1.

Identifikasi Persiapan Rapat Bisnis

Jawab :

Perencanaan rapat bisnis diperlukan untuk mencapai rapat bisnis yang efektif. Ada beberapa
ciri tentang bagaimana sebuah agenda rapat bisnis menjadi baik, antara lain:

 Tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai

 Rumusan tujuan atau maksud rapat
 Siapa saja yang hadir
 Topik yang akan dibahas
 Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas
 Kelengkapan rapat

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan sebagai panitia penyelenggara rapat
bisnis.

1. Undangan

Diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung (misal: seminggu) dan dilengkapi
dengan bahan – bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaian
undangan rapat bisnis secara mendadak dan tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang
akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.

2. Waktu Dan Tempat

Waktu menunjukan tanggal, bulan dan jam rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan tempat
pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci.

3. Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis

Menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis.

4. Pembawa Acara

Diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus
memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.

5. Ketua Panitia Penyelenggara

Memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misal : maksud dan tujuan, jumlah peserta
dan bidang fungsional.

6. Jumlah Peserta
Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan,
bahan – bahan rapat, akomodasi dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis
tersebut.

7. Peserta yang diundang

Perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan.

8. Orang Yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis

Sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat rapat bisnis tersebut.

9. Narasumber

Tergantung pada keputusan pihak manajemen internal dan tentunya profesional dan ahli di
bidangnya.

10. Alokasi Waktu untuk Narasumber

Waktu yang disediakan untuk menyampaikan materi.

11. Waktu Istirahat

Waktu untuk istirahat, sholat dan makan siang atau makan malam.

12. Presensi Peserta

Mengecek kehadiran peserta rapat bisnis.

13. Akomodasi

Kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat.

14. Sound System

15. Komputer Portable, LCD, Projector dan Flip Charts
16. Fasilitas Pendukung Lainnya

2. Melaksanakan Rapat Bisnis dan Membuat Laporannya

Jawab :

Efektivitas rapat bisnis ditentukan oleh tiga komponen, yaitu :

1. Kesiapan panitia penyelenggara, dalam menyiapkan segala hal.

2. Kesiapan narasumber dalam menyiapkan materi yang akan disampaikan.
3. Kehadiran dan keaktifan peserta dalam mengikuti rapat bisnis
Kegiatan yang dilakukan panitia penyelenggara, narasumber dan peserta selama
berlangsungnya rapat bisnis, yaitu :

Panitia Penyelenggara (organizer) bertugas menyiapkan :

 Ruangan, dekorasi, dan sound system

 Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal
 Melakukan registrasi peserta
 Penyambutan peserta dengan ramah, sopan, dan santun
 Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu
 Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan
 Semua fasilitas (meja, kursi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi)
tersediacukup dan dalam kondisi yang siap digunakan dengan baik
 Moderator siap memandu rapat bisnis
 Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil
 Siapkan dokumentasi audio – visual
 Dokumentasi hasil rapat bisnis

Narasumber (presenter)

 Hadir lebih awal

 Perkenalan identitas diri
 Siap melakukan presentasi
 Manfaatkan media audio – visual
 Terbuka atas masukan dan kritik dari peserta
 Berpenampilan menarik dan menyenangkan

Peserta (participants)

 Peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta

 Berpakaian rapi dan sopan
 Memakai kartu identitas peserta
 Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat
 Menjadi peserta yang aktif dan inisiatif
 Menjaga kelancaran, ketenangan dan ketertiban
 Respek (menghargai) peserta lain
 Bertanya sesuai dengan topik
 Mengikuti kegiatan sesuai dengan agenda yang telah disepakati

Fasilitas pendukung yang disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan
posisi tempat duduk (layout). Menurut Dobson, terdapat empat macam pengaturan posisi
tempat duduk untukpenyelenggaraan rapat bisnis, antara lain :

1) Gaya Persegi Empat (Boardroom style)

a. Digunakan untuk jumlah peserta yang relatif terbatas.
 b. Lebih sesuai untuk rapat bisnis yang fokus pada pemecahan masalah tertentu.

2) Bentuk Huruf “U” (“U” Shape Style)

a. Digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi
empat.
b. Narasumber lebih mudah melakukan pendekatan dengan setiap peserta.

3) Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)

a. Digunakan untuk jumlah peserta rapat bisnis yang mencapai ratusan.
b. Kelemahannya yaitu gerak narasumber terbatas dan tidak dapat
berkomunikasi dengan peserta karena terhalang oleh kursi.
4) Gaya Melingkar (Circular Style)
a. Memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam
jumlahyang relatif sedikit.

Bentuk Lain Dalam Menyusun Tempat Duduk

1) Gaya Chevron (Chevron Style)

 Memberi keleluasaan audiens untuk lebih memusatkan perhatian atau fokus
padapembicara.
2) Gaya Modifikasi (Modified Style)
 Hampir sama dengan gaya Chevron, hanya saja menempatkan baris tempat duduk
disisi tengah.
3) Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)
 Memberikan keleluasaan pembicara untuk berinteraksi dengan audiens.
 Memberikan ruang gerak audiens manakala pembicara menyajikan game.
4) Gaya Kelompok (Cluster Style)
 Disusun berdasarkan kelompok – kelompok kecil.
 Audiens duduk di kursi yang disusun melingkar.
 Digunakan untuk kegiatan pelatihan atau Training.

Tindak Lanjut Rapat Bisnis

 Hasil kesepakatan rapat bisnis hendaknya didokumentasikan. Semua dokumentasi,

perlu ditinjau ulang.
 Setelah rapat bisnis selesai, tim pengurus melakukan kompilasi semua
bahan,termasuk audio-visual.
 Kemudian, pihak – pihak yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan dan
menyerahkan ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus
ditindak lanjuti di kemudian hari.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Persiapan adalah suatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu halnya dalam
membuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan mencakup
paling tidak 4 dari tahapan seperti berikut ini.

 Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup.

Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan – pertanyaan seperti : apa yang
diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu anda dalam menetapkan
masalah, tujuan, ruang lingkup, keterbatasan, dan judul suatu laporan.

 Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan

Memvisualisasikan pembaca atau pendengar anda dan kebutuhan mereka adalah tahapan
yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mempersiapkan laporan bisnis,
perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang
ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akana menerima laporan
tersebut, baik dari segi pendidikannya , pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini
bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat mengenai
sasarannya.

 Menentukan Ide atau Gagasan

Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan
berdasarkan rencana kerja yang rinci untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai
dasar untuk menentukan informasi apa yang anda perlukan.

 Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan

Tahap ke empat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari
sumber – sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin anda mempunyai
data di dalam ingatan anda. Namun, anda mungkin perlu juga mencari data data tambahan
dengan melakukan penelitian sekunder dan penelitian primer.

 Menganalisis dan Menafsirkan Data

Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun untuk
laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diproleh dari
berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran anda
haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau
memanipulasi fakta yang relevan.

 Mengorganisasikan Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati hati, anda dapat mengorganisasikan
hasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan kerangka, anda
perlu tau tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan
kerangka.