicara lewat telephone dalam situasi tertentu
khususnya dalam situasi bisnis. Walau bagaimanapun pada saat berbicara lewat telephone dalam situasi bisnis kita harus
dapat melakukannya secara profesional.

Ketika kita bekerja di sebuah perusahaan internasional, atau perusahaan dimana tempat kita bekerja memiliki mitra
perusahaan asing dan kita bertugas untuk menerima sebuah panggilan telephone yang masuk, kita sudah harus tahu
dengan istilah-istilah atau ungkapan-ungkapan tertentu yang sering digunakan dalam percakapan bisnis lewat telephone.

Making a phone call

Ungkapan ini mungkin digunakan bukan pada saat kita menerima panggilan yang masuk, tapi ungkapan ini digunakan
pada saat kita ingin membuat sebuah panggilan telephone.

Dalam situasi bisnis pada saat kita ingin melakukan panggilan telephone, lakukan dengan singkat dan jelas dengan
menyebutkan identitas dan maksud atau tujuan melakukan panggilan telephone tersebut.

Contoh ungkapan yang digunakan:

Hello, My name is Fernando, I would like to speak to Mr. Ricardo please.

(Hello, Nama saya Fernando, Saya ingin bicara dengan Bpk. Ricardo)

Hello, I'm Alex from Spears Advertising Company, May I speak to Mrs. Windi?

(Hello, Saya Alex dari perusahaan iklan Spears, bolehkan saya bicara kepada Ibu Windi?)

Good morning, My name is Julian, I'm calling from Krusty Crab restaurant, could you connect me to the extension 346?

(Selamat pagi, nama saya Julian, saya menelpon dari restoran Krusty Crab, bisakah anda menyambungkan saya ke
saluran 346?)

Hello, this is Adam calling from DX corporation, could I speak to the Sales manager please?

(Hello, ini Adam yang menelpon dari perusahaan DX, bisakah saya berbicara kepada manajer penjualan?)

Answering a phone call

Karena kita tidak dapat melihat lawan bicara pada saat kita sedang menelepon, jadi satu-satunya yang kita andalkan
adalah suara kita.Sehingga kita harus menggunakan nada suara yang bersahabat dan sopan.

Saat ada panggilan telepon masuk, dan telepon berdering, sebaiknya kita tidak membiarkan terlalu lama telepon
tersebut berdering. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali karena telepon bisnis merupakan sebuah
panggilan yang sangat penting. Jangan membuat orang lain menunggu.
Selain itu, gunakan kalimat sapaan yang formal dan sebutkan nama perusahaan saat menjawab sebuah panggilan yang
masuk supaya orang yang menelpon tahu bahwa dia menelpon nomor yang benar.

Contoh ungkapan yang digunakan:

Good afternoon, Luke's Cafe, can I help you?

(Selamat siang, dengan Luke's Cafe, ada yang bisa saya bantu?

Hello, Atlantic Hotel, How may I help you?

(Hello, dengan Hotel Atlantic, bagaimana saya dapat membantu anda?)

Good morning, Nelson Enterprise, My name is Vanessa, what can I do for you?

(Selamat pagi, dengan Perusahaan Nelson, nama saya Vanessa, ada yang bisa saya bantu?)

Hello, Wilson company, how may I direct your call?

(Hello, dengan perusahaan Wilson, kepada siapa panggilan anda ingin disambungkan?)

Ungkapan ini biasanya digunakan pada perusahaan yang memiliki beberapa saluran telepon tambahan untuk masing-
masing divisi.

Taking a phone message

Pada saat penelpon tidak berhasil menghubungi orang yang dimaksud, tugas kita sebagai penerima telepon adalah
memberitahu bahwa orang yang dituju sedang tidak dapat menerima panggilan telepon dengan memberikan alasan-
alasan tertentu.

Contoh:

I'm sorry, Mr. William is on meeting at this moment.

(Maaf, Pak William sedang rapat saat ini)

I'm sorry, Mr. Ato is not in today.

(Maaf, Pak Ato tidak masuk hari ini)

I'm afraid Mrs. Tika is not in the office this time.

This Photo by Unknown Author is
(Saya khawatir Ibu Tika tidak berada di kantor saat ini)

I'm sorry, I'm afraid He's not able to answer your call, He is busy right now.

(Maaf, Saya khawatir dia tidak dapat menerima panggilan telepon anda, dia sedang sibuk sekarang)

Setelah memberi tahu bahwa orang yang dituju tidak dapat menerima panggilan telepon yang masuk, tugas seorang
penerima telepon selanjutnya adalah menanyakan apakah si penelpon ingin meninggalkan pesan atau tidak dengan
menggunakan contoh ungkapan seperti berikut:

Would you like to leave a message?

(Apakah anda ingin meninggalkan pesan?)

May I write down your message?

(Bolehkan saya menuliskan pesan anda?)

Would you like me to tell him/her that you called?

(Apakah anda ingin saya memberitahunya bahwa anda menelpon?)

Pastikan saat menerima pesan kita memperoleh data-data seperti: nama penelpon, no telepon yang dapat dihubungi,
waktu dan isi dari pesan yang diberikan.

Kemudian sampaikan pesan tersebut sesegera mungkin.

Selain ungkapan-ungkapan di atas, kita juga harus tahu ungkapan-ungkapan yang lain yang digunakan pada saat
menelpon dalam situasi bisnis.

Holding the line

Ungkapan ini digunakan pada saat kita meminta penelpon supaya menunggu atau menahan panggilannya.

Contoh:

Could you hold the line pelase?

(Bisakah anda menahan salurannya?)

Menahan saluran artinya menunggu sebentar dengan tidak menutup telponnya.

One moment please, I'll check if he/she is available.

(Mohon tunggu sebentar, saya akan cek apakah dia ada)

Just a moment please.

(Mohon tunggu sebentar)

Could you hold on please.

(Bisakah anda menunggu sebentar)

Connecting a phone call

Ungkapan ini digunakan untuk menyambungkan penelpon dengan orang yang dituju.

Contoh:

I'll put you through.

(Saya akan menyambungkan anda)

Wait a minute please, you will be connected to extension 789.

(Mohon tunggu sebentar, anda akan disambungkan ke saluran 789)

Sure, I'll connect you to him/ her now.

(Tentu, saya akan sambungkan anda kepada dia sekarang.)

Leaving a phone message

Ungkapan ini digunakan saat kita tidak berhasil menghubungi orang yang dituju. Sebagai gantinya kita meninggalkan
pesan di telepon pada orang yang ingin kita hubungi.

Kita dapat menggunakan ungkapan berikut untuk meninggalkan pesan telepon:

Can you tell [nama orang yang dituju] that I called?

Contoh:

Can you tell Mrs. Laras that I called?

(Bisakah anda menyampaikan pada Ibu Laras bahwa saya menelpon?)

Yes, would you please tell her / him . . . [nama kamu] called?

Contoh:

Yes, would you please tell him Santonio called?

(Ya, bisakah anda memberitahunya bahwa Santonio menelpon?)

Please tell [nama orang yang dituju] to call me at [nomor kontak yang dapat dihubungi].

Contoh:

Please tell Mr. Ken to call me at 7899-7657.

(Tolong sampaikan kepada Pak Ken supaya menelpon saya ke nomor 7899-7657)

Please tell him / her . . . . [pesan yang ingin disampaikan]

Contoh:

Please tell him to e-mail me the product brochure to Jenny@gmail.com.

(Tolong sampaikan pada dia supaya mengirimkan saya e-mail tentang brosur produk ke Jenny@gmail.com)

Let him / her know that . . . . [pesan yang ingin disampaikan]

Contoh:

Let him know that the meeting for tomorrow is canceled.

(Beri tahu dia bahwa rapat untuk besok telah dibatalkan)

Could you remind him / her about . . . . [pesan yang ingin disampaikan]

Contoh:

Could you remind her about tomorrow's employee's gathering?

(Bisakah anda mengingatan dia tentang acara kumpulan karyawan besok)

Contoh dialog
Perhatikan contoh dialog berikut:

Conversation 1

Maria: Hello, good morning, I'm Maria from Health n' Beauty magazine, may I speak to Mr. Smith please?

Secretary: Good morning Mrs. Maria, Smith Corporation. Could you hold the line please, I'll check if Mr. Smith is in his
office.

Maria: ok, thanks.

Secretary: Thanks for holding the line Mrs. Maria, I'll connect you to Mr. Smith now.

Maria: Thank you.

Maria: Hello, selamat pagi, saya Maria dari majalah Health n' Beauty, bolehkah saya berbicara kepada Bpk. Smith?

Sekertaris: Selamat pag Ibu Maria, dengan perusahaan Smith. Bisakah anda menunggu sebentar, saya akan mengecek
apakah Bpk. Smith berada di kantornya.

Maria: ok, terima kasih.

Sekertaris: Terima kasih telah menunggu Ibu Maria, saya akan menyambungkan anda ke Bpk. Smith sekarang.

Maria: Terima kasih.

Conversation 2

Receptionist: Hello, Jimmy company, can I help you?

Jono: Hello, I'm Jono Jackson from Liberty restaurant, I would like to speak to Mr. Wisnu.

Receptionist: Just a moment please. I'm sorry Mr. Jono, Mr. Wisnu is not at the office this moment.

Would you leave a message?

Jono: Yes, could you please tell him the hall room will be available the day after tomorrow at 9 a.m. to 12 a.m.

Receptionist: anything else?

Jono: No, that is all.

Receptionist: Ok Mr. Jono I'll tell him the message as soon as he gets back to the office.

Jono: Thanks.

Receptionist: Thanks for calling Jimmy company, bye.

Jono: Bye.

Receptionist: Hello, perusahaan Jimmy, ada yang bisa saya bantu?

Jono: Hello, saya Jono Jackson dari restoran Liberty, saya ingin berbicara dengan Pak Wisnu.

Receptionist: Mohon tunggu sebentar. Maaf Pak Jono, Pak Wisnu tidak sedang berada di kantor saat ini.

Apakah anda ingin meninggalkan pesan?

Jono: Ya, bisakah anda memberi tahu Pak Wisnu bahwa Aula dapat digunakan lusa jam 9 pagi sampai jam 12 siang.

Receptionist: Ada lagi yang lain?

Jono: Tidak, itu saja.

Receptionist: Baiklah Pak Jono saya akan memberi tahu Pak Wisnu pesan anda segera setelah dia kembali ke kantor,

Jono: Terima kasih.

Receptionist: Terima kasih telah menghubungi perusahaan Jimmy, sampai jumpa.

Jono: sampai jumpa.

Conversation 3

Operator: Good morning, ND enterprise, my name is Lita, what can I do for you?

Vera: Morning, I'm Vera, could I speak to Mrs. Puspa?

Operator: One moment please, I'll check if Mrs. Puspa is available.

Vera: Ok, I'll wait.

Operator: Sorry Mrs. Puspa is on the meeting, May I write down your message?

Vera: When is the best time I could call her?

Operator: Maybe this afternoon at 2 o'clock.

Vera: Ok then, I'll call her back. thanks.

Operator: Ok, thanks for calling ND enterprise. bye.

Vera: bye.

Operator: Selamat pagi, dengan perusahaan ND, nama saya Lita, ada yang bisa saya bantu?

Vera: Pagi, saya Vera, bisakah saya berbicara dengan Ibu Puspa?

Operator: Mohon tunggu sebentar, saya akan cek apakah Ibu Puspa ada.

Vera: Ok, saya akan menunggu.

Operator: Maaf Ibu Puspa sedang rapat, bolehkah saya tulis pesan anda?

Vera: Kapan saya dapat menghubunginya kembali?

Operator: Mungkin siang ini jam 2.

Vera: Baiklah kalau begitu, saya akan menelponnya kembali. Terima kasih.

Operator: Ok, terima kasih telah menghubungi perusahaan ND, sampai jumpa.

Vera: Sampai jumpa.

Learning is a lifelong process

Happy Learning
Mr. Agus 2023