Makalah Rapat

MENGGANDAKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN HASIL

PERTEMUAN

Hasil keputusan dalam suatu rapat haruslah diketahui oleh para peserta rapat serta pihak
pihak lain yang memerlukannya. Setelah rapat selesai, tugas sekretaris selaku notulis dalam
menyelenggarakan rapat adalah memperbaiki, mengolah, memproses, menggandakan,dan
distribusi hasil pertemuan (notula rapat) kepada pihak pihak yang berhak atau dianggap
perlu membaca hasil pertemuan tersebut.

A. Alat atau Mesin Pengganda

Biasanya ketika rapat berlangsung, sekretaris selaku notulis mencatat jalannya rapat
secara manual. Setelah rapat selesai, sekretaris memproses hasil pertemuan tersebut dengan
mengetiknya menggunakan mesin tik atau computer. Hasil ketikan tersebutlah yang akhirnya
akan diperbanyak dengan menggunakan mesin pengganda dan selanjutnya dibagikan kepada
pihak pihak yang memerlukannya. Adapun macam - macam mesin pengganda adalah
sebagai berikut.

1. Mesin Fotokopi

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan
menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang
ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah
dengan menggunakan energi listrik statis ini diberi nama xerography yang berarti tulisan
kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.

Jenis-Jenis Mesin Foto copy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat
dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin foto copy kecil (portable), mesin foto copy sedang
(standar) dan mesin foto copy besar.

1. Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable)

Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit,
dengan ukuran kertas A4 (210 x297 mm)

2. Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar)

berat mesin 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran
kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)

3. Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar

 berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat
memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi
dengan alat sortir papan dokumen otomatis.
1. Bagian-bagian Mesin Foto Copy
a. Baki Kertas, untuk menaruh kertas fotokopi
b. Baki Penadah, untuk menampung hasil fotokopi
c. Tombol ON dan OFF, untuk menghidupkan dan mematikan mesin
d. Tombol STAR , untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi
e. Tombol Enlargement, untuk memperbesar salinan
f. Tombol Reduction, untuk memperkecil salinan
g. Tombol Fullsize, untuk membuat salinan biasa
h. Tombol Angka, untuk menentukan jumlah salinan
i. Tombol Open, untuk membuka mesin, apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang
perlu di perbaiki
j. Tabung tinta, untuk menaruh tinta
k. Kunci Kertas, berfungsi untuk :
- menjepit kertas, bila di tarik ke atas
- menetralkan kertas, bila di tarik ke bawah

l. Tabung Olie, untuk menempatkan olie mesin

m. Tombol Exposure Control Level, yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam, putih)
o. Copy Number Indicator, yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan
p. Clear Key, berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator)
q. Input Key Strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi.
r. Copy Stop Key, tombol untuk menghentikan pengkopian Menggunakan Mesin Pengganda
s. Copy Start Key, tombol untuk memulai pengkopian
t. Interapt Key, tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi)
u. Ready Indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk
dioperasikan.
2. Mesin Risograph

Risograph adalah sistem cetak digital dengan kecepatan tinggi yang diproduksi oleh
Kagaku Riso Corporation dan dirancang terutama untuk pencetakan volume tinggi dan
fotokopi . Mesin Risograph sering disebut dengan RISO Printer-Peniru, karena penggunaan
umum mereka sebagai jaringan printer serta berdiri sendiri duplikator. Ketika mencetak atau
menyalin beberapa naskah dengan jumlah biasanya lebih dari 20, maka biasanya jauh lebih
murah per halaman daripada konvensional mesin fotokopi, laser printer, atau printer inkjet.
Mesin risograph berfungsi untuk membuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna
sesuai keinginan. Menggunakan Mesin Pengganda
3. Mesin Stensil

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang disebut dengan
stensil sheet
atau sit stensil. Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil
listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil
termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit. Duplikator stensil
mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan
kembali bila ditangani dengan baik.
Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak
tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang
cocok untuk katalog dan formulir.

a. Bagian-bagian Mesin Stensil

Penjepit sheet stensil (stencil fiting bar)

Kain penyaring tinta (ink screen)
Plat Baja (steel band )
Pintu tinta (inker door)
Pompa tinta (ink pump)
Alat pengitung (counter)
Pengatur tinta (ink control)
Engkol (handle)
Pengatur posisi cetakan (copy positioning)
Pengungkit pencetak (print lever)
Pengatur pemasukan kertas (feed control)
Papan kertas (feed board)
Penahan kertas (back guide)
Papan penerima (receiving board)
Penutup kertas (paper guide)

b. macam - macam mesin stensil :

a) Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator)

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas
seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Ciri-ciri mesin stensil manual:

1. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4. sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)
b) Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau
ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator)

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)

2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan master paper
a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
4. Penggandaan menggunakan kertas folio
5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

Komponen mesin stensil sepiritus:

1. Tabung berisi cairan (fluid tank)

2. Alat penghitung (counter)
3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8. Engkol (handle)
9. Tutup atas (top cover)
10. Silinder logam (metal cylinder)
11. Tempat hasil gandaan (receiving tray)

B. Cara Penggandaan Hasil Pertemuan

Mesin yang biasa dipergunakan untuk memperbanyak atau menggandakan dokumen adalah
mesin fotokopi. Proses fotocopi dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan
diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang
berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang
berwarna. Bagian bagian dari mesin fotokopi sebagai berikut :
1. Tutup asli
2. Kaca tempat asli
3. Papan tempat asli
4. Tombol on off
5. Papan hasil penggandaan
6. Kerangka mesin
7. Papan kertas untuk operasi manual
8. Baki kertas

Adapun cara pengoperasian mesin fotokopi, yaitu sebagai berikut :

a. Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.
b. Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi
atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah
c. Tekan tombol pengatur hasil fotokopi
d. Tekan tombol pengatur hasil fotokopi
e. Tekan tombol cetak atau start
f. Jika sudah selesai tekan tombol off

C. Cara Pengiriman / Pendistribusian Hasil Pertemuan

Hasil pertemuan / rapat yang telah diperbanyak lalu didistribusikan kepada para peserta rapat
yang hadir maupun yang tidak hadir. Adapun cara pendistribusian hasil pertemuan ini
dikelompokkan sebagai berikut.

1. Intern
Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada pihak pihak yang
memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang
bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.
2. Ekstern
Cara pendistribusiannya dengan menggunakan alat bantu berupa mesin faksimile, e
mail, atau pos.

a. Faksimile
Faksimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima
berita dan gambar melalui telefoto ke berbagai tempat dalam waktu yang relative singkat.
Ada pun langkah langkah dalam mengirimkan hasil pertemuan / rapat melalui faksimile
adalah sebagai berikut :

1. Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis
tangan atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa
2. Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi
tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah
3. Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half tone. Pilihlah
kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan
4. Tekan tombol monitor
5. Tekan nomor faksimile yang dituju
6. Tekan tombol start/ copy
7. Secara otomatis mesin facsimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker
monitor hubungan tersambung atau tidak
8. Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian
dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset

b. E mail
Pengiriman hasil rapat / pertemuan juga dapat melalui e-mail. Ada pun langkah
langkah pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui e-mail adalah sebagai berikut.

1. Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com

2. Klik menu mail
3. Isikan Yahoo!ID dan password, kemudian klik sign in
4. Klik menu new, kemudian pilih e-mail message
5. Selanjutnya akan muncul lembar kerja.
Ketik alamat e-mail yang dituju ppada kolom to
Ketik topic mengenai hasil pertemuan pada kolom subject
Tulis berita /surat pengantar pada lembar kerja yang kosong
Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat
Cari file dokumen hasil rapat
Setelah proses attachment selesai, klik menu send.

c. Pos
Pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui jasa pos dapat dilakukan dengan cara
berikut ini.

1. Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat
pengantar
2. Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh
peserta rapat atau pihak pihak yang memerlukan
3. Serahkan semua berkas yang akan dikirmkan ke petugas pos dengan menggunakan buku
ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat
tlah dikirm melalui pos.