MODUL

PENGELOLAAN BISNIS RITEL

 ADMINISTRASI GUDANG
 SOP MANAJEMEN GUDANG
BISNIS DARING DAN PEMASARAN
KE
LAS
XII

1
Oleh : Anggit Nuraini Ginawati, S.Pd
SMK PGRI BATANG
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt. Atas karunianya sehingga modul ini

dapat terselesaikan dengan baik.

Modul pengelolaan bisnis ritel smk kelas xii ini ada untuk menambah khazanah ilmu

dan pegangan praktis bagi siswa-siswi SMK Kompetensi Keahlian Bisnis Daring dan

Pemasaran. Modul ini merupakan edisi revisi yang disusun dengan mengacu pada kurikulum

2013 yang telah direvisi ( Permendikbud No. 24 Tahun 2016 ). Sistematika dan urutan

Kompetensi dalam modul ini telah sesuai dengan kebutuhan di lapangan, terutama dengan

memperhatikan keterkaitan antar kompetensi dalam kelompok mata pelajaran produktif

pemasaran serta keterkaitan dengan kompetensi pada kelompok mata pelajaran wajib.

Buku ini didedikasikan pula agar lulusan kompetensi keahlian pemasaran siap dan

mampu bekerja secara profesional dalam menangani pemasaran sebagai staf pemasaran,

pramuniaga, wiraniaga, dan tenaga penjualan.

Akhirnya penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah

memberikan dukungan hingga modul ini dapat terselesaikan. Semoga modul ini

menghadirkan manfaat bagi terwujudnya generasi bangsa yang profesional dibidang

pemasaran.

Penyusun

SMK PGRI BATANG

 PENDAHULUAN

Pada setiap kegiatan usaha yang Anda jalanka, tertib pada usaha yang bergerak di

bidang pergudangan ritel, tertib administrasi adalag sebuah hal yang penting. Sistem

administrasi atau manajemen gudang bisa disebut dengan sebagai sebuah cara mengelola

sebuah aktivitas yang saling berkaitan antara satu dan yang lainnya dalam hal

penyimpanan barang sementara.

KRITERIA KINERJA (Indikator)

KD. Menerapkan prosedur administrasi bisnis ritel

1. Menjelaskan kegiatan adminstrasi gudang

2. Mengidentifikasi jenis-jenis administrasi gudang

3. Menjelaskan dokumen-dokumen gudang

4. Mendefinisikan pengertian SOP

5. Mengidentifikasiformat SOP

6. Menjelaskan cara pembuatan SOP

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Bagi siswa

Langkah-langkah belajar yang ditempuh adalah sebagai berikut :

SMK PGRI BATANG

 a. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar yang memuat

kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam

rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini

b. Bacalah dengan cermat dan pahami setiap materi kegiatan belajar, rencanakan

kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes

c. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila

belum menguasai secara tuntas materi kegiatan sebelumnya

d. Jika Anda telah menguasai secara tuntas semua kegiatan belajar dalam modul ini

ajukanlah uji kompetensi.

2. Peran Guru

a. Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar

b. Membimbing siswa dalam melakukan tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam

tahap belajar

c. Membantu siswa dalam memahami konsep dan menjawab pertanyaan siswa mengenai

proses belajar siswa

d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang

diperlukan untuk belajar

TUJUAN KOMPETENSI

1. Peserta didik dapat menjelaskan kegiatan adminstrasi gudang

2. Peserta didik dapat mengidentifikasi jenis-jenis administrasi gudang

3. Peserta didik dapat menjelaskan dokumen-dokumen gudang

4. Peserta didik dapat mendefinisikan pengertian SOP

5. Peserta didik dapat mengidentifikasiformat SOP

6. Peserta didik dapat menjelaskan cara pembuatan SOP

SMK PGRI BATANG

 PEMBELAJARAN

A. Uraian Materi

1. Kegiatan Administrasi Gudang

Kegiatan umum administrasi gudang meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Kegiatan administrasi
Betook kegiatan pengeluaran dan oemasukan data dilakukan dalam
administrasi dan harus dicatat untuk memudahkan seluruh kegiatan
produksi beserta pengembangannya yang berkaitan dengan pergudangan.
b. Penerimaan barang
Penerimaan barang merupakan awal dari pergerakan barang di gudang. Hal
penting yang harus masuk dalam tertib administrasi dalam penerimaan
barang di gudang antara lain bukti pesanan dari gudang, tanda terima
barang, bukti pemesanan, dan barang yang akan diterima.
c. Penyimpanan barang
Segala yang tersimpan di gudang harus diperhatikan keamanannya.
Perusahaan besar biasanya menggunakan sebuah pallet untuk menjaga
keamanan produknya.
d. Pengepakan barang
Proses pengepakan termasuk dalam manajemen gudang. Kegiatan
pengepakan barang dapat ditemukan pada perusahaan manufaktur. Pada
perusahaan perdagangan meskipun ada, jumlah aktivitas pengepakan
relatif sedikit.
e. Pegeluaran barang
Pengeluaran barang juga dicatat dan menjadi bagian dalam manajemen
gudang. Selain untuk mencatat biaya yang dikeluarkan, proses pencatatan
ini juga dilakukan untuk menciptakan proses distribusi yang efisien,
teratur, dan terkendali.

SMK PGRI BATANG

 2. Jenis-jenis Administrasi Gudang

Jenis-jenis administrasi yang penting dilakukan dalam manajemen gudang

antara lain sebagai berikut :
a. Daftar stok barang
Daftar stok barang merupakan sebuah daftar yang berisi rincian
mengenai barang yang masih tersedia dalam gudang. Daftar ini sangat
penting untuk memantau ketersediaan barang sehingga dapat memperkecil
risiko out of stock atau risiko kesalahan pemesanan barang. Barikut adalah
contoh daftar stok barang.

Tabel 1.1 Daftar stok barang

b. Daftar Input Barang

Daftar ini penting untuk memprediksi apakah barang yang sudah ada
dalam gudang sudah melebihi kapasitas ruangan atau belum. Berikut adalah
contoh daftar input barang.

Tabel 1.2 Daftar input barang

SMK PGRI BATANG

 c. Daftar keluar barang
Pencatatan iniperlu dilakukanuntk mengetahui jumlah barang yang sudah
dikeluarkan sehingga keppala gudang dapat memprediksi alokasi restock
barang tersebut. Berikut adalah contoh daftar keluar barang.

Tabel 1.3 Daftar keluar barang

d. Jadwal pengiriman barang

Adanya jadwal pengiriman barang dapat membantu kepala gudang untuk
meretur barang yang diterima dalam kondisi kadaluarsa sehingga barang
tersebuut dapat diretur.

e. Prediksi pemesanan
Daftar ini memuat barang yang mendekati jumlah minimum.

f. Daftar stock opname

Salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang
sebelum dijual. Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena kamu akan
memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang
secara langsung. Berikut adalah contoh daftar stock opname.

Tabel 1.4 daftar stock opname.

SMK PGRI BATANG

 g. Daftar pengelompokan barang
Barang yang tersimpan di gudang banyak jumlah dan macamnya, terlebih
pada perusahaan ritel. Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan
kembali barang yang dibutuhkan, barang di gudang harus dikelompokkan.
Dafter pengelompokan barang penting untuk memberikan efisiensi dalam
pencarian dan pengembalian barang.

3. Dokumen-dokumen gudang
Dalam pengelolaan barang dalam gudang, dokumen bagian gudang
difokuskan pada tiga buah buku gudang, yaitu buku penerimaan gudang, buku
pengeluaran gudang, dan kartu persediaan/ stock barang sebagai berikut :
a) Buku penerimaan gudang
Buku ini memuat informasi mengenai item/barang yang diterima bagian
gudang. Setiap penerimaan barang harus disertai dengan bukti transaksi,
antara lain nota, faktur, kuitansi, dan lain-lain.
Buku penerimaan gudang akan memuat informasi tentang nomor
penerimaan, tanggal, kode barang, nama spesifikasi barang, nomor purchase
barang, dan jumlah barang. Adapun pihak yang terlibat dalam proses
penerimaan barang adalah sebagai berikut :
1) Bagian penerimaan yang bertugas menyerahkan barang yang diterima
dari pemasok.
2) Bagian gudanng yang bertugas menyimpan dan mencatat bahan baku,
mencatat mutasi tiap barang dalam kartu gudang dan barang, serta
menyimpan dan mengamankan barang dalam gudang.
3) Bagian akuntansi yang bertugas membuat catatan dalam gudang dengan
kartu persediaan lalu mengurangi tempat untuk stock lainnya sehingga
dapat memberikan dampak pada hal lainnya.

b) Buku pengeluaran gudang

Ketika mengueluarkan barang dari gudang, perlu dilakukan proses
aadministrasi atas barang yang sudah dikeluarkan. Buku pengeluaran gudang
merupakan buku yang merangkum lembaran informasi pengeluaran barang
dari gudang, baik mengenai waktu, kuantitas, kualitas, maupun spesifikasi
lainnya.

c) Kartu persediaan/stok barang

Kartu persediaan adalah kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan
barang di dalam gudang. Kartu persediaan berfungsi mencatat mutasi setiap
jenis persediaan barang. Berikut adalah contoh kartu persediaan

SMK PGRI BATANG

 Tabel 1.5 kartu persediaan

4. Standard Operating Prosedure (SOP) Manajemen Gudang

a) Pengertian SOP
Setiap perusahaan membutuhkan panduan yang dibuat sesuai dengan
kronologis penyelesaian perusahaan agar diperoleh hasil kerja yang efektif
dan efisien. Panduan ini biasanya disebut Standard Operating Prosedure
(SOP). Standard Operating Prosedure (SOP) adalah urutan atau panduan
yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

b) Format SOP
Aktivitas operasional gudang diharapkan sudah mengacu pada satu
Standard Operating Prosedure (SOP) pergudangan yang jelas untuk
dilakukan oelh karyawan gudang. Beberapa akibat yang sering terjadi dari
ketidakjelasan SOP adalah sebagai berikut :
1. Budaya kerja semau atasan atau budaya kerja berdasarkan kebiasaan
yang turun-temurun. Hal ini dapat berakibat pada penurunan motivasi bagi
karyawan yang menghendaki adanya satu standarisasi kerja.
2. Kualitas pekerjaan yang tidak terstandar sehingga kualitas kerja
bergantung pada orang dan bukan kepada sistem.
3. Terbuka potensi terjadinya kebocoran aset perusahaan dalam berbagai
jenis penyimpangan karena tidak adanya panduan SOP yang jelas.

c) Cara Pembuatan SOP

a. SOP penerimaan barang di gudang
Tujuan SOP ini adalah agar kegiatan penerimaan barang di gudang,
pengiriman barang, dan penerimaan barang yang telah diterima atau
dikirim telah sesuai dengan Purchase Order (PO) atau Delivery Order
(DO).

SMK PGRI BATANG

 Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP penerimaan
barang di gudang adalah sebagai berikut :
1. Bahan dan alat;
a) Delivery Order (DO);
b) Surat pesanan/order;
c) Kendaraan; dan
d) Trolley
2. Kualifikasi pegawai: pegawai yang ditunjuk
3. Prosedur:
a) Penerimaan barang menggunakan form checklist yang
tersedia,
b) Gudang hanya boleh menerima produk sesuai dengan surat
pesanan/order,
c) Meminta persetujuan manajer logistik atau pegawai yang ditunjuk
jika ada barang yang datang yang tidak sesuai dengan surat
pesanan/order, sebelum produk diterima.
4. Checklist penerimaan barang
No Uraian Ada Tidak Ket
1. Nama dan jumlah barang
yang datang sesuai pesanan
2. Kebenaran jenis dan jumlah
barang yang diterima
3. Tidak terlihat tanda-tanda
kerusakan
4. Jangka waktu kadaluwarsa
memadai
5. Kebenaran kondisi kemasan
baik

b. SOP pengiriman barang dagang

SOP ini bertujuan untuk menentukan kegiatan pengiriman barang dagang
dan memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan pesanan
dan surat pengiriman barang.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP pengiriman
barang di gudang adalah sebagai berikut :
1) Bahan dan alat:
a) Surat pesanan/order;
b) Surat pengiriman barang
c) Forklift
d) Kendaraan pengangkut barang seperti truk boks.
2) Penanggung jawab, kepala gudang
10

SMK PGRI BATANG

 3) Prosedur
a) Periksa kesesuaian barang yang dikirim (nama barang,
spesifikasi barang, tanggal kadaluwarsa, dan lain-lain) dengan surat
pesanan/permintaan dan surat pengiriman barang.
b) Jika semua sudah sesuai, surat pengiriman barang ditandatangani.
c) Serahkan surat pengiriman barang dan barang kepada pengirim
barang.
d) Packing barang dan masukkan ke armada.
e) Catat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada buku
ekspedisi pengiriman.
f) Jika pengiriman barang melalui jasa angkutan, langkahnya sebagai
berikut:
(i) Hubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau antar
barang ke kantor jasa angkutan.
(ii) Lakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkut.
(iii) Pastikan petugas jasa angkut memberikan bukti
pengiriman/resi sesuai dengan nama dan alamat penerima.
g) Pengeluaran barang mengikuti sistem berikut :
(i) First In First Out (FIFO), barang yang lebih dahulu diterima
agar lebih dulu dikeluarkan.
(ii) Last In First Out (LIFO), barang yang masa kadaluwarsanya
lebih pendek, harus lebih dahulu dikeluarkan.
(iii) Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan spesifikasi barang
untuk tetap menjamin kualitas barang selama dalam
perjalanan.
4) Flowchart penjualan pada SOP manajemen distribusi.

c. SOP kebersihan dan kerapihan gudang

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP kebersihan
dan kerapihan di gudang adalah sebagai berikut :
1) Bahan dan alat:
a) Alat pembersih lantai (sapu, lap pel, dan lain-lain)
b) Cairan disinfektan
c) Pestisida (jika diperlukan)
2) Kualifikasi pegawai : office boy/cleaning service
3) Prosedur
a. Kebersihan lantai:
(i) Sapu dan pel lantai setiap hari
(ii) Tempatkan palet-palet sedemikian rupa sehingga lantai dapat
dengan mudah dibersihkan
(iii) Catat dan checklist serta beri paraf petugas.

11

SMK PGRI BATANG

 b. Dinding dan langit-langit:
(i) Bersihkan dinding dan langit-langit dari debu yang
menempel
(ii) Bersihkan langit-langit dari sarang laba-laba
c. Pecegahan hama:
(i) Lakukan penggunaan pestisida secara berkala untuk
mencegah adanya rayap, tikus, atau serangga lainnya yang
dapat merusak barang-barang yang ada di gudang.
(ii) Catat dan checklist serta beri paraf petugas.
d. Perapian barang-barang
(i) Rutin menyortir barang yang sudah tidk terpakai.
(ii) Kembalikan barang ke tempatnya setelah digunakan.

d. SOP kebersihan dan higienitas gudang

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP kebersihan
dan kerapihan di gudang adalah sebagai berikut :
1) Bahan dan alat:
a) Alat kebersihan (sapu dan alat pel)
b) Tanda dilarang makan, minum, dan merokok
c) Checklist kebersihan gudang
2) Pihak terkait:
a) Pimpinan,
b) Kepala gudang,
c) Pelaksana gudang,
d) Cleaning service
3) Prosedur
a) Ruang penyimpanan harus kering, bersih, serta bebas dari sampah
dan debu
b) Ruang penyimpanan harus dibersihkan setiap hari oleh petugas
Cleaning service
c) Dilarang menyimpan makanan, minuman, dan merokok di area
gudang
d) Toilet dan wastafel harus terpisah dari ruang penyimpanan dan
harus terjaga kebersihannya
e) Rekaman kegiatan pembersihan harus dipelihara.

e. SOP keamanan gudang

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP kebersihan
dan kerapihan di gudang adalah sebagai berikut :
1) Bahan dan alat:
Alat pengaman (kunci, gembok, alarm, dan CCTV)
2) Kualifikasi personel: pegawai yang ditunjuk

12

SMK PGRI BATANG

 3) Prosedur
a) Selain petugas dan orang yang tidak berkepntingan dilarang masuk
b) Pintu gudang harus selalu terkunci, kecuali jika ada proses
penerimaan dan pengeluaran barang
c) Kunci gudang disimpan oleh kepala gudang atau orang yang
berwenang

TUGAS 3

Kerjakan tugas di bawah ini sesuai dengan perintah!

1. Toko Aneka Jaya memesan barang kepada PT. Khong Guan Nissin pada 2 Mei 2019,
dengan rincian sebagai berikut.
Wafer Nissin 500 gr 12 kaleng, Khong Guan 1.000 gr 24 kaleng, Monde Butter
Cookies 454 gr 24 kaleng, Egg Roll Original Kaleng Kotak 300 gr 12 kaleng, Sirup
Marjan Blewah 24 botol, dan Sirup Fresh Orange 24 botol.
Berdasarkan data tersebut, Anda diminta untuk membuat surat pesanan barang.

2. Toko Aneka Baru menjual barang dagang pada tanggal 5 Mei 2019 kepada konsumen
berikut.
a. Monica Diva di Semarang, dengan rincian: 3 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp
90.000,00 dan 3 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00.
b. Sri Murtini di Semarang, dengan rincian: 2 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp
90.000,00, 2 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00, dan 4 botol
Sirup Marjan Blewah @Rp 17.500,00
Berdasarkan data tersebut, Anda bertindak sebagai penjual diminta untuk membuat
nota kontan.

3. Toko Aneka Jaya membeli barang dari PT. Khong Guan Nissin pada tanggal 3 Mei 2019
menggunakan surat jalan dengan rincian sebagai berikut:
Wafer Nissin 500 gr 12 kaleng, Khong Guan 1.000 gr 24 kaleng, Monde Butter
Cookies 454 gr 24 kaleng, Egg Roll Original Kaleng Kotak 300 gr 12 kaleng, Sirup
Marjan Blewah 24 botol, dan Sirup Fresh Orange 24 botol.
Toko Aneka Jaya menjual barang dagang kepada:
a. Indah di Semarang, dengan rincian 3 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp 90.000,00,
3 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00.
b. Rini di Semarang, dengan rincian 2 kaleng Wafer Nissin 500 gr @Rp 90.000,00,

13

SMK PGRI BATANG

 c. 2 kaleng Monde Butter Cookies 454 gr @Rp 110.000,00, dan 4 botol Sirup Marjan
Blewah @Rp 17.500,00
Berdasarkan data tersebuut, Anda diminta untuk membuat kartu persediaan.
 selamat mengerjakan 

14

SMK PGRI BATANG