NIM : 043504675
Jurusan : Manajemen
Jawaban Tugas 3:
1. Berikut adalah identifikasi persiapan rapat bisnis dari langkah penyelenggaraan,langkah praktis
penyelenggaraan dan beberapa hal yang harus di perhatikan dalam penyelenggaraan rapat.
Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan
tujuan rapat
Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susuni pada pembuatan skenario rapat pada tahap
perencanaan operasional
Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan
maksud dan tujuan rapat
Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Dalam pada itu kita pun harus memperhatikan apa yang
dinamakan dengan sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting adalah kondisi di
peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan mana yang diselenggarakan untuk mengambil tangkah-
langkah yang diperlukan setelah rapat selesa diselenggarakan.
e) Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga mereka
bisa mempersiapkan diri dengan baik
f) Mempersiapkan sarana audiovisual (rupa-rungu) seperti bagan, handput, slide, transparansi start
tayangan PowerPoint
g) Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir
h) Hendaknya rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok masalah
dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih
berat
i) Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas
j) Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan waktu
k) Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan rencana
aksi yang disepakati melalui rapat.
Di samping itu, penting bagi kita memperhatikan beberapa permasalahan umum yang biasa ditemui dalam
penyelenggaraan rapat Permasalahan tersebut adalah:
e. Melepaskan masalah
g. Tidak terorganisasi
h. Tidak meyakinkan
k. Membuang-buang waktu
l. Interupsi
Kegiatan yang dilakukan panitia penyelenggara, narasumber dan peserta selama berlangsungnya rapat
bisnis, yaitu:
Panitia Penyelenggara (organizer) bertugas menyiapkan
Ruangan, dekorasi, dan sound system Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal
Melakukan registrasi peserta
Semua fasilitas (meja, kursi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi) tersediacukup dan dalam
kondisi yang siap digunakan dengan baik
Moderator siap memandu rapat bisnis
Narasumber (presenter)
Peserta (participants)
Fasilitas pendukung yang disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat
duduk (layout). Menurut Dobson, terdapat empat macam pengaturan posisi tempat duduk untuk
penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:
a. Gaya Persegi Empat (Boardroom style)
Lebih sesuai untuk rapat bisnis yang fokus pada pemecahan masalah tertentu.
b. Bentuk Huruf "U" ("U" Shape Style)
Digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat
Memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang
relatif sedikit
Hampir sama dengan gaya Chevron, hanya saja menempatkan baris tempat disisi
tengah