ADMINISTRASI PROFESIONAL

MODUL MENCATAT DIKTE

PENYUSUN
SUYADI
DEPARTEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI

BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN VOKASI BISNIS DAN PARIWISATA
2022
 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

KATA PENGANTAR

Modul Mencatat Dikte disusun berdasarkan Skema Sertifikasi Kualifikasi 4 Bidang

Administrasi Profesional. Modul ini disusun guna memfasilitasi peserta diklat dalam
belajar secara mandiri baik dengan moda luring dan daring. Selain tujuan
pembelajaran, uraian kriteria unjuk kerja, dan bahan bacaan, modul ini dilengkapi
dengan lembar kerja, penilaian kompetensi, refleksi dan tindak lanjut. Dengan
menggunakan modul ini sebagai bahan belajar mandiri, peserta diklat diharapkan
dapat mengikuti pembelajaran dan mempersiapkan diri untuk mengikuti Uji
Kompetensi Keahlian (UKK).

Tak ada gading yang tak retak, modul ini jauh dari sempurna. Penyusun modul
mengharapkan masukan dari pembaca umum dan peserta diklat yang
menggunakannya untuk belajar. Terima kasih.

Penyusun

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 2

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

MENCATAT DIKTE

Tujuan Pembelajaran
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran Mencatat Dikte. Mencatat Dikte adalah aktivitas
yang sangat sering dilakukan oleh pegawai di bagian administrasi, termasuk asisten
administratif atau sekretaris. Hampir semua aktivitas administrasi ⎯internal dan
eksternal⎯ perusahaan/industri tidak lepas dari kegiatan menyiapkan berbagai macam
dokumen yang berawal dari kegiatan Mencatat Dikte sesuai kegiatan atau peruntukkan
masalah yang ditangani perusahaan sehingga pekerjaan ini sudah menjadi rutinitas kerja.
Dengan demikian, penguasaan terhadap kompetensi ini adalah suatu kebutuhan yang
sangat penting bagi siapa saja yang ingin menjadi bagian dari kesuksesan sebuah usaha atau
industri.

Di jaman teknologi canggih seperti saat ini, perusahaan di tuntut melakukan aktifitas
pekerjaan kantor secara cepat, tepat dan efisien. Sehingga semua rencana kegiatan kantor
dapat diselesaikan tepat waktu. Bagi perusahaan yang memiliki banyak relasi, tentu
intensitas kegiatan berhubungan dengan pihak luar sangat padat, baik berupa hubungan
komunikasi lisan maupun tertulis. Salah satunya adalah kegiatan surat menyurat yang
hingga saat ini masih mendominasi kegiatan kantor pada umumnya. Oleh sebab itu
dibutuhkan tindakan yang cepat dalam menyusun konsep/ draft surat dari pimpinan
kepada bagian administrasi.

Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam Mencatat Dikte
untuk menunjang Saudara bekerja pada lingkup pekerjaan Administrasi Profesional.

Kriteria Unjuk Kerja

Adapun kriteria unjuk kerja dari Mencatat Dikte adalah:

1. Menerima dikte
1.1 Persyaratan organisasi diidentifikasi terkait dengan format, bentuk dan
penyimpanan dokumen.
1.2 Tujuan dan persyaratan teks diklarifikasi kepada pemberi tugas sesuai SOP
organisasi.
1.3 Dikte diambil sesuai dengan akurasi dan sumber yang tepat.

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 3

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

1.4 Pengertian dan ejaan nama yang tidak biasa diklarifikasi untuk memastikan
keakuratan catatan.
1.5 Keakuratan catatan dikte diperiksa ulang

2. Menguraikan catatan dikte

2.1 Hasil dikte diuraikan kedalam dokumen sesuai tujuan.
2.2 Teks dihasilkan dalam waktu yang ditentukan sesuai kebutuhan.

3. Mengedit dan merevisi teks

3.1 Keakuratan kalimat, tata bahasa, format dan tanda baca diperiksa ulang.
3.2 Revisi, format, pencetakan, nama dan teks yang terkait dengan organisasi
diperiksa sesuai persyaratan organisasi.

Pengertian Dikte, Mendikte dan Menerima Dikte

1 Dikte
Istilah dikte sering dikatakan dengan imlak. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
(KUBI), dikte atau imlak berarti perihal menuliskan apa yang diucapkan atau dibacakan
orang lain.
2 Mendikte
Artinya menyuruh orang lain menulis apa yang dibacakan atau dikatakan. Sedangkan,
Mendiktekan berarti menyuruh menuliskan apa-apa yang dibacakan atau dikatakan.
3 Dictating Machine
Alat atau mesin yang digunakan untuk merekam dikte disebut mesin perekam dikte atau
mesin dikte
4 Menerima Dikte
Artinya pihak atau orang yang menerima atau mencatat dikte disebut penulis atau
pencatat dikte.

Keterampilan dalam menerima Berbagai Pendiktean

Pendiktean dapat dilakukan dengan berbagai cara tergantung situasi dan kondisi kerja
pimpinan yang akan melakukan pendiktean. Dikte secara langsung (face to face) oleh
pimpinan, pendiktean dapat juga dilakukan melalui telepon, atau menggunakan mesin
dikte.

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 4

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

Dikte secara langsung (face to face)

Pendiktean secara langsung adalah pendiktean yang dilakukan secara tatap muka atau face
to face antara pimpinan dengan karyawan atau sekretaris. Pendiktean yang dilakukan
secara langsung dapat ditulis dengan menggunakan tulisan steno atau dengan tulisan latin.
Oleh karena dikte biasanya berlangsung cepat, agar tidak ketinggalan sebaiknya dikte
ditulis dengan tulisan steno. Pendiktean dapat dilakukan setiap saat tergantung ebutuhan,
dan kesempatan pimpinan. Supaya seretaris bias sewaktu-waktu melayani pendiktean,
sebaiknya sekretaris sudah menyiapkan beberapa hal antara lain:
a. Lembaran kertas (Block Note)
b. Alat alat tulis ( pen, pencil, atau pulpen)
c. Waktu ( Hari, tanggal, tahun dan Pukul ) untuk waktu saat menerima dikte

Dikte menggunakan dictation Machine

Pendiktean menggunakan mesin dikte atau biasa disebut dengan mesil imla memang jauh
lebih mudah dan praktis dibandingkan dengan pendiktean secara langsung. Pendiktean bisa
dilakukan kapanpun dan dimanapun ketika diperlukan. Hasil rekaman bisa diserahkan
kepada sekretaris untuk disalin. Kelemahannya suara tidak bisa maksimal ketika
kondisinya ramai. Penggunaan alatnya mudah dan tidak membuat rumit saat merekam.

Dikte Melalui Telepon

Pendiktean melalui pesawat telepon hanya dilakukan pada saat menerima pesan dari pihak
luar atau pimpinan. Dari pimpinan biasanya dilakukan ketika berada di luar kantor.
Pendiktean melalui pesawat telepon sebaiknya melalui proses sebagai berikut :
a) Dengarkan secara cermat setiap kata atau kalimat yang diucapkan oleh pendikte.
b) Tulislah secara cepat setiap kalimat yang diucapkan, sebaiknya dengan tilisan steno.
c) Apabila ketinggalan karena pendiktean dilakukan dengan cepat, sekretaris memberikan
interupsi dengan kata-kata, “sebentar, pak”
d) Untuk menjaga agar saling jangan menunggu setiap kali sekretaris selesai menulis yang
didiktekan, ucapkan kata “ya” sehingga pendikte dapat segera melanjutkan pendiktean.
e) Setelah pendiktean selesai, untuk menghindari kesalahan, bacakanlah seluruh kalimat
yang telah didiktekan.
f) Untuk mengkoreksi kesalahan, coretlah kata-kata yang salah, kemudian tulislah kata-
kata yang benar diatas kata-kata yang dicoret.

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 5

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

g) Apabila terjadi kesalahan dalam penempatan kata-kata atau kalimat pergunakanlah

tanda-tanda koreksi yang layak digunakan dalam bidang surat-menyurat.
h) Usahakanlah agar semua isi pendiktean tercatat seluruhnya, tidak hanya dalam garis
besarnya. Hal tersebut untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dengan pihak
pendikte.

LK 1
Menerima Dikte
Dari keempat cara menerima dikte yang dilakukan di kantor, manakah yang
saudara anggap paling tepat dan efisien. Jelaskan pendapat Saudara.
Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai
sumber belajar atau fasilitas yang ada.

Menguraikan Catatan Dikte

Form Notula Rapat

Setelah mengikuti kegiatan rapat, seorang notulen harus mentransfer atau menyalin
catatannya dari form baku/blocknote ke notula rapat agar informasi mudah dibaca dan
dimengerti. Catatan pada blocknote saat rapat biasanya banyak coretan dan tulisannya
tidak dimengerti, serta mencegah terjadinya kehilangan informasi karena kertas yang
ditulis stenografi bukan merupakan form resmi, jadi catatan rapat harus disalin/disajikan
pada Notulen Rapat.

Isi Notulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari beberapa hal yang di ulas hingga
mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat. Agar isi notulen bisa tersusun secara
sistematis maka harus di buat menjadi 4 bagian, diantaranya:

1) Judul rapat sekaligus menjadi judul notula.

2) Tempat pelaksanaan rapat.
3) Waktu pelaksanaan rapat (hari, tanggal, jam).
4) Peserta rapat.
5) Pemimpin rapat.
6) Acara rapat.
7) Jalannya rapat

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 6

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

Lembar Pesan Telepon

Hasil catatan dikte melalui telepon, disalin pada form baku Lembar pesan telepon (LPT).
Tujuan penyalinan adalah agar informasi mudah dibaca dan dimengerti, oleh penerima
informasi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan, yaitu :

a. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon,
isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
b. memindahkan segera data-data dan pesan telepon ke lembar pesan telepon (LPT).
c. meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan
agar mudah terlihat.
d. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

Form Surat
Hasil catatan dikte yang dinformasikan oleh pimpinan baik melalui telepon, mesin dikte atau
didiktekan langsung oleh pimpinan untuk dibuatkan surat. Catatatan dikte yang dicatat
untuk membuat surat adalah alamat surat, tujuan surat, isi pokok surat, jawaban yang
diharhapkan. Form surat yang akan dibuat disesuaikan dengan sifat, jenis, bentuk dan
tujuan surat.

Cara mencatat isi pesan, yaitu:

• Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja.
Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak perlu dicatat.
• Pada akhir telepon, ulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya
terhindar dari kesalahan.
• Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis dan jela

Pada saat anda menerima dikte, anda sudah dapat menentukan teks dokumen yang akan
Anda hasilkan dalam waktu yang ditentukan berdasarkan dokumen dan tujuan dokumen
yang dihasilkan. Dokumen Teks yang dihasilkan meliputi :

1. Lembar Pesan Telepon (LPT) adalah dokumen yang dihasilkan ketika Anda
menerima pesan telepon. Waktu dalam menghasilkan LPT adalah sesegera mungkin
disampaikan kepada yang bersangkutan setelah informasi pesan disalin pada LPT

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 7

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

2. Notulen adalah dokumen yang dihasilkan ketika Anda bertugas sebagai Notulis.
Format Notulen Rapat Anda dapat pelajari pada modul N 821100.008.01. Waktu
dalam menghasilkan notulen adalah setelah penyelenggaraan rapat selesai dan draft
notulen sudah disetujui oleh pimpinan rapat.
3. Surat adalah dokumen yang dihasilkan ketika pimpinan anda menugaskan Anda
untuk membuat surat. Informasi isi surat didiktekan oleh pimpinan secara langsung,
melalui mesin dikte atau melalui telepon. Dokumen surat ini harus diselesaikan
sesegera mungkin dalam bentuk, jenis dan tujuan surat yang ditentukan.

2) Keterampilan yang diperlukan dalam Menguraikan Catatan Dikte

1 Hasil dikte disalin dalam dokumen sesuai tujuan:

. Lembar Pesan Telepon

Hari, tanggal : Senin, 5 Maret 2022 Pukul: 10.00 WIB

Dari : Manajer Pemasaran No Telp:

0340(14045)
Nama Instansi: PT. Mc Imperva Surabaya
081221111222

Akan Menelepon Minta Bertemu Minta Ditelepon

Isi Pesan : Konfirmasi Kerjasama Pendidikan dan Pelatihan SDM

1 Menyiapkan daftar nama peserta diklat SDM.

2 Meminta surat tugas diklat untuk seluruh peserta.
3 Konfirmasi kedatangan di lokasi pukul berapa.
4 Peserta membawa hardfile materi dan mempelajari sebelum
keberangkatan.

Penerima : Secretary :

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 8

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

Blocknote

WILL YOU WERE OUT

Date :August 1st 2022 Time : 01.30 pm

To :Panasonic Lighting
Mr/Ms/Mrs : Henry Simamora
Of :
Phone: 0331 (14045)
ü Telephoned To See
Will Call Back On Call
Returned Your Call
You : Secretary
Message :
Not yet come an order of office equipment because of lating delivery from
Japan. It will receive of end of week. If more than it, get 10% discount as
appologizing.
Receive by : Secretary

LK 2
Menguraikan Catatan Dikte
Menurut Saudara, apakah Hasil Dikte yang telah diuraikan ke dalam bentuk
dokumen tidak akan terhindar dari kesalahan persepi antara pemberi dikte
dengan penerima dikte? Seperti apa solusi yang harus dilakukan?
Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai
sumber belajar atau fasilitas yang ada.

Tanda Koreksi Hasil Penyalinan Catatan Dikte

Sebelum menyerahkan naskah kepada pimpinan atau sekretaris, setiap naskah harus
dibaca kembali untuk mengetahui apakah tidak terdapat kesalahan dalam soal ejaan, tata
bahasa atau pengetikan. Untuk tidak membuang waktu, maka cukuplah kalau diadakan
koreksi langsung pada bagian-bagian yang salah tersebut. Bila terdapat terlalu banyak salah
pengetikan dan sebagainya, maka lebih baik halaman tersebut diketik kembali.

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 9

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan itu, lazim dipergunakan tanda-tanda koreksi

tertentu, sehingga antara pembaca atau pimpinan, terjalin pengertian yang baik tentang apa
yang dimaksud dengan tanda koreksi itu. Tanda-tanda koreksi itu dapat ditempatkan
langsung dalam teks atau pada pinggir naskah sejajar dengan baris yang bersangkutan. Tiap
tanda perbaikan dalam baris tersebut (kalau ada lebih dari satu perbaikan pada satu baris)
harus ditempatkan berturut-turut pada bagian pinggir kertas; bila perlu tiap-tiapnya
dipisahkan dengan sebuah tanda diagonal atau garis miring.

LK 3
Mengedit dan merevisi teks

Menurut Saudara, apakah profil seorang penyunting naskah perlu ditentukan

dalam SOP perusahaan?
Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai
sumber belajar atau fasilitas yang ada.

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 10

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 11

 ADMINISTRASI PROFESIONAL MENCATAT DIKTE

PENUTUP

Demikian modul ini berakhir sampai di sini. Semoga bermanfaat untuk Saudara
dalam meningkatkan kompetensi Administrasi Profesional, khususnya pada unit
Mencatat Dikte. Selamat untuk Saudara dan tentunya apa yang Saudara peroleh juga
akan dirasakan para peserta didik Saudara. Sukses untuk kita semua.

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 12