Berikut adalah beberapa jenis klasifikasi tamu:

 Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.

Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung
dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk mengatasi tamu ini
adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isian yang
harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud
sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa
pengisian formulir bagi para tamu merupakan peraturan sehingga sang tamu harus
mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghubungi bagian
lain yang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
 Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihan keterampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para
penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur
taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
 Tamu yang ingin komplain.
Tamu yang ingin complain biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan,
diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu
ke bagian ruangan yang jauh dari keramaian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang
ingin complain tersebut.
 Tamu aparat pemerintah.
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka
menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila
sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk
menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan
membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal
ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk
dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu
turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala
sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-
kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel
yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak
dapat disalahkan.
 Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu
tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris
harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada
pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang
sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya
yaitu akan menghambat tugas pimpinan, sekedar kangen, atau ada urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan
seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”
saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk
kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya
bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”
saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan
kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan
kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini
pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu
dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebautkan hari dan jam lain
sesuai dengan agenda yang tersedia).
Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1. Tamu dengan perjanjian

2. Tamu tak dikenal
3. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi formulir tamu dengan
lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu
bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk memprioritaskan
penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan
pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
6. Tamu yang tak diingikan
7. Pramuniaga atau salesman
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris
10. Tamu ketika atasan membatalkan janji
tata cara menolak tamu kantor
Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan
juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke
kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang
harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara
menghadapinya :

a. Titip Pesan Pada Orang Lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima
tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu
yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya.

b. Selesaikan Via Telepon

Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi
yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan
jadi terbuang.
c. Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda
kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya
duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel
juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu.

d. Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus
menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat, toh
Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?

e. Jangan Ajak ke Ruangan

Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka
mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas.
Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia
memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan.
Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang
sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa
menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika
kesopanan dan etika komunikasi.
Etika Bertelepon

Hal-Hal Penting Dalam Etika Bertelepon

1. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.
3. Berkata dengan sopan dan hangat.
4. Hindari kata-kata yang bias menyinggung perasaan penelepon.

Langkah-Langkah dan Teknik Menelepon

1. Siapkan nomor telepon.
2. Tekan nomor telepon yang dituju.
3. Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda.
4. Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon.
5. Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan

Langkah-Langkah Dan Teknik Menerima Telepon

1. Segera angkat telepon jika berdering.
2. Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon
3. Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon.
4. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat maka beritahukan dengan sopan dan
tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Mengucapkan salam penutup.

Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi

Menggunakan Telepon
1. Suara terlalu keras.
2. Bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan
Etika menelepon dan menerima telepon yang baik

Beberapa yang harus diperhatikan sebelum melakukan panggilan jika kamu tidak tahu dengan
siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Pastikan nomor telpon tujuan anda sudah benar supaya tidak terjadi salah sambung.
2. Setelah telepon terhubung, maka tunggu sampai berbunyi nada sambung selama 3-4 kali,
jika tidak ada yang mengangkat maka segera tutup telpon berarti disana tidak ada orang
dan silahkan ulangi lagi setelah 5-10 menit lagi.
3. Jika sudah ada yang mengangkat telpon, biarkan penerima telpon berbicara terlebih
dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan
menjawab dengan menyapa, menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.
4. Berbicara dengan suara secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil,
karna jika terlau keras bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin
penerima susah mendengar suara anda.
5. Setelah itu baru giliran anda berbicara dan tanyakan apa dan siapa yanganda cari dengan
jelas dan singkat mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan
juga nama anda dan dari mana.
6. Jika yang anda cari orangnya ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan disuruh
menunggu beberapa saat, jika orang yang anda cari tidak ada maka mungkin anda akan
ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.
7. Ingat juga waktu bicara jangan sampai lebih dari 5 menit, karna ada beberapa perusahaan
yang menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.
8. Jika sudah mau mengakhiri percakapan jangan lupa bilang terimakasih dan anda harus
menutup telpon karna anda yang menelpon.

Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum meneriman panggilan telpon jika kamu tidak
tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama karna mungkin ada juga orang yang tidak
tahu etika menelpon seperti yang saya jelaskan diatas, telpon itu berdering maksimal
sampai 3-4 kali.
2. Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, tidak terlalu keras dan tidak juga
terlalu kecil, jika yang menelpon sudah bicara mau apa dan mencari siapa dan dimana,
mungkin kamu bisa menyakan siapa yang menelpon dan dari mana.
3. Pastikan anda memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang
dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh
menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.
4. Jangan pernah menutup telpon kalau penelpon belum menutup telponnya terlebih dahulu,
mungkin dibelakang penelpon ingin berbicara lagi karna sebelumnya kelupaan.
5. Biasakan bilang terimakasih dan menyapa penlepon sebelum menutup percakapan.