TUGAS TUTORIAL KE-3

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2019
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas Tutorial

1 Identifikasi 50 Modul 7 Kb. 1 Merencanakan rapat
Persiapan rapat bisnis;
bisnis
2 Melaksanakan 50 Modul 7 Kb. 2 Melaksanakan rapat
rapat bisnis dan bisnis dan membuat laporannya.
membuat
laporannya;
* coret yang tidak sesuai
1. Identifikasi Persiapan rapat bisnis
Jawab :
Langkah pertama sebelum segala sesuatu disiapkan adalah memastikan bahwa rapat memang
diperlukan. Tidak usah laksanakan rapat bila jenis komunikasi lain dapat membawa hasil yang
diinginkan. Keputusan untuk menyelenggarakan rapat sedikit banyak melibatkan
pertimbangan atas lima aspek, yaitu tujuan, partisipan, agenda, bahan, dan fasilitas rapat.
Setelah rapat diputuskan untuk dilaksanakan, kelima aspek di atas perlu disiapkan. Tujuan
rapat perlu ditentukan, misalnya untuk berbagi informasi, mengambil keputusan, membuat
dokumen, atau menyelesaikan masalah. Berdasarkan tujuan itu, tentukan secara optimal
partisipan yang perlu diundang menurut perannya, yaitu pemimpin, peserta, penyaji, dan
notulis rapat. Selanjutnya, buat dan bagikan agenda rapat kepada partisipan agar mereka
memiliki cukup waktu untuk menyiapkan bahan rapat.
Aspek terakhir persiapan yang tidak kalah pentingnya ialah fasilitas. Fasilitas rapat mencakup
tempat (termasuk pengaturan kursi, lingkungan ruang rapat, dan lain-lain) dan perlengkapan
(misalnya alat presentasi). Fasilitas lain yang mungkin perlu disiapkan adalah hidangan
(minuman dan makanan), transportasi ke dan dari tempat rapat, serta akomodasi. Meski
tampak sepele, fasilitas rapat yang memadai dapat membantu kelancaran jalannya rapat.

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya;

Jawab :
Efektivitas rapat bisnis ditentukan oleh tiga komponen, yaitu :
1. Kesiapan panitia penyelenggara, dalam menyiapkan segala hal
2. Kesiapan narasumber dalam menyiapkan materi yang akan disampaikan
3. Kehadiran dan keaktifan peserta dalam mengikuti rapat bisnis
TINDAK LANJUT RAPAT BISNIS
• Hasil kesepakatan rapat bisnis hendaknya didokumentasikan. Semua dokumentasi, perlu
ditinjau ulang.
•Setelah rapat bisnis selesai, tim pengurus melakukan kompilasi semua bahan, termasuk
audio-visual.
•Kemudian, pihak-pihak yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan dan
menyerahkan ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus
ditinjaklanjuti di kemudian hari.
Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari
pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.
Notulen sekurang-kurangnya berisi:

1. Tujuan kegiatan
2. Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan 
3. Saran dan keputusan dalam kegiatan
4. Waktu pelaksanaan
5. Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.
Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana
cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun
dengan rapi dan sistematis.

a. Kepala Notulen
Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan
tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1. Nama atau tema yang akan dibahas

2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu Ketua dan Wakil Ketua, Sekretaris, Notulis,
Peserta

 
b.Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang
dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan
isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

1. Kata pembukaan 
2. Pembahasan
3. Pembacaan Keputusan dari Hasil
4. Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada
pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan
kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

1. Nama Jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pejabat, pangkat, dan NIP

d. Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting
terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.
Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :
1. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
2. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam
kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang
bersangkutan.
3. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Catatan hasil diskusi dituliskan dalam bentuk notulen. Notulen merupakan catatan singkat
mengenai jalannya diskusi, hal-hal yang diputuskan dalam diskusi tersebut, serta pembicaraan
penting lainnya. Hasil catatan tersebur dapat dijadikan rujukan pelaksanaan kegiatan yang
telah disepakati. Oleh karena itu, selama berjalannya diskusi, notulis harus mampu mencatat
hal-hal penting dan hasil-hasil yang dicapai.