Alat dan Mesin Pengganda

Biasanya ketika rapat berlangsung, sekretaris selaku notulis mencatat jalannya rapat secara
manual. Setelah rapat selesai, sekretaris memproses hasil pertemuan tersebut dengan
mengetiknya menggunakan mesin tik atau computer. Hasil ketikan tersebutlah yang akhirnya
akan diperbanyak dengan menggunakan mesin pengganda dan selanjutnya dibagikan kepada
pihak – pihak yang memerlukannya. Adapun macam - macam mesin pengganda adalah sebagai
berikut.
1. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan
menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

2. Mesin Risograph
Mesin Risograph adalah mesin fotocopy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master
copy,dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
3. Mesin Stensil
Mesin Stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil.

B. Cara Penggandaan Hasil Pertemuan

Mesin yang biasa dipergunakan untuk memperbanyak atau menggandakan dokumen adalah
mesin fotokopi. Proses fotocopi dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan
diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang
berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang
berwarna. Bagian – bagian dari mesin fotokopi sebagai berikut :
1. Tutup asli
2. Kaca tempat asli
3. Papan tempat asli
4. Tombol on – off
5. Papan hasil penggandaan
6. Kerangka mesin
7. Papan kertas untuk operasi manual
8. Baki kertas
 Adapun cara pengoperasian mesin fotokopi, yaitu sebagai berikut :
a. Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.
b. Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi atas
menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah
c. Tekan tombol pengatur hasil fotokopi
d. Tekan tombol pengatur hasil fotokopi
e. Tekan tombol cetak atau start
f. Jika sudah selesai tekan tombol off

C. Cara Pengiriman / Pendistribusian Hasil Pertemuan

Hasil pertemuan / rapat yang telah diperbanyak lalu didistribusikan kepada para peserta rapat
yang hadir maupun yang tidak hadir. Adapun cara pendistribusian hasil pertemuan ini
dikelompokkan sebagai berikut.
1. Intern
Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada pihak – pihak yang
memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan
telah menerima hasil pertemuan.
2. Ekstern
Cara pendistribusiannya dengan menggunakan alat bantu berupa mesin faksimile, e – mail,
atau pos.
a. Faksimile
Faksimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima berita dan
gambar melalui telefoto ke berbagai tempat dalam waktu yang relative singkat. Ada pun langkah
– langkah dalam mengirimkan hasil pertemuan / rapat melalui faksimile adalah sebagai berikut :
1. Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan
atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa
2. Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi
tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah
3. Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half – tone. Pilihlah kualitas
hasil pengiriman dokumen yang diinginkan
4. Tekan tombol monitor
5. Tekan nomor faksimile yang dituju
6. Tekan tombol start/ copy
7. Secara otomatis mesin facsimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker
monitor hubungan tersambung atau tidak
8. Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen
saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset

b. E – mail
Pengiriman hasil rapat / pertemuan juga dapat melalui e-mail. Ada pun langkah – langkah
pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui e-mail adalah sebagai berikut.
1. Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com
2. Klik menu mail
3. Isikan Yahoo!ID dan password, kemudian klik sign in
4. Klik menu new, kemudian pilih e-mail message
5. Selanjutnya akan muncul lembar kerja.
 Ketik alamat e-mail yang dituju ppada kolom to
 Ketik topic mengenai hasil pertemuan pada kolom subject
 Tulis berita /surat pengantar pada lembar kerja yang kosong
 Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat
 Cari file dokumen hasil rapat
 Setelah proses attachment selesai, klik menu send.

c. Pos
Pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui jasa pos dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
1. Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar
2. Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh
peserta rapat atau pihak – pihak yang memerlukan
3. Serahkan semua berkas yang akan dikirmkan ke petugas pos dengan menggunakan buku
ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat tlah
dikirm melalui pos.